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Von Bewerbungen bis zu Geschäftsverträgen nutzen wir täglich E-Mails, um sensible Dokumente zu senden und zu empfangen. Allerdings hat die E-Mail, wie jede Technologie, bestimmte Schwachstellen. Wenn du E-Mails empfängst, musst du sicherstellen, dass sie echt sind und keine potenziellen Phishing– oder Ransomware-Angriffe darstellen. Und wenn du E-Mails sendest, besonders solche mit sensiblen Informationen, willst du sicherstellen, dass diese Nachrichten nicht ohne deine Erlaubnis gescannt oder geteilt werden können.

Glücklicherweise gibt es einfache Wege, Dokumente sicher über private E-Mails zu senden und zu empfangen. In diesem Artikel betrachten wir die Arten von Dokumenten, die du sicher über E-Mail senden kannst, und wie du die in deinem Posteingang gespeicherten Dateien besser schützen kannst.

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Welche Arten von Dokumenten kannst du per E-Mail senden?

Unabhängig von deinem E-Mail-Anbieter solltest du in der Lage sein, Dokumente und Dateien als E-Mail-Anhänge zu senden. Du kannst jede Datei per E-Mail senden, solange sie die maximale Dateigrößenbeschränkung deines E-Mail-Anbieters nicht überschreitet. Hier sind einige beliebte Dateitypen und ihre Dateierweiterungen:

  • Textdateien (.doc, .docx, .txt)
  • PDF-Dokumente (.pdf)
  • Präsentationen (.ppt, .pptx)
  • Tabellenkalkulationen (.xls, .xlsx)
  • Bilder (.jpeg, .png, .gif)
  • Audiodateien (.mp3, .m4a)
  • Videodateien (.mp4, .mov, .avi)
  • eBooks (.mobi, .epub)

Einige Dokumente könnten sensible Informationen über dich enthalten, wie zum Beispiel deine Adresse oder Bankverbindung. Und nahezu alle digitalen Dokumente haben Metadaten, das sind Details über die Datei selbst, wie zum Beispiel wann und wo sie erstellt wurde oder welches Gerät verwendet wurde. Wenn du beispielsweise ein Bild als E-Mail-Anhang sendest, könnte dein E-Mail-Anbieter leicht sehen, wo und wann das Bild aufgenommen wurde.

Anhand des Inhalts deines Posteingangs kann dein E-Mail-Anbieter deine Online- und sogar Offline-Gewohnheiten nachverfolgen und so ein intimes Profil deines Lebens erstellen. Diese Daten können dann an Dritte verkauft oder verwendet werden, um dich gezielt mit Werbung zu konfrontieren. Aus diesem Grund solltest du immer sicherstellen, dass niemand außer dir und deinem Empfänger auf deine Dokumente zugreifen kann.

Dokumente sicher per E-Mail senden

Der sicherste Weg, ein Dokument an jemanden zu senden, ist, es ihm persönlich zu übergeben. Dies ist jedoch selten eine Option, daher ist es viel bequemer, Dokumente digital zu senden. Hier sind vier Schritte, die du befolgen kannst, um die Integrität deiner Dateien beim Senden oder Empfangen per E-Mail zu schützen.

Schritt 1: Übe gute digitale Hygiene

Die erste Verteidigungslinie zum Schutz sensibler Dateien in deinem Posteingang ist die Praxis guter digitaler Hygiene. Eine der einfachsten Methoden hierfür ist die Nutzung eines starken und einzigartigen Passworts oder einer Passphrase, um dein Konto zu schützen. Wenn du Schwierigkeiten hast, ein starkes Passwort zu erstellen, kannst du einen Passwortmanager verwenden. Ein Passwortmanager generiert und speichert Anmeldeinformationen, die mit Onlinekonten verbunden sind, einschließlich E-Mail-Konten.

Schritt 2: Sichere deine Datei mit einem starken Passwort

Je nach Dateityp, den du sendest, kannst du ihn möglicherweise mit einem Passwort sichern. Software wie Microsoft Office und Adobe Acrobat ermöglicht es dir, bestimmte Dokumente und PDF-Dateien vor dem Senden mit einem Passwort zu schützen.

