大多数企业搭建团队协作软件组合的方式都如出一辙：一次添加一款工具，有需求就补充。刚起步时，这种方式看似合理。
但其中有个陷阱。以这种方式解决团队协作的难题，最终只会拼凑出一个弗兰肯斯坦式的怪物组合——所有部分都是生硬地拼接在一起的。
即使每个工具本身很好，它们之间的割裂也会带来问题。您支付的订阅手续费多到难以追踪，不确定谁能访问什么，还会被管理工作压得喘不过气。
即使各个部分本身不错，彼此之间的割裂也会带来问题。您支付的订阅手续费多得难以追踪，不清楚谁有权访问什么，还淹没在管理员工作中。
您的组合所需的 7 款团队协作工具
每个团队协作工具组合都需要涵盖相同的内容：聊天、电子邮件、视频、文档、存储空间和项目管理。此外，还值得将可视协作和知识库加入这份清单。
以下七款工具可以覆盖您的全部需求——凡是有真正私有选项的地方，都内置了隐私保护。
1. 团队聊天：Slack
元素
Slack 或许是团队聊天中最热门的选择，但并非最注重隐私。Element 能提供同样的功能，包括视频通话、文件共享以及连接其他聊天网络的桥接，而且默认对私有聊天和私信进行加密。Element 基于开源的去中心化协议 Matrix 构建，因此您可以自行托管以获得完全控制权，也可以使用托管服务。无论哪种方式，会话之外的人都无法持有您的解密密钥。（唯一的例外：Element 的 Enterprise Cloud 提供一款可选的合规工具，允许管理员读取会话内容，包括已加密的会话，但如果隐私是您的首要考量，可以将该工具保持关闭状态。）
2. 企业电子邮件和日历：Proton Mail
Proton Mail 提供商务电子邮件的必备功能，与 Gmail 或 Outlook 相同，并额外享有端到端加密。Google 和 Microsoft 会处理消息内容以支持搜索和 AI 功能；Proton Mail 的加密架构确保您的商务通信只有您自己能看到。Proton Calendar 随附其中，因此您的事件详细信息——包括会议标题和来宾列表——也保持私密，而且安排日程无需单独的应用或另一次登录。
3. 项目和任务管理：Stackfield
在数据隐私方面，Stackfield 胜过广受市场青睐的 Trello，它对任务、聊天、文件和项目笔记应用真正的端到端加密，保护它们不被网络罪犯窃取，也不会被法院命令调取。Stackfield 还提供司法管辖层面的保障：作为一家只在欧盟（EU）服务器上托管数据的德国公司，他们不会直接受美国 CLOUD Act 管辖。但 Stackfield 并不仅仅是更安全的 Trello：它超越了 Trello 的看板和卡片形式，提供列表、Kanban 和 Gantt 视图，还捆绑了团队聊天、日历和工作流自动化功能。
4. 视频会议：Proton Meet
对许多企业来说，Zoom 可能是视频会议的首选，但它远非最私有的选择。其 AI Companion 功能会处理通话内容——包括任何商业敏感信息——以生成摘要和转录。Proton Meet 默认的端到端加密确保通话中所说的内容只留在通话参与者之间。来宾通过链接即可加入，无需帐户，免费层支持最多 50 名参与者的一小时通话。
5. 可视化协作：Miro
Miro 本质上是一块数字白板，但其无限画布为分布式团队提供了一个用于规划、头脑风暴和研讨会的共享空间，这是任何白板——甚至是聊天话题或文档——都无法复制的。Miro 功能丰富，要完全掌握需要时间，但上手只需几分钟：复盘和路线规划会话的模板让新团队无需从空白画布开始。
6. 云存储和文档协作：Proton Drive
Proton Drive 提供商务云存储空间，在细粒度的单文件权限和版本历史方面可与 Google Drive 和 Dropbox 匹敌。它的领先之处在于发生数据泄露时的表现。Google 和 Dropbox 需要访问您的文件内容才能为其建立搜索索引并支持 AI 功能；这意味着他们掌握着您的合同、财务记录和产品路线图的钥匙，他们一端发生泄露就可能直接暴露这些内容。Proton Drive 默认采用零访问架构的端到端加密：Proton 无法解密您的文件，任何入侵其服务器的人同样无法解密。
