Software de colaborare în echipă: 7 instrumente care nu vă vor irosi banii

Majoritatea companiilor își construiesc suita de software de colaborare în echipă în același mod: câte un instrument pe rând, acoperind nevoile pe măsură ce apar. La început de drum, aceasta pare o abordare rezonabilă.

Dar există un impediment. Abordarea în acest mod a provocării de a facilita colaborarea în echipă vă va aduce un ansamblu demn de monstrul lui Frankenstein, compus în întregime din componente îmbinate anorganic.

Chiar dacă componentele sunt bune, lipsa de conexiune dintre ele provoacă probleme. Plătiți mai multe taxe de abonament decât puteți urmări. Nu sunteți siguri cine ce acces are. Și sunteți copleșiți de munca de administrare.

Acesta este un ghid pentru a alege calea alternativă: construirea unei suite de colaborare în echipă care reunește instrumentele esențiale într-un singur loc și este cât mai consolidată posibil pentru a vă economisi bani și timp.

7 instrumente de colaborare în echipă de care are nevoie suita dvs.

Fiecare suită de colaborare în echipă trebuie să acopere aceleași aspecte: chat, e-mail, video, documente, stocare și gestionarea proiectelor. De asemenea, merită adăugate pe această listă colaborarea vizuală și o bază de cunoștințe.

Iată cele șapte instrumente de care aveți nevoie pentru a acoperi toate cerințele, protejând în același timp confidențialitatea datelor dvs.

1. For team chat: Slack

Slack este alegerea de bază pentru chatul de echipă. Acesta transformă conversațiile în canale organizate și ușor de căutat — structurate pe proiecte, echipe sau subiecte — în locul firelor lungi și dispersate de e-mail. Întâlnirile audio și video rapide permit oricui să inițieze un apel fără a părăsi aplicația, iar partajarea de fișiere păstrează contextul atașat conversației. Oferind întreaga structură necesară unei echipe mici, Slack se adaptează pe măsură ce crește numărul de angajați, integrându-se perfect în suita dvs. aflată în dezvoltare printr-o bibliotecă de integrări ce conectează sute de alte instrumente.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail vă oferă toate funcționalitățile esențiale de e-mail pentru afaceri precum Gmail sau Outlook, cu avantajul suplimentar al criptării de la un capăt la altul. Google și Microsoft procesează conținutul mesajelor pentru a alimenta funcțiile de căutare și IA; arhitectura criptată Proton Mail asigură că doar dvs. aveți acces la comunicările companiei dvs. Proton Calendar este inclus în pachet, astfel încât detaliile evenimentelor dvs. — inclusiv titlurile întâlnirilor și listele de invitați — rămân de asemenea private, iar programarea nu necesită o aplicație separată sau o altă conectare.

3. For project and task management: Trello

Trello simplifică urmărirea sarcinilor la esențial, fără a sacrifica utilitatea: gestionarea panourilor și a cardurilor de sarcini care se deplasează de la „de făcut” la „finalizat”, cu o curbă de învățare aproape inexistentă pentru noii membri ai echipei. Când vom discuta mai târziu despre platformele consolidate, rețineți că acesta este un instrument pe care majoritatea platformelor nu îl înlocuiesc — așadar merită inclus ca element de buget distinct în suita dvs.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom poate fi alegerea predilectă pentru videoconferințe pentru multe companii, dar este departe de a fi opțiunea cea mai privată. Funcția sa AI Companion procesează conținutul apelurilor — inclusiv informațiile sensibile din punct de vedere comercial — pentru a genera rezumate și transcrieri. Criptarea implicită de la un capăt la altul oferită de Proton Meet garantează că discuțiile dintr-un apel rămân doar între participanții la acel apel. Invitații se alătură folosind un link, fără a avea nevoie de cont, iar nivelul gratuit acoperă apeluri de o oră cu până la 50 de participanți.

