Samarbejdssoftware til teams: 7 værktøjer, der ikke spilder dine penge

De fleste virksomheder opbygger deres stak af samarbejdssoftware på samme måde: ét værktøj ad gangen, idet behovene opstår. Når du lige er startet, virker dette som en fornuftig tilgang.

Men der er en hage. Hvis du griber udfordringen med at muliggøre teamsamarbejde an på denne måde, ender du med et Frankenstein-monster af en softwarestak, udelukkende sammensat af dele, der er uorganisk syet sammen.

Selvom delene er gode, skaber manglen på forbindelse mellem dem problemer. Du betaler flere abonnementsgebyrer, end du kan holde styr på. Du er ikke sikker på, hvem der har adgang til hvad. Og du drukner i administrativt arbejde.

Dette er en guide til at vælge den alternative vej: at opbygge en stak til teamsamarbejde, der samler de vigtigste værktøjer ét sted og er så konsolideret som muligt for at spare dig penge og tid.

7 værktøjer til teamsamarbejde, som din stak har brug for

Enhver stak til teamsamarbejde skal dække de samme områder: chat, e-mail, video, dokumenter, lagerplads og projektstyring. Det er også værd at tilføje visuelt samarbejde og en videnbase til listen.

Her er de syv værktøjer, du skal bruge til at dække alle dine behov og samtidig beskytte fortroligheden af dine data.

1. For team chat: Slack

Slack er det foretrukne valg til teamchat. Det forvandler samtaler til organiserede, søgbare kanaler – oprettet efter projekt, team eller emne – i stedet for lange, spredte e-mailtråde. Tale- og videohuddles giver alle mulighed for at starte et hurtigt opkald uden at forlade appen, og fildeling holder konteksten knyttet til samtalen. Slack giver al den struktur, et lille team har brug for, og skalerer i takt med antallet af medarbejdere, så det passer problemfrit ind i din voksende stak via et integrationsbibliotek, der forbinder hundredvis af andre værktøjer.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail giver dig al den samme vigtige funktioner til erhvervs-e-mail som Gmail eller Outlook med den ekstra fordel i form af end-to-end-kryptering. Google og Microsoft behandler beskedindhold for at levere søge- og AI-funktioner; Proton Mails krypterede arkitektur sikrer, at din virksomhedskommunikation kun er for dine øjne. Proton Calendar er inkluderet, så dine begivenhedsdetaljer – herunder mødetitler og gæstelister – også forbliver private, og planlægning kræver ikke en separat app eller et andet login.

3. For project and task management: Trello

Trello forenkler opgavestyring til det helt basale uden at gå på kompromis med brugsværdien: administration af tavler og opgavekort, der flyttes fra to-do til udført, med stort set ingen indlæringskurve for nye teammedlemmer. Når vi taler om konsoliderede platforme senere, skal du huske på, at dette er et værktøj, som de fleste platforme ikke erstatter – så det er værd at budgettere med som en særskilt post i din stak.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom er måske det foretrukne valg til videokonferencer for mange virksomheder, men det er langt fra den mest private løsning. Dets AI Companion-funktion behandler samtaleindhold – herunder alt kommercielt følsomt – for at generere resuméer og transskriptioner. Proton Meets standardmæssige end-to-end-kryptering sikrer, at det, der siges i et opkald, forbliver mellem personerne i det opkald. Gæster deltager med et link og uden konto, og gratisversionen dækker opkald på én time med op til 50 deltagere.

