Software pro týmovou spolupráci: 7 nástrojů, které vám nebudou zbytečně utrácet peníze

Většina firem buduje svůj softwarový balíček pro týmovou spolupráci stejným způsobem: nástroj po nástroji podle toho, jak vznikají jednotlivé potřeby. Když teprve začínáte, zdá se to jako rozumný přístup.

Má to však háček. Pokud k umožnění týmové spolupráce přistoupíte tímto způsobem, skončíte s Frankensteinovým monstrem složeným z nesourodě poslepovaných částí.

I když jsou jednotlivé části dobré, jejich vzájemná nepropojenost způsobuje problémy. Platíte více poplatků za předplatné, než dokážete sledovat. Nemáte přehled o tom, kdo k čemu má přístup. A topíte se v administrativě.

Toto je průvodce alternativní cestou: vybudováním balíčku pro týmovou spolupráci, který obsahuje nejdůležitější nástroje na jednom místě a je co nejvíce konsolidovaný, aby vám ušetřil čas i peníze.

7 nástrojů pro týmovou spolupráci, které vaše firma potřebuje

Každý balíček pro týmovou spolupráci musí pokrývat ty samé základy: chat, e-mail, video, dokumenty, úložiště a správu projektů. K tomuto seznamu se také vyplatí přidat vizuální spolupráci a databázi znalostí.

Zde je sedm nástrojů, které pokryjí vše, co potřebujete, a zároveň ochrání důvěrnost vašich dat.

1. For team chat: Slack

Slack je osvědčenou volbou pro týmový chat. Místo dlouhých, nepřehledných e-mailových vláken přeměňuje konverzace na uspořádané a prohledávatelné kanály uspořádané podle projektů, týmů nebo témat. Hlasové a videohovory umožňují komukoli zahájit rychlý hovor přímo v aplikaci a sdílení souborů udržuje kontext u konverzace. Slack poskytuje veškerou strukturu, kterou malý tým potřebuje, a zároveň roste spolu s vaším týmem – díky knihovně integrací propojující stovky dalších nástrojů snadno zapadne do vašeho rozšiřujícího se systému.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail vám poskytuje všechny klíčové funkce pro firemní e-mail stejně jako Gmail nebo Outlook, s přidaným bonusem v podobě koncového šifrování. Google a Microsoft zpracovávají obsah zpráv pro vyhledávání a funkce umělé inteligence; šifrovaná architektura Proton Mailu zajišťuje, že vaše firemní komunikace je určena výhradně pro vaše oči. Součástí je i Proton Calendar, takže podrobnosti o vašich událostech – včetně názvů schůzek a seznamů hostů – zůstávají také soukromé a plánování nevyžaduje samostatnou aplikaci ani další přihlášení.

3. For project and task management: Trello

Trello zjednodušuje sledování úkolů na naprosté minimum, aniž by tím utrpěla užitečnost: správa nástěnek a karet úkolů, které se přesouvají od „k vyřízení“ po „hotovo“, se noví členové týmu naučí téměř okamžitě. Až budeme později mluvit o konsolidovaných platformách, mějte na paměti, že toto je nástroj, který většina platforem nenahradí – vyplatí se s ním tedy počítat jako se samostatnou položkou v rozpočtu.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom je sice pro mnoho firem první volbou pro videokonference, rozhodně však nepatří mezi nejvíce soukromé možnosti. Jeho funkce AI Companion zpracovává obsah hovorů – včetně komerčně citlivých informací – za účelem generování shrnutí a přepisů. Výchozí koncové šifrování v Proton Meet zajišťuje, že to, co na hovoru zazní, zůstane pouze mezi jeho účastníky. Hosté se připojují pomocí odkazu a bez nutnosti účtu a bezplatná verze pokrývá hodinové hovory až pro 50 účastníků.

