Cách xây dựng chính sách làm việc từ xa an toàn: Các mẫu và ví dụ

Cho dù doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn từ xa hay theo mô hình kết hợp, một chính sách làm việc từ xa vững chắc giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm là vô cùng cần thiết. Điều đó có nghĩa là cần xác định những ai đủ điều kiện làm việc từ xa, đề ra các quy tắc giao tiếp và thiết lập các biện pháp bảo vệ để giảm thiểu các mối đe dọa đặc thù đối với các nhóm phân tán về mặt địa lý.

Bài viết này xem xét các phương pháp hay nhất để xây dựng một chính sách làm việc từ xa thành công.

• What is a remote work policy?
• Does your company need a work-from-home policy?
• Core elements of a remote work policy
• Remote work policy examples
• Remote work policy templates you can use now
• Best practices for rolling it out successfully
• Frequently asked questions

Chính sách làm việc từ xa là gì?

Chính sách làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà (WFH) là một tài liệu chính thức xác định các quy tắc dành cho bất kỳ ai làm việc bên ngoài văn phòng thực tế của công ty. Chính sách này có thể áp dụng cho nhân viên, chuyên gia tư vấn, nhà thầu và bất kỳ ai có quyền truy cập vào hệ thống nội bộ hoặc dữ liệu độc quyền của tổ chức.

Công ty có cần chính sách làm việc tại nhà không?

Có rất nhiều lý do tuyệt vời để áp dụng văn hóa làm việc từ xa. Một trong những lý do nổi bật nhất là mở rộng cơ hội tuyển dụng. Những nhân sự hàng đầu sẽ mong đợi sự linh hoạt, và các công ty cung cấp điều này có thể truy cập nguồn nhân tài toàn cầu.

Làm việc từ xa hoặc kết hợp cũng có thể mang lại sự thúc đẩy đáng kể về năng suất và trách nhiệm giải trình. Việc cho phép nhân viên tự do làm việc tại nhà có thể nâng cao hiệu quả và tăng khả năng lưu giữ nhân viên. Đối với nhiều tổ chức, mô hình này cũng giúp giảm chi phí chung — ít không gian văn phòng hơn có nghĩa là tiết kiệm đáng kể chi phí thuê và tiện ích.

Tuy nhiên, làm việc từ xa không phải là không có rủi ro. Các doanh nghiệp hoạt động xuyên biên giới phải xử lý đồng thời nhiều luật thuế và lao động khác nhau. Ngoài ra, nguy cơ tiếp xúc với các rủi ro bảo mật thông tin và mối đe dọa từ bên trong cũng gia tăng đáng kể.

Dù vậy, một chính sách làm việc từ xa vững chắc sẽ giúp đáp ứng mọi nghĩa vụ pháp lý và nhân sự. Và một chính sách yêu cầu sử dụng VPN được công ty phê duyệt để làm việc từ xa, mật khẩu mạnh và xác thực hai yếu tố (2FA) sẽ giúp giảm thiểu các lỗ hổng bảo mật.

Các thành phần thiết yếu của một chính sách làm việc từ xa

Một chính sách làm việc từ xa cần bao gồm các khía cạnh chính sau để bảo vệ cả doanh nghiệp và nhân viên.

• Eligibility: Define remote and hybrid roles
• Working hours: Set online expectations
• Communication: Document clear response times
• Equipment and expenses: Explain what the company will provide
• Security requirements: Enforce VPN use and proper device management
• Performance tracking: Have clear success metrics
• Stay compliant: Cover international labor and tax laws

1. Tính đủ điều kiện làm việc tại nhà

Một số vai trò yêu cầu phải có mặt tại chỗ (lễ tân, thợ sửa ống nước, bác sĩ) và việc làm việc từ xa là không khả thi. Đối với những vai trò khác, vị trí thực tế không phải là thiết yếu. Chính sách làm việc từ xa cần chỉ rõ những công việc nào đủ điều kiện, mọi quy định đi kèm và số ngày WFH được công ty cho phép.

Ví dụ: Nhân viên đủ điều kiện là nhân sự toàn thời gian đã qua thời gian thử việc và nhiệm vụ công việc không bị cản trở khi không có mặt tại văn phòng.

