Ekip iş birliği yazılımı: Paranızı boşa harcamayacak 7 araç

Çoğu işletme, ekip iş birliği yazılım paketini aynı şekilde oluşturur: İhtiyaçlar ortaya çıktıkça tek tek araç eklemek. Yeni başladığınızda bu makul bir yaklaşım gibi görünür.

Ancak bir püf noktası var. Ekip iş birliğini kullanıma alma zorluğuna bu şekilde yaklaşmak, tamamen organik olmayan biçimde birbirine dikilmiş parçalardan oluşan bir Frankenstein canavarı gibi bir yazılım paketiyle baş başa kalmanıza yol açar.

Parçalar iyi olsa bile, aralarındaki kopukluk sorunlara neden olur. Takip edebileceğinizden daha fazla abonelik ücreti ödersiniz. Kimin neye erişimi olduğundan emin olamazsınız. Üstelik yönetici işlerinde boğulursunuz.

Bu rehber, alternatif yolu izlemeniz için hazırlandı: Size para ve zaman kazandırmak amacıyla temel araçları tek bir yerde toplayan ve olabildiğince birleştirilmiş bir ekip iş birliği paketi oluşturmak.

Paketinizin ihtiyaç duyduğu 7 ekip iş birliği aracı

Her ekip iş birliği paketinin aynı temel alanları kapsaması gerekir: sohbet, e-posta, görüntülü görüşme, belgeler, depolama alanı ve proje yönetimi. Bu listeye görsel iş birliği ve bir bilgi bankası eklemek de faydalı olacaktır.

Verilerinizin gizliliğini korurken ihtiyacınız olan her şeyi karşılamak için gereken yedi araç şunlardır.

1. For team chat: Slack

Slack, ekip içi sohbet için ilk tercihtir. Uzun ve dağınık e-posta konuları yerine yazışmaları proje, ekip veya konuya göre ayarlanmış düzenli ve aranabilir kanallara dönüştürür. Sesli ve görüntülü toplantılar, herkesin uygulamadan ayrılmadan hızlı bir görüşme başlatmasını sağlar ve dosya paylaşımı bağlamın yazışmayla bağlantılı kalmasını sağlar. Küçük bir ekibin ihtiyaç duyduğu tüm yapıyı sağlayan Slack, çalışan sayınızla birlikte ölçeklenir ve yüzlerce diğer araçla bağlantı kuran bir entegrasyon kütüphanesi aracılığıyla büyüyen paketinize sorunsuz bir şekilde uyum sağlar.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail, uçtan uca şifreleme ek avantajıyla birlikte Gmail veya Outlook ile aynı temel iş e-postası işlevselliğini sunar. Google ve Microsoft arama ve yapay zekâ özelliklerini desteklemek için mesajlaşma içeriklerini işler; Proton Mail’in şifrelenmiş mimarisi ise ticari iletişimlerinizin yalnızca sizin tarafınızdan görülmesini sağlar. Proton Calendar pakete dahildir, bu nedenle toplantı başlıkları ve davetli listeleri de dahil olmak üzere etkinlik ayrıntılarınız gizli kalır ve planlama için ayrı bir uygulama veya başka bir oturum açma işlemi gerekmez.

3. For project and task management: Trello

Trello, kullanışlılıktan ödün vermeden görev takibini en temel biçimine indirger: Yeni ekip üyeleri için neredeyse hiç öğrenme eğrisi olmadan yapılacaklardan tamamlananlara taşınan panoları ve görev kartlarını yönetmek. İlerleyen kısımlarda birleştirilmiş platformlardan bahsettiğimizde, bunun çoğu platformun yerini almadığı bir araç olduğunu unutmayın; bu nedenle paketinizde ayrı bir öge kalemi olarak bütçelemeye değer.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom birçok işletme için görüntülü görüşme konusunda ilk tercih olabilir ancak en güvenli seçenek olmaktan oldukça uzaktır. AI Companion özelliği, özetler ve dökümler oluşturmak için ticari açıdan hassas her türlü bilgi de dahil olmak üzere görüşme içeriğini işler. Proton Meet’in varsayılan uçtan uca şifrelemesi, bir görüşmede konuşulanların yalnızca o görüşmedeki kişiler arasında kalmasını sağlar. Davetliler hesap gerekmeden bir bağlantıyla katılır ve ücretsiz tarife 50 katılımcıya kadar bir saatlik görüşmeleri kapsar.