So schützt du ein Microsoft Office-Dokument mit einem Passwort

Um ein Microsoft Word-Dokument mit einem Passwort zu schützen:

  1. Öffne das Dokument, das du schützen möchtest.
  2. Wähle Datei → Informationen → Dokument schützen → Mit Passwort verschlüsseln.
  3. Gib ein Passwort ein und bestätige es durch erneutes Eingeben.
  4. Speichere die Datei, damit das Passwort wirksam wird.

So schützt du ein PDF-Dokument mit einem Passwort

  1. Öffne das PDF, das du mit einem Passwort schützen möchtest, in Adobe Acrobat.
  2. Wähle Werkzeuge → Schützen.
  3. Du kannst entweder die Dateibearbeitung mit einem Passwort einschränken oder die gesamte Datei mit einem Zertifikat oder Passwort verschlüsseln.
  4. Klicke auf OK und wähle Speichern.

So schützt du eine Präsentation in Microsoft PowerPoint mit einem Passwort

Ein Passwort in einer Präsentation zu setzen, verhindert, dass andere Personen sie öffnen oder verändern. Um ein Passwort hinzuzufügen:

  1. Öffne die Präsentation.
  2. Wähle Datei → Informationen → Präsentation schützen → Mit Passwort verschlüsseln.
  3. Gib das Passwort ein, klicke auf OK und speichere die Datei.

Sobald mit einem Passwort geschützt, kannst du deine Datei sicher als E-Mail-Anhang an deinen Empfänger senden. Diese Methode funktioniert jedoch möglicherweise nicht, wenn dein Empfänger keinen Zugang zur gleichen Software hat. In diesem Fall solltest du dein Dokument als verschlüsselten Anhang senden.

Schritt 3: Sende deine Datei als verschlüsselten Anhang

Wenn du einen Anhang verschlüsselst, kann die Datei von niemandem außer deinem vorgesehenen Empfänger abgefangen oder eingesehen werden. Allerdings sind reguläre Anhänge nur durch grundlegende Verschlüsselung, wie TLS, geschützt. TLS sichert eine E-Mail, während sie zwischen E-Mail-Anbietern übertragen wird, was bedeutet, dass dein Anhang von einer dritten Partei eingesehen werden könnte, nachdem er im Posteingang deines Empfängers angekommen ist.

Außerdem erfordert eine sichere TLS-Verbindung, dass sowohl du als auch dein Empfänger E-Mail-Anbieter verwenden, die TLS unterstützen. Unterstützt der E-Mail-Anbieter deines Empfängers kein TLS, könnten Lauscher deine Nachricht lesen und auf deinen Anhang zugreifen, während die E-Mail übertragen wird.

Wähle einen sicheren und privaten E-Mail-Anbieter, um deinen Anhang zu senden

Um Dokumente sicher über E-Mail zu senden, musst du einen vertrauenswürdigen E-Mail-Anbieter wählen, der erweiterte Verschlüsselung unterstützt. Der einfachste Weg dazu ist die Nutzung von Proton Mail. Proton Mail schützt automatisch alle deine Nachrichten und Anhänge mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) und Zero-Access-Verschlüsselung. Die Verschlüsselung erfolgt nahtlos im Hintergrund und gibt dir die Sicherheit, dass deine Nachrichten und Dateien automatisch geschützt sind.

Wenn du eine E-Mail von deinem Proton Mail Postfach an einen Empfänger sendest, der kein Proton Mail verwendet, kannst du deine Nachricht und deinen Anhang immer noch verschlüsseln, indem du die Funktion Passwortgeschützte E-Mails verwendest. Mit passwortgeschützten E-Mails muss dein Empfänger ein vorher vereinbartes Passwort eingeben, um die Nachricht zu öffnen. Du kannst auch den Nachrichtenablauf-Timer verwenden, um sicherzustellