ซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม: 7 เครื่องมือที่จะไม่ทำให้คุณเสียเงินโดยเปล่าประโยชน์

ธุรกิจส่วนใหญ่สร้างชุดซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมด้วยวิธีเดียวกัน นั่นคือการเพิ่มทีละเครื่องมือตามความต้องการที่เกิดขึ้น เมื่อเพิ่งเริ่มต้น วิธีนี้อาจดูสมเหตุสมผล

แต่มีข้อเสียอยู่ การจัดการกับความท้าทายในการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันเป็นทีมด้วยวิธีนี้ จะลงเอยด้วยชุดเครื่องมือที่ปะติดปะต่อกันอย่างไร้ทิศทางเหมือนสัตว์ประหลาดของแฟรงเกนสไตน์

แม้ว่าเครื่องมือแต่ละชิ้นจะดี แต่การที่เครื่องมือไม่เชื่อมต่อกันจะก่อให้เกิดปัญหา ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกเกินกว่าจะติดตามได้ ไม่แน่ใจว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลอะไรได้บ้าง และต้องจมอยู่กับงานของผู้ดูแลระบบ

นี่คือคู่มือสำหรับการเลือกเส้นทางอื่น นั่นคือการสร้างชุดเครื่องมือทำงานร่วมกันเป็นทีมที่มีเครื่องมือจำเป็นรวมอยู่ในที่เดียวและมีความครอบคลุมมากที่สุดเพื่อช่วยประหยัดเงินและเวลา

7 เครื่องมือทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ชุดเครื่องมือควรมี

ชุดเครื่องมือทำงานร่วมกันเป็นทีมทุกชุดจำเป็นต้องครอบคลุมการทำงานพื้นฐานแบบเดียวกัน ได้แก่ แชต อีเมล วิดีโอ เอกสาร พื้นที่จัดเก็บ และการจัดการโครงการ นอกจากนี้ยังควรเพิ่มเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันด้วยภาพและฐานความรู้เข้าไปด้วย

นี่คือเครื่องมือทั้งเจ็ดที่ตอบโจทย์ความต้องการทั้งหมด พร้อมทั้งปกป้องการรักษาความลับของข้อมูล

1. For team chat: Slack

Slack เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการแชตในทีม โดยเปลี่ยนบทสนทนาให้เป็นช่องที่จัดระเบียบและค้นหาได้ ซึ่งตั้งค่าตามโครงการ ทีม หรือหัวข้อ แทนที่จะเป็นเธรดอีเมลที่ยาวและกระจัดกระจาย ฟีเจอร์ Huddle ด้วยเสียงและวิดีโอช่วยให้ทุกคนเริ่มการโทรแบบด่วนได้โดยไม่ต้องออกจากแอป และการแชร์ไฟล์ยังช่วยรักษาบริบทของบทสนทนาไว้ Slack มีโครงสร้างทั้งหมดที่ทีมขนาดเล็กต้องการ และขยายขนาดได้ตามจำนวนพนักงาน จึงเข้ากับชุดเครื่องมือที่เติบโตขึ้นได้อย่างราบรื่นผ่านคลังการผสานรวมที่เชื่อมต่อเครื่องมืออื่นๆ ได้หลายร้อยรายการ

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail มอบฟังก์ชันการทำงานของ อีเมลธุรกิจ ที่จำเป็นทั้งหมดเทียบเท่ากับ Gmail หรือ Outlook พร้อมข้อได้เปรียบเพิ่มเติมของ การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง ทั้งนี้ Google และ Microsoft มีการประมวลผลเนื้อหาข้อความเพื่อขับเคลื่อนคุณสมบัติการค้นหาและ AI แต่สถาปัตยกรรมที่เข้ารหัสของ Proton Mail ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการสื่อสารทางธุรกิจจะมีเพียงคุณเท่านั้นที่เห็นได้ นอกจากนี้ยังมี Proton Calendar รวมอยู่ด้วย รายละเอียดกิจกรรม เช่น ชื่อการประชุมและรายชื่อผู้เข้าร่วม จึงยังคงเป็นส่วนตัวเสมอ และการจัดตารางเวลาไม่จำเป็นต้องใช้แอปแยกต่างหากหรือการเข้าสู่ระบบเพิ่มเติม

3. For project and task management: Trello

Trello ช่วยให้การติดตามงานง่ายขึ้นจนเหลือเพียงสิ่งจำเป็นพื้นฐานโดยไม่ลดทอนประโยชน์ใช้สอย ด้วยการจัดการบอร์ดและการ์ดงานที่ย้ายจากรายการสิ่งที่ต้องทำไปยังรายการที่ทำเสร็จแล้ว โดยแทบไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้สำหรับสมาชิกทีมใหม่ เมื่อพูดถึงแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ในภายหลัง โปรดทราบว่านี่เป็นเครื่องมือที่แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ไม่สามารถแทนที่ได้ จึงคุ้มค่าที่จะตั้งงบประมาณไว้เป็นรายการแยกต่างหากในชุดเครื่องมือ

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom อาจเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับ การประชุมผ่านวิดีโอ สำหรับหลายธุรกิจ แต่นี่ไม่ใช่ตัวเลือกที่มีความเป็นส่วนตัวที่สุด เพราะคุณสมบัติ AI Companion มีการประมวลผลเนื้อหาการโทร รวมถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทางการค้า เพื่อสร้างบทสรุปและถอดเสียง ในทางกลับกัน การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางตามค่าเริ่มต้นของ Proton Meet ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสิ่งที่พูดในการโทรจะอยู่ระหว่างผู้เข้าร่วมการโทรเท่านั้น ผู้เข้าร่วมภายนอกสามารถเข้าร่วมได้ผ่านลิงก์โดยไม่ต้องมีบัญชี และระดับการใช้งานฟรีรองรับการโทรหนึ่งชั่วโมงโดยมีผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 50 คน

5. For visual collaboration: Miro

Miro เป็นไวท์บอร์ดดิจิทัล แต่ผืนผ้าใบแบบไร้ขอบเขตช่วยให้ทีมที่ทำงานจากระยะไกลมีพื้นที่ส่วนกลางในการวางแผน ระดมความคิด และจัดเวิร์กช็อป ซึ่งไม่มีไวท์บอร์ด เธรดการแชต หรือเอกสารใดเทียบเคียงได้ Miro อัดแน่นไปด้วยคุณสมบัติมากมายที่อาจต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ทั้งหมด แต่การเริ่มต้นใช้งานใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ด้วยเทมเพลตสำหรับเซสชันการทบทวนงานและการจัดทำแผนงาน ทำให้ทีมใหม่ไม่ต้องเริ่มต้นจากหน้าว่าง

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive มอบ พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับธุรกิจ ที่เทียบเท่ากับ Google Drive และ Dropbox ในเรื่องสิทธิ์ระดับไฟล์อย่างละเอียดและประวัติเวอร์ชัน แต่จุดเด่นที่เหนือกว่าคือสิ่งที่เกิดขึ้นหากเกิดการละเมิดข้อมูล Google และ Dropbox จำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาไฟล์เพื่อทำดัชนีสำหรับการค้นหาและขับเคลื่อนคุณสมบัติ AI ซึ่งหมายความว่าผู้ให้บริการเหล่านี้ถือกุญแจสำหรับสัญญา บันทึกทางการเงิน และแผนงานผลิตภัณฑ์ และการละเมิดข้อมูลจากฝั่งผู้ให้บริการอาจทำให้เนื้อหาเหล่านั้นรั่วไหลโดยตรง แต่ Proton Drive มีการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางตามค่าเริ่มต้นด้วยสถาปัตยกรรมแบบ Zero-Access โดย Proton ไม่สามารถถอดรหัสไฟล์ได้ และผู้ที่เจาะเข้าระบบเซิร์ฟเวอร์ก็ไม่สามารถถอดรหัสได้เช่นกัน

