Программное обеспечение для совместной работы: 7 инструментов, которые не потратят ваши деньги впустую

Большинство компаний формируют набор программного обеспечения для совместной работы одинаково: подключают по одному инструменту по мере возникновения потребностей. На начальном этапе такой подход кажется вполне разумным.

Но здесь есть подвох. Решая задачу совместной работы команды таким образом, вы рискуете получить стек инструментов, напоминающий монстра Франкенштейна, сшитого из разрозненных и плохо сочетающихся частей.

Даже если отдельные инструменты хороши, разобщенность между ними создает проблемы. Вы платите за такое количество подписок, что их трудно отслеживать. Вы не уверены точно, кто к чему имеет доступ. И вы буквально тонете в административной работе.

В этом руководстве мы предлагаем альтернативный путь: создание набора инструментов для командной работы, где все самое необходимое собрано в одном месте и максимально консолидировано для экономии ваших денег и времени.

7 инструментов для совместной работы, необходимых вашей команде

Любой набор инструментов для совместной работы должен закрывать базовые потребности: чат, электронную почту, видеосвязь, работу с документами, хранение данных и управление проектами. В этот список также стоит добавить средства визуального взаимодействия и базу знаний.

Вот семь инструментов, которые позволят закрыть все эти потребности и одновременно защитить конфиденциальность ваших данных.

1. For team chat: Slack

Slack — это популярное решение для командного чата. Он превращает общение в упорядоченные каналы с удобным поиском — по проектам, командам или темам — вместо длинных и разрозненных цепочек писем. Голосовые и видеосовещания позволяют любому сотруднику быстро начать звонок, не выходя из приложения, а обмен файлами сохраняет контекст обсуждения. Предоставляя всю необходимую структуру для небольшой команды, Slack легко масштабируется по мере роста штата и органично встраивается в ваш рабочий стек благодаря библиотеке интеграций с сотнями других сервисов.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail предоставляет всю необходимую функциональность электронной почты для бизнеса, аналогичную Gmail или Outlook, с дополнительным преимуществом в виде сквозного шифрования. Google и Microsoft обрабатывают содержимое писем для работы функций поиска и ИИ, тогда как зашифрованная архитектура Proton Mail гарантирует, что ваша деловая переписка останется доступной только вам. Proton Calendar входит в комплект, поэтому информация о ваших событиях — включая названия встреч и списки гостей — также остается конфиденциальной, а планирование не требует отдельного приложения или дополнительного входа в систему.

3. For project and task management: Trello

Trello упрощает отслеживание задач до самого необходимого без потери эффективности: доски и карточки задач перемещаются от этапа «К исполнению» до «Готово», при этом новым сотрудникам практически не требуется обучение. Когда мы позже будем говорить о консолидированных платформах, имейте в виду, что большинство из них не заменяют этот инструмент, поэтому его стоит заложить в бюджет как отдельную статью расходов.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom может быть привычным выбором для видеоконференций во многих компаниях, но это далеко не самый конфиденциальный вариант. Функция AI Companion обрабатывает содержимое звонков, включая коммерческую тайну, для создания сводок и расшифровок. Сквозное шифрование в Proton Meet, включенное по умолчанию, гарантирует, что сказанное во время звонка останется только между его участниками. Гости могут подключаться по ссылке без создания аккаунта, а бесплатная версия позволяет проводить часовые звонки с участием до 50 человек.

