Software de colaboración en equipo: 7 herramientas que no malgastarán tu dinero

La mayoría de las empresas crean su conjunto de software de colaboración en equipo de la misma manera: una herramienta a la vez, cubriendo las necesidades a medida que surgen. Cuando estás empezando, esto parece un enfoque razonable.

Pero hay una trampa. Afrontar el reto de activar la colaboración en equipo de esta manera es cómo terminas con un monstruo de Frankenstein por conjunto de herramientas, hecho enteramente de partes unidas de forma poco natural.

Incluso si las partes son buenas, la desconexión entre ellas causa problemas. Estás pagando más tarifas de suscripción de las que puedes rastrear. No estás seguro de quién tiene acceso a qué. Y te estás ahogando en trabajo de administrador.

Esta es una guía para tomar la ruta alternativa: crear un conjunto de colaboración en equipo que tenga las herramientas esenciales en un solo lugar y esté lo más consolidado posible para ahorrarte tiempo y dinero.

7 herramientas de colaboración en equipo que tu conjunto necesita

Todo conjunto de colaboración en equipo necesita cubrir lo mismo: chat, correo electrónico, vídeo, documentos, almacenamiento y gestión de proyectos. También vale la pena añadir a esa lista la colaboración visual y un conocimiento base.

Aquí tienes las siete herramientas que necesitas para cubrir todo lo necesario mientras proteges la confidencialidad de tus datos.

1. For team chat: Slack

Slack es la opción de referencia para el chat de equipo. Convierte las conversaciones en canales organizados y con capacidad de búsqueda —configurados por proyecto, equipo o tema— en lugar de largos e inconexos hilos de correo electrónico. Las reuniones rápidas de voz y vídeo permiten a cualquiera iniciar una llamada rápida sin salir de la aplicación, y el intercambio de archivos mantiene el contexto adjunto a la conversación. Al ofrecer toda la estructura que necesita un equipo pequeño, Slack se adapta al crecimiento de tu plantilla, integrándose a la perfección en tu conjunto de herramientas en expansión a través de una biblioteca de integraciones que conecta cientos de otras herramientas.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail te ofrece todas las funciones esenciales de correo electrónico empresarial que Gmail o Outlook, con la ventaja añadida del cifrado de extremo a extremo. Google y Microsoft procesan el contenido de los mensajes para potenciar las funciones de búsqueda y de IA; la arquitectura cifrada de Proton Mail garantiza que tus comunicaciones empresariales sean solo para tus ojos. Proton Calendar está incluido en el paquete, por lo que los detalles de tus eventos —incluidos los títulos de las reuniones y las listas de invitados— también permanecen privados, y la programación no requiere una aplicación independiente ni otro inicio de sesión.

3. For project and task management: Trello

Trello simplifica el seguimiento de tareas a lo esencial sin sacrificar utilidad: administrar tableros y tarjetas de tareas que pasan de pendientes a hechas, prácticamente sin curva de aprendizaje para los nuevos miembros del equipo. Cuando hablemos más adelante de las plataformas consolidadas, ten en cuenta que esta es una herramienta que la mayoría de las plataformas no sustituyen, por lo que vale la pena presupuestarla como un elemento individual dentro de tu conjunto.

4. For video conferencing: Proton Meet

Puede que Zoom sea la opción predilecta de videoconferencia para muchas empresas, pero dista mucho de ser la opción más privada. Su función AI Companion procesa el contenido de las llamadas —incluido todo lo comercialmente confidencial— para generar resúmenes y transcripciones. El cifrado de extremo a extremo por defecto de Proton Meet garantiza que lo que se dice en una llamada quede entre los participantes de esa llamada. Los invitados se unen con un enlace y sin cuenta, y el nivel gratuito cubre llamadas de una hora con hasta 50 participantes.