Mẹo: Hãy nêu rõ những ai không thể áp dụng hình thức làm việc từ xa. Ví dụ: những người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

2. Giờ làm việc và thời gian sẵn sàng

Làm việc từ xa có thể làm mờ ranh giới giữa nhà và văn phòng. Hãy thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu. Cần áp dụng khung giờ cố định hay sự linh hoạt là một phần của thỏa thuận? Nếu nhóm trải rộng trên nhiều múi giờ, hãy thiết lập các khoảng thời gian trùng lặp khi tất cả mọi người đều phải sẵn sàng làm việc.

Ví dụ: Nhân sự phải trực tuyến từ 10 giờ sáng đến 3 giờ chiều theo giờ CET, và có thể làm việc linh hoạt ngoài khung giờ này.

Mẹo: Các nhóm toàn cầu có thể hưởng lợi từ các bản cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần thay vì giám sát suốt ngày đêm.

3. Giao thức giao tiếp

Một chính sách làm việc từ xa phải nêu rõ những phần mềm nào nhân viên nên sử dụng để giao tiếp với đồng nghiệp (email, Slack, Jira) và những phần mềm nào không được phép sử dụng.

Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về thời gian phản hồi để giúp quản lý áp lực công việc và tránh văn hóa luôn trực tuyến không bền vững.

Ví dụ: Nhân viên phải trả lời các thư Slack trong vòng 30 phút trong giờ làm việc.

Mẹo: Hãy xác định kênh nào dành cho các sự cố khẩn cấp và kênh nào dành cho các bản cập nhật định kỳ. Bằng cách đó, các nhóm sẽ biết nơi cần tập trung sự chú ý trước tiên.

4. Thiết bị, chi phí và hỗ trợ CNTT

Một chính sách làm việc từ xa cần bao gồm những gì công ty cung cấp và những gì nhân viên phải tự chuẩn bị. Hãy bao gồm phần cứng, phần mềm và hỗ trợ. Hãy giải quyết mọi khoản hoàn trả chi phí (hoặc không hoàn trả) cho internet, hóa đơn điện thoại hoặc thiết bị làm việc tại nhà.

Ví dụ: Công ty sẽ cung cấp máy tính xách tay và màn hình. Nhân viên sẽ nhận được $15/tháng để bù đắp chi phí internet.

Mẹo: Hãy xây dựng một chính sách tự mang thiết bị cá nhân (BYOD) rõ ràng. Nếu không có các chính sách bảo mật và hỗ trợ rõ ràng, các thiết bị cá nhân có thể nhanh chóng trở thành một mối lo ngại lớn.

5. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Làm việc từ xa khiến các công ty phải đối mặt với các rủi ro mạng mới, nhưng một chính sách rõ ràng có thể giúp giảm thiểu chúng. Chính sách đó nên bao gồm:

1. Company-approved hardware and software: Employees should use devices and apps recommended by IT to ensure security and compatibility.
2. Mandatory two-factor authentication: All workplace accounts must have 2FA enabled, for example via an authenticator app.
3. Home network security: Employees should change default router passwords and enable WPA2 encryption.
   
4. Enforced VPN use: All remote connections must use a business VPN with always-on and kill switch features enabled.
5. Controlled server access: Access should be limited to the resources each role requires.
6. Encrypted conferencing tools: Remote meetings should use platforms with end-to-end encryption.
7. Secure communication channels: Business messaging and email should run on end-to-end encrypted services such as Signal and Proton Mail.

Tìm hiểu thêm về việc bảo mật lực lượng lao động từ xa(cửa sổ mới)

Mẹo: Đừng đánh giá thấp tính bảo mật. Một vụ vi phạm duy nhất có thể gây tổn thất lớn hơn nhiều so với tổng chi phí của tất cả các mục khác trong chính sách làm việc từ xa cộng lại.

6. Đo lường hiệu suất

Việc đo lường thành công một cách công bằng là rất quan trọng khi mọi người không có mặt tại văn phòng.

Hãy xác định cách công ty sẽ theo dõi hiệu suất, cho dù đó là thông qua KPI, báo cáo định kỳ hay các cột mốc dự án. Hãy nêu rõ rằng kết quả công việc quan trọng hơn số giờ làm việc thực tế.

Ví dụ: Nhân viên làm việc từ xa phải đáp ứng đúng thời hạn dự án đã thỏa thuận và cung cấp bản cập nhật hàng tuần cho quản lý.

Mẹo: Tránh các công cụ giám sát mang tính kiểm soát cao. Chúng có thể gây tổn hại đến lòng tin cũng như tinh thần làm việc, và thường không giúp cải thiện năng suất.