Proton Drive 还涵盖文档协作，因为每个 Proton Drive 套餐都包含 Proton Docs 和 Proton Sheets。Docs 和 Sheets 提供与 Google 和 Microsoft 文档工具相同的核心功能(实时协同编辑、评论和版本历史)，同时增加端到端加密，确保您的合同、草稿和财务模型获得与组合中其他内容同等的保护。
7. 知识库：Notion
许多企业——尤其是快速扩张的企业——都在为杂乱无章的内部文档带来的混乱而苦恼。Notion 将内部文档、wiki 和参考资料集中到一个可搜索的空间中，从而减少四处散落、版本过时、争相吸引注意力的文件副本。
遗憾的是，Notion 中的内容不受端到端加密保护，而且目前也没有任何具备同样 wiki 结构的端到端加密替代方案。如果您的团队在云端存储机密的客户文件、战略文档、产品规划或公司知识产权，我们建议使用更安全的 Notion 替代方案：Proton Drive。
虽然它无法完全复刻 Notion 的 wiki 结构，但对于任何敏感内容而言，实时协同编辑和零访问加密都胜过未加密的 wiki。
协作工具组合割裂带来的隐性成本
假设您从零开始，决定采用我们推荐的七款工具。您的协作组合将如下所示(请注意只有七行，因为云端硬盘包含 Docs 和 Sheets)——而且看起来相当扎实。
| 最适合 | 价格 | 主要功能 | |
| 元素 | 团队聊天 | 免费（自行托管的 Community 社区版）；Enterprise/Sovereign：自定义报价（无公开的每席位价格） | 默认端到端加密，支持自行托管，基于经过审计的开源 Matrix 协议构建 |
| Proton Mail | 企业电子邮件 | Mail Essentials（包含 Proton Calendar）$6.99/用户/月（按年计费） | 内置共享域名、已加密日历和联系人 |
| Proton Meet | 视频会议 | Meet Professional $7.99/用户/月（按年计费） | 基于链接的访客访问，无需下载 |
| Proton Drive | 云存储空间和文档协作 | Drive Professional（还包含 Proton Sheets） $7.99/用户/月 （按年计费） | 精细的逐文件权限、实时协同编辑、版本历史 |
| Stackfield | 项目和任务管理 | Business：每用户每月 €14（约合 $16.20 USD，按 1.157 左右的汇率换算为 USD） | 端到端加密的聊天、任务、文件和文档；仅托管在欧盟（EU）服务器（德国） |
| Miro | 可视化协作 | 免费；Starter $8/用户/月起（按年计费） | 无限画布、定期会话模板 |
| Notion | 知识库 | 免费；Plus $10/用户/月起（按年计费） | 页面、数据库、wiki（注意：不支持端到端加密） |
但如果这些工具各自独立运行，未整合到一个平台之下，您将面临三大问题。
1. 隐藏的订阅账单
单看每一项，我们这套七工具组合中的工具似乎都不算贵。然而，把六个公开定价的订阅加在一起（Element 并未公布每席位价格），截至撰写本文时，一个 25 人的团队每年累计账单约为 $17,151。而且您的团队很可能根本没用满每个席位。
很难记清一组互不相连的团队协作工具究竟花了多少钱。您知道它们在自动续订，却不愿取消那个您怀疑没人使用的工具，因为那意味着要找出登录详细信息。或者您担心团队里肯定有人在用它。(否则当初为什么要买它？)
2. 安全缺失的代价
