De flesta företag bygger sin uppsättning av mjukvara för teamsamarbete på samma sätt: ett verktyg i taget, och tillgodoser behoven allteftersom de uppstår. När du precis har startat verkar detta vara ett rimligt tillvägagångssätt.
Men det finns en hake. Att ta sig an utmaningen att möjliggöra teamsamarbete på det här sättet leder till att du får ett Frankensteins monster till verktygsuppsättning, helt bestående av delar som har fogats samman oorganiskt.
Även om delarna är bra orsakar bristen på sammankoppling problem. Du betalar fler prenumerationsavgifter än du kan hålla reda på. Du är inte säker på vem som har åtkomst till vad. Och du drunknar i adminarbete.
Det här är en guide till att välja den alternativa vägen: att bygga en samarbetsuppsättning som har de viktigaste verktygen på ett och samma ställe och är så samlad som möjligt för att spara både pengar och tid.
7 verktyg för teamsamarbete som din verktygsuppsättning behöver
Varje uppsättning för teamsamarbete behöver täcka samma områden: chatt, e-post, video, dokument, lagringsutrymme och projekthantering. Det är också värt att lägga till visuellt samarbete och en kunskapsbas på den listan.
Här är de sju verktyg du behöver för att täcka allt du behöver samtidigt som du skyddar dina datas konfidentialitet.
1. For team chat: Slack
Slack är standardvalet för teamchatt. Det förvandlar konversationer till organiserade, sökbara kanaler – uppdelade efter projekt, team eller ämne – i stället för långa, utspridda e-posttrådar. Röst- och videohuddles låter vem som helst starta ett snabbt samtal utan att lämna appen, och fildelning håller kontexten knuten till konversationen. Slack ger all den struktur ett litet team behöver och skalar med ditt antal medarbetare, samtidigt som det smidigt passar in i din växande uppsättning via ett integrationsbibliotek som ansluter till hundratals andra verktyg.
2. For business email and calendar: Proton Mail
Proton Mail ger dig all samma viktiga funktioner för företags-e-post som Gmail eller Outlook, med den extra bonusen av end-to-end-kryptering. Google och Microsoft behandlar meddelandeinnehåll för att driva sök- och AI-funktioner; Proton Mails krypterade arkitektur säkerställer att din företagskommunikation endast är för dina ögon. Proton Calendar ingår i paketet, så dina händelsedetaljer – inklusive mötestitlar och gästlistor – förblir också privata, och schemaläggning kräver ingen separat app eller ytterligare inloggning.
3. For project and task management: Trello
Trello förenklar uppföljning av uppgifter till dess absoluta grunder utan att offra funktionalitet: hantering av tavlor och uppgiftskort som flyttas från att göra till klart, med nästintill obefintlig inlärningskurva för nya teammedlemmar. När vi pratar om samlade plattformar senare, tänk på att detta är ett verktyg de flesta plattformar inte ersätter – så det är värt att budgetera för som en egen post i din verktygsuppsättning.
4. For video conferencing: Proton Meet
Zoom må vara förstahandsvalet för videokonferenser för många företag, men det är långt ifrån det mest privata alternativet. Dess AI Companion-funktion behandlar samtalsinnehåll – inklusive kommersiellt känslig information – för att generera sammanfattningar och transkriptioner. Proton Meets automatiska end-to-end-kryptering säkerställer att det som sägs under ett samtal stannar mellan personerna i samtalet. Gäster ansluter via en länk utan något konto, och gratisversionen täcker en timmes samtal med upp till 50 deltagare.
5. For visual collaboration: Miro
Miro är i grunden en digital whiteboard, men dess oändliga arbetsyta ger distribuerade team ett delat utrymme för planering, brainstorming och workshops som ingen whiteboard – eller ens en chatt-tråd eller ett dokument – kan återskapa. Miro innehåller tillräckligt med funktioner för att det ska ta tid att bemästra allt, men att komma igång tar bara några minuter: mallar för retrospektiver och planeringssessioner innebär att nya team inte behöver börja från en tom arbetsyta.