5. For visual collaboration: Miro

Miro es esencialmente una pizarra digital, pero su lienzo infinito ofrece a los equipos distribuidos un espacio compartido para la planificación, las lluvias de ideas y los talleres que ninguna pizarra —o incluso hilo de chat o documento— puede replicar. Miro incluye suficientes funciones como para que dominarlo todo lleve tiempo, pero empezar solo lleva unos minutos: las plantillas para retrospectivas y sesiones de hojas de ruta hacen que los nuevos equipos no comiencen desde un lienzo en blanco.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive ofrece almacenamiento en la nube empresarial que iguala a Google Drive y Dropbox en permisos granulares por archivo e historial de versiones. En lo que lleva la delantera es en lo que ocurre si se produce una vulneración. Google y Dropbox necesitan acceder al contenido de tus archivos para indexarlo para buscar y activar funciones de IA; esto significa que tienen las claves de tus contratos, registros financieros y hojas de ruta de productos, y una vulneración en sus sistemas podría exponer ese contenido directamente. Proton Drive cuenta con cifrado de extremo a extremo por defecto y una arquitectura de acceso cero: Proton no puede descifrar tus archivos, por lo que nadie que vulnere sus servidores tampoco podrá hacerlo.

Proton Drive también cubre la colaboración en documentos, ya que Proton Docs y Proton Sheets están incluidos en todos los planes de Proton Drive. Docs y Sheets cubren las mismas funciones básicas que las herramientas de documentos de Google y Microsoft (coedición en tiempo real, comentarios e historial de versiones), a la vez que añaden cifrado de extremo a extremo, lo que garantiza que tus contratos, borradores y modelos financieros reciban la misma protección que todo lo demás en tu conjunto de herramientas.

7. Para un conocimiento base: Notion

Muchas empresas, especialmente aquellas que crecen rápidamente, lidian con el caos que genera una documentación interna desorganizada. Notion centraliza la documentación interna, las wikis y el material de referencia en un único espacio donde buscar, reduciendo las copias dispersas y obsoletas que compiten por la atención. Además, es lo bastante flexible como para servir también para un seguimiento ligero de proyectos si tu equipo no necesita una herramienta dedicada como Trello.

Pero si tu equipo almacena en la nube archivos confidenciales de clientes, documentos de estrategia, planes de productos o IP de la empresa, te recomendamos utilizar una alternativa a Notion más segura como Proton Drive.

El coste oculto de un conjunto de herramientas de colaboración desconectado

Supongamos que estás empezando desde cero y decides optar por las siete herramientas que recomendamos. Así es como se verá tu conjunto de colaboración (observa que solo hay siete filas, ya que Drive incluye tanto Docs como Sheets), y tiene un aspecto bastante sólido.

Sin embargo, si todas estas herramientas funcionan por separado y no están consolidadas en una sola plataforma, te expones a tres grandes problemas.

1. The hidden subscription bill

De forma individual, las herramientas de nuestro conjunto de siete herramientas no parecen costar tanto. Sin embargo, al sumar esas suscripciones, (en el momento de escribir esto) un equipo de 25 personas acumula una factura de aproximadamente 15.900 $ al año. Y es probable que tu equipo ni siquiera esté utilizando cada licencia.

Es fácil perder el rastro de lo que estás gastando en un conjunto de herramientas de colaboración en equipo desconectadas. Sabes que se renuevan automáticamente, pero eres reacio a cancelar la que sospechas que nadie usa porque eso implica buscar los detalles de inicio de sesión. O te preocupa que alguien de tu equipo pueda necesitarla. (¿Por qué otra razón la tendrías?)

2. The cost of insecurity

Las herramientas desconectadas multiplican tu superficie de ataque, siendo cada superficie una potencial mala configuración a punto de ocurrir. A largo plazo, eso podría salirte muy caro. Los estudios de Proton muestran que el 25% de las pymes sufrieron una vulneración de datos el año pasado, y el 57% de las pymes que sufrieron vulneraciones perdieron entre 10.000 y 100.000 $.

