Giới hạn kích thước tập tin đính kèm Gmail: Cách gửi tệp lớn qua email

Hiếm có điều gì gây khó chịu hơn việc chuẩn bị gửi một tệp quan trọng và nhận ra Gmail không cho phép gửi đi. Hiện tại, phải mất thời gian xử lý sự cố thay vì tiếp tục công việc trong ngày.

Tuy nhiên, giới hạn kích thước của Gmail không phải là ngõ cụt. Trong hướng dẫn này, sẽ có giải thích về giới hạn tập tin đính kèm của Gmail, điều gì xảy ra khi vượt quá giới hạn và cách gửi tệp lớn mượt mà hơn.

Giới hạn kích thước tập tin đính kèm Gmail là bao nhiêu?

Với hầu hết người dùng, giới hạn kích thước tệp của Gmail giới hạn tập tin đính kèm ở mức 25 MB cho mỗi email. Giới hạn này áp dụng cho tất cả nội dung đính kèm, không chỉ riêng một tệp duy nhất.

Nếu sử dụng tài khoản Google Workspace, giới hạn sẽ tùy thuộc vào gói và cấu hình của quản trị viên. Hầu hết người dùng Workspace có cùng giới hạn 25 MB, nhưng tài khoản Enterprise Plus có thể gửi tập tin đính kèm lên tới 50 MB.

Điều gì xảy ra khi vượt quá giới hạn?

Nếu tập tin đính kèm quá lớn, Gmail sẽ tự động tải tệp lên Google Drive và chèn liên kết có thể chia sẻ vào email. Điều này phù hợp với các tệp thông thường, nhưng nếu đang chia sẻ thông tin nhạy cảm như hợp đồng hoặc tài liệu cá nhân, người dùng có thể muốn kiểm soát chặt chẽ hơn nơi lưu trữ các tệp.

Hầu hết trường hợp, quy trình này diễn ra tự động mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào. Tuy nhiên, nếu sử dụng phiên bản cũ của ứng dụng Gmail, sử dụng trình duyệt di động hoặc dung lượng lưu trữ Google đã đầy, quá trình tải lên có thể thất bại. Gmail cũng chặn hoàn toàn một số loại tệp nhất định, chẳng hạn như tệp .exe, vì vậy những tệp này sẽ không được gửi đi bất kể kích thước. May mắn thay, vẫn có một số phương pháp khác để thay thế.

Cách gửi tệp lớn qua email

Dưới đây là một số tùy chọn đáng tin cậy để gửi tệp lớn qua email.

Nén các tệp

Nếu gửi một loạt tài liệu để xem xét hoặc một thư mục hình ảnh từ một sự kiện, việc nén chúng thành một tệp zip sẽ giúp sắp xếp ngăn nắp và có thể giảm kích thước tổng thể. ZIP là định dạng tệp nén được hỗ trợ rộng rãi nhất và hoạt động trên Windows, Mac cùng hầu hết các thiết bị di động.

Để tạo tệp ZIP, hãy chọn các tệp hoặc thư mục, sau đó:

Windows: Nhấp chuột phải → Nén thành… → Tệp ZIP

Mac: Control-click → Nén

Đây là một quy trình đơn giản không yêu cầu công cụ của bên thứ ba, nhưng vẫn có giới hạn. Một video 200 MB sẽ không thể giảm xuống còn 25 MB, và các định dạng đã nén sẵn như JPEG hoặc MP4 sẽ hầu như không giảm kích thước. Ngoài ra, nếu chia sẻ các tệp thiết kế hoặc ảnh, một số công cụ hoặc định dạng nén có thể làm giảm chất lượng.

Ưu điểm:

• Hoạt động ngoại tuyến và không cần các công cụ của bên thứ ba
• Nhiều tệp và thư mục có thể được đóng gói vào một tệp .zip duy nhất
• Có thể bảo vệ tệp .zip bằng mật khẩu bằng công cụ của bên thứ ba

Cần lưu ý:

• Có thể lãng phí thời gian nén các tệp lớn nhưng vẫn gặp phải giới hạn tập tin đính kèm của Gmail
• Quá trình nén có thể làm giảm chất lượng, đây là điều quan trọng trong một số ngành nghề
• Việc giải nén tệp không dễ dàng trên thiết bị di động
• Quyền riêng tư của các tệp .zip bị giới hạn bởi mô hình bảo mật của nhà cung cấp email

Sử dụng dịch vụ chuyển tệp

Các dịch vụ chuyển tệp rất nhanh chóng và không ràng buộc; không cần tạo tài khoản và các tệp sẽ tự động được xóa sau một khoảng thời gian thiết lập. Các gói miễn phí cũng có thể rất hào phóng, chẳng hạn như dung lượng 50 GB của SwissTransfer.

Tuy nhiên, sự tiện lợi đi kèm với những đánh đổi. Các gói miễn phí thường thiếu tính năng chia sẻ an toàn và thường không thể thu hồi quyền truy cập hoặc xem ai đã tải xuống tệp, những điều đặc biệt quan trọng trong cài đặt doanh nghiệp.

Tính bảo mật cũng khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Nhiều dịch vụ mã hóa tệp, nhưng vì họ nắm giữ các khóa mã hóa, về mặt kỹ thuật, họ có thể truy cập dữ liệu. Nếu không có mã hóa đầu cuối, các tệp cũng có thể bị lộ trong một sự cố vi phạm máy chủ hoặc cuộc tấn công doanh nghiệp. Ví dụ: WeTransfer hoạt động theo cách này và do đó không tuân thủ HIPAA, khiến đây là một lựa chọn kém cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực y tế.

Đối với việc chia sẻ thông thường, không nhạy cảm, các dịch vụ chuyển tệp hoạt động rất tốt. Nhưng nếu làm việc trong một ngành được quản lý nghiêm ngặt hoặc cần giữ các tệp riêng tư, việc kiểm soát và giám sát truy cập bị giới hạn có thể gây ra rủi ro về tuân thủ và bảo mật. Sự cố vi phạm hệ thống của nhà cung cấp có thể làm lộ dữ liệu nhạy cảm, có khả năng dẫn đến các khoản phạt, trách nhiệm pháp lý hoặc tổn hại danh tiếng.

Ngay cả đối với các tệp cá nhân, quyền riêng tư cũng khác biệt lớn giữa các dịch vụ. Một số nhà cung cấp có thể truy cập các tệp được tải lên và có thể sử dụng dữ liệu đó cho các mục đích như nhắm mục tiêu quảng cáo hoặc đào tạo AI.

Ưu điểm:

• Hầu hết các dịch vụ không yêu cầu tài khoản
• Nhanh chóng và đơn giản cho các hoạt động chuyển dữ liệu không thường xuyên
• Giới hạn kích thước hào phóng, ngay cả trên các gói miễn phí

Cần lưu ý:

• Khả năng kiểm soát và giám sát hạn chế sau khi gửi, do đó không thể theo dõi hoặc thu hồi quyền truy cập
• Mã hóa do nhà cung cấp kiểm soát có nghĩa là các tệp vẫn có thể bị lộ trong sự cố vi phạm máy chủ hoặc truy cập trái phép
• Các tính năng như bảo vệ bằng mật khẩu thường bị hạn chế trả phí, khiến người dùng miễn phí có ít biện pháp bảo vệ hơn

Sử dụng lưu trữ đám mây

Lưu trữ đám mây giúp việc gửi tệp lớn trở nên dễ dàng — chỉ cần tải tệp lên, tạo liên kết và dán vào email.

Phương pháp này hợp lý nhất để duy trì quyền truy cập liên tục, chẳng hạn như khi chia sẻ thư mục tài sản với khách hàng hoặc album ảnh với gia đình. Không có hạn chế về kích thước tệp ngoài hạn mức lưu trữ, và người nhận có thể xem trước các tệp mà không cần tải xuống bất kỳ thứ gì.

Google Drive là lựa chọn mặc định cho người dùng Gmail vì đã được tích hợp sẵn, nhưng dung lượng 15 GB được chia sẻ giữa Gmail, Drive và Photos, do đó sẽ nhanh đầy hơn mong đợi. Tuy nhiên, có rất nhiều tùy chọn lưu trữ đám mây khác — bao gồm cả các nhà cung cấp lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào nhu cầu lưu trữ và yêu cầu về quyền riêng tư, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy giải pháp thay thế Google Drive phù hợp hơn.

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây xử lý quyền riêng tư và bảo mật theo những cách khác nhau. Một số nền tảng lớn có thể truy cập các tệp được tải lên, trong khi những nền tảng khác sử dụng mã hóa zero-knowledge để chỉ người dùng và những người được chia sẻ tệp mới có quyền truy cập. Các kiểm soát chia sẻ và tính năng bảo mật, chẳng hạn như bảo vệ bằng mật khẩu, cũng khác nhau giữa các nhà cung cấp.

Đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu được quản lý nghiêm ngặt, việc chọn một nhà cung cấp không đáp ứng các yêu cầu tuân thủ theo các khuôn khổ như HIPAA hoặc GDPR có thể gây ra rủi ro pháp lý và danh tiếng.

Ưu điểm:

• Mã hóa đầu cuối và các kiểm soát chia sẻ nâng cao từ một số nhà cung cấp
• Không có hạn chế về kích thước tệp trong hạn mức lưu trữ trên một số dịch vụ
• Dễ dàng cập nhật tệp và thư mục — chỉ cần chỉnh sửa bản gốc và liên kết sẽ luôn được cập nhật

Cần lưu ý:

• Quyền riêng tư và bảo mật khác biệt rất lớn giữa các nhà cung cấp
• Các gói miễn phí thường đi kèm với dung lượng lưu trữ thấp, yêu cầu phải quản lý liên tục
• Cấu hình sai quyền chia sẻ có thể vô tình làm lộ các tệp nhạy cảm cho những người nhận không mong muốn
• Sử dụng nhà cung cấp không tuân thủ các quy định của ngành, chẳng hạn như HIPAA hoặc GDPR, có thể khiến doanh nghiệp gặp phải các rủi ro pháp lý và danh tiếng

Gửi tệp lớn một cách an toàn qua email bằng Proton Drive

Khi Gmail chặn tập tin đính kèm, Proton Drive cho phép tải tệp lên, tạo liên kết chia sẻ an toàn và gửi qua email mà không bị xâm phạm — không bị giới hạn kích thước hay định dạng, không cần nén, và không phải hy vọng người nhận có thể tự tìm cách giải nén thư mục trên điện thoại.

Nếu quyền riêng tư và khả năng kiểm soát là điều quan trọng, dù là chia sẻ ảnh cá nhân hay gửi các tệp doanh nghiệp nhạy cảm, hầu hết các giải pháp hiện nay đều không đáp ứng được.

Proton Drive được xây dựng khác biệt — tất cả các tệp đều được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối, nghĩa là chỉ người dùng và những người được chia sẻ mới có quyền truy cập, ngay cả Proton cũng không thể truy cập.

Người dùng có thể bảo vệ các liên kết bằng mật khẩu, thiết lập ngày hết hạn, theo dõi lượt tải xuống và thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào. Và vì Proton có trụ sở tại Thụy Sĩ, dữ liệu sẽ được bảo vệ bởi một số luật về quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất thế giới.

Đối với doanh nghiệp, Proton Drive có thể hỗ trợ tuân thủ các quy định như HIPAA và GDPR. Đối với những đối tượng khác, đây đơn giản là một cách riêng tư hơn để chia sẻ tệp trực tuyến. Có thể bắt đầu với 5 GB dung lượng lưu trữ miễn phí và gửi tệp lớn qua email mà không lo lắng về giới hạn.