นอกจากนี้ Proton Drive ยังครอบคลุมการทำงานร่วมกันบนเอกสาร เนื่องจาก Proton Docs และ Proton Sheets รวมอยู่ในทุกแผนของ Proton Drive ทั้งนี้ Docs และ Sheets มีฟังก์ชันการทำงานหลักเทียบเท่ากับเครื่องมือจัดการเอกสารของ Google และ Microsoft (การร่วมแก้ไขแบบเรียลไทม์ ความคิดเห็น และประวัติเวอร์ชัน) พร้อมทั้งเพิ่มการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสัญญา ฉบับร่าง และแบบจำลองทางการเงินจะได้รับการปกป้องเช่นเดียวกับส่วนอื่นๆ ในชุดเครื่องมือ

7. สำหรับฐานความรู้: Notion

ธุรกิจจำนวนมาก โดยเฉพาะธุรกิจที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว ต้องเผชิญกับความวุ่นวายจาก เอกสารภายใน ที่ไม่เป็นระเบียบ Notion ช่วยรวมเอกสารภายใน วิกิ และเอกสารอ้างอิงไว้ในพื้นที่เดียวที่สามารถค้นหาได้ ช่วยลดสำเนาเอกสารที่กระจัดกระจายและล้าสมัย นอกจากนี้ยังมีความยืดหยุ่นพอที่จะใช้เป็นเครื่องมือติดตามโครงการอย่างง่าย หากทีมไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือเฉพาะทางอย่าง Trello

แต่หากทีมจัดเก็บไฟล์ลูกค้าที่เป็นความลับ เอกสารกลยุทธ์ แผนผลิตภัณฑ์ หรือ IP ของบริษัทไว้บนคลาวด์ ขอแนะนำให้ใช้ ทางเลือกอื่นแทน Notion ที่มีความปลอดภัยมากกว่า เช่น Proton Drive

ต้นทุนแฝงของชุดเครื่องมือทำงานร่วมกันที่ไม่เชื่อมต่อกัน

สมมติว่ากำลังเริ่มต้นใหม่และตัดสินใจเลือกใช้เครื่องมือทั้งเจ็ดรายการตามที่แนะนำ นี่คือลักษณะของชุดเครื่องมือทำงานร่วมกัน (โปรดสังเกตว่ามีเพียงเจ็ดแถว เนื่องจาก Drive รวมทั้ง Docs และ Sheets ไว้แล้ว) ซึ่งถือว่าครอบคลุมเป็นอย่างดี

อย่างไรก็ตาม หากเครื่องมือเหล่านี้ทำงานแยกกันโดยไม่ได้รวมอยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียว อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่สามประการ

1. The hidden subscription bill

เมื่อดูเป็นรายชิ้น เครื่องมือในชุดเครื่องมือทั้งเจ็ดรายการนี้อาจดูเหมือนมีค่าใช้จ่ายไม่มากนัก แต่เมื่อรวมค่าสมัครสมาชิกเหล่านั้นเข้าด้วยกัน (ณ เวลาที่เขียนบทความนี้) ทีมที่มีพนักงาน 25 คนจะมีค่าใช้จ่ายประมาณ $15,900 ต่อปี และทีมอาจไม่ได้ใช้งานสิทธิ์ผู้ใช้ทั้งหมดด้วยซ้ำ

เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมตรวจสอบค่าใช้จ่ายสำหรับชุดเครื่องมือทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ไม่เชื่อมต่อกัน แม้จะทราบว่ามีการต่ออายุโดยอัตโนมัติ แต่อาจลังเลที่จะยกเลิกเครื่องมือที่สงสัยว่าไม่มีใครใช้ เพราะนั่นหมายถึงต้องค้นหารายละเอียดการเข้าสู่ระบบ หรืออาจกังวลว่าอาจมีใครในทีมจำเป็นต้องใช้ (ไม่อย่างนั้นจะมีไว้ทำไม)