5. For visual collaboration: Miro

Miro temelde dijital bir beyaz tahtadır ancak sonsuz tuvali, dağıtık ekiplere hiçbir beyaz tahtanın — hatta hiçbir konu akışının veya belgenin — kopyalayamayacağı planlama, beyin fırtınası ve atölye çalışmaları için paylaşılan bir alan sunar. Miro, tüm özelliklerinde uzmanlaşmanın zaman alacağı kadar çok özellik barındırır, ancak başlamak yalnızca birkaç dakika sürer: Retrospektifler ve yol haritası oturumları için şablonlar, yeni ekiplerin boş bir tuvalden başlamak zorunda kalmayacağı anlamına gelir.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive, dosya bazında ayrıntılı izinler ve sürüm geçmişi konusunda Google Drive ve Dropbox ile eşleşen iş için bulut depolama alanı sunar. Öne geçtiği nokta, bir ihlal durumunda yaşananlardır. Google ve Dropbox, aramak amacıyla dizine eklemek ve yapay zekâ özelliklerini çalıştırmak için dosya içeriğinize erişim sağlamak zorundadır; bu da sözleşmelerinizin, mali kayıtlarınızın ve ürün yol haritalarınızın anahtarlarını ellerinde tuttukları anlamına gelir ve onların tarafındaki bir ele geçirilme bu içeriği doğrudan açığa çıkarabilir. Proton Drive, sıfır erişim mimarisiyle varsayılan olarak uçtan uca şifrelenmiştir: Proton dosyalarınızın şifresini çözemez, dolayısıyla sunucularını ele geçiren hiç kimse de çözemez.

Proton Docs ve Proton Sheets her Proton Drive tarifesine dahil olduğundan, Proton Drive belge iş birliğini de kapsar. Docs ve Sheets, Google ve Microsoft’un belge araçlarıyla aynı temel işlevleri (gerçek zamanlı ortak düzenleme, yorumlar ve sürüm geçmişi) karşılarken uçtan uca şifreleme ekleyerek sözleşmelerinizin, taslaklarınızın ve finansal modellerinizin paketinizdeki diğer her şeyle aynı korumayı almasını sağlar.

7. Bilgi bankası için: Notion

Pek çok işletme, özellikle de hızla ölçeklenenler, düzensiz şirket içi belgelerin getirdiği karmaşayla mücadele eder. Notion, şirket içi belgeleri, vikileri ve referans materyallerini aranabilir tek bir alanda merkezileştirerek dikkat çekmeye çalışan dağınık ve güncelliğini yitirmiş kopyaları azaltır. Ayrıca ekibinizin Trello gibi özel bir araca ihtiyacı yoksa hafif proje takibi olarak da kullanılabilecek kadar esnektir.

Ancak ekibiniz gizli müşteri dosyalarını, strateji belgelerini, ürün planlarını veya şirket IP’sini bulutta saklıyorsa Proton Drive gibi daha güvenli bir Notion alternatifini kullanmanızı öneririz.

Bağlantısız bir iş birliği paketinin gizli maliyeti

Diyelim ki sıfırdan başlıyorsunuz ve önerdiğimiz yedi aracı kullanmaya karar verdiniz. İş birliği paketiniz şu şekilde görünecektir (Drive hem Docs hem de Sheets içerdiğinden yalnızca yedi satır olduğuna dikkat edin) — ve oldukça sağlam görünmektedir.

Bununla birlikte, bu araçların tümü tek bir platform altında birleştirilmeden ayrı ayrı çalışıyorsa kendinizi üç büyük soruna açık hale getirirsiniz.

1. The hidden subscription bill

Ayrı ayrı bakıldığında, yedi araçlık paketimizdeki araçlar o kadar maliyetli görünmez. Ancak bu abonelikleri topladığınızda (bu yazının yazıldığı sırada) 25 kişilik bir ekip yılda yaklaşık 15.900 ABD doları fatura çıkarır. Üstelik ekibiniz muhtemelen her koltuğu kullanmıyordur bile.

Birbirinden bağımsız ekip iş birliği araçlarına ne kadar harcadığınızın takibini kaybetmek kolaydır. Otomatik olarak yenilendiklerini bilirsiniz ancak kimsenin kullanmadığından şüphelendiğiniz birini iptal etmekte tereddüt edersiniz çünkü bu, oturum açma ayrıntılarını bulmak anlamına gelir. Ya da ekibinizden birinin buna kesinlikle ihtiyacı olduğunu düşünerek endişelenirsiniz. (Yoksa neden alasınız ki?)

2. The cost of insecurity

Birbirinden bağımsız araçlar saldırı yüzeyinizi katlar ve her yüzey gerçekleşmeyi bekleyen olası bir yanlış yapılandırmadır. Uzun vadede bu durum size pahalıya patlayabilir. Proton araştırmaları KOBİ’lerin yüzde 25 kadarının geçen yıl bir veri ihlali yaşadığını ve verileri ele geçirilen KOBİ’lerin yüzde 57 kadarının 10.000 ile 100.000 ABD doları arasında kayba uğradığını göstermektedir.

3. The burden of admin

Vakit nakittir ve birden fazla araç her ikisinden de çok fazla harcamanızı gerektirir. Yedi araçta izinleri eklemek ve geçersiz kılmak için harcanan tüm zamanı (hatırladığınızı varsayarsak), yedi ayrı faturayı denkleştirmeyi veya Mart ayından beri parasını ödediğiniz o Miro koltuğunu birinin gerçekten kullanıp kullanmadığını anlamaya çalışmayı düşünün. Tüm bu maliyetler tek bir faturada görünmeyebilir. Ancak oradalar.

