팀 협업 소프트웨어: 비용을 절약해 주는 7가지 도구

대부분의 기업은 동일한 방식으로 팀 협업 소프트웨어 스택을 구축합니다. 필요할 때마다 도구를 하나씩 추가하는 방식이죠. 처음 시작할 때는 이것이 합리적인 접근 방식처럼 보입니다.

하지만 여기에는 함정이 있습니다. 이러한 방식으로 팀 협업 환경을 구축하려다 보면, 유기적이지 않게 마구잡이로 짜깁기된 ‘프랑켄슈타인의 괴물’ 같은 스택을 갖게 됩니다.

개별 도구가 아무리 훌륭하더라도 도구 간의 단절은 문제를 야기합니다. 관리할 수 없을 정도로 많은 구독료를 지불하게 되고, 누가 무엇에 접근할 수 있는지 명확하지 않으며, 관리 업무에 파묻히게 됩니다.

이 가이드는 대안적인 방법을 제시합니다. 필수 도구를 한곳에 모으고 최대한 통합하여 비용과 시간을 절약할 수 있는 팀 협업 스택을 구축하는 방법입니다.

스택에 필요한 7가지 팀 협업 도구

모든 팀 협업 스택은 채팅, 이메일, 화상 회의, 문서, 저장공간, 프로젝트 관리라는 동일한 영역을 다루어야 합니다. 여기에 시각적 협업과 지식베이스를 추가하는 것도 좋습니다.

데이터의 기밀성을 보호하면서 필요한 모든 기능을 충족하는 7가지 도구를 소개합니다.

1. For team chat: Slack

Slack은 팀 채팅에서 가장 널리 쓰이는 선택지입니다. 길고 흩어져 있는 이메일 스레드 대신 프로젝트, 팀, 주제별로 설정된 체계적이고 검색 가능한 채널로 대화를 정리해 줍니다. 음성 및 영상 허들을 통해 앱을 벗어나지 않고도 누구나 빠르게 통화를 시작할 수 있으며, 파일 공유를 통해 대화의 맥락을 그대로 유지할 수 있습니다. 소규모 팀에 필요한 모든 체계를 제공하는 Slack은 인원 증가에 맞춰 확장되며, 수백 개의 다른 도구를 연결하는 연동 라이브러리를 통해 성장하는 스택에 매끄럽게 어우러집니다.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail은 Gmail이나 Outlook과 동일한 필수적인 비즈니스 이메일 기능을 제공하는 동시에 종단간 암호화라는 추가 혜택을 제공합니다. Google과 Microsoft는 검색 및 AI 기능을 위해 메시지 콘텐츠를 처리하지만, Proton Mail의 암호화된 아키텍처는 비즈니스 커뮤니케이션을 오직 본인만 볼 수 있도록 보장합니다. Proton Calendar가 기본 포함되어 있어 회의 제목과 참석자 목록을 포함한 이벤트 세부사항도 비공개로 유지되며, 별도의 앱이나 추가 로그인 없이 일정을 관리할 수 있습니다.

3. For project and task management: Trello

Trello는 실용성을 해치지 않으면서 업무 추적을 핵심 요소로 단순화합니다. 할 일에서 완료로 이동하는 보드와 작업 카드를 관리할 수 있어 신규 팀원의 학습 부담이 거의 없습니다. 나중에 설명할 통합 플랫폼과 관련하여, 대부분의 플랫폼이 이 도구를 대체하지는 못하므로 스택에서 별도의 예산 항목으로 책정할 가치가 있다는 점을 염두에 두시기 바랍니다.

4. For video conferencing: Proton Meet

많은 기업에서 Zoom을 화상 회의 도구로 주로 사용하지만, 개인정보 보호 측면에서는 최선의 선택이 아닙니다. Zoom의 AI 컴패니언 기능은 상업적으로 민감한 내용을 포함한 통화 콘텐츠를 처리하여 요약본과 스크립트를 생성합니다. Proton Meet은 기본적으로 종단간 암호화를 지원하여 통화 내용이 해당 통화의 참여자 간에만 유지되도록 보장합니다. 게스트는 계정 없이 링크만으로 참여할 수 있으며, 무료 요금제는 최대 50명이 참여하는 1시간 통화를 지원합니다.

5. For visual collaboration: Miro

Miro는 기본적으로 디지털 화이트보드이지만, 무한 캔버스를 통해 분산된 팀에게 기존 화이트보드나 채팅 스레드, 문서로는 대체할 수 없는 기획, 브레인스토밍, 워크숍용 공유 공간을 제공합니다. Miro에는 다양한 기능이 포함되어 있어 완전히 익히는 데 시간이 걸릴 수 있지만, 시작하는 데는 몇 분밖에 걸리지 않습니다. 회고 및 로드맵 수립 세션을 위한 템플릿 덕분에 새로운 팀도 빈 캔버스에서 시작할 필요가 없습니다.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive는 파일별 세부 권한 설정과 버전 기록 측면에서 Google Drive 및 Dropbox에 필적하는 비즈니스 클라우드 저장공간을 제공합니다. 특히 보안 침해가 발생했을 때 Proton Drive의 진가가 드러납니다. Google과 Dropbox는 검색 인덱싱과 AI 기능 구동을 위해 파일 콘텐츠에 접근해야 하므로, 계약서, 재무 기록, 제품 로드맵에 대한 키를 보유하고 있어 해당 기업 측에서 보안 사고가 발생할 경우 해당 콘텐츠가 그대로 유출될 수 있습니다. Proton Drive는 무접근(zero-access) 아키텍처를 기반으로 기본 종단간 암호화되어 있어 Proton조차 파일을 복호화할 수 없으므로, 서버가 침해당하더라도 그 누구도 파일을 열어볼 수 없습니다.

모든 Proton Drive 요금제에는 Proton Docs와 Proton Sheets가 포함되어 있어 문서 협업도 지원합니다. Docs와 Sheets는 Google 및 Microsoft의 문서 도구와 동일한 핵심 기능(실시간 공동 편집, 댓글, 버전 기록)을 제공하는 동시에 종단간 암호화를 더해 계약서, 초안, 재무 모델이 스택 내 다른 모든 데이터와 동일한 수준으로 보호되도록 보장합니다.

7. 지식베이스: Notion

많은 기업(특히 빠르게 성장하는 기업)이 체계화되지 않은 사내 문서화로 인한 혼란을 겪습니다. Notion은 사내 문서, 위키, 참조 자료를 검색 가능한 하나의 공간으로 중앙 집중화하여 여기저기 흩어져 있고 오래된 사본들이 난립하는 문제를 줄여줍니다. 또한 유연성이 뛰어나 팀에 Trello와 같은 전용 도구가 필요하지 않은 경우 간단한 프로젝트 추적용으로도 활용할 수 있습니다.

하지만 팀에서 기밀 고객 파일, 전략 문서, 제품 계획 또는 회사 IP를 클라우드에 저장하는 경우, Proton Drive와 같이 더욱 안전한 Notion 대체 도구를 사용하는 것을 권장합니다.

단절된 협업 스택의 숨겨진 비용

처음부터 시작하여 추천해 드린 7가지 도구를 사용하기로 결정했다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 협업 스택은 다음과 같은 구성이 됩니다(Drive에 Docs와 Sheets가 모두 포함되어 있으므로 총 7개 행으로 구성됨). 매우 탄탄한 구성임을 알 수 있습니다.