5. For visual collaboration: Miro

Miro er i bund og grund et digitalt whiteboard, men dets uendelige lærred giver distribuerede teams et fælles rum til planlægning, brainstorming og workshops, som intet whiteboard – eller endda chattråd eller dokument – kan genskabe. Miro rummer så mange funktioner, at det tager tid at mestre det hele, men det tager kun få minutter at komme i gang: Skabeloner til retrospektiver og roadmapping-sessioner betyder, at nye teams ikke behøver starte fra et tomt lærred.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive tilbyder skylager til erhverv, der matcher Google Drive og Dropbox hvad angår detaljerede filtilladelser og versionshistorik. Hvor det skiller sig ud, er hvad der sker, hvis der sker et brud. Google og Dropbox skal have adgang til dit filindhold for at indeksere det til søgning og drive AI-funktioner; det betyder, at de har nøglerne til dine kontrakter, regnskaber og produktkøreplaner, og et databrud hos dem kan eksponere dette indhold direkte. Proton Drive er end-to-end-krypteret som standard med nul-adgangsarkitektur: Proton kan ikke dekryptere dine filer, og det kan enhver, der trænger ind på deres servere, heller ikke.

Proton Drive dækker også dokumentsamarbejde, eftersom Proton Docs og Proton Sheets er inkluderet i alle Proton Drive-abonnementer. Docs og Sheets dækker den samme kernefunktionalitet som Google og Microsofts dokumentværktøjer (samredigering i realtid, kommentarer og versionshistorik), samtidig med at de tilføjer end-to-end-kryptering, hvilket sikrer, at dine kontrakter, udkast og finansielle modeller får samme beskyttelse som alt andet i din stak.

7. Til en videnbase: Notion

Mange virksomheder – især dem i hastig vækst – kæmper med det kaos, der følger med uorganiseret intern dokumentation. Notion samler intern dokumentation, wikier og referencemateriale på ét søgbart sted, hvilket reducerer de spredte, forældede kopier, der konkurrerer om opmærksomheden. Derudover er det fleksibelt nok til også at fungere som let projektstyring, hvis dit team ikke har brug for et dedikeret værktøj som Trello.

Men hvis dit team gemmer fortrolige klientfiler, strategidokumenter, produktplaner eller virksomhedens IP i skyen, anbefaler vi at bruge et mere sikkert Notion-alternativ såsom Proton Drive.

Den skjulte omkostning ved en usammenhængende samarbejdsstak

Lad os sige, at du starter fra bunden og beslutter dig for at bruge de syv værktøjer, vi anbefaler. Sådan vil din samarbejdsstak se ud (bemærk, at der kun er syv rækker, da Drive inkluderer både Docs og Sheets) – og det ser ganske solidt ud.

Men hvis disse værktøjer alle kører individuelt og ikke er samlet under én platform, åbner du op for tre store problemer.

1. The hidden subscription bill

Hver for sig ser værktøjerne i vores stak med syv værktøjer ikke ud til at koste så meget. Men lægger du abonnementerne sammen, løber regningen for et team på 25 personer (i skrivende stund) op i cirka $15.900 om året. Og dit team bruger formentlig ikke engang hver eneste plads.

Det er let at miste overblikket over, hvad du bruger på en række adskilte værktøjer til teamsamarbejde. Du ved, at de fornys automatisk, men du tøver med at annullere det værktøj, du har en mistanke om, at ingen bruger, fordi det kræver, at du finder loginoplysningerne. Eller du er bange for, at nogen på dit team har brug for det. (Hvorfor skulle du ellers have det?)

2. The cost of insecurity

Adskilte værktøjer mangedobler din angrebsflade, og hver flade er en potentiel fejlkonfiguration, der venter på at ske. I det lange løb kan det koste dig dyrt. Research fra Proton viser, at 25 % af SMV’er oplevede et databrud sidste år, og 57 % af de ramte SMV’er mistede mellem $10.000 og $100.000.

3. The burden of admin

Tid er penge, og flere forskellige værktøjer kræver, at du bruger en masse af begge dele. Tænk på al den tid, der bruges på at tilføje og tilbagekalde tilladelser på tværs af syv værktøjer (hvis du overhovedet husker det), afstemme syv separate fakturaer eller forsøge at finde ud af, om der overhovedet er nogen, der bruger den Miro-plads, du har betalt for siden marts. Alle disse omkostninger fremgår måske ikke af én enkelt faktura. Men de er der.

