Software voor teamsamenwerking: 7 tools waarmee u geen geld verspilt

De meeste bedrijven bouwen hun stack van samenwerkingssoftware op dezelfde manier op: tool voor tool, waarbij behoeften worden ingevuld zodra ze ontstaan. Wanneer u net begint, lijkt dit een redelijke aanpak.

Maar er zit een addertje onder het gras. Door teamsamenwerking op deze manier aan te pakken, eindigt u met een soort monster van Frankenstein als stack, die volledig bestaat uit onderdelen die geforceerd aan elkaar zijn gehecht.

Zelfs als de afzonderlijke onderdelen goed zijn, zorgt het gebrek aan samenhang voor problemen. U betaalt meer abonnementskosten dan u kunt bijhouden. U weet niet zeker wie waartoe toegang heeft. En u verdrinkt in de administratieve rompslomp.

Dit is een gids voor de alternatieve route: het opbouwen van een samenwerkingsstack voor teams die de essentiële tools op één plek bundelt en zo geconsolideerd mogelijk is om u geld en tijd te besparen.

7 tools voor teamsamenwerking die uw stack nodig heeft

Elke stack voor teamsamenwerking moet dezelfde basis dekken: chat, e-mail, video, documenten, opslag en projectbeheer. Het is ook de moeite waard om visuele samenwerking en een kennisbank aan die lijst toe te voegen.

Hier zijn de zeven tools die u nodig hebt om in al uw behoeften te voorzien en tegelijkertijd de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen.

1. For team chat: Slack

Slack is de vaste keuze voor teamchat. Het zet gesprekken om in georganiseerde, doorzoekbare kanalen — ingedeeld per project, team of onderwerp — in plaats van lange, versnipperde e-maildiscussiedraden. Met audio- en videohuddles kan iedereen snel een gesprek starten zonder de app te verlaten, en bestandsdeling houdt de context gekoppeld aan het gesprek. Slack biedt alle structuur die een klein team nodig heeft en schaalt mee met uw personeelsbestand, waarbij het naadloos in uw groeiende stack past via een integratiebibliotheek die honderden andere tools verbindt.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail biedt u dezelfde essentiële functionaliteit voor zakelijke e-mail als Gmail of Outlook, met als extra voordeel end-to-end versleuteling. Google en Microsoft verwerken de inhoud van berichten om zoek- en AI-functies aan te sturen; de versleutelde architectuur van Proton Mail zorgt ervoor dat uw zakelijke communicatie uitsluitend voor uw ogen bestemd is. Proton Calendar is inbegrepen, zodat uw afspraakgegevens — inclusief vergadertitels en gastenlijsten — ook privé blijven, en voor planning is geen afzonderlijke app of extra login vereist.

3. For project and task management: Trello

Trello vereenvoudigt het bijhouden van taken tot de essentie zonder aan bruikbaarheid in te boeten: het beheren van borden en taakkaarten die van ‘te doen’ naar ‘voltooid’ gaan, met vrijwel geen leercurve voor nieuwe teamleden. Wanneer we het later over geconsolideerde platforms hebben, houd er dan rekening mee dat dit een tool is die de meeste platforms niet vervangen — dus het is de moeite waard om deze als een aparte post in uw stack op te nemen.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom is voor veel bedrijven misschien de standaardkeuze voor videoconferenties, maar het is verre van de meest privacyvriendelijke optie. De AI Companion-functie verwerkt gespreksinhoud — inclusief commercieel gevoelige informatie — om samenvattingen en transcripties te genereren. De standaard end-to-end versleuteling van Proton Meet zorgt ervoor dat wat tijdens een gesprek wordt besproken, uitsluitend tussen de deelnemers van dat gesprek blijft. Gasten nemen deel via een link zonder account nodig te hebben, en het gratis abonnement dekt gesprekken van één uur met maximaal 50 deelnemers.

