多くの企業は、チームコラボレーションのソフトウェアスタックを同じような方法で構築しています。つまり、必要が生じるたびにツールを1つずつ導入していくという方法です。事業を立ち上げたばかりの段階では、これは合理的なアプローチのように思えます。
しかし、ここには落とし穴があります。チームコラボレーションの実現にこのようなアプローチを取ると、無計画につぎはぎされたパーツだけで構成された、フランケンシュタインの怪物のようなスタックになってしまいます。
たとえ個々のパーツが優れていても、それらが連携していないことで問題が生じます。把握しきれないほどのサブスクリプション料金を支払い、誰が何にアクセスできるのか分からなくなり、管理業務に追われることになります。
本記事では、別の選択肢として、必要なツールを1か所に集約し、可能な限り統合して費用と時間を節約できるチームコラボレーションスタックを構築するためのガイドをお届けします。
スタックに必要な7つのチームコラボレーションツール
どのようなチームコラボレーションスタックであっても、チャット、メール、ビデオ通話、ドキュメント、ストレージ、プロジェクト管理といった基本的な領域をカバーする必要があります。さらに、ビジュアルコラボレーションとナレッジベースもリストに加えておく価値があります。
データの機密性を保護しながら、必要なすべてを網羅できる7つのツールをご紹介します。
1. For team chat: Slack
Slackは、チームチャットにおける定番の選択肢です。長く散らかったメールスレッドの代わりに、プロジェクト、チーム、トピックごとに設定された、整理された検索可能なチャンネルへと会話を変革します。音声およびビデオのハドルミーティングにより、アプリを離れることなく誰でも素早く通話を開始でき、ファイル共有によって会話のコンテキストが保たれます。小規模チームに必要な構造をすべて備えたSlackは、人員の増加に合わせて拡張でき、数百ものツールと接続する連携ライブラリを通じて成長するスタックにシームレスにフィットします。
2. For business email and calendar: Proton Mail
Proton Mailは、GmailやOutlookと同じ不可欠なビジネスメール機能を提供しつつ、さらにエンドツーエンド暗号化という大きなメリットも兼ね備えています。GoogleやMicrosoftは検索やAI機能を動作させるためにメッセージコンテンツを処理しますが、Proton Mailの暗号化されたアーキテクチャにより、お客様のビジネスコミュニケーションは当事者以外には一切見られないよう保護されます。Proton Calendarもバンドルされているため、会議のタイトルや参加者リストを含む予定の詳細もプライベートに保たれ、スケジュール管理のために別のアプリや追加のログインを必要としません。
3. For project and task management: Trello
Trelloは実用性を損なうことなくタスク追跡を極限までシンプルにします。「未着手」から「完了」へと移動するボードやタスクカードを管理でき、新しいチームメンバーでも学習コストがほとんどかかりません。後ほど統合プラットフォームについて説明しますが、これはほとんどのプラットフォームでは代替できないツールであるため、スタック内で独立した項目として予算を確保する価値があります。
4. For video conferencing: Proton Meet
Zoomは多くの企業にとってビデオ会議の定番かもしれませんが、最もプライバシーに配慮された選択肢とは到底言えません。ZoomのAI Companion機能は、要約や文字起こしを生成するために、商業的に機密性の高い内容を含む通話コンテンツを処理します。Proton Meetのデフォルトのエンドツーエンド暗号化により、通話で話された内容は参加者間だけで確実に保護されます。ゲストはアカウント不要でリンクから参加でき、無料プランでも最大50人が参加する1時間の通話に対応しています。
5. For visual collaboration: Miro
Miroは本質的にはデジタルホワイトボードですが、その無限のキャンバスは、従来のホワイトボードやチャットスレッド、ドキュメントでは再現できない、計画立案、ブレインストーミング、ワークショップのための共有スペースを分散したチームに提供します。Miroには豊富な機能が搭載されているため、すべてを使いこなすには時間がかかりますが、使い始めるのはわずか数分で可能です。振り返りやロードマップ作成セッション用のテンプレートが用意されているため、新しいチームでも何もない白紙の状態から始める必要はありません。
6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive
Proton Driveは、ファイルごとの詳細なアクセス権限設定やバージョン履歴において、Google ドライブやDropboxに匹敵するビジネス向けクラウドストレージを提供します。大きく差別化できる点は、データ侵害が発生した場合の対応です。GoogleやDropboxは、検索用のインデックス作成やAI機能の実行のためにファイルコンテンツへのアクセス権を必要とします。つまり、彼らはお客様の契約書、財務記録、製品ロードマップへの「鍵」を握っており、彼らの側で侵害が発生すれば、それらのコンテンツが直接流出するリスクがあります。Proton Driveはデフォルトでエンドツーエンド暗号化されており、ゼロアクセスアーキテクチャを採用しています。Protonはお客様のファイルを復号化できないため、サーバーが侵害されたとしても何者も復号化できません。
すべてのProton DriveプランにはProton Docsと Proton Sheetsが含まれているため、Proton Driveはドキュメントコラボレーションもカバーします。DocsとSheetsは、GoogleやMicrosoftのドキュメントツールと同じ主要機能（リアルタイムの共同編集、コメント機能、バージョン履歴）を備えていると同時に、エンドツーエンド暗号化も追加されているため、契約書、下書き、財務モデルがスタック内の他のすべてのデータと同様に確実に保護されます。
7. ナレッジベース：Notion
多くの企業、特に急速に規模を拡大している企業は、整理されていない社内ドキュメントによる混乱に直面しています。Notionは、社内ドキュメント、Wiki、参考資料を検索可能な1つのスペースに集約し、あちこちに散在する古いコピーが乱立するのを防ぎます。さらに柔軟性に優れているため、Trelloのような専用ツールを必要としないチームであれば、簡易的なプロジェクト追跡ツールとしても活用できます。
ただし、クライアントの機密ファイル、戦略ドキュメント、製品プラン、社内IPをクラウドに保存しているチームの場合は、Proton Driveのような、より安全なNotionの代替ツールを使用することをお勧めします。
分断されたコラボレーションスタックの隠れたコスト
ゼロからスタートし、推奨する7つのツールを導入することにしたとしましょう。その場合のコラボレーションスタックは以下のようになります（DriveにはDocsとSheetsの両方が含まれているため、表は7行のみとなっています）。これは非常に堅実な構成に見えます。
プラットフォーム | 最適な用途 | 料金 | 主な機能 |
| Slack | チームチャット | 無料、Pro：月額$7.25/ユーザーから（年払い） | チャンネル、ハドルミーティング、充実した連携ライブラリ |
| Proton Mail | ビジネスメール | Mail Essentials（Proton Calendarを含む）月額$6.99/ユーザー（年払い） | 共有ドメイン、組み込みの暗号化カレンダーおよび連絡先 |
| Proton Meet | ビデオ会議 | Meet Professional 月額$7.99/ユーザー（年払い） | リンクによるゲストアクセス、ダウンロード不要 |
| Proton Drive | クラウドストレージおよびドキュメントコラボレーション | Drive Professional（Proton Sheetsも含む） 月額$7.99/ユーザー （年払い） | ファイルごとの詳細なアクセス権限、リアルタイム共同編集、バージョン履歴 |
| Trello | プロジェクトおよびタスク管理 | 無料、Standard：月額$5/ユーザーから（年払い） | ボード、カード、自動化ルール |
| Miro | ビジュアルコラボレーション | 無料、Starter：月額$8/ユーザーから（年払い） | 無限のキャンバス、定期セッション用テンプレート |
| Notion | ナレッジベース | 無料、Plusは月額$10/ユーザーから（年払い） | ページ、データベース、Wiki |
しかし、これらのツールが1つのプラットフォームに統合されず、個別に運用されている場合、3つの大きな問題が生じることになります。
1. The hidden subscription bill
7つのツールで構成されるスタックに含まれるツールは、個別にみるとそれほど高額には思えないかもしれません。しかし、これらのサブスクリプションを合算すると、（執筆時点で）25人のチームで年間約15,900ドルもの請求額になります。その上、チームはおそらくすべてのシートを使い切ってさえいないでしょう。
ばらばらのチームコラボレーションツール群にどれだけ支出しているかは、簡単に見失ってしまいがちです。自動更新されていると分かっていても、誰も使っていないと思われるツールを解約するのはログイン情報を見つける必要があるため気が進まないものです。あるいは、チームの誰かが必要としているのではないかと心配になるかもしれません。（でなければ、なぜ契約しているのでしょうか？）
2. The cost of insecurity
ばらばらのツールを使用すると攻撃対象領域（アタックサーフェス）が増加し、それぞれの領域が設定ミスのリスクを抱えることになります。長期的には、これが莫大な損失をもたらす可能性があります。Protonの調査によると、昨年は中小企業の25%がデータ侵害を経験しており、侵害を受けた中小企業の57%が10,000ドルから100,000ドルの損失を被っています。
3. The burden of admin
時は金なりですが、複数のツールを抱えているとその両方を大量に消費することになります。7つのツールにわたって権限の追加や削除を行ったり（忘れずに行うと仮定して）、7つの個別の請求書を照合したり、3月から支払い続けているMiroのシートを実際に誰かが使っているのかを確認しようとしたりする時間をすべて考えてみてください。これらのコストは1枚の請求書には表れないかもしれませんが、確実に存在しています。
統合されたコラボレーションスタックがもたらすメリット
ばらばらのツールスタックによるコストと無駄を削減するための答えは、より優れたツールを導入することでも、ましてやさらに多くのツールを追加することでもありません。その答えは、現在個別のツールが果たしている機能を可能な限り網羅し、同時に必要となる他のツールのための安全で管理しやすい基盤を提供するチームコラボレーションプラットフォームです。
Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:
- 1件の請求書、1つの更新日、1人の管理者。使っていないツールに自動で請求が発生することもありません
- オンボーディング、オフボーディング、アクセス権限を一元管理できる1つの管理者用ダッシュボード。（プロジェクト完了後も外部委託先がDropboxに何カ月もアクセスしたままになる心配はありません）
- 管理すべき権限システムが1つでツール間の隙間がなく、7つのツールによる設定ミスのリスクもない単一のセキュリティモデル
- 誰が、いつ、何にアクセスしたかをすべて1か所で確認できる1つの監査証跡（投資家や規制当局から求められた際にも証明を提示可能）
統合され暗号化されたスタックは、サブスクリプション費用やセキュリティインシデントのコストを削減するだけにとどまりません。顧客に対しては、データを厳格に扱うことに真剣に取り組んでいるという姿勢を示せます。投資家に対しては、業務体制が適切に管理されていることをアピールできます。
スタックを統合するプラットフォーム：Proton Workspace
ビジネス向けのデジタルワークスペースプラットフォームであるProton Workspaceなら、これまでにご紹介したProton製品と機能をすべて1つのプラットフォームで利用できます：Mail（Calendarを含む）、Meet、Drive（DocsとSheetsを含む）。
これらの製品を個別のサブスクリプションとして運用し、それぞれに独自の管理パネルと請求書が存在する状態にする代わりに、1つのアカウントと1つのセキュリティモデルの下ですべてを利用できます。
- サブスクリプション費用の節約：Mail、Meet、Driveを個別のサブスクリプションとして購入すると、シートごとの料金に加えてそれぞれ基本料金が発生するため、まとめて利用するよりも高額になります。Proton Workspaceなら、これらすべてを1つの明細項目に統合できます。Proton WorkspaceはSlack、Trello、Miroを代替するものではありませんが（チャット、プロジェクト管理、ビジュアルコラボレーションには引き続き個別のツールが必要です）、代替可能なツールにおいては確実なコスト削減が実現します。
- 管理業務の負担軽減：3つのダッシュボードの代わりに1つで済みます。3つの異なる更新日に届く3つの請求書の代わりに、1つだけで済みます。誰が何を使用しているかを正確に把握できるため、3月以降誰も触っていないシートに対して料金を支払う必要はもうありません。また、メンバーがチームに参加または離脱する際のオンボーディングやオフボーディングも、ユーザーごとに3回ではなく1回のアクションで完了します。（外部委託先が無関係になったフォルダーへのアクセス権を保持し続けることもなくなります）
- セキュリティ基盤：コラボレーションのための安全な基盤を構築できます。Proton WorkspaceはISO 27001認証を取得しており、GDPRおよびHIPAAに準拠しています。すべてのサービスはエンドツーエンド暗号化とスイスの法域によってデータを保護します。Protonでさえもお客様のファイルにアクセスすることはできません。
さらに、追加の製品もバンドルされています。Workspace Standardの登録者にはビジネスVPNとチーム向けパスワードマネージャーが同梱され、Premium登録者にはこれらに加えて、Protonのビジネス向けAIアシスタントであるLumoが提供されます。
メールとカレンダーのProtonへの移行は簡単です。ProtonのEasy Switchツールを使用すれば、既存のメール、連絡先、カレンダー（Gmailを含む）を自動的にインポートできます。
最初からコラボレーションスタックを完璧に構築できる中小企業はほとんどありません。最適なチームコラボレーションプラットフォームとは、チームが実際に使い、管理者が統制でき、財務チームが1枚の請求書で確認できるプラットフォームです。