6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive
Proton Drive erbjuder molnlagring för företag som matchar Google Drive och Dropbox när det gäller detaljerade behörigheter per fil och versionshistorik. Där det drar ifrån är vad som händer om ett dataintrång inträffar. Google och Dropbox behöver åtkomst till ditt filinnehåll för att indexera det för sökning och driva AI-funktioner; det innebär att de har nycklarna till dina avtal, finansiella poster och produktplaner, och ett intrång hos dem skulle kunna exponera det innehållet direkt. Proton Drive är som standard end-to-end-krypterad med nollkunskapsarkitektur: Proton kan inte avkryptera dina filer, och det kan inte heller någon som gör intrång på servrarna.
Proton Drive täcker även dokumentsamarbete, eftersom Proton Docs och Proton Sheets ingår i varje Proton Drive-paket. Docs och Sheets täcker samma kärnfunktionalitet som Googles och Microsofts dokumentverktyg (samredigering i realtid, kommentarer och versionshistorik), samtidigt som de lägger till end-to-end-kryptering, vilket säkerställer att dina avtal, utkast och finansiella modeller får samma skydd som allt annat i din uppsättning.
7. För en kunskapsbas: Notion
Många företag – särskilt de som skalar snabbt – kämpar med det kaos som uppstår med oorganiserad intern dokumentation. Notion centraliserar intern dokumentation, wikis och referensmaterial på en sökbar plats, vilket minskar antalet spridda, inaktuella kopior som konkurrerar om uppmärksamheten. Dessutom är det tillräckligt flexibelt för att även fungera som lättare projektuppföljning om ditt team inte behöver ett dedikerat verktyg som Trello.
Men om ditt team lagrar konfidentiella kundfiler, strategidokument, produktplaner eller företagets immateriella rättigheter i molnet rekommenderar vi att du använder ett säkrare Notion-alternativ såsom Proton Drive.
Den dolda kostnaden för en osammanhängande samarbetsuppsättning
Låt oss säga att du börjar från grunden och väljer att satsa på de sju verktyg vi rekommenderar. Så här kommer din samarbetsuppsättning att se ut (notera att det bara finns sju rader, eftersom Drive innehåller både Docs och Sheets) – och det ser ganska stabilt ut.
Plattform | Bäst för | Priser | Huvudfunktion |
| Slack | Teamchatt | Gratis; Pro från 7,25 USD/användare/månad (årsbasis) | Kanaler, huddles, omfattande integrationsbibliotek |
| Proton Mail | Företags-e-post | Mail Essentials (inkluderar Proton Calendar) 6,99 USD/användare/månad (årsbasis) | Delad domän, krypterad kalender och inbyggda kontakter |
| Proton Meet | Videokonferenser | Meet Professional 7,99 USD/användare/månad (årsbasis) | Länkbaserad gäståtkomst, ingen nedladdning krävs |
| Proton Drive | Molnlagring och dokumentsamarbete | Drive Professional (inkluderar även Proton Sheets) 7,99 USD/användare per månad (årsbasis) | Detaljerade behörigheter per fil, samredigering i realtid, versionshistorik |
| Trello | Projekt- och uppgiftshantering | Gratis; Standard från 5 USD/användare/mån (årsbasis) | Tavlor, kort, automatiseringsregler |
| Miro | Visuellt samarbete | Gratis; Starter från 8 USD/användare/mån (årsbasis) | Oändlig arbetsyta, mallar för återkommande sessioner |
| Notion | Kunskapsbas | Gratis; Plus från 10 USD/användare/mån (årsbasis) | Sidor, databaser, wikis |
Men om alla dessa verktyg körs var för sig och inte är samlade under en plattform öppnar du upp för tre stora problem.
1. The hidden subscription bill
Var för sig verkar inte verktygen i vår uppsättning med sju verktyg kosta så mycket. Men lägger du ihop dessa prenumerationer kommer ett team på 25 personer (vid tidpunkten för detta skrivande) upp i en räkning på cirka 15 900 USD per år. Och ditt team använder förmodligen inte ens alla användarplatser.
Det är lätt att tappa överblicken över vad du lägger på en rad fristående verktyg för teamsamarbete. Du vet att de förnyas automatiskt, men du drar dig för att säga upp den tjänst du misstänker att ingen använder eftersom det innebär att du måste leta fram inloggningsuppgifterna. Eller så är du orolig för att någon i ditt team kanske behöver den. (Varför skulle du annars ha den?)
2. The cost of insecurity
Fristående verktyg mångdubblar din attackyta, där varje yta är en potentiell felkonfiguration som bara väntar på att hända. I det långa loppet kan det kosta dig dyrt. Forskning från Proton visar att 25 % av små och medelstora företag drabbades av ett dataintrång förra året, och 57 % av de drabbade företagen förlorade mellan 10 000–100 000 USD.
3. The burden of admin
Tid är pengar, och flera olika verktyg kräver att du lägger mycket av båda. Tänk på all tid som går åt till att lägga till och återkalla behörigheter i sju verktyg (förutsatt att du kommer ihåg det), stämma av sju separata fakturor eller försöka ta reda på om någon faktiskt använder den där Miro-användarplatsen du har betalat för sedan i mars. Alla dessa kostnader kanske inte syns på en och samma faktura. Men de finns där.
Vad en samlad samarbetsuppsättning ger dig
Lösningen för att minska kostnaderna och spillet med en fragmenterad uppsättning är inte bättre verktyg, och det är definitivt inte fler verktyg. Lösningen är en plattform för teamsamarbete som täcker så många funktioner som möjligt av dem dina fristående verktyg för närvarande fyller, samtidigt som den ger dig en säker och lättadministrerad grund för alla andra verktyg du behöver.
Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:
- En faktura, ett förnyelsedatum, med en ägare. Inga automatiska avgifter för oanvända verktyg
- En adminpanel för att styra onboarding, offboarding och behörigheter. (Inga konsulter som hänger kvar i din Dropbox månader efter avslutat projekt)
- En säkerhetsmodell, med ett behörighetssystem att administrera, inga glapp mellan verktyg och ingen risk för felkonfigurationer över sju verktyg
- En granskningslogg så att du kan se vem som haft åtkomst till vad och när, allt på ett ställe (och visa bevis när investerare eller tillsynsmyndigheter efterfrågar det)
En samlad, krypterad uppsättning sparar inte bara pengar på prenumerationer och säkerhetsincidenter. Den sänder en signal till dina kunder om att du tar hanteringen av deras data på allvar. Den visar investerare att din verksamhet är under kontroll.
Plattformen för att samla din verktygsuppsättning: Proton Workspace
Med vår digitala arbetsyteplattform för företag, Proton Workspace, får du alla de Proton-produkter och funktioner vi har nämnt på en plattform: Mail (inklusive Calendar), Meet och Drive (inklusive Docs och Sheets).
I stället för att ha dessa produkter som separata prenumerationer, var och en med sin egen adminpanel och sin egen faktura, får du alla under ett konto och en säkerhetsmodell.
- Prenumerationsbesparingen: Att köpa Mail, Meet och Drive som separata prenumerationer kostar mer än att skaffa dem tillsammans, eftersom var och en har sin egen grundavgift utöver ditt pris per användarplats. Proton Workspace samlar i stället alla i en enda post. Proton Workspace ersätter inte Slack, Trello eller Miro (du behöver fortfarande separata verktyg för chatt, projekthantering och visuellt samarbete), men för de verktyg det faktiskt ersätter är besparingen verklig.
- Den administrativa lättnaden: I stället för tre adminpaneler har du en. I stället för tre fakturor på tre olika förnyelsedatum har du en. Du kan se exakt vem som använder vad, så inget mer betalande för användarplatser som ingen har rört sedan mars. Och när någon börjar eller slutar innebär onboarding och offboarding en åtgärd för varje användare, inte tre. (Och inga fler konsulter som behåller åtkomst till mappar som de inte längre har med att göra.)
- Säkerhetsgrunden: Du har etablerat en säker grund för samarbete. Proton Workspace är ISO 27001-certifierat och uppfyller kraven i GDPR och HIPAA. Alla dess tjänster håller dina data skyddade med end-to-end-kryptering och schweizisk jurisdiktion. Inte ens Proton kan få åtkomst till dina filer.
Utöver detta får du extra produkter inkluderade: Workspace Standard-prenumeranter får ett företags-VPN och en lösenordshanterare för team inkluderade; Premium-prenumeranter får dessa, plus Lumo, vår AI-assistent för företag.
Att migrera din e-post och kalender till Proton är enkelt: Protons verktyg Easy Switch importerar dina befintliga e-postmeddelanden, kontakter och kalendrar automatiskt (inklusive från Gmail).
Få små och medelstora företag får till sin samarbetsuppsättning rätt från början. Rätt plattform för teamsamarbete är den som ditt team faktiskt använder, som din admin kontrollerar och som ditt ekonomiteam kan se på en och samma faktura.