5. For visual collaboration: Miro

Miro este, în esență, o tablă digitală, însă spațiul său de lucru infinit oferă echipelor distribuite un mediu comun pentru planificare, brainstorming și ateliere pe care nicio tablă clasică — și nici măcar un fir de chat sau un document — nu îl poate reproduce. Miro include suficiente caracteristici încât stăpânirea tuturor necesită timp, dar punerea în funcțiune durează doar câteva minute: șabloanele pentru retrospective și sesiuni de planificare strategică permit noilor echipe să nu pornească de la zero.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive oferă stocare în cloud pentru companii ce concurează cu Google Drive și Dropbox în privința permisiunilor granulare per fișier și a istoricului versiunilor. Unde se detașează este ceea ce se întâmplă în cazul unei încălcări de securitate. Google și Dropbox au nevoie de acces la conținutul fișierelor dvs. pentru a le indexa pentru căutare și pentru a alimenta caracteristicile de IA; asta înseamnă că dețin cheile către contractele, registrele financiare și planurile dvs. de produse, iar o breșă de securitate pe serverele lor ar putea expune direct acel conținut. Proton Drive este criptat de la un capăt la altul în mod implicit, cu o arhitectură zero-access: Proton nu vă poate decripta fișierele, deci nici o persoană care le-ar accesa neautorizat serverele nu o poate face.

Proton Drive acoperă, de asemenea, colaborarea pe documente, deoarece Proton Docs și Proton Sheets sunt incluse în fiecare plan Proton Drive. Docs și Sheets oferă aceleași funcționalități de bază ca instrumentele pentru documente de la Google și Microsoft (coeditare în timp real, comentarii și istoric versiuni), adăugând în plus criptarea de la un capăt la altul, asigurându-se că documentele, ciornele și modelele dvs. financiare beneficiază de aceeași protecție ca restul componentelor din suită.

7. Pentru o bază de cunoștințe: Notion

Multe companii — în special cele care se extind rapid — se confruntă cu haosul provocat de o documentație internă dezorganizată. Notion centralizează documentația internă, paginile wiki și materialele de referință într-un singur spațiu ușor de căutat, reducând copiile dispersate și învechite care creează confuzie. În plus, este suficient de flexibil pentru a funcționa și ca instrument simplu de urmărire a proiectelor dacă echipa dvs. nu are nevoie de o aplicație dedicată precum Trello.

Dacă echipa dvs. stochează fișiere confidențiale ale clienților, documente de strategie, planuri de produse sau proprietate intelectuală a companiei în cloud, vă recomandăm să utilizați o alternativă mai sigură la Notion, cum ar fi Proton Drive.

Costul ascuns al unei suite de colaborare neintegrate

Să presupunem că porniți de la zero și decideți să alegeți cele șapte instrumente pe care le recomandăm. Iată cum va arăta suita dvs. de colaborare (observați că există doar șapte rânduri, deoarece Drive include atât Docs, cât și Sheets) — și arată destul de solidă.

Totuși, dacă aceste instrumente rulează toate individual, nefiind consolidate sub o singură platformă, vă expuneți la trei mari probleme.

1. The hidden subscription bill

Luate individual, instrumentele din suita noastră de șapte elemente nu par să coste atât de mult. Adunați însă aceste abonamente și (la momentul redactării) o echipă de 25 de persoane ajunge la o factură de aproximativ 15.900 $ pe an. Iar echipa dvs. probabil că nici măcar nu utilizează fiecare licență.

Este ușor să pierdeți evidența cheltuielilor pentru un set de instrumente de colaborare neconectate. Știți că se reînnoiesc automat, dar ezitați să anulați abonamentul pentru cel despre care bănuiți că nu este folosit de nimeni, deoarece asta înseamnă să căutați datele de conectare. Sau vă faceți griji că cineva din echipă ar putea avea nevoie de el. (De ce altfel l-ați mai avea?)

2. The cost of insecurity

Instrumentele neconectate vă multiplică suprafața de atac, fiecare suprafață fiind o potențială configurare greșită gata să se producă. Pe termen lung, acest lucru vă poate costa scump. Cercetările Proton arată că 25% dintre IMM-uri s-au confruntat cu o încălcare a securității datelor anul trecut, iar 57% dintre IMM-urile afectate de breșe au pierdut între 10.000 $ și 100.000 $.

3. The burden of admin

Timpul înseamnă bani, iar utilizarea mai multor instrumente necesită o cantitate mare din ambele resurse. Gândiți-vă la tot timpul petrecut acordând și revocând permisiuni în șapte instrumente diferite (presupunând că vă amintiți să o faceți), reconciliind șapte facturi separate sau încercând să aflați dacă cineva chiar folosește acea licență Miro pe care o plătiți încă din martie. Toate aceste costuri s-ar putea să nu apară pe o singură factură. Dar ele există.