3. The burden of admin

El tiempo es dinero, y tener múltiples herramientas exige que gastes mucho de ambos. Piensa en todo el tiempo invertido en añadir y revocar permisos en siete herramientas (suponiendo que te acuerdes), conciliar siete facturas independientes o intentar averiguar si alguien está utilizando realmente esa licencia de Miro que llevas pagando desde marzo. Puede que todos estos costes no aparezcan en una sola factura. Pero están ahí.

Lo que te ofrece un conjunto de colaboración consolidado

La solución para reducir el coste y el desperdicio de un conjunto desconectado no son mejores herramientas, y desde luego no son más herramientas. La solución es una plataforma de colaboración en equipo que cubra tantas funciones como sea posible de las que desempeñan actualmente tus herramientas desconectadas, a la vez que te proporciona una base segura y fácil de administrar para cualquier otra herramienta que necesites.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Una factura, una fecha de renovación, con un único titular. Cero cobros automáticos por herramientas no utilizadas
2. Un panel de control del administrador para controlar la incorporación, la desvinculación y los permisos de acceso. (Sin contratistas merodeando en tu Dropbox meses después de finalizar el proyecto)
3. Un modelo de seguridad, con un único sistema de permisos que administrar, sin brechas entre herramientas y sin el riesgo de una mala configuración en siete herramientas
4. Un registro de auditoría para que puedas ver quién accedió a qué y cuándo, todo en un solo lugar (y presentar pruebas cuando los inversores o los reguladores las soliciten)

Un conjunto consolidado y cifrado no solo te ahorrará dinero en suscripciones e incidentes de seguridad. Envía a tus clientes la señal de que te tomas muy en serio el tratamiento de sus datos. Y permite a los inversores saber que tus operaciones están bajo control.

La plataforma para consolidar tu conjunto: Proton Workspace

Con nuestra plataforma de espacio de trabajo digital para empresas Proton Workspace, obtienes todos los productos y funciones de Proton que hemos mencionado en una sola plataforma: Mail (incluido Calendar), Meet y Drive (incluidos Docs y Sheets).

En lugar de gestionar esos productos como suscripciones independientes, cada uno con su propio panel de administrador y su propia factura, los tienes todos en una sola cuenta y bajo un único modelo de seguridad.

• El ahorro en suscripciones: comprar Mail, Meet y Drive como suscripciones independientes cuesta más que adquirirlos juntos, ya que cada uno tiene su propia tarifa base que se suma al precio por licencia. En su lugar, Proton Workspace los consolida todos en un único elemento. Proton Workspace no sustituye a Slack, Trello o Miro (seguirás necesitando herramientas independientes para chat, gestión de proyectos y colaboración visual), pero en las herramientas que sí sustituye, el ahorro es real.
• El alivio para el administrador: en lugar de tres paneles de control, tienes uno. En lugar de tres facturas en tres fechas de renovación distintas, una. Puedes ver exactamente quién está usando qué, así que se acabó el pagar por licencias que nadie ha tocado desde marzo. Y cuando alguien se incorpora o se va, la incorporación y la desvinculación suponen una sola acción por cada usuario, no tres. (Y se acabó lo de tener contratistas conservando el acceso a carpetas que ya no son de su incumbencia).
• La base de seguridad: has establecido una base segura para la colaboración. Proton Workspace cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con el GDPR y la HIPAA. Todos sus servicios mantienen tus datos protegidos con cifrado de extremo a extremo y la jurisdicción suiza. Ni siquiera Proton puede acceder a tus archivos.

Además de esto, obtienes productos adicionales incluidos en el paquete: los suscriptores de Workspace Standard obtienen una VPN para empresas y un gestor de contraseñas para equipos en el paquete; los suscriptores prémium obtienen todo esto más Lumo, nuestro asistente de IA para empresas.

Migrar tu correo electrónico y calendario a Proton es sencillo: la herramienta Easy Switch de Proton importa tus correos electrónicos, contactos y calendarios existentes automáticamente (incluso desde Gmail).

Pocas pymes aciertan con su conjunto de colaboración a la primera. La plataforma de colaboración en equipo adecuada es la que tu equipo usa, tu administrador controla y tu equipo de finanzas puede ver en una sola factura.