Software de colaboración en equipo: 7 herramientas que no malgastarán tu dinero

La mayoría de las empresas crean su stack de software de colaboración en equipo de la misma manera: una herramienta a la vez, cubriendo las necesidades a medida que surgen. Cuando recién está comenzando, este parece un enfoque razonable.

Pero hay una trampa. Abordar el desafío de permitir la colaboración en equipo de esta manera es cómo termina con un stack monstruoso al estilo Frankenstein, compuesto totalmente de partes unidas de manera inorgánica.

Incluso si las partes son buenas, la desconexión entre ellas causa problemas. Está pagando más tarifas de suscripción de las que puede rastrear. No tiene la certeza de quién tiene acceso a qué. Y se está ahogando en tareas administrativas.

Esta es una guía para tomar la ruta alternativa: crear un stack de colaboración en equipo que reúna las herramientas esenciales en un solo lugar y esté lo más consolidado posible para ahorrarle tiempo y dinero.

7 herramientas de colaboración en equipo que su stack necesita

Todo stack de colaboración en equipo debe cubrir lo mismo: chat, correo electrónico, video, documentos, almacenamiento y gestión de proyectos. También vale la pena añadir la colaboración visual y una base de conocimientos a esa lista.

Aquí están las siete herramientas que necesita para cubrir todo lo indispensable mientras protege la confidencialidad de sus datos.

1. For team chat: Slack

Slack es la opción predilecta para el chat de equipo. Convierte las conversaciones en canales organizados y con capacidad de búsqueda —configurados por proyecto, equipo o tema— en lugar de largos y dispersos hilos de correo electrónico. Las llamadas rápidas de audio y video permiten a cualquiera iniciar una llamada rápida sin salir de la aplicación, y el intercambio de archivos mantiene el contexto vinculado a la conversación. Al proporcionar toda la estructura que un equipo pequeño necesita, Slack escala junto con su número de colaboradores, integrándose a la perfección en su creciente conjunto de aplicaciones a través de una biblioteca de integraciones que conecta cientos de otras herramientas.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail le ofrece todas las funciones esenciales de correo electrónico empresarial como Gmail u Outlook, con la ventaja adicional del cifrado de extremo a extremo. Google y Microsoft procesan el contenido de los mensajes para potenciar las funciones de búsqueda y de IA; la arquitectura cifrada de Proton Mail garantiza que sus comunicaciones empresariales sean solo para sus ojos. Proton Calendar viene incluido, por lo que los detalles de sus eventos —incluidos los títulos de las reuniones y las listas de invitados— también permanecen privados, y la programación no requiere una aplicación independiente ni otro inicio de sesión.

3. For project and task management: Trello

Trello simplifica el seguimiento de tareas a lo esencial sin sacrificar la utilidad: gestionar tableros y tarjetas de tareas que pasan de pendientes a completadas, prácticamente sin curva de aprendizaje para los nuevos miembros del equipo. Cuando hablemos más adelante sobre plataformas consolidadas, tenga en cuenta que esta es una herramienta que la mayoría de las plataformas no reemplazan, por lo que vale la pena presupuestarla como un elemento independiente en su stack.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom puede ser la opción preferida para videoconferencias para muchas empresas, pero dista mucho de ser la opción más privada. Su función AI Companion procesa el contenido de las llamadas —incluido cualquier elemento comercialmente confidencial— para generar resúmenes y transcripciones. El cifrado de extremo a extremo por defecto de Proton Meet garantiza que lo que se dice en una llamada permanezca entre las personas que participan en ella. Los invitados se unen mediante un enlace y sin necesidad de tener una cuenta, y el plan gratuito cubre llamadas de una hora con hasta 50 participantes.