5. For visual collaboration: Miro

Miro is in wezen een digitaal whiteboard, maar het oneindige canvas biedt verspreide teams een gedeelde ruimte voor planning, brainstormen en workshops die geen enkel fysiek whiteboard — of zelfs discussiedraad of document — kan evenaren. Miro zit boordevol functies waardoor het tijd kost om alles onder de knie te krijgen, maar aan de slag gaan duurt slechts enkele minuten: dankzij sjablonen voor retrospectieven en roadmapsessies hoeven nieuwe teams niet vanaf een leeg canvas te beginnen.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive biedt zakelijke cloudopslag die zich kan meten met Google Drive en Dropbox wat betreft gedetailleerde machtigingen per bestand en versiegeschiedenis. Waarin het zich echt onderscheidt, is wat er gebeurt bij een datalek. Google en Dropbox hebben toegang nodig tot uw bestandsinhoud om deze te indexeren voor zoekopdrachten en AI-functies aan te sturen; dat betekent dat zij de sleutels in handen hebben van uw contracten, financiële gegevens en productroadmaps, en een beveiligingslek bij hen zou die inhoud direct kunnen blootstellen. Proton Drive is standaard end-to-end versleuteld met een zero-access architectuur: Proton kan uw bestanden niet ontsleutelen, en dus kan niemand dat die inbreekt op de servers.

Proton Drive dekt ook documentsamenwerking, aangezien Proton Docs en Proton Sheets bij elk Proton Drive-abonnement zijn inbegrepen. Docs en Sheets bieden dezelfde kernfunctionaliteit als de documenttools van Google en Microsoft (realtime samen bewerken, opmerkingen en versiegeschiedenis), met daarbovenop end-to-end versleuteling. Zo krijgen uw contracten, concepten en financiële modellen dezelfde bescherming als al het andere in uw stack.

7. Voor een kennisbank: Notion

Veel bedrijven — vooral degene die snel groeien — worstelen met de chaos van ongeorganiseerde interne documentatie. Notion centraliseert interne documentatie, wiki’s en referentiemateriaal in één doorzoekbare ruimte, waardoor het aantal verspreide, verouderde kopieën dat om aandacht strijdt, wordt verminderd. Bovendien is het flexibel genoeg om te fungeren als een lichte tool voor projectopvolging als uw team geen specifiek hulpmiddel zoals Trello nodig heeft.

Maar als uw team vertrouwelijke klantbestanden, strategiedocumenten, productplannen of intellectueel eigendom van het bedrijf in de cloud opslaat, raden we aan een veiliger Notion-alternatief te gebruiken, zoals Proton Drive.

De verborgen kosten van een onsamenhangende samenwerkingsstack

Stel dat u vanaf nul begint en besluit om voor de zeven aanbevolen tools te kiezen. Zo zal uw samenwerkingsstack eruitzien (merk op dat er slechts zeven rijen zijn, aangezien Drive zowel Docs als Sheets bevat) — en het ziet er behoorlijk solide uit.

Als al deze tools echter afzonderlijk worden gebruikt en niet op één platform zijn geconsolideerd, stelt u zich bloot aan drie grote problemen.

1. The hidden subscription bill

Afzonderlijk lijken de tools in onze stack van zeven tools niet zo veel te kosten. Als u al die abonnementen echter bij elkaar optelt, betaalt een team van 25 personen (op het moment van schrijven) al snel ongeveer $ 15.900 per jaar. En uw team gebruikt waarschijnlijk niet eens elke licentie.

Het is eenvoudig het overzicht te verliezen over wat u uitgeeft aan een verzameling losstaande tools voor teamsamenwerking. U weet dat ze automatisch worden verlengd, maar aarzelt om de tool op te zeggen waarvan u vermoedt dat niemand hem gebruikt, omdat u dan de inloggegevens moet opzoeken. Of u maakt zich zorgen dat iemand in uw team deze wellicht nodig heeft. (Waarom zou u hem anders hebben?)

2. The cost of insecurity

Niet-gekoppelde tools vergroten uw aanvalsoppervlak, waarbij elk oppervlak een potentiële misconfiguratie kan bevatten. Op de lange termijn kan dat u duur komen te staan. Onderzoek van Proton toont aan dat 25% van het mkb vorig jaar te maken had met een datalek, en 57% van de getroffen mkb-bedrijven tussen $ 10.000 en $ 100.000 verloor.

3. The burden of admin

Tijd is geld, en bij het gebruik van meerdere tools bent u aan beide veel kwijt. Denk aan alle tijd die verloren gaat aan het toevoegen en intrekken van rechten in zeven verschillende tools (ervan uitgaande dat u eraan denkt), het afstemmen van zeven afzonderlijke facturen, of het uitzoeken of er eigenlijk wel iemand gebruikmaakt van die Miro-licentie waar u al sinds maart voor betaalt. Al deze kosten zijn misschien niet zichtbaar op één factuur, maar ze zijn er wel.