5. For visual collaboration: Miro

По сути, Miro — это цифровая доска, но ее бесконечный холст предоставляет распределенным командам общее пространство для планирования, мозговых штурмов и воркшопов, которое не сможет заменить ни обычная доска, ни цепочка сообщений в чате или документ. В Miro огромное количество функций, и на их полное освоение потребуется время, однако начать работу можно за считанные минуты: готовые шаблоны для ретроспектив и составления дорожных карт избавляют новые команды от необходимости начинать с чистого листа.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive предлагает облачное хранилище для бизнеса, не уступающее Google Drive и Dropbox по возможностям детальной настройки прав доступа к файлам и истории версий. Но его главное преимущество проявляется в случае утечки данных. Google и Dropbox требуется доступ к содержимому ваших файлов для индексации в поиске и работы функций ИИ; это значит, что у них есть ключи к вашим договорам, финансовой отчетности и планам развития продуктов, и любая утечка на их стороне может раскрыть эти данные. В Proton Drive сквозное шифрование включено по умолчанию с использованием архитектуры с нулевым доступом: Proton не может расшифровать ваши файлы, а значит, этого не сможет сделать и злоумышленник при взломе серверов.

Proton Drive также обеспечивает совместную работу с документами, так как Proton Docs и Proton Sheets включены в каждый тарифный план Proton Drive. Docs и Sheets предлагают ту же базовую функциональность, что и офисные инструменты от Google и Microsoft (совместное редактирование в реальном времени, комментарии и история версий), дополняя ее сквозным шифрованием. Это гарантирует, что ваши договоры, черновики и финансовые модели будут защищены так же надежно, как и все остальные элементы вашего стека.

7. Для базы знаний: Notion

Многие компании — особенно быстрорастущие — сталкиваются с хаосом из-за неорганизованной внутренней документации. Notion объединяет внутреннюю документацию, вики-страницы и справочные материалы в едином пространстве с удобным поиском, избавляя от множества разрозненных и устаревших копий. Кроме того, сервис достаточно гибок, чтобы выполнять функции базового трекера задач, если вашей команде не нужен отдельный инструмент вроде Trello.

Но если ваша команда хранит в облаке конфиденциальные файлы клиентов, стратегические документы, планы продуктов или интеллектуальную собственность компании, мы рекомендуем использовать более безопасную альтернативу Notion, такую как Proton Drive.

Скрытая стоимость разрозненного набора инструментов для совместной работы

Предположим, вы начинаете с нуля и решили выбрать семь рекомендованных нами инструментов. Вот как будет выглядеть ваш стек для совместной работы (обратите внимание, что в таблице всего семь строк, так как Drive включает в себя Docs и Sheets) — и выглядит он весьма убедительно.

Однако если все эти инструменты работают по отдельности, а не объединены на единой платформе, вы сталкиваетесь с тремя серьезными проблемами.

1. The hidden subscription bill

По отдельности инструменты из нашего набора из семи сервисов кажутся не такими уж дорогими. Однако сложите эти подписки вместе, и (на момент написания статьи) команда из 25 человек будет обходиться примерно в 15 900 $ в год. При этом ваша команда, скорее всего, даже не использует каждую оплаченную лицензию.

Очень легко потерять контроль над расходами на разрозненные инструменты для командной работы. Вы знаете, что подписки продлеваются автоматически, но не спешите отменять ту, которой, как вам кажется, никто не пользуется, ведь для этого нужно искать учетные данные для входа. Или вы опасаетесь, что сервис все-таки кому-то нужен. (Иначе зачем бы вы за него платили?)

2. The cost of insecurity

Разрозненные инструменты увеличивают поверхность атаки, где каждая поверхность несет риск потенциальной ошибки конфигурации. В долгосрочной перспективе это может обойтись вам очень дорого. Исследование Proton показывает, что 25% предприятий малого и среднего бизнеса столкнулись с утечкой данных в прошлом году, а 57% пострадавших компаний малого и среднего бизнеса потеряли от 10 000 до 100 000 $.

3. The burden of admin

Время — деньги, а использование множества инструментов требует огромных затрат и того, и другого. Подумайте, сколько времени уходит на выдачу и отзыв прав доступа в семи сервисах (если вы вообще не забудете это сделать), сверку семи отдельных счетов или попытки выяснить, пользуется ли кто-то лицензией Miro, которую вы оплачиваете еще с марта. Все эти скрытые расходы могут не фигурировать в одном счете, но они реальны.

