Programvare for teamsamarbeid: 7 verktøy som ikke kaster bort pengene dine

De fleste bedrifter bygger sin programvarepakke for teamsamarbeid på samme måte: ett verktøy om gangen, og dekker behov etter hvert som de oppstår. Når du akkurat har startet, virker dette som en rimelig tilnærming.

Men det er en hake. Å nærme seg utfordringen med å tilrettelegge for teamsamarbeid på denne måten er hvordan du ender opp med et Frankensteins monster av en verktøypakke, som utelukkende består av deler sydd uorganisk sammen.

Selv om delene er gode, skaper mangelen på sammenkobling mellom dem problemer. Du betaler flere abonnementsavgifter enn du klarer å holde oversikt over. Du er ikke sikker på hvem som har tilgang til hva. Og du drukner i administratorarbeid.

Dette er en veiledning til å velge den alternative ruten: å bygge en verktøypakke for teamsamarbeid som har de viktigste verktøyene på ett sted og er så samlet som mulig for å spare deg for penger og tid.

7 verktøy for teamsamarbeid pakken din trenger

Enhver verktøypakke for teamsamarbeid må dekke de samme områdene: chat, e-post, video, dokumenter, lagring og prosjektstyring. Det er også verdt å legge til visuelt samarbeid og en kunskapsdatabase på den listen.

Her er de syv verktøyene du trenger for å dekke alle dine behov samtidig som dataenes konfidensialitet beskyttes.

1. For team chat: Slack

Slack er det opplagte valget for team-chat. Det gjør samtaler om til organiserte, søkbare kanaler – konfigurert etter prosjekt, team eller emne – i stedet for lange, spredte e-posttråder. Tale- og videohuddles lar hvem som helst starte en rask samtale uten å forlate appen, og fildeling holder konteksten knyttet til samtalen. Slack gir all strukturen et lite team trenger, og skalerer med antall ansatte, samtidig som det passer sømløst inn i den voksende verktøypakken din via et integrasjonsbibliotek som kobler til hundrevis av andre verktøy.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail gir deg all den samme viktige funksjonaliteten for bedrifts-e-post som Gmail eller Outlook, med den ekstra fordelen av ende-til-ende-kryptering. Google og Microsoft behandler meldingsinnhold for å drive søke- og KI-funksjoner; Proton Mails krypterte arkitektur sikrer at bedriftskommunikasjonen din bare er for dine øyne. Proton Calendar er inkludert i pakken, slik at hendelsesdetaljene dine – inkludert møtetitler og gjestelister – også forblir private, og planlegging krever ikke en separat app eller en ny pålogging.

3. For project and task management: Trello

Trello forenkler oppgavesporing til det helt essensielle uten å ofre nytteverdi: administrer tavler og oppgavekort som flyttes fra «ugjort» til «fullført», med nesten ingen læringskurve for nye teammedlemmer. Når vi snakker om samlede plattformer senere, bør du huske på at dette er et verktøy de fleste plattformer ikke erstatter – så det er verdt å budsjettere for som et eget element i pakken din.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom er kanskje førstevalget for videokonferanser for mange bedrifter, men det er langt fra det mest private alternativet. AI Companion-funksjonen behandler samtaleinnhold – inkludert alt som er kommersielt sensitivt – for å generere sammendrag og transkripsjoner. Proton Meets standard ende-til-ende-kryptering sikrer at det som sies i en samtale forblir mellom personene i den samtalen. Gjester blir med via en lenke uten konto, og gratistilbudet dekker én times samtaler med opptil 50 deltakere.

5. For visual collaboration: Miro

Miro er i bunn og grunn en digital tavle, men dets uendelige lerret gir distribuerte team et felles rom for planlegging, idémyldring og workshops som ingen fysisk tavle – eller chat-tråd eller dokument – kan gjenskape. Miro har nok av funksjoner til at det tar tid å mestre alt, men å komme i gang tar bare noen minutter: maler for retrospektiver og planleggingsøkter betyr at nye team ikke starter fra et blankt lerret.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive tilbyr skylagring for bedrifter som matcher Google Drive og Dropbox når det gjelder detaljerte tillatelser per fil og versjonshistorikk. Der det skiller seg ut, er hva som skjer hvis et brudd inntreffer. Google og Dropbox trenger tilgang til filinnholdet ditt for å indeksere det for søk og drive KI-funksjoner; det betyr at de sitter med nøklene til kontraktene, regnskapene og produktplanene dine, og et brudd hos dem kan eksponere dette innholdet direkte. Proton Drive er ende-til-ende-kryptert som standard med en nulltilgangsarkitektur: Proton kan ikke dekryptere filene dine, og det kan heller ingen som bryter seg inn på serverne deres.

Proton Drive dekker også dokumentsamarbeid, ettersom Proton Docs og Proton Sheets er inkludert i alle Proton Drive-abonnement. Docs og Sheets dekker den samme kjernefunksjonaliteten som Googles og Microsofts dokumentverktøy (samskriving i sanntid, kommentarer og versjonshistorikk), samtidig som de legger til ende-til-ende-kryptering, noe som sikrer at kontrakter, utkast og finansielle modeller får samme beskyttelse som alt annet i verktøypakken din.

7. For en kunskapsdatabase: Notion

Mange bedrifter – særlig de som vokser raskt – sliter med kaoset som oppstår med uorganisert intern dokumentasjon. Notion samler intern dokumentasjon, wikier og referansemateriell på ett søkbart sted, og reduserer spredte, utdaterte kopier som kjemper om oppmerksomheten. I tillegg er det fleksibelt nok til å fungere som enkel prosjektsporing hvis teamet ditt ikke trenger et dedikert verktøy som Trello.

Men hvis teamet ditt lagrer konfidensielle klientfiler, strategidokumenter, produktplaner eller bedriftens IP i skyen, anbefaler vi å bruke et sikrere Notion-alternativ som Proton Drive.

Den skjulte kostnaden ved en frakoblet samarbeidspakke

La oss si at du starter fra bunnen av og bestemmer deg for å gå for de syv verktøyene vi anbefaler. Slik vil samarbeidspakken din se ut (legg merke til at det bare er syv rader, ettersom Drive inkluderer både Docs og Sheets) – og det ser ganske solid ut.

Men hvis disse verktøyene kjøres individuelt og ikke samles under én plattform, åpner du opp for tre store problemer.

1. The hidden subscription bill

Hver for seg virker det ikke som om verktøyene i pakken vår med syv verktøy koster så mye. Men legger du sammen disse abonnementene, opparbeider et team på 25 personer (i skrivende stund) en regning på omtrent $15 900 i året. Og teamet ditt bruker sannsynligvis ikke engang hver lisens.

Det er lett å miste oversikten over hva du bruker på et sett med frakoblede verktøy for teamsamarbeid. Du vet at de fornyes automatisk, men du nøler med å avbryte det du mistenker ingen bruker, fordi det betyr at du må finne påloggingsdetaljene. Eller du er bekymret for at noen i teamet ditt faktisk trenger det. (Hvorfor skulle du ellers hatt det?)

2. The cost of insecurity

Frakoblede verktøy mangedobler angrepsflaten din, og hver flate er en potensiell feilkonfigurasjon som venter på å skje. I det lange løp kan det koste deg dyrt. Forskning fra Proton viser at 25 % av små og mellomstore bedrifter opplevde et databrudd i fjor, og 57 % av små og mellomstore bedrifter som ble rammet av brudd mistet mellom $10 000–$100 000.

3. The burden of admin

Tid er penger, og flere verktøy krever at du bruker mye av begge deler. Tenk på all tiden som går med til å legge til og tilbakekalle tillatelser på tvers av syv verktøy (forutsatt at du husker det), eller avstemme syv separate fakturaer, eller prøve å finne ut om noen faktisk bruker den Miro-lisensen du har betalt for siden mars. Alle disse kostnadene vises kanskje ikke på én faktura. Men de er der.

Hva en samlet samarbeidspakke gir deg

Svaret på å redusere kostnadene og sløsingen med en frakoblet pakke er ikke bedre verktøy, og det er absolutt ikke flere verktøy. Svaret er en plattform for teamsamarbeid som dekker så mange av funksjonene de frakoblede verktøyene dine oppfyller i dag som mulig, samtidig som den gir deg et sikkert og lett administrert fundament for alle andre verktøy du trenger.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Én regning, én fornyelsesdato, med én eier. Null autopilotbelastninger for ubrukte verktøy
2. Ett kontrollpanel for administratorer for å kontrollere onboarding, offboarding og tilgangstillatelser. (Ingen oppdragstakere som henger igjen i Dropboxen din måneder etter at prosjektet er fullført)
3. Én sikkerhetsmodell, med ett tillatelsessystem å administrere, ingen hull mellom verktøy og ingen risiko for feilkonfigurasjon på tvers av syv verktøy
4. Ett revisjonsspor slik at du kan se hvem som fikk tilgang til hva, når, alt på ett sted (og framlegge bevis når investorer eller tilsynsmyndigheter henvender seg)

En samlet, kryptert pakke vil ikke bare spare deg for utgifter til abonnement og sikkerhetshendelser. Det sender et signal til kundene dine om at du tar håndteringen av dataene deres på alvor. Det lar investorer få vite at driften er under kontroll.

Plattformen for å samle pakken din: Proton Workspace

Med vår digitale arbeidsområdeplattform for bedrifter, Proton Workspace, får du alle Proton-produktene og -funksjonene vi har nevnt på én plattform: Mail (inkludert Calendar), Meet og Drive (inkludert Docs og Sheets).

I stedet for å kjøre disse produktene som separate abonnement, hvert med sitt eget administratorpanel og sin egen regning, får du alle under én konto og én sikkerhetsmodell.

• Abonnementsbesparelsen: Å kjøpe Mail, Meet og Drive som separate abonnement koster mer enn å få dem samlet, ettersom hvert produkt har sin egen grunnavgift i tillegg til prisen per lisens. Proton Workspace samler i stedet alle i et enkelt element. Proton Workspace erstatter ikke Slack, Trello eller Miro (du trenger fortsatt egne verktøy for chat, prosjektstyring og visuelt samarbeid), men for verktøyene det faktisk erstatter, er besparelsen reell.
• Administratoravlastningen: I stedet for tre kontrollpaneler har du ett. I stedet for tre fakturaer på tre forskjellige fornyelsesdatoer, én. Du kan se nøyaktig hvem som bruker hva, så du slipper å betale for lisenser ingen har rørt siden mars. Og når noen begynner eller slutter, betyr onboarding og offboarding én handling for hver bruker, ikke tre. (Og ingen oppdragstakere beholder tilgang til mapper de ikke lenger har noe med.)
• Sikkerhetsfundamentet: Du har etablert et sikkert fundament for samarbeid. Proton Workspace er ISO 27001-sertifisert, og oppfyller kravene i GDPR og HIPAA. Alle tjenestene holder dataene dine beskyttet med ende-til-ende-kryptering og sveitsisk jurisdiksjon. Ikke engang Proton har tilgang til filene dine.

I tillegg får du ekstra produkter inkludert i pakken: Workspace Standard-abonnenter får en VPN for bedrifter og passordapp for team inkludert; Premium-abonnenter får disse, pluss Lumo, vår KI-assistent for bedrifter.

Å migrere e-posten og kalenderen din til Proton er enkelt: Protons Easy Switch-verktøy importerer eksisterende e-poster, kontakter og kalendere automatisk (inkludert fra Gmail).

Få små og mellomstore bedrifter får samarbeidspakken sin riktig på første forsøk. Den rette plattformen for teamsamarbeid er den teamet ditt bruker, administratoren din kontrollerer og økonomiteamet ditt kan se på én faktura.