5. For visual collaboration: Miro

Miro es esencialmente una pizarra digital, pero su lienzo infinito ofrece a los equipos distribuidos un espacio compartido para la planificación, lluvia de ideas y talleres que ninguna pizarra —o incluso un hilo de chat o un documento— puede replicar. Miro incluye suficientes funciones como para que dominarlo todo lleve tiempo, pero comenzar toma solo unos minutos: las plantillas para retrospectivas y sesiones de hojas de ruta permiten que los nuevos equipos no comiencen desde un lienzo en blanco.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive ofrece almacenamiento empresarial en la nube que iguala a Google Drive y Dropbox en permisos detallados por archivo e historial de versiones. Donde toma la delantera es en lo que sucede si ocurre una vulneración de seguridad. Google y Dropbox necesitan acceder al contenido de sus archivos para indexarlo en las búsquedas y potenciar las funciones de IA; eso significa que tienen las claves de sus contratos, registros financieros y hojas de ruta de productos, y una vulneración en sus sistemas podría exponer ese contenido directamente. Proton Drive cuenta con cifrado de extremo a extremo por defecto con una arquitectura de acceso cero: Proton no puede descifrar sus archivos, por lo que nadie que vulnere sus servidores tampoco podrá hacerlo.

Proton Drive también cubre la colaboración en documentos, ya que Proton Docs y Proton Sheets se incluyen en todos los planes de Proton Drive. Docs y Sheets cubren las mismas funciones principales que las herramientas de documentos de Google y Microsoft (coedición en tiempo real, comentarios e historial de versiones), al tiempo que añaden cifrado de extremo a extremo, lo que garantiza que sus contratos, borradores y modelos financieros reciban la misma protección que todo lo demás en su stack.

7. Para una base de conocimientos: Notion

Muchas empresas —en particular las que crecen con rapidez— lidian con el caos que genera una documentación interna desorganizada. Notion centraliza la documentación interna, las wikis y el material de referencia en un único espacio con capacidad de búsqueda, reduciendo las copias dispersas y obsoletas que compiten por la atención. Además, es lo suficientemente flexible como para funcionar como un seguimiento ligero de proyectos si su equipo no necesita una herramienta dedicada como Trello.

Sin embargo, si su equipo almacena en la nube archivos confidenciales de clientes, documentos de estrategia, planes de productos o IP de la empresa, le recomendamos utilizar una alternativa más segura a Notion, como Proton Drive.

El costo oculto de un stack de colaboración desconectado

Supongamos que está comenzando desde cero y decide optar por las siete herramientas que recomendamos. Así es como se verá su stack de colaboración (observe que solo hay siete filas, ya que Drive incluye tanto Docs como Sheets), y se ve bastante sólido.

Sin embargo, si todas estas herramientas funcionan de manera individual y no están consolidadas en una sola plataforma, se expone a tres grandes problemas.

1. The hidden subscription bill

De forma individual, las herramientas de nuestro stack de siete herramientas no parecen costar tanto. Sin embargo, al sumar esas suscripciones, (al momento de escribir este artículo) un equipo de 25 personas acumula una factura de aproximadamente $15,900 al año. Y es probable que su equipo ni siquiera esté utilizando cada licencia.

Es fácil perder la cuenta de lo que está gastando en un conjunto de herramientas de colaboración en equipo desconectadas. Sabe que se renuevan automáticamente, pero duda en cancelar la que sospecha que nadie usa porque eso implicaría buscar los detalles de inicio de sesión. O le preocupa que alguien de su equipo pueda necesitarla. (¿Por qué otra razón la tendría?)

2. The cost of insecurity

Las herramientas desconectadas multiplican su superficie de ataque, donde cada superficie representa una potencial mala configuración a punto de ocurrir. A largo plazo, eso podría costarle muy caro. Las investigaciones de Proton muestran que el 25% de las pymes sufrieron una vulneración de datos el año pasado, y el 57% de las pymes vulneradas perdieron entre $10,000 y $100,000.

3. The burden of admin

El tiempo es dinero, y las herramientas múltiples exigen que gaste mucho de ambos. Piense en todo el tiempo invertido en agregar y revocar permisos en siete herramientas (asumiendo que se acuerde de hacerlo), o conciliar siete facturas independientes, o intentar averiguar si alguien realmente está utilizando esa licencia de Miro por la que ha estado pagando desde marzo. Es posible que todos estos costos no aparezcan en una sola factura, pero están ahí.