割裂的工具会成倍扩大您的攻击面，而每个攻击面都是一个潜在的配置错误隐患。从长远来看，这可能会让您付出高昂代价。Proton 的研究显示，去年 25% 的中小企业经历过数据泄露，而遭遇泄露的中小企业中有 57% 损失在 $10,000–$100,000 之间。
3. 管理负担
时间就是金钱，而多种工具会同时消耗您大量的这两者。想想在七款工具中添加和撤销权限所花费的时间(前提是您还记得这么做)，或者核对七张不同的发票，或者想弄清楚是否真的有人在用那个您自三月以来一直在付费的 Miro 席位。所有这些成本可能不会出现在同一张发票上。但它们确实存在。
整合的协作工具组合能带给您什么
要减少割裂组合带来的成本和浪费，答案不是更好的工具，当然更不是更多的工具。答案是选择一个团队协作平台，尽可能覆盖您目前由割裂工具承担的众多功能，同时为您需要的其他任何工具提供安全且易于管理的基础。
明智地选择平台，用一个平台取代多个工具，即可一举简化并加固团队协作。当同一个平台同时承担团队沟通、文件存储、文档协作和管理工作时，您只需要应对：
- 一份账单， 一个续订日期，一位负责人。不会为未使用的工具产生任何自动扣费
- 一个管理员仪表板，用于控制入职、离职和访问权限。(项目完成后数月，不会再有承包商滞留在您的 Dropbox 中)
- 一个安全模型，只需管理一套权限系统，工具之间没有漏洞，也没有七款工具带来的配置错误风险
- 一条审计追踪，让您能在一个地方查看谁在何时访问了什么（并在投资者或监管机构问询时提供证明）
一个整合且已加密的工具组合不仅能为您节省订阅费用和安全事件成本。它还向客户传递出一个信号：您非常重视其数据处理。它让投资者知道，您的运营尽在掌控。
整合工具组合的平台：Proton Workspace
借助我们面向企业的数字化工作区平台 Proton Workspace，我们提到的所有 Proton 产品和功能都汇聚于一个平台：Mail(包括 Calendar)、Meet 和 Drive(包括 Docs 和 Sheets)。
您无需将这些产品作为单独的订阅运行、各自管理面板和账单，而是将它们全部纳入一个帐户和一个安全模型之下。
- 订阅费用的节省：单独购买 Mail、Meet 和 Drive 三个订阅的总价高于打包购买，因为除了按席位定价之外，每个订阅还各自收取一笔基础手续费。Proton Workspace 则将所有这些合并为一个单独的收费项目。Proton Workspace 并不能替代 Element、Stackfield、Miro 或 Notion（聊天、项目管理、可视化协作和 wiki 式知识共享仍然需要单独的工具），但在它确实替代的那些工具上，节省相当可观。
- 管理员省心：三块仪表板变成一块。三张续订日期各不相同的发票变成一张。您可以确切看到谁在使用什么，因此再也不会为自三月以来无人问津的席位付费。当有人加入或离开时，入职和离职对每位用户来说只需一个操作，而不是三个。(而且承包商再也无法保留对其不再有业务关系的文件夹的访问权限。)
- 安全基础：您已为协作建立了安全的基础。Proton Workspace 获得 ISO 27001 认证，并符合 GDPR 和 HIPAA 要求。其所有服务均通过端到端加密和瑞士司法管辖保护您的数据。即使是 Proton 也无法访问您的文件。
除此之外，您还能获得额外捆绑的产品：Workspace Standard 订阅者可获得捆绑的商务 VPN和团队密码管理器；Premium 订阅者除这些之外，还可获得 Lumo，我们的商务 AI 助手。
将您的电子邮件和日历迁移到 Proton 非常简单：Proton 的 Easy Switch 工具会自动导入您现有的电子邮件、联系人和日历(包括来自 Gmail 的邮件)。
很少有中小企业第一次就能选对协作工具组合。合适的团队协作平台，是团队愿意使用、管理员能够管控、财务团队可在同一张发票上看到的平台。
