Perangkat lunak kolaborasi tim: 7 alat yang tidak akan membuang-buang uang Anda

Sebagian besar bisnis membangun susunan perangkat lunak kolaborasi tim mereka dengan cara yang sama: satu per satu alat, memenuhi kebutuhan saat muncul. Ketika Anda baru memulai, ini tampak seperti pendekatan yang masuk akal.

Namun ada kendalanya. Menghadapi tantangan untuk mengaktifkan kolaborasi tim dengan cara ini dapat berujung pada susunan alat layaknya monster Frankenstein, yang seluruhnya terbuat dari bagian-bagian yang disatukan secara tidak alami.

Bahkan jika bagian-bagiannya bagus, keterpisahan di antaranya menimbulkan masalah. Anda membayar lebih banyak biaya langganan daripada yang dapat Anda lacak. Anda tidak yakin siapa yang memiliki akses ke apa. Dan Anda kewalahan dengan pekerjaan admin.

Ini adalah panduan untuk mengambil rute alternatif: membangun susunan kolaborasi tim yang memiliki alat-alat penting di satu tempat dan sekonsolidasi mungkin untuk menghemat uang dan waktu Anda.

7 alat kolaborasi tim yang dibutuhkan susunan Anda

Setiap susunan kolaborasi tim perlu mencakup hal yang sama: obrolan, email, video, dokumen, penyimpanan, dan manajemen proyek. Menambahkan kolaborasi visual dan dasar pengetahuan ke dalam daftar tersebut juga patut dipertimbangkan.

Berikut adalah tujuh alat yang Anda butuhkan untuk mencakup segala keperluan Anda sekaligus melindungi kerahasiaan data Anda.

1. For team chat: Slack

Slack adalah pilihan utama untuk obrolan tim. Alat ini mengubah percakapan menjadi kanal-kanal terorganisir dan dapat dicari — disiapkan berdasarkan proyek, tim, atau topik — alih-alih utas email yang panjang dan tersebar. Huddle suara dan video memungkinkan siapa saja memulai panggilan singkat tanpa meninggalkan aplikasi, dan berbagi file menjaga konteks tetap terhubung dengan percakapan. Menyediakan semua struktur yang dibutuhkan tim kecil, Slack menyesuaikan dengan bertambahnya anggota tim Anda, terintegrasi secara mulus ke dalam susunan alat Anda yang terus berkembang melalui pustaka integrasi yang menghubungkan ratusan alat lainnya.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail memberi Anda semua fungsi penting email bisnis yang sama seperti Gmail atau Outlook, dengan bonus tambahan enkripsi end-to-end. Google dan Microsoft memproses konten pesan untuk mendukung fitur pencarian dan AI; arsitektur terenkripsi Proton Mail memastikan komunikasi bisnis Anda hanya untuk Anda sendiri. Proton Calendar sudah dibundel di dalamnya, sehingga rincian acara Anda — termasuk judul rapat dan daftar tamu — juga tetap pribadi, dan penjadwalan tidak memerlukan aplikasi terpisah atau proses masuk lainnya.

3. For project and task management: Trello

Trello menyederhanakan pelacakan tugas ke hal-hal yang paling esensial tanpa mengorbankan kegunaannya: mengelola papan dan kartu tugas yang berpindah dari rencana ke selesai, dengan hampir tanpa kurva pembelajaran bagi anggota tim baru. Ketika kita membahas platform terkonsolidasi nanti, perlu diingat bahwa ini adalah alat yang tidak digantikan oleh sebagian besar platform — jadi layak dianggarkan sebagai item tersendiri dalam susunan Anda.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom mungkin menjadi pilihan utama untuk konferensi video bagi banyak bisnis, tetapi ini bukan opsi yang paling menjaga privasi. Fitur AI Companion-nya memproses konten panggilan — termasuk hal-hal yang sensitif secara komersial — untuk membuat ringkasan dan transkrip. Enkripsi end-to-end bawaan Proton Meet memastikan bahwa apa yang dibicarakan dalam panggilan tetap hanya diketahui oleh orang-orang dalam panggilan tersebut. Tamu dapat bergabung dengan tautan tanpa akun, dan tingkat gratis mencakup panggilan satu jam dengan hingga 50 peserta.

5. For visual collaboration: Miro

Miro pada dasarnya adalah papan tulis digital, tetapi kanvas tanpa batasnya memberi tim terdistribusi ruang bersama untuk perencanaan, curah pendapat, dan lokakarya yang tidak dapat ditandingi oleh papan tulis mana pun — atau bahkan utas obrolan maupun dokumen. Miro mengemas cukup banyak fitur sehingga perlu waktu untuk menguasai semuanya, tetapi memulainya hanya butuh beberapa menit: templat untuk retrospektif dan sesi pembuatan peta jalan membuat tim baru tidak memulainya dari kanvas kosong.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive menawarkan penyimpanan cloud bisnis yang menyaingi Google Drive dan Dropbox dalam izin terperinci per file dan riwayat versi. Keunggulannya tampak ketika terjadi pembobolan. Google dan Dropbox memerlukan akses ke konten file Anda untuk mengindeksnya demi pencarian dan mendukung fitur AI; itu berarti mereka memegang kunci untuk kontrak, catatan keuangan, dan peta jalan produk Anda, serta pembobolan di pihak mereka dapat langsung mengekspos konten tersebut. Proton Drive terenkripsi secara end-to-end secara bawaan dengan arsitektur zero-access: Proton tidak dapat mendekripsi file Anda, begitu pula siapa pun yang membobol servernya.

Proton Drive juga mencakup kolaborasi dokumen, karena Proton Docs dan Proton Sheets disertakan dalam setiap paket Proton Drive. Docs dan Sheets mencakup fungsionalitas inti yang sama dengan alat dokumen Google dan Microsoft (pengeditan bersama secara real-time, komentar, dan riwayat versi), sekaligus menambahkan enkripsi end-to-end, memastikan kontrak, draf, dan model keuangan Anda mendapatkan perlindungan yang sama seperti semua hal lainnya dalam susunan Anda.

7. Untuk dasar pengetahuan: Notion

Banyak bisnis — terutama yang berkembang pesat — berjuang menghadapi kekacauan akibat dokumentasi internal yang tidak terorganisir. Notion memusatkan dokumentasi internal, wiki, dan materi referensi dalam satu ruang yang dapat dicari, sehingga mengurangi salinan usang dan tersebar yang membingungkan. Selain itu, alat ini cukup fleksibel untuk berfungsi ganda sebagai pelacak proyek ringan jika tim Anda tidak memerlukan alat khusus seperti Trello.

Namun jika tim Anda menyimpan file klien yang rahasia, dokumen strategi, rencana produk, atau IP perusahaan di cloud, kami sarankan untuk menggunakan alternatif Notion yang lebih aman seperti Proton Drive.

Biaya tersembunyi dari susunan kolaborasi yang terputus

Katakanlah Anda memulai dari awal dan memutuskan untuk menggunakan tujuh alat yang kami rekomendasikan. Beginilah tampilan susunan kolaborasi Anda (perhatikan bahwa hanya ada tujuh baris, karena Drive mencakup Docs dan Sheets) — dan kelihatannya cukup solid.

Namun, jika semua alat ini berjalan sendiri-sendiri, tidak dikonsolidasikan di bawah satu platform, Anda membuka diri terhadap tiga masalah besar.

1. The hidden subscription bill

Secara terpisah, alat-alat dalam rangkaian tujuh alat kami tampaknya tidak memakan banyak biaya. Namun, jika langganan tersebut dijumlahkan, (pada saat penulisan) tim beranggotakan 25 orang menghasilkan tagihan sekitar $15.900 per tahun. Dan tim Anda mungkin bahkan tidak menggunakan setiap kuota.

Sangat mudah untuk kehilangan kendali atas pengeluaran Anda untuk serangkaian alat kolaborasi tim yang terpisah. Anda tahu bahwa langganan tersebut diperbarui secara otomatis, tetapi Anda enggan membatalkan alat yang Anda curigai tidak digunakan siapa pun karena itu berarti harus mencari rincian masuk. Atau Anda khawatir seseorang di tim Anda membutuhkannya. (Kalau tidak, untuk apa memilikinya?)

2. The cost of insecurity

Alat yang terpisah melipatgandakan bidang serangan Anda, dengan setiap bidang merupakan potensi salah konfigurasi yang siap terjadi. Dalam jangka panjang, hal itu bisa sangat merugikan Anda. Riset Proton menunjukkan bahwa 25% UKM mengalami pembobolan data tahun lalu, dan 57% dari UKM yang dibobol kehilangan antara $10.000–$100.000.

3. The burden of admin

Waktu adalah uang, dan penggunaan banyak alat menuntut Anda menghabiskan banyak dari keduanya. Bayangkan semua waktu yang dihabiskan untuk menambahkan dan mencabut izin di tujuh alat (dengan asumsi Anda ingat), atau merekonsiliasi tujuh faktur terpisah, atau mencoba mencari tahu apakah ada yang benar-benar menggunakan kuota Miro yang telah Anda bayar sejak Maret. Semua biaya ini mungkin tidak muncul di satu faktur. Tetapi biayanya nyata.