7. Tuân thủ, trách nhiệm pháp lý, cùng sức khỏe và an toàn

Làm việc từ xa không có nghĩa là được ngoại lệ. Một chính sách làm việc từ xa phải bao gồm các luật lao động, nghĩa vụ thuế và các yêu cầu về sức khỏe và an toàn. Trong trường hợp xảy ra các sự cố không tuân thủ, hãy xác định cách công ty sẽ xử lý mọi lo ngại về trách nhiệm pháp lý.

Ví dụ: Nhân viên phải đảm bảo không gian làm việc an toàn và báo cáo bất kỳ sự cố nào cho bộ phận nhân sự trong vòng 24 giờ.

Mẹo: Hãy để các bộ phận nhân sự, pháp lý và CNTT tham gia khi soạn thảo phần này. Điều đó giúp giảm nguy cơ bỏ sót các nghĩa vụ có thể gây ra rắc rối sau này.

Các ví dụ về chính sách làm việc từ xa

Các công ty thường tiếp cận hình thức làm việc từ xa theo một trong ba cách.

Tại chỗ

Phù hợp nhất với các ngành chịu sự quản lý chặt chẽ, nơi việc tuân thủ và kiểm soát nghiêm ngặt là rất quan trọng.

• Fixed 9 AM to 5 PM hours
• Sự linh hoạt khi làm việc tại nhà bị hạn chế
• Heavy equipment monitoring

Kết hợp hoặc linh hoạt

Dành cho các công ty cần sự cộng tác trực tiếp, nhưng cũng muốn hỗ trợ cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống của nhân viên.

• Employees can split time between home and office
• Core hours with flexible start and end times
• Emphasis on strong communication and reporting

Hoàn toàn từ xa hoặc không đồng bộ

Tốt nhất cho các nhóm phân tán trên toàn cầu, ưu tiên năng suất và thành công hơn là sự có mặt thực tế.

• Teams work across multiple time zones
• The company judges people on outcomes, not hours
• Effective work does not require physical meetings

Các mẫu chính sách làm việc từ xa

Các mẫu này bao gồm các nguyên tắc quan trọng nhất của chính sách làm việc từ xa. Hãy sao chép và điều chỉnh các mẫu này để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp và chính sách làm việc từ xa.

Mẫu 1: Chính sách làm việc từ xa cơ bản

Mục đích: Cung cấp các hướng dẫn chung cho nhân viên làm việc từ xa.

Tính đủ điều kiện: Nhân viên đã hoàn thành [X tháng] thử việc có thể áp dụng để làm việc từ xa. Quản lý trực tiếp phải phê duyệt các yêu cầu. Các vai trò yêu cầu tương tác trực tiếp hàng ngày với khách hàng hoặc yêu cầu sự hiện diện thực tế sẽ không đủ điều kiện.

Giờ làm việc: Nhân viên phải duy trì số giờ đã thỏa thuận trong hợp đồng và sẵn sàng làm việc trong [khung giờ cốt lõi]. Sự linh hoạt được cho phép ngoài các khung giờ này nếu được đồng ý trước.

Giao tiếp: Nhân viên được yêu cầu luôn giữ liên lạc qua [Slack/Email/Điện thoại] trong giờ làm việc và tham dự tất cả các cuộc họp đã lên lịch. Các vấn đề khẩn cấp nên được trao đổi qua [kênh ưu tiên].

Thiết bị: Công ty sẽ cung cấp [máy tính xách tay/màn hình]. Nhân viên phải chuẩn bị kết nối internet ổn định và không gian làm việc an toàn để thực hiện nhiệm vụ công việc mà không bị gián đoạn.

Bảo mật: Nhân viên phải kết nối với hệ thống của công ty bằng Proton VPN và kích hoạt các tính năng luôn bật và công tắc ngắt. Yêu cầu xác thực hai yếu tố trên tất cả các tài khoản làm việc, và các thiết bị phải được kích hoạt tính năng khóa màn hình.

Đánh giá: [Doanh nghiệp] sẽ đánh giá chính sách này sáu tháng một lần và có thể điều chỉnh các hướng dẫn dựa trên phản hồi và các nhu cầu thực tế.

Mẫu 2: Chính sách làm việc kết hợp

Mục đích: Hỗ trợ các thỏa thuận làm việc linh hoạt đồng thời đảm bảo năng suất và bảo mật.