5. For visual collaboration: Miro

Miro je v podstatě digitální tabule, ale její nekonečné plátno poskytuje distribuovaným týmům sdílený prostor pro plánování, brainstorming a workshopy, který žádná fyzická tabule – a dokonce ani chatové vlákno či dokument – nedokáže nahradit. Miro nabízí tolik funkcí, že jeho plné ovládnutí vyžaduje čas, ale začít je otázkou několika minut: šablony pro retrospektivy a plánovací schůzky zajistí, že nové týmy nezačínají od prázdného plátna.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive nabízí firemní cloudové úložiště, které se vyrovná službám Google Drive a Dropbox v možnostech podrobného nastavení oprávnění k souborům a historii verzí. Kde však získává navrch, je situace, kdy dojde k úniku dat. Google a Dropbox potřebují přístup k obsahu vašich souborů, aby jej mohli indexovat pro vyhledávání a funkce umělé inteligence; to znamená, že mají přístup k vašim smlouvám, finančním záznamům i produktovým plánům, a případný únik dat na jejich straně by mohl tento obsah přímo odhalit. Proton Drive je ve výchozím nastavení koncově šifrovaný s architekturou nulového přístupu: Proton vaše soubory dešifrovat nemůže, a proto to nedokáže ani nikdo, kdo by napadl jeho servery.

Proton Drive pokrývá také spolupráci na dokumentech, protože Proton Docs a Proton Sheets jsou součástí každého tarifu Proton Drive. Docs a Sheets nabízejí stejné základní funkce jako dokumentové nástroje od Googlu a Microsoftu (společné úpravy v reálném čase, komentáře a historii verzí) a zároveň přidávají koncové šifrování, které zajišťuje, že vaše smlouvy, koncepty a finanční modely získají stejnou ochranu jako vše ostatní ve vašem systému.

7. Pro databázi znalostí: Notion

Mnoho firem – zejména těch, které rychle rostou – se potýká s chaosem způsobeným neuspořádanou interní dokumentací. Notion centralizuje interní dokumentaci, wiki a referenční materiály do jednoho prohledávatelného prostoru, čímž omezuje roztříštěné a zastaralé verze bojující o pozornost. Navíc je dostatečně flexibilní, aby posloužil i pro jednoduché sledování projektů, pokud váš tým nepotřebuje specializovaný nástroj jako Trello.

Pokud však váš tým v cloudu ukládá důvěrné soubory klientů, strategické dokumenty, produktové plány nebo duševní vlastnictví společnosti, doporučujeme použít bezpečnější alternativu k Notionu, jako je Proton Drive.

Skryté náklady na nepropojené nástroje pro spolupráci

Představte si, že začínáte od nuly a rozhodnete se pro sedm námi doporučených nástrojů. Zde je přehled toho, jak bude vaše sada nástrojů pro spolupráci vypadat (všimněte si, že je zde pouze sedm řádků, protože Drive zahrnuje Docs i Sheets) – a vypadá to velmi solidně.

Pokud však všechny tyto nástroje fungují samostatně a nejsou sloučeny pod jednou platformou, vystavujete se třem velkým problémům.

1. The hidden subscription bill

Jednotlivě se nástroje v naší sadě sedmi nástrojů nemusí zdát tak drahé. Když však tato předplatná sečtete, tým o 25 lidech (v době psaní tohoto článku) zaplatí přibližně 15 900 $ ročně. A váš tým pravděpodobně ani nevyužívá každou licenci.

Je snadné ztratit přehled o tom, kolik utrácíte za sadu nepropojených nástrojů pro týmovou spolupráci. Víte, že se automaticky obnovují, ale zdráháte se zrušit ten, o kterém máte podezření, že ho nikdo nepoužívá, protože to znamená dohledat přihlašovací údaje. Nebo se obáváte, že ho někdo z vašeho týmu určitě potřebuje. (Proč byste ho jinak měli?)

2. The cost of insecurity

Nepropojené nástroje násobí váš prostor pro útok, přičemž každý takový prostor představuje potenciální riziko chybné konfigurace. Z dlouhodobého hlediska by vás to mohlo přijít velmi draho. Průzkum společnosti Proton ukazuje, že 25 % malých a středních podniků zažilo v loňském roce únik dat a 57 % zasažených malých a středních podniků ztratilo 10 000 až 100 000 $.

3. The burden of admin

Čas jsou peníze a používání více nástrojů vyžaduje spoustu obojího. Pomyslete na všechen ten čas strávený přidáváním a odebíráním oprávnění v sedmi různých nástrojích (za předpokladu, že na to nezapomenete), párováním sedmi samostatných faktur nebo snahou zjistit, zda někdo skutečně používá tu licenci Miro, za kterou platíte už od března. Všechny tyto náklady se možná neobjeví na jedné faktuře. Ale jsou tam.