2. The cost of insecurity

เครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกันจะเพิ่มช่องโหว่ในการถูกโจมตี โดยแต่ละจุดอาจเกิดการกำหนดค่าที่ไม่ถูกต้องได้ และในระยะยาวอาจสร้างความเสียหายอย่างมาก ผลการวิจัยของ Proton แสดงให้เห็นว่า 25% ของธุรกิจ SMB ประสบปัญหาการละเมิดข้อมูลในปีที่ผ่านมา และ 57% ของ ธุรกิจ SMB ที่ถูกละเมิดข้อมูล สูญเสียเงินระหว่าง $10,000–$100,000

3. The burden of admin

เวลาคือเงิน และการมีเครื่องมือหลายชิ้นทำให้ต้องเสียทั้งสองอย่างไปเป็นจำนวนมาก ลองนึกถึงเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับการเพิ่มและยกเลิกสิทธิ์ในเครื่องมือเจ็ดตัว (หากไม่ลืม) หรือการตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้เจ็ดใบที่แยกกัน หรือการพยายามดูว่ามีใครใช้สิทธิ์ผู้ใช้ Miro ที่จ่ายเงินมาตั้งแต่เดือนมีนาคมจริงๆ หรือไม่ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้อาจไม่แสดงอยู่ในใบแจ้งหนี้ใบเดียว แต่เกิดขึ้นจริง

ประโยชน์ที่ได้รับจากชุดเครื่องมือทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์

คำตอบในการลดต้นทุนและความสูญเปล่าของชุดเครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกันไม่ใช่เครื่องมือที่ดีกว่า และไม่ใช่เครื่องมือที่ มากขึ้น อย่างแน่นอน แต่คำตอบคือแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานส่วนใหญ่ของเครื่องมือที่แยกจากกัน พร้อมทั้งเป็นรากฐานที่ปลอดภัยและจัดการได้ง่ายสำหรับเครื่องมืออื่นๆ ที่จำเป็นต้องใช้

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. บิลเดียว วันที่ต่ออายุวันเดียว โดยมีผู้รับผิดชอบคนเดียว ไม่มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติสำหรับเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้งาน
2. หน้าหลักของระบบสำหรับผู้ดูแลระบบเพียงแห่งเดียว เพื่อควบคุม การรับพนักงานใหม่, การลาออก และสิทธิ์การเข้าถึง (ไม่มีผู้รับเหมาตกค้างอยู่ใน Dropbox เป็นเวลาหลายเดือนหลังจากโครงการเสร็จสิ้น)
3. รูปแบบความปลอดภัยเดียว พร้อมระบบการให้สิทธิ์ระบบเดียวที่ดูแลจัดการได้ โดยไม่มีช่องว่างระหว่างเครื่องมือ และไม่มีความเสี่ยงจากการกำหนดค่าผิดพลาดในเครื่องมือเจ็ดตัว
4. เส้นทางการตรวจสอบเดียว เพื่อดูว่าใครเข้าถึงข้อมูลใด เมื่อใด ทั้งหมดได้ในที่เดียว (และแสดงเป็นหลักฐานได้เมื่อนักลงทุนหรือหน่วยงานกำกับดูแลต้องการตรวจสอบ)

ชุดเครื่องมือที่รวมศูนย์และเข้ารหัสไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดค่าสมัครสมาชิกและลดปัญหาด้านความปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังส่งสัญญาณไปยังลูกค้าว่ามีการจัดการข้อมูลอย่างจริงจัง และทำให้นักลงทุนมั่นใจว่าการดำเนินงานอยู่ภายใต้การควบคุม

แพลตฟอร์มสำหรับรวมศูนย์ชุดเครื่องมือ: Proton Workspace

ด้วย Proton Workspace แพลตฟอร์มพื้นที่ทำงาน ดิจิทัลสำหรับธุรกิจ จะได้รับผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติทั้งหมดของ Proton ที่ได้กล่าวถึงไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ได้แก่ Mail (รวมถึง Calendar), Meet และ Drive (รวมถึง Docs และ Sheets)