Что дает консолидированный набор инструментов для совместной работы

Решение проблемы высоких расходов и неэффективности разрозненного стека заключается не в поиске инструментов получше и уж точно не в увеличении их количества. Решение — это платформа для совместной работы команды, которая объединяет в себе как можно больше функций ваших разрозненных сервисов, обеспечивая при этом безопасную и легко администрируемую основу для любых других необходимых вам инструментов.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Один счет, одна дата продления, один владелец. Никаких списаний на автопилоте за неиспользуемые инструменты
2. Одна панель управления администратора для контроля процессов онбординга, офбординга и прав доступа. (Подрядчики больше не останутся в вашем Dropbox спустя месяцы после завершения проекта)
3. Одна модель безопасности с единой системой администрирования прав доступа, без пробелов между сервисами и рисков неправильной настройки семи разных инструментов
4. Единый журнал аудита, позволяющий в одном месте видеть, кто, к чему и когда получал доступ (и предоставлять отчеты по запросу инвесторов или регулирующих органов)

Консолидированный и зашифрованный стек не просто экономит бюджет на подписках и снижает риск инцидентов безопасности. Он дает вашим клиентам понять, что вы со всей серьезностью относитесь к защите их данных, а инвесторам демонстрирует, что рабочие процессы находятся под полным контролем.

Платформа для консолидации вашего стека: Proton Workspace

С платформой цифрового рабочего пространства для бизнеса Proton Workspace вы получаете все упомянутые продукты и функции Proton на единой платформе: Mail (включая Calendar), Meet и Drive (включая Docs и Sheets).

Вместо использования этих сервисов по отдельным подпискам, у каждого из которых своя панель администратора и отдельный счет, вы получаете их все в рамках одного аккаунта и единой модели безопасности.

• Экономия на подписках: покупка Mail, Meet и Drive по отдельным подпискам обходится дороже, чем их приобретение в комплекте, так как за каждый сервис взимается базовая плата сверх стоимости за каждую лицензию. Proton Workspace объединяет все эти сервисы в единую статью расходов. Proton Workspace не заменяет Slack, Trello или Miro (вам по-прежнему понадобятся отдельные инструменты для чата, управления проектами и совместной визуальной работы), но для инструментов, которые он действительно заменяет, экономия реальна.
• Упрощение администрирования: вместо трех панелей управления у вас будет одна. Вместо трех счетов с разными датами продления — один. Вы четко видите, кто чем пользуется, и больше не переплачиваете за лицензии, к которым никто не прикасался с марта. А когда сотрудник приходит или увольняется, процессы онбординга и офбординга требуют всего одного действия для каждого пользователя, а не трех. (И никаких подрядчиков, сохраняющих доступ к папкам, которые их больше не касаются).
• Надежная основа безопасности: вы создаете защищенный фундамент для совместной работы. Proton Workspace сертифицирован по стандарту ISO 27001, а также соответствует требованиям GDPR и HIPAA. Все сервисы защищают ваши данные с помощью сквозного шифрования и находятся под защитой швейцарской юрисдикции. Доступ к вашим файлам не может получить даже Proton.

Кроме того, в комплект входят дополнительные сервисы: подписчики тарифа Workspace Standard получают VPN для бизнеса и менеджер паролей для команд; подписчикам тарифа Premium доступны эти инструменты, а также Lumo — наш ИИ-ассистент для бизнеса.

Перенести электронную почту и календарь в Proton очень просто: инструмент Easy Switch от Proton автоматически импортирует ваши существующие письма, контакты и календари (в том числе из Gmail).

Редко какому малому или среднему бизнесу удается с первого раза правильно подобрать набор инструментов для совместной работы. Подходящая платформа для командной работы — это та, которой пользуется ваша команда, которую контролирует ваш администратор и которую финансовый отдел видит в одном счете.