Co vám přinese konsolidovaná sada nástrojů pro spolupráci

Řešením, jak snížit náklady a plýtvání spojené s roztříštěnými nástroji, nejsou lepší nástroje, a rozhodně to není více nástrojů. Řešením je platforma pro týmovou spolupráci, která pokryje co nejvíce funkcí, jež vaše současné nepropojené nástroje plní, a zároveň vám poskytne bezpečný a snadno spravovatelný základ pro jakékoli další nástroje, které potřebujete.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Jednu fakturu, jedno datum obnovení a jednoho vlastníka. Žádné automatické poplatky za nepoužívané nástroje
2. Jeden ovládací panel správce pro kontrolu nástupů nových zaměstnanců, odchodů a přístupových oprávnění. (Žádní externí dodavatelé zevlující ve vašem Dropboxu měsíce po dokončení projektu)
3. Jeden bezpečnostní model s jedním systémem oprávnění ke správě, žádnými mezerami mezi nástroji a žádným rizikem chybné konfigurace sedmi různých nástrojů
4. Jeden auditní záznam, abyste na jednom místě viděli, kdo, kdy a k čemu přistupoval (a měli důkaz, až zaklepou investoři nebo regulační orgány)

Konsolidovaná, šifrovaná sada nástrojů vám neušetří jen peníze za předplatná a bezpečnostní incidenty. Vysílá také jasný signál vašim zákazníkům, že zacházení s jejich daty berete vážně. A investorům dává najevo, že máte své provozní procesy pod kontrolou.

Platforma pro sjednocení vašich nástrojů: Proton Workspace

S naší digitální platformou pro pracovní prostor pro firmy Proton Workspace získáte všechny zmíněné produkty a funkce Proton na jedné platformě: Mail (včetně Calendar), Meet a Drive (včetně Docs a Sheets).

Místo provozování těchto produktů jako samostatných předplatných – každé s vlastním panelem správce a vlastní fakturou – získáte vše pod jedním účtem a jedním bezpečnostním modelem.

• Úspora na předplatném: Nákup produktů Mail, Meet a Drive jako samostatných předplatných vyjde dráž než jejich pořízení dohromady, protože každý z nich nese svůj vlastní základní poplatek navíc k ceně za licenci. Proton Workspace je místo toho všechny sjednocuje do jedné položky. Proton Workspace sice nenahrazuje Slack, Trello ani Miro (pro chat, projektové řízení a vizuální spolupráci budete stále potřebovat samostatné nástroje), ale u nástrojů, které skutečně nahrazuje, je úspora reálná.
• Úleva pro správce: Místo tří ovládacích panelů máte jeden. Místo tří faktur s třemi různými daty obnovení máte jednu. Přesně vidíte, kdo co používá, takže už neplatíte za licence, kterých se od března nikdo ani nedotkl. A když někdo nastoupí nebo odejde, onboarding a offboarding představují pro každého uživatele jeden úkon, nikoli tři. (A externisté už nebudou mít přístup ke složkám, do kterých jim už nic není.)
• Základ zabezpečení: Vytvoříte bezpečný základ pro spolupráci. Proton Workspace má certifikaci ISO 27001 a splňuje požadavky GDPR a HIPAA. Všechny jeho služby chrání vaše data pomocí end-to-end šifrování a švýcarské jurisdikce. K vašim souborům nemá přístup ani samotný Proton.

K tomu všemu získáte další produkty v balíčku: předplatitelé tarifu Workspace Standard získají v balíčku firemní VPN a týmového správce hesel; předplatitelé tarifu Premium získají toto vše a navíc Lumo, našeho firemního AI asistenta.

Přechod s e-mailem a kalendářem na Proton je přímočarý: nástroj Easy Switch od Protonu automaticky naimportuje vaše stávající e-maily, kontakty a kalendáře (včetně těch ze služby Gmail).

Málokterý malý či střední podnik nastaví svou sadu nástrojů pro spolupráci správně hned napoprvé. Ta správná platforma pro týmovou spolupráci je ta, kterou váš tým skutečně používá, váš správce ji má pod kontrolou a vaše finanční oddělení ji vidí na jedné faktuře.