แทนที่จะใช้งานผลิตภัณฑ์เหล่านั้นแยกตามการสมัครสมาชิกแต่ละรายการ ซึ่งมีแผงผู้ดูแลระบบและบิลแยกกัน จะได้รับทุกอย่างรวมอยู่ภายใต้บัญชีเดียวและรูปแบบความปลอดภัยเดียว

• การประหยัดค่าสมัครสมาชิก: การซื้อ Mail, Meet และ Drive แยกเป็นการสมัครสมาชิกแต่ละรายการจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการซื้อรวมกัน เนื่องจากแต่ละบริการจะมีค่าธรรมเนียมพื้นฐานบวกเพิ่มจากราคาต่อสิทธิ์ผู้ใช้ แต่ Proton Workspace จะรวมบริการทั้งหมดไว้เป็นรายการเดียว ทั้งนี้ Proton Workspace ไม่ได้เข้ามาแทนที่ Slack, Trello หรือ Miro (ยังคงต้องใช้เครื่องมือแยกต่างหากสำหรับการแชต การจัดการโครงการ และการทำงานร่วมกันด้วยภาพ) แต่สำหรับเครื่องมือที่สามารถทดแทนได้ จริง จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างแท้จริง
• ลดภาระของผู้ดูแลระบบ: แทนที่จะมีหน้าหลักของระบบสามแห่ง ก็จะมีเพียงแห่งเดียว แทนที่จะมีใบแจ้งหนี้สามใบในวันที่ต่ออายุสามวันที่ ก็จะมีเพียงใบเดียว สามารถดูได้ชัดเจนว่าใครกำลังใช้งานอะไรอยู่ จึงไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับสิทธิ์ผู้ใช้ที่ไม่มีใครแตะต้องมาตั้งแต่เดือนมีนาคมอีกต่อไป และเมื่อมีคนเข้าทำงานหรือลาออก การรับพนักงานใหม่ และ การลาออก จะทำเพียงขั้นตอนเดียวต่อผู้ใช้หนึ่งคน ไม่ใช่สามขั้นตอน (และไม่มีผู้รับเหมาที่ยังคงเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของตนอีกต่อไป)
• รากฐานความปลอดภัย: สร้างรากฐานที่ปลอดภัยสำหรับการทำงานร่วมกัน โดย Proton Workspace ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 และเป็นไปตามข้อกำหนด GDPR และ HIPAA อีกทั้งบริการทั้งหมดจะปกป้องข้อมูลด้วย การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง และ เขตอำนาจศาลของสวิตเซอร์แลนด์ แม้แต่ Proton เองก็ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้

นอกจากนี้ ยังได้รับผลิตภัณฑ์เสริมรวมอยู่ในชุด: ผู้สมัครใช้บริการ Workspace Standard จะได้รับ VPN สำหรับธุรกิจ และ โปรแกรมจัดการรหัสผ่านสำหรับทีม รวมอยู่ด้วย ส่วนผู้สมัครใช้บริการระดับ Premium จะได้รับสิ่งเหล่านี้ พร้อมด้วย Lumo ซึ่งเป็น ผู้ช่วย AI สำหรับธุรกิจ

การย้ายข้อมูลอีเมลและปฏิทินมายัง Proton ทำได้อย่างง่ายดาย โดยเครื่องมือ Easy Switch ของ Proton จะนำเข้าอีเมล รายชื่อผู้ติดต่อ และปฏิทินที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ (รวมถึงจาก Gmail)

มีธุรกิจ SMB เพียงไม่กี่แห่งที่เลือกชุดเครื่องมือทำงานร่วมกันได้อย่างเหมาะสมตั้งแต่ครั้งแรก โดย แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นทีม ที่เหมาะสม คือแพลตฟอร์มที่ทีมใช้งานจริง ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมได้ และทีมการเงินตรวจสอบได้ในใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียว