Oprogramowanie do współpracy zespołowej: 7 narzędzi, które nie będą stratą pieniędzy

Większość firm buduje swój zestaw oprogramowania do współpracy zespołowej w ten sam sposób: jedno narzędzie po drugim, zaspokajając potrzeby w miarę ich pojawiania się. Kiedy dopiero zaczynasz, wydaje się to rozsądnym podejściem.

Jest tu jednak pewien haczyk. Podejście do wyzwania, jakim jest umożliwienie współpracy w zespole w ten sposób, sprawia, że kończysz z istnym potworem Frankensteina — stosem narzędzi złożonym z elementów połączonych w sposób całkowicie nienaturalny.

Nawet jeśli poszczególne elementy są dobre, brak powiązania między nimi powoduje problemy. Płacisz więcej opłat subskrypcyjnych, niż jesteś w stanie kontrolować. Nie masz pewności, kto ma do czego dostęp. I toniesz w pracy administracyjnej.

To przewodnik po alternatywnej drodze: budowaniu zestawu narzędzi do współpracy zespołowej, który zawiera niezbędne narzędzia w jednym miejscu i jest maksymalnie skonsolidowany, aby zaoszczędzić Twój czas i pieniądze.

7 narzędzi do współpracy zespołowej, których potrzebuje Twój stos technologiczny

Każdy zestaw narzędzi do współpracy zespołowej musi obejmować te same podstawy: czat, pocztę e-mail, wideo, dokumenty, przestrzeń dyskową i zarządzanie projektami. Do tej listy warto również dodać współpracę wizualną oraz bazę wiedzy.

Oto siedem narzędzi, których potrzebujesz, aby pokryć wszystkie swoje potrzeby, jednocześnie chroniąc poufność swoich danych.

1. For team chat: Slack

Slack to najpopularniejszy wybór do czatu zespołowego. Zmienia rozmowy w uporządkowane kanały z możliwością przeszukiwania — podzielone według projektów, zespołów lub tematów — zamiast długich, rozproszonych wątków wiadomości e-mail. Rozmowy głosowe i wideo huddles pozwalają każdemu na szybkie nawiązanie połączenia bez opuszczania aplikacji, a udostępnianie plików pozwala zachować kontekst rozmowy. Slack, zapewniając całą strukturę potrzebną małemu zespołowi, skaluje się wraz ze wzrostem liczby pracowników, bezproblemowo dopasowując się do Twojego rozwijającego się stosu narzędzi dzięki bibliotece integracji łączącej setki innych narzędzi.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail zapewnia wszystkie te same kluczowe funkcje firmowej poczty e-mail, co Gmail lub Outlook, z dodatkową zaletą w postaci szyfrowania end-to-end. Google i Microsoft przetwarzają treść wiadomości, aby obsługiwać funkcje wyszukiwania i sztucznej inteligencji; zaszyfrowana architektura Proton Mail sprawia, że Twoja komunikacja biznesowa jest dostępna wyłącznie dla Twoich oczu. Proton Calendar jest dołączony w pakiecie, dzięki czemu szczegóły Twoich wydarzeń — w tym tytuły spotkań i listy gości — również pozostają prywatne, a planowanie nie wymaga osobnej aplikacji ani kolejnego logowania.

3. For project and task management: Trello

Trello upraszcza śledzenie zadań do niezbędnego minimum bez utraty funkcjonalności: zarządzanie tablicami i kartami zadań, które przesuwają się ze statusu „do zrobienia” na „zrobione”, nie wymaga niemal żadnego wdrożenia dla nowych członków zespołu. Kiedy w dalszej części będziemy omawiać skonsolidowane platformy, pamiętaj, że jest to narzędzie, którego większość platform nie zastępuje — warto więc uwzględnić je w budżecie jako osobną pozycję w Twoim zestawie.

4. For video conferencing: Proton Meet

Dla wielu firm Zoom może być domyślnym wyborem do wideokonferencji, ale daleko mu do opcji zapewniającej największą prywatność. Funkcja AI Companion przetwarza treść połączeń — w tym wszelkie dane poufne z punktu widzenia firmy — w celu generowania podsumowań i transkrypcji. Domyślne szyfrowanie end-to-end w Proton Meet zapewnia, że to, co zostało powiedziane podczas rozmowy, pozostaje wyłącznie między jej uczestnikami. Goście dołączają za pomocą linku, bez konieczności zakładania konta, a darmowy plan obejmuje godzinne rozmowy z udziałem do 50 uczestników.

5. For visual collaboration: Miro

Miro to w istocie cyfrowa tablica, ale jej nieskończona przestrzeń robocza daje rozproszonym zespołom wspólną przestrzeń do planowania, burzy mózgów i warsztatów, której nie jest w stanie odtworzyć żadna zwykła tablica — ani nawet wątek na czacie czy dokument. Miro oferuje tyle funkcji, że opanowanie ich wszystkich wymaga czasu, ale rozpoczęcie pracy zajmuje zaledwie kilka minut: szablony do retrospektyw i sesji planowania roadmapy sprawiają, że nowe zespoły nie muszą zaczynać od czystej karty.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive oferuje firmową przestrzeń dyskową w chmurze, która dorównuje usługom Google Drive i Dropbox pod względem szczegółowych uprawnień do poszczególnych plików oraz historii wersji. Zyskuje przewagę w sytuacji, gdy dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa. Google i Dropbox potrzebują dostępu do zawartości Twoich plików, aby indeksować je na potrzeby wyszukiwania i obsługi funkcji AI; oznacza to, że mają klucze do Twoich umów, dokumentacji finansowej i planów rozwoju produktów, a naruszenie bezpieczeństwa po ich stronie mogłoby bezpośrednio ujawnić te treści. Proton Drive jest domyślnie zaszyfrowany end-to-end w architekturze zero-access: Proton nie może odszyfrować Twoich plików, więc nie zrobi tego również nikt, kto naruszy zabezpieczenia jego serwerów.

Proton Drive obejmuje również współpracę nad dokumentami, ponieważ narzędzia Proton Docs i Proton Sheets są dołączone do każdego planu Proton Drive. Docs i Sheets oferują te same podstawowe funkcje, co narzędzia do dokumentów od Google i Microsoftu (wspólne edytowanie w czasie rzeczywistym, komentarze i historia wersji), dodając jednocześnie szyfrowanie end-to-end, co zapewnia Twoim umowom, szkicom i modelom finansowym taką samą ochronę, jak wszystkim innym elementom Twojego zestawu narzędzi.

7. Na bazę wiedzy: Notion

Wiele firm — zwłaszcza tych szybko skalujących swoją działalność — zmaga się z chaosem wynikającym ze zdezorganizowanej dokumentacji wewnętrznej. Notion centralizuje dokumentację wewnętrzną, bazy wiki i materiały referencyjne w jednej przeszukiwalnej przestrzeni, redukując problem rozproszonych, nieaktualnych kopii walczących o uwagę. Ponadto jest na tyle elastyczny, że może służyć jako lekkie narzędzie do śledzenia projektów, jeśli Twój zespół nie potrzebuje dedykowanego rozwiązania, takiego jak Trello.

Jeśli jednak Twój zespół przechowuje w chmurze poufne pliki klientów, dokumenty strategiczne, plany produktów lub IP firmy, zalecamy skorzystanie z bezpieczniejszej alternatywy dla Notion, takiej jak Proton Drive.

Ukryty koszt rozproszonego zestawu narzędzi do współpracy

Załóżmy, że zaczynasz od zera i decydujesz się na siedem polecanych przez nas narzędzi. Oto jak będzie wyglądać Twój zestaw do współpracy (zauważ, że jest tylko siedem wierszy, ponieważ Drive zawiera zarówno Docs, jak i Sheets) — i prezentuje się to całkiem solidnie.

Jeśli jednak wszystkie te narzędzia działają niezależnie i nie są skonsolidowane na jednej platformie, narażasz się na trzy duże problemy.

1. The hidden subscription bill

Pojedynczo narzędzia z naszego siedmioelementowego zestawu nie wydają się drogie. Jednak po zsumowaniu tych subskrypcji okazuje się, że (w chwili pisania tego tekstu) 25-osobowy zespół generuje rachunek w wysokości około 15 900 USD rocznie. A Twój zespół prawdopodobnie nawet nie korzysta z każdej wykupionej licencji.

Łatwo stracić kontrolę nad wydatkami na zestaw niepowiązanych ze sobą narzędzi do współpracy zespołowej. Wiesz, że odnawiają się automatycznie, ale wahasz się przed anulowaniem usługi, z której nikt według Ciebie nie korzysta, bo to wymaga znalezienia danych logowania. Albo martwisz się, że ktoś z Twojego zespołu może jej jednak potrzebować. (W jakim innym celu miałaby być opłacana?)

2. The cost of insecurity

Rozproszone narzędzia zwiększają powierzchnię ataku, a każdy jej element to potencjalna błędna konfiguracja czekająca na wykorzystanie. Na dłuższą metę może to słono kosztować. Badania Protona pokazują, że 25% MŚP doświadczyło naruszenia bezpieczeństwa danych w zeszłym roku, a 57% poszkodowanych firm z sektora MŚP straciło od 10 000 do 100 000 USD.

3. The burden of admin

Czas to pieniądz, a korzystanie z wielu narzędzi wymaga poświęcenia dużej ilości jednego i drugiego. Pomyśl o całym tym czasie spędzonym na dodawaniu i odbieraniu uprawnień w siedmiu różnych narzędziach (zakładając, że o tym pamiętasz), rozliczaniu siedmiu oddzielnych faktur lub próbach ustalenia, czy ktokolwiek rzeczywiście korzysta z tej licencji na Miro, za którą płacisz od marca. Wszystkie te koszty mogą nie pojawiać się na jednej fakturze. Ale one istnieją.

Co daje skonsolidowany zestaw narzędzi do współpracy

Sposobem na obniżenie kosztów i ograniczenie strat wynikających z rozproszonego zestawu narzędzi nie są lepsze narzędzia, a już z pewnością nie więcej narzędzi. Rozwiązaniem jest platforma do współpracy zespołowej, która obejmuje jak najwięcej funkcji pełnionych obecnie przez rozproszone aplikacje, zapewniając jednocześnie bezpieczną i łatwą w zarządzaniu bazę dla wszelkich innych narzędzi, których potrzebujesz.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Jednym rachunkiem, jedną datą odnowienia i jednym właścicielem. Koniec z automatycznymi opłatami za nieużywane narzędzia
2. Jednym panelem administratora do zarządzania procesami onboardingu, offboardingu oraz uprawnieniami dostępu. (Żadnych zewnętrznych wykonawców mających dostęp do Twojego Dropboksa miesiące po zakończeniu projektu)
3. Jednym modelem bezpieczeństwa, z jednym systemem uprawnień do zarządzania, brakiem luk między narzędziami i bez ryzyka błędnej konfiguracji siedmiu różnych programów
4. Jedną ścieżką audytu, dzięki której w jednym miejscu widzisz, kto, kiedy i do czego uzyskiwał dostęp (i możesz przedstawić dowody, gdy zażądają ich inwestorzy lub organy regulacyjne)

Skonsolidowany, zaszyfrowany zestaw narzędzi to nie tylko oszczędność na subskrypcjach i incydentach bezpieczeństwa. To sygnał dla Twoich klientów, że poważnie podchodzisz do ochrony ich danych. Daje to również inwestorom pewność, że Twoje operacje biznesowe są pod pełną kontrolą.

Platforma do konsolidacji Twojego stosu narzędzi: Proton Workspace

Dzięki Proton Workspace, naszej cyfrowej platformie środowiska pracy dla firm, zyskujesz wszystkie wspomniane produkty i funkcje Proton na jednej platformie: Mail (w tym Calendar), Meet oraz Drive (w tym Docs i Sheets).

Zamiast utrzymywać te produkty jako osobne subskrypcje, z których każda ma własny panel administratora i osobny rachunek, otrzymujesz je wszystkie w ramach jednego konta i jednego modelu bezpieczeństwa.

• Oszczędność na subskrypcjach: zakup usług Mail, Meet i Drive jako oddzielnych subskrypcji kosztuje więcej niż wykupienie ich razem, ponieważ każda z nich wiąże się z osobną opłatą bazową doliczaną do ceny za licencję. Proton Workspace łączy je wszystkie w jedną pozycję na rachunku. Proton Workspace nie zastępuje aplikacji Slack, Trello ani Miro (nadal będziesz potrzebować osobnych narzędzi do czatu, zarządzania projektami i współpracy wizualnej), ale w przypadku narzędzi, które zastępuje, oszczędności są realne.
• Ulga w administracji: zamiast trzech paneli administracyjnych masz jeden. Zamiast trzech faktur z trzema różnymi datami odnowienia — jedna. Widzisz dokładnie, kto z czego korzysta, więc nie płacisz już za licencje, których nikt nie używał od marca. A kiedy ktoś dołącza do zespołu lub z niego odchodzi, onboarding i offboarding oznaczają jedną czynność dla każdego użytkownika zamiast trzech. (I koniec z sytuacjami, w których podwykonawcy zachowują dostęp do folderów, które już ich nie dotyczą).
• Fundament bezpieczeństwa: zyskujesz bezpieczne fundamenty do współpracy. Proton Workspace ma certyfikat ISO 27001 oraz jest zgodny z GDPR i HIPAA. Wszystkie jego usługi chronią Twoje dane za pomocą szyfrowania end-to-end pod szwajcarską jurysdykcją. Nawet Proton nie ma dostępu do Twoich plików.

Ponadto w pakiecie otrzymujesz dodatkowe produkty: subskrybenci planu Workspace Standard otrzymują firmowy VPN oraz menadżer haseł dla zespołów; subskrybenci planu Premium otrzymują te narzędzia oraz Lumo — naszego biznesowego asystenta AI.

Migracja poczty e-mail i kalendarza do Protona jest prosta: narzędzie Easy Switch od Protona automatycznie importuje Twoje dotychczasowe wiadomości, kontakty i kalendarze (w tym z usługi Gmail).

Niewiele firm z sektora MŚP od razu dobrze dobiera swój zestaw narzędzi do współpracy. Właściwa platforma do współpracy zespołowej to taka, z której Twój zespół rzeczywiście korzysta, którą kontroluje Twój administrator i którą Twój dział finansowy widzi na jednej fakturze.