Manfaat rangkaian kolaborasi yang terkonsolidasi bagi Anda

Jawaban untuk mengurangi biaya dan pemborosan dari rangkaian alat yang terpisah bukanlah alat yang lebih baik, dan jelas bukan lebih banyak alat. Jawabannya adalah platform kolaborasi tim yang mencakup sebanyak mungkin fungsi yang saat ini dipenuhi oleh alat-alat Anda yang terpisah, sekaligus memberi Anda fondasi yang aman dan mudah dikelola untuk alat lain apa pun yang Anda butuhkan.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Satu tagihan, satu tanggal pembaruan, dengan satu pemilik. Tanpa biaya autopilot untuk alat yang tidak terpakai
2. Satu dasbor admin untuk mengontrol proses onboarding, offboarding, dan izin akses. (Tidak ada lagi kontraktor yang masih berada di Dropbox Anda berbulan-bulan setelah proyek selesai)
3. Satu model keamanan, dengan satu sistem perizinan untuk dikelola, tanpa celah antaralat, dan tanpa risiko salah konfigurasi di tujuh alat
4. Satu jejak audit sehingga Anda dapat melihat siapa yang mengakses apa, kapan, semuanya di satu tempat (dan memberikan bukti saat investor atau regulator meminta)

Rangkaian alat terenkripsi yang terkonsolidasi tidak hanya menghemat biaya langganan dan mencegah insiden keamanan. Ini mengirim sinyal kepada pelanggan bahwa Anda serius dalam menangani data mereka secara bertanggung jawab. Ini juga memberi tahu investor bahwa operasional Anda terkendali.

Platform untuk mengonsolidasikan rangkaian alat Anda: Proton Workspace

Dengan Proton Workspace, platform ruang kerja digital kami untuk bisnis, Anda mendapatkan semua produk dan fitur Proton yang telah kami sebutkan dalam satu platform: Mail (termasuk Kalender), Meet, dan Drive (termasuk Docs dan Sheets).

Daripada menjalankan produk-produk tersebut sebagai langganan terpisah, masing-masing dengan panel admin dan tagihannya sendiri, Anda mendapatkan semuanya dalam satu akun dan satu model keamanan.

• Penghematan langganan: membeli Mail, Meet, dan Drive sebagai langganan terpisah memakan biaya lebih banyak daripada membelinya bersamaan, karena masing-masing memiliki biaya dasar sendiri di luar harga per kuota Anda. Sebagai gantinya, Proton Workspace mengonsolidasikan semuanya menjadi satu item tunggal. Proton Workspace tidak menggantikan Slack, Trello, atau Miro (Anda masih memerlukan alat terpisah untuk obrolan, manajemen proyek, dan kolaborasi visual), tetapi untuk alat-alat yang benar-benar digantikannya, penghematannya nyata.
• Kemudahan admin: Alih-alih tiga dasbor, Anda hanya memiliki satu. Alih-alih tiga faktur pada tiga tanggal pembaruan yang berbeda, cukup satu. Anda dapat melihat secara pasti siapa yang menggunakan apa, sehingga tidak ada lagi pembayaran untuk kuota yang tidak pernah disentuh siapa pun sejak Maret. Dan ketika seseorang bergabung atau keluar, proses onboarding dan offboarding hanya memerlukan satu tindakan untuk setiap pengguna, bukan tiga. (Dan tidak ada lagi kontraktor yang tetap memiliki akses ke folder yang bukan lagi urusan mereka.)
• Fondasi keamanan: Anda telah membangun fondasi yang aman untuk kolaborasi. Proton Workspace bersertifikat ISO 27001, serta mematuhi GDPR dan HIPAA. Semua layanannya menjaga data Anda tetap terlindungi dengan enkripsi end-to-end dan yurisdiksi Swiss. Bahkan Proton pun tidak dapat mengakses file Anda.

Selain itu, Anda mendapatkan produk ekstra yang dibundel: Pelanggan Workspace Standard mendapatkan paket VPN bisnis dan pengelola kata sandi tim; Pelanggan Premium mendapatkan fitur tersebut, ditambah Lumo, asisten AI bisnis kami.

Memigrasikan email dan kalender Anda ke Proton sangatlah mudah: Alat Easy Switch dari Proton mengimpor email, kontak, dan kalender yang ada secara otomatis (termasuk dari Gmail).

Hanya sedikit UKM yang langsung berhasil menyusun rangkaian alat kolaborasi yang tepat sejak awal. Platform kolaborasi tim yang tepat adalah platform yang digunakan oleh tim Anda, dikontrol oleh admin Anda, dan dapat dilihat oleh tim keuangan Anda dalam satu faktur.