Lo que le ofrece un stack de colaboración consolidado

La respuesta para reducir los costos y el desperdicio de un stack desconectado no son mejores herramientas, y ciertamente no son más herramientas. La respuesta es una plataforma de colaboración en equipo que cubra la mayor cantidad posible de las funciones que sus herramientas desconectadas cumplen actualmente, al tiempo que le proporciona una base segura y de fácil administración para cualquier otra herramienta que necesite.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Una sola factura, una fecha de renovación, con un solo responsable. Cero cobros automáticos por herramientas no utilizadas
2. Un panel de control del administrador para gestionar la incorporación, la desvinculación y los permisos de acceso. (Sin contratistas que sigan teniendo acceso a su Dropbox meses después de finalizar el proyecto)
3. Un único modelo de seguridad, con un solo sistema de permisos para administrar, sin brechas entre herramientas y sin el riesgo de errores de configuración en siete herramientas
4. Un único registro de auditoría para que pueda ver quién accedió a qué y cuándo, todo en un solo lugar (y presentar pruebas cuando los inversionistas o reguladores las soliciten)

Un stack consolidado y cifrado no solo le ahorrará dinero en suscripciones e incidentes de seguridad. También envía una señal a sus clientes de que se toma en serio el tratamiento de sus datos. Y les permite a los inversionistas saber que sus operaciones están bajo control.

La plataforma para consolidar su stack: Proton Workspace

Con nuestra plataforma de espacio de trabajo digital para empresas, Proton Workspace, usted obtiene todos los productos y funciones de Proton que hemos mencionado en una sola plataforma: Mail (incluido Calendar), Meet y Drive (incluidos Docs y Sheets).

En lugar de utilizar esos productos como suscripciones independientes, cada uno con su propio panel de administración y su propia factura, usted los obtiene todos bajo una sola cuenta y un único modelo de seguridad.

• El ahorro en suscripciones: adquirir Mail, Meet y Drive como suscripciones independientes cuesta más que obtenerlos juntos, ya que cada uno tiene su propia tarifa base además del precio por licencia. Proton Workspace consolida todo en un solo elemento. Proton Workspace no reemplaza a Slack, Trello ni Miro (aún necesitará herramientas independientes para chat, gestión de proyectos y colaboración visual), pero en las herramientas que sí reemplaza, el ahorro es real.
• El alivio administrativo: en lugar de tres paneles de control, tiene uno. En lugar de tres facturas en tres fechas de renovación distintas, una. Puede ver con exactitud quién está usando qué, por lo que ya no pagará por licencias que nadie ha tocado desde marzo. Y cuando alguien entra o sale del equipo, la incorporación y la desvinculación implican una sola acción por cada usuario, no tres. (Y se acabaron los contratistas que conservan el acceso a carpetas que ya no les corresponden).
• La base de seguridad: usted habrá establecido una base segura para la colaboración. Proton Workspace cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con GDPR y HIPAA. Todos sus servicios mantienen sus datos protegidos con cifrado de extremo a extremo y bajo la jurisdicción suiza. Ni siquiera Proton puede acceder a sus archivos.

Además de esto, obtiene productos adicionales incluidos: los suscriptores de Workspace Standard reciben una VPN empresarial y un gestor de contraseñas para equipos; los suscriptores Premium obtienen esto, además de Lumo, nuestro asistente de IA empresarial.

Migrar su correo electrónico y calendario a Proton es sencillo: la herramienta Easy Switch de Proton importa automáticamente sus correos electrónicos, contactos y calendarios existentes (incluso desde Gmail).

Pocas pymes aciertan con su stack de colaboración a la primera. La plataforma de colaboración en equipo adecuada es aquella que su equipo utiliza, su administrador controla y su equipo de finanzas puede ver en una sola factura.