Hvad en samlet samarbejdsstak giver dig

Svaret på at reducere omkostninger og spild fra en usammenhængende stak er ikke bedre værktøjer, og det er bestemt ikke flere værktøjer. Svaret er en platform til teamsamarbejde, der dækker så mange af de funktioner, som dine adskilte værktøjer udfører i øjeblikket, som muligt, samtidig med at den giver et sikkert og let administrerbart fundament for de andre værktøjer, du måtte have brug for.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Én regning, én fornyelsesdato, med én ejer. Nul automatiske opkrævninger for ubrugte værktøjer
2. Ét admin-kontrolpanel til styring af onboarding, offboarding og adgangstilladelser. (Ingen eksterne konsulenter, der hænger fast i din Dropbox flere måneder efter projektafslutning)
3. Én sikkerhedsmodel, med ét rettighedssystem at administrere, ingen huller mellem værktøjer og ingen risiko for fejlkonfiguration på tværs af syv værktøjer
4. Ét revisionsspor, så du kan se, hvem der tilgik hvad og hvornår – alt sammen ét sted (og fremlægge dokumentation, når investorer eller tilsynsmyndigheder henvender sig)

En samlet, krypteret stak sparer dig ikke kun for abonnementsudgifter og sikkerhedshændelser. Den sender også et signal til dine kunder om, at du tager håndteringen af deres data alvorligt. Det viser investorer, at du har styr på driften.

Platformen til at samle din stak: Proton Workspace

Med vores digitale arbejdsområdeplatform til virksomheder, Proton Workspace, får du alle de Proton-produkter og -funktioner, vi har nævnt, på én platform: Mail (inklusive Calendar), Meet og Drive (inklusive Docs og Sheets).

I stedet for at køre disse produkter som separate abonnementer, hver med sit eget administrationspanel og sin egen regning, får du dem alle under én konto og én sikkerhedsmodel.

• Abonnementsbesparelsen: At købe Mail, Meet og Drive som separate abonnementer koster mere end at få dem samlet, da hvert produkt har sit eget grundgebyr oven i prisen pr. plads. Proton Workspace samler dem alle på en enkelt linje i stedet. Proton Workspace erstatter ikke Slack, Trello eller Miro (du har stadig brug for separate værktøjer til chat, projektstyring og visuelt samarbejde), men på de værktøjer, det faktisk erstatter, er besparelsen reel.
• Den administrative lettelse: I stedet for tre kontrolpaneler har du ét. I stedet for tre fakturaer på tre forskellige fornyelsesdatoer, én. Du kan se præcist, hvem der bruger hvad, så du ikke længere betaler for pladser, som ingen har rørt siden marts. Og når nogen starter eller stopper, betyder onboarding og offboarding én handling for hver bruger, ikke tre. (Og ingen eksterne konsulenter beholder adgang til mapper, der ikke længere vedkommer dem.)
• Sikkerhedsfundamentet: Du har etableret et sikkert fundament for samarbejde. Proton Workspace er ISO 27001-certificeret samt GDPR- og HIPAA-kompatibel. Alle tjenester holder dine data beskyttet med end-to-end-kryptering og schweizisk jurisdiktion. Ikke engang Proton kan få adgang til dine filer.

Oven i dette får du ekstra produkter med i pakken: Abonnenter på Workspace Standard får en erhvervs-VPN og en adgangskodeadministrator til teams med i pakken; Premium-abonnenter får disse plus Lumo, vores AI-assistent til virksomheder.

Det er ligetil at migrere din e-mail og kalender til Proton: Protons Easy Switch-værktøj importerer automatisk dine eksisterende e-mails, kontakter og kalendere (herunder fra Gmail).

Få SMV’er rammer plet med deres samarbejdsstak i første forsøg. Den rette platform til teamsamarbejde er den, dit team bruger, din admin administrerer, og dit økonomiteam kan se på én faktura.