플랫폼	추천 용도	가격	주요 기능
Slack	팀 채팅	무료; Pro 사용자당 월 $7.25부터(연간 결제)	채널, 허들, 광범위한 연동 라이브러리
Proton Mail	비즈니스 이메일	Mail Essentials(Proton Calendar 포함) 사용자당 월 $6.99(연간 결제)	도메인 공유, 암호화된 캘린더 및 연락처 내장
Proton Meet	화상 회의	Meet Professional 사용자당 월 $7.99(연간 결제)	링크 기반 게스트 접근, 다운로드 불필요
Proton Drive	클라우드 저장공간 및 문서 협업	Drive Professional(Proton Sheets 포함) 사용자당 월 $7.99 (연간 결제)	파일별 세부 권한 설정, 실시간 공동 편집, 버전 기록
Trello	프로젝트 및 업무 관리	무료; Standard 사용자당 월 $5부터(연간 결제)	보드, 카드, 자동화 규칙
Miro	시각적 협업	무료; Starter 사용자당 월 $8부터(연간 결제)	무한 캔버스, 정기 세션용 템플릿
Notion	지식베이스	무료; Plus 사용자당 월 $10부터(연간 결제)	페이지, 데이터베이스, 위키

하지만 이러한 도구들이 하나의 플랫폼으로 통합되지 않고 개별적으로 실행된다면 세 가지 큰 문제에 직면하게 됩니다.

1. The hidden subscription bill

7가지 도구 스택의 각 도구는 개별적으로 보면 그리 비싸 보이지 않습니다. 하지만 이 구독 비용들을 합치면 (작성 시점 기준) 25명 규모의 팀은 연간 약 15,900달러의 비용을 지불하게 됩니다. 게다가 팀에서 모든 시트를 다 사용하고 있지 않을 가능성도 높습니다.

서로 연결되지 않은 개별 팀 협업 도구들에 얼마를 쓰고 있는지 놓치기 쉽습니다. 자동 갱신되고 있다는 것은 알지만, 아무도 쓰지 않는 것 같은 도구를 취소하자니 로그인 세부사항을 찾아야 해서 꺼려집니다. 혹은 팀원 중 누군가 꼭 필요로 할까 봐 걱정되기도 합니다. (그렇지 않다면 왜 유지하고 있겠습니까?)

2. The cost of insecurity

서로 분리된 도구들은 공격 표면을 증가시키며, 각 표면마다 잠재적인 설정 오류의 위험이 도사리고 있습니다. 장기적으로 이는 막대한 비용 손실을 초래할 수 있습니다. Proton의 조사에 따르면, 작년에 중소기업의 25%가 데이터 유출을 겪었으며, 보안 사고를 겪은 중소기업의 57%는 10,000~100,000달러의 피해를 입었습니다.

3. The burden of admin

시간은 돈이며, 여러 도구를 사용할 경우 둘 다 막대하게 소모됩니다. 7가지 도구에 걸쳐 권한을 추가하고 취소하는 데 걸리는 시간(잊지 않고 처리한다고 가정할 때), 또는 7개의 개별 청구서를 대조하거나, 지난 3월부터 결제해 온 Miro 시트를 실제로 누가 쓰고 있는지 확인하느라 허비하는 시간을 생각해 보세요. 이러한 모든 비용이 청구서 하나에 다 드러나지 않을 수도 있습니다. 하지만 분명히 발생하고 있는 비용입니다.

통합된 협업 스택이 제공하는 이점

분리된 도구 스택의 비용과 낭비를 줄이는 해답은 더 좋은 도구가 아니며, 더 많은 도구는 더더욱 아닙니다. 그 해답은 현재 분리된 도구들이 수행하는 기능을 가능한 한 많이 지원하면서, 필요한 다른 도구들을 안전하고 쉽게 관리할 수 있는 기반을 제공하는 팀 협업 플랫폼에 있습니다.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