Wat een geconsolideerde samenwerkingsstack u oplevert

Het antwoord op het verlagen van de kosten en verspilling van een gefragmenteerde stack is niet betere tools, en het is al helemaal niet meer tools. Het antwoord is een platform voor teamsamenwerking dat zoveel mogelijk functies overneemt die uw losstaande tools nu vervullen, en tegelijkertijd een veilige en eenvoudig te beheren basis biedt voor alle andere tools die u nodig hebt.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Eén factuur, één verlengingsdatum, met één eigenaar. Geen automatische kosten voor ongebruikte tools
2. Eén beheerdersdashboard om onboarding, offboarding en toegangsrechten te beheren. (Geen externe medewerkers die maanden na afronding van een project nog in uw Dropbox rondhangen)
3. Eén beveiligingsmodel, met één rechtensysteem om te beheren, geen hiaten tussen tools en geen risico op misconfiguraties verspreid over zeven tools
4. Eén audittrail waarmee u op één plek kunt zien wie wanneer waar toegang toe had (en bewijs kunt leveren wanneer investeerders of toezichthouders daarom vragen)

Een geconsolideerde, versleutelde stack bespaart u niet alleen kosten voor abonnementen en beveiligingsincidenten. Het geeft uw klanten het signaal dat u hun gegevens uiterst serieus behandelt. Het laat investeerders zien dat uw bedrijfsvoering onder controle is.

Het platform om uw stack te consolideren: Proton Workspace

Met ons digitale werkruimteplatform voor bedrijven, Proton Workspace, krijgt u alle genoemde Proton-producten en -functies op één platform: Mail (inclusief Agenda), Meet en Drive (inclusief Docs en Sheets).

In plaats van deze producten als afzonderlijke abonnementen te gebruiken, elk met een eigen beheerderspaneel en een eigen factuur, krijgt u ze allemaal onder één account en één beveiligingsmodel.

• De abonnementsbesparing: Mail, Meet en Drive aanschaffen als afzonderlijke abonnementen kost meer dan ze gecombineerd afnemen, omdat elk product een eigen basistarief hanteert bovenop de prijs per licentie. Proton Workspace consolideert ze allemaal tot één enkele factuurpost. Proton Workspace vervangt Slack, Trello of Miro niet (u hebt nog steeds aparte tools nodig voor chat, projectbeheer en visuele samenwerking), maar op de tools die het wel vervangt, is de besparing aanzienlijk.
• Minder beheerlast: in plaats van drie dashboards hebt u er één. In plaats van drie facturen op drie verschillende verlengingsdatums, één. U kunt precies zien wie wat gebruikt, dus u betaalt niet langer voor licenties die sinds maart door niemand zijn aangeraakt. En wanneer iemand in dienst treedt of vertrekt, betekent onboarding en offboarding één handeling per gebruiker in plaats van drie. (En geen externe krachten meer die toegang houden tot mappen die hen niets meer aangaan.)
• De veilige basis: u legt een veilige basis voor samenwerking. Proton Workspace is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de GDPR en HIPAA. Al zijn diensten beschermen uw gegevens met end-to-end versleuteling en onder de Zwitserse wetgeving. Zelfs Proton heeft geen toegang tot uw bestanden.

Daarnaast krijgt u extra inbegrepen producten: abonnees van Workspace Standard krijgen een inbegrepen zakelijke VPN en wachtwoordbeheerder voor teams; Premium-abonnees krijgen deze producten plus Lumo, onze zakelijke AI-assistent.

Het migreren van uw e-mail en agenda naar Proton is eenvoudig: de Easy Switch-tool van Proton importeert uw bestaande e-mails, contactpersonen en agenda’s automatisch (inclusief vanuit Gmail).

Weinig mkb-bedrijven hebben hun samenwerkingsstack meteen vanaf het begin goed op orde. Het juiste platform voor teamsamenwerking is het platform dat uw team daadwerkelijk gebruikt, uw beheerder onder controle heeft en uw financiële afdeling op één factuur terugvindt.