Lịch trình: Nhân viên có thể làm việc từ xa tối đa [X ngày mỗi tuần], tùy thuộc vào sự phê duyệt của quản lý. Nhân viên được yêu cầu đến văn phòng vào những ngày cộng tác đã được chỉ định.

Không gian làm việc: Nhân viên phải duy trì một môi trường không bị xao nhãng với kết nối internet đáng tin cậy. Văn phòng tại nhà phải đáp ứng các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn của [doanh nghiệp].

Làm việc tại chỗ: Khi đến văn phòng, nhân viên nên đặt trước bàn làm việc bằng [hệ thống đặt chỗ] để tránh tình trạng quá công suất.

Giao tiếp: Nhân viên phải tham gia tất cả các cuộc họp nhóm bắt buộc qua hội thảo video hoặc gặp trực tiếp. Các buổi họp nhanh hàng ngày hoặc hàng tuần được mong đợi để giúp các nhóm hoạt động thống nhất.

Chi phí: Công ty hoàn trả [$X/tháng] cho việc sử dụng internet và điện thoại liên quan đến công việc từ xa. Các chi phí bổ sung phải được phê duyệt trước.

Bảo mật: Để bảo vệ hệ thống và dữ liệu của công ty, nhân viên phải:

• Use company-approved antivirus software with automatic updates enabled.
• Connection through Proton VPN with always-on and kill switch features enabled.
• Enable two-factor authentication on all company systems.
• Change default router passwords and use WPA2 or stronger WiFi encryption at home.
• Report any lost or stolen devices immediately.

Mẫu 3: Chính sách làm việc từ xa ưu tiên bảo mật

Mục đích: Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty trong khi kích hoạt chế độ làm việc từ xa.

Tính đủ điều kiện: Chỉ các vai trò được các bộ phận nhân sự, CNTT và pháp lý phê duyệt mới có thể làm việc từ xa theo chính sách này.

Yêu cầu bảo mật: Để bảo vệ hệ thống và dữ liệu của công ty, nhân viên phải:

• Only work on company-issued and encrypted devices.
• Keep non-essential applications off work devices.
• Lock device screens with strong passwords whenever unattended.
• Turn off Bluetooth when it is not actively required for work.
• Connection through Proton VPN with always-on and kill switch features enabled.
• Enable two-factor authentication on all accounts and use a company-approved password manager (such as Proton Pass).
• Use strong, unique passwords (minimum 16 characters) for every account.
• Keep all devices and applications updated automatically, with full-disk encryption active.
• Change default router passwords and secure home WiFi with WPA2 or stronger encryption.
• Access only the internal servers and resources assigned to their role.
• Use encrypted platforms with password protection for group calls and video conferences.
• Use approved encrypted apps, such as Signal for messaging and Proton Mail for email, with expiration dates set for sensitive communications.
• Avoid sending sensitive information through unapproved applications.
• Ensure no sensitive material is visible during video conferences or screen sharing.
• Stay alert for phishing and social engineering attempts; do not click suspicious links or attachments.
• Report any lost, stolen, or compromised devices to IT immediately.

Tuân thủ: Nhân viên phải tuân thủ [GDPR/CCPA/các quy định liên quan khác] và tất cả các chính sách xử lý dữ liệu của công ty.

Kiểm toán: Bộ phận CNTT sẽ kiểm tra các thiết bị từ xa sau mỗi [X tuần]. Các thiết bị không tuân thủ có thể bị tạm ngưng kết nối khỏi hệ thống của công ty cho đến khi các sự cố được giải quyết.

Vi phạm: Các hành vi vi phạm chính sách này có thể dẫn đến hình thức xử lý kỷ luật, lên tới mức cao nhất là chấm dứt hợp đồng lao động.

Các hướng dẫn làm việc từ xa

Sau khi soạn thảo một chính sách làm việc từ xa, thách thức tiếp theo là đưa chính sách đó vào hoạt động trong thực tế.

Việc triển khai chính sách này trong toàn tổ chức đòi hỏi phải có sự lập kế hoạch cẩn thận, giao tiếp hiệu quả và sự kiên nhẫn.

Hãy thử các cách sau để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn:

• Get cross-departmental input: Involve HR, IT, Legal, and management from the start.
• Train employees: Make sure everyone understands remote work expectations.
• Gather feedback: Ask employees and managers what’s working and what’s not.
• Have a trial run: Select a small group to test the new remote work policy.
• Reinforce the guidelines: Managers should make sure everyone follows the remote policy.

Các câu hỏi thường gặp về chính sách làm việc từ xa