Birleştirilmiş bir iş birliği paketinin size kazandırdıkları

Bağlantısız bir paketin maliyetini ve israfını azaltmanın cevabı daha iyi araçlar değildir ve kesinlikle daha fazla araç da değildir. Cevap, bağlantısız araçlarınızın şu anda yerine getirdiği işlevleri mümkün olduğunca kapsayan ve aynı zamanda ihtiyacınız olan diğer araçlar için güvenli ve kolayca yönetilen bir temel sağlayan bir ekip iş birliği platformudur.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Tek bir sahiple tek fatura, tek bir yenilenme tarihi. Kullanılmayan araçlar için otomatik pilot ücreti sıfır
2. Tek bir yönetici panosu ile işe alım, işten ayrılma ve erişim izinlerini denetleyin. (Proje tamamlandıktan aylar sonra Dropbox’ınızda dolaşan yükleniciler olmaz)
3. Yönetilecek tek bir izin sistemi, araçlar arasında boşluk olmaması ve yedi araçlık yanlış yapılandırma riski bulunmaması sayesinde tek bir güvenlik modeli
4. Kimin, neye, ne zaman eriştiğini tek bir yerde görebilmeniz (ve yatırımcılar veya düzenleyiciler talep ettiğinde kanıt sunabilmeniz) için tek bir denetim kaydı

Birleştirilmiş ve şifrelenmiş bir paket size yalnızca aboneliklerden ve güvenlik olaylarından tasarruf sağlamakla kalmaz. Müşterilerinize verilerini işleme konusunda ne kadar ciddi olduğunuza dair bir mesaj gönderir. Yatırımcılara operasyonlarınızın kontrol altında olduğunu bildirir.

Paketinizi birleştirecek platform: Proton Workspace

İşletmeler için dijital çalışma alanı platformumuz Proton Workspace ile bahsettiğimiz tüm Proton ürünlerine ve özelliklerine tek bir platformda sahip olursunuz: Mail (Calendar dahil), Meet ve Drive (Docs ve Sheets dahil).

Her birinin kendi yönetici paneli ve kendi faturası olan ayrı abonelikler şeklinde bu ürünleri çalıştırmak yerine, hepsine tek bir hesap ve tek bir güvenlik modeli altında sahip olursunuz.

• Abonelik tasarrufu: Mail, Meet ve Drive’ı ayrı abonelikler olarak satın almak, her biri koltuk başına fiyatlandırmanızın yanı sıra kendi taban ücretini taşıdığından, bunları birlikte almaktan daha maliyetlidir. Proton Workspace bunun yerine hepsini tek bir öge kaleminde birleştirir. Proton Workspace; Slack, Trello veya Miro’nun yerini almaz (sohbet, proje yönetimi ve görsel iş birliği için yine de ayrı araçlara ihtiyacınız olacaktır), ancak yerini aldığı araçlarda tasarruf gerçektir.
• Yönetici kolaylığı: Üç pano yerine bir panonuz olur. Üç farklı yenilenme tarihinde üç fatura yerine tek bir fatura. Kimin neyi kullandığını tam olarak görebilirsiniz, böylece Mart ayından beri kimsenin dokunmadığı koltuklar için ödeme yapmazsınız. Biri katıldığında veya ayrıldığında, işe alım ve işten çıkarma her kullanıcı için üç değil, tek bir işlem anlamına gelir. (Üstelik artık yükleniciler ilgilerinin kalmadığı klasörlere erişim sağlayamaz.)
• Güvenlik temeli: İş birliği için güvenli bir temel oluşturdunuz. Proton Workspace, ISO 27001 sertifikalıdır, GDPR ve HIPAA ile uyumludur. Tüm hizmetleri verilerinizi uçtan uca şifreleme ve İsviçre yargı yetkisi ile korur. Proton bile dosyalarınıza erişemez.

Bunun yanı sıra pakete dahil ek ürünler de elde edersiniz: Workspace Standard aboneleri, pakete dahil bir iş VPN’i ve ekip parola yöneticisine sahip olur; Premium aboneler ise bunlara ek olarak iş için yapay zekâ asistanımız olan Lumo’yu alır.

E-postanızı ve takviminizi Proton’a taşımak çok kolaydır: Proton’un Easy Switch aracı mevcut e-postalarınızı, kişilerinizi ve takvimlerinizi otomatik olarak içe aktarır (Gmail dahil).

Çok az KOBİ iş birliği paketini ilk seferde doğru şekilde kurabilir. Doğru ekip iş birliği platformu, ekibinizin kullandığı, yöneticinizin denetlediği ve finans ekibinizin tek bir faturada görebildiği platformdur.