단 하나의 청구서, 단 하나의 비용 연장 날짜, 단 하나의 담당자. 사용하지 않는 도구에 대한 자동 결제 제로
온보딩, 오프보딩, 접근 권한을 관리하는 단 하나의 관리자 대시보드 (프로젝트 완료 수개월 후에도 Dropbox에 외부 계약자가 남아 있는 일 방지)
관리할 권한 시스템이 하나뿐이고, 도구 간의 공백이 없으며, 7가지 도구로 인한 설정 오류 위험이 없는 단 하나의 보안 모델
누가, 언제, 무엇에 접근했는지 한곳에서 확인(투자자나 규제 기관의 요청 시 증거 제시 가능)할 수 있는 단 하나의 감사 내역

통합되고 암호화된 스택은 구독 비용과 보안 사고를 줄여주는 것에 그치지 않습니다. 고객에게 데이터 보안을 진지하게 다루고 있다는 신호를 보내며, 투자자에게는 운영이 철저히 통제되고 있음을 보여줍니다.

스택을 통합하는 플랫폼: Proton Workspace

기업용 디지털 워크스페이스 플랫폼인 Proton Workspace를 통해 앞서 언급한 모든 Proton 제품과 기능을 하나의 플랫폼에서 이용할 수 있습니다. 여기에는 Mail(Calendar 포함), Meet, Drive(Docs 및 Sheets 포함)가 포함됩니다.

각 제품마다 자체 관리자 패널과 청구서가 있는 개별 구독으로 운영하는 대신, 하나의 계정과 단일 보안 모델 아래에서 이 모든 것을 이용할 수 있습니다.

구독 비용 절감: Mail, Meet, Drive를 별개의 구독으로 구매하면 시트당 가격 외에 각 제품별 기본 요금이 부과되므로 함께 구매하는 것보다 비용이 더 많이 듭니다. 반면 Proton Workspace는 이 모든 것을 단일 항목으로 통합합니다. Proton Workspace가 Slack, Trello, Miro를 대체하지는 않지만(채팅, 프로젝트 관리, 시각적 협업을 위해서는 여전히 별도의 도구가 필요함), 대체하는 도구들에 있어서는 실질적인 비용 절감 효과가 있습니다.
관리 부담 완화: 3개의 대시보드 대신 1개만 사용합니다. 서로 다른 3개의 비용 연장 날짜에 청구서 3개가 나오는 대신 1개만 처리하면 됩니다. 누가 무엇을 사용하고 있는지 정확히 확인할 수 있으므로 3월 이후 아무도 손대지 않은 시트에 비용을 지불할 필요가 없습니다. 또한 누군가 입사하거나 퇴사할 때, 온보딩 및 오프보딩 작업은 각 사용자당 세 번이 아닌 한 번의 작업으로 끝납니다. (더 이상 무관한 폴더에 대한 외부 계약자의 접근 권한이 유지되는 일도 없습니다.)
안전한 보안 기반: 협업을 위한 안전한 기반을 구축할 수 있습니다. Proton Workspace는 ISO 27001 인증을 획득했으며 GDPR 및 HIPAA 규정을 준수합니다. 모든 서비스는 종단 간 암호화 및 스위스 사법 관할권을 통해 데이터를 안전하게 보호합니다. Proton조차도 귀하의 파일에 접근할 수 없습니다.

또한 추가 제품이 번들로 제공됩니다. Workspace Standard 구독자에게는 비즈니스 VPN 및 팀 비밀번호 관리자가 번들로 포함되며, Premium 구독자에게는 이러한 혜택에 더해 당사의 비즈니스 AI 비서인 Lumo가 제공됩니다.

이메일과 캘린더를 Proton으로 이전하는 방법은 간단합니다. Proton의 Easy Switch 도구는 기존 이메일, 연락처, 캘린더를 자동으로 불러옵니다(Gmail 포함).

처음부터 협업 도구 스택을 완벽하게 구축하는 중소기업은 거의 없습니다. 올바른 팀 협업 플랫폼이란 팀원들이 적극적으로 사용하고, 관리자가 통제하며, 재무팀이 하나의 청구서로 확인할 수 있는 플랫폼입니다.

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