Ce vă oferă o suită de colaborare consolidată

Soluția pentru reducerea costurilor și a pierderilor cauzate de o suită fragmentată nu constă în instrumente mai bune și, cu siguranță, nu în mai multe instrumente. Soluția este o platformă de colaborare în echipă care acoperă cât mai multe dintre funcțiile asigurate în prezent de instrumentele dvs. separate, oferindu-vă în același timp o bază sigură și ușor de administrat pentru orice alte instrumente de care aveți nevoie.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. O singură factură, o singură dată de reînnoire, cu un singur responsabil. Fără debite automate pentru instrumente neutilizate
2. Un singur tablou de control pentru administrator pentru a gestiona integrarea, retragerea accesului și permisiunile. (Fără colaboratori externi care păstrează accesul în Dropbox luni de zile după finalizarea proiectului)
3. Un singur model de securitate, cu un singur sistem de permisiuni de administrat, fără lacune între instrumente și fără riscul configurărilor eronate pe șapte aplicații
4. Un singur istoric de audit astfel încât să puteți vedea cine ce a accesat și când, totul într-un singur loc (și să prezentați dovezi atunci când investitorii sau autoritățile de reglementare le solicită)

O suită consolidată și criptată nu vă va economisi bani doar la abonamente și incidente de securitate. Aceasta transmite clienților dvs. semnalul că tratați protecția datelor lor cu seriozitate. De asemenea, le arată investitorilor că operațiunile dvs. sunt sub control.

Platforma pentru consolidarea suitei dvs.: Proton Workspace

Cu platforma de spațiu de lucru digitală pentru companii Proton Workspace, beneficiați de toate produsele și caracteristicile Proton pe care le-am menționat pe o singură platformă: Mail (inclusiv Calendar), Meet și Drive (inclusiv Docs și Sheets).

În loc să rulați aceste produse ca abonamente separate, fiecare cu propriul panou de administrare și propria factură, le aveți pe toate sub un singur cont și un singur model de securitate.

• Economia la abonamente: achiziționarea Mail, Meet și Drive ca abonamente separate costă mai mult decât alegerea lor la pachet, deoarece fiecare include o taxă de bază peste tariful per licență. Proton Workspace le consolidează pe toate într-un singur element de cost. Proton Workspace nu înlocuiește Slack, Trello sau Miro (veți avea în continuare nevoie de instrumente separate pentru chat, gestionarea proiectelor și colaborare vizuală), dar pentru instrumentele pe care le înlocuiește, economia este reală.
• Ușurarea muncii de administrare: În loc de trei tablouri de control, aveți unul singur. În loc de trei facturi cu trei date de reînnoire diferite, una singură. Puteți vedea cu exactitate cine ce folosește, eliminând plata pentru licențe pe care nu le-a mai accesat nimeni din martie. Iar când cineva se alătură echipei sau pleacă, integrarea și retragerea accesului presupun o singură acțiune pentru fiecare utilizator, nu trei. (Și fără colaboratori externi care păstrează accesul la foldere care nu îi mai privesc.)
• Baza securității: Ați stabilit o fundație sigură pentru colaborare. Proton Workspace este certificat ISO 27001 și este conform cu GDPR și HIPAA. Toate serviciile sale vă păstrează datele protejate prin criptare de la un capăt la altul și jurisdicție elvețiană. Nici măcar Proton nu vă poate accesa fișierele.

Pe lângă toate acestea, beneficiați de produse suplimentare incluse în pachet: abonații Workspace Standard primesc un VPN pentru companii și un manager de parole pentru echipă; abonații Premium primesc aceste funcții plus Lumo, asistentul nostru IA pentru companii.

Migrarea e-mailului și a calendarului către Proton este simplă: instrumentul Easy Switch de la Proton importă automat e-mailurile, contactele și calendarele existente (inclusiv din Gmail).

Puține IMM-uri reușesc să își configureze corect suita de colaborare din prima încercare. O platformă de colaborare în echipă potrivită este cea pe care echipa dvs. o folosește, administratorul o controlează, iar echipa dvs. financiară o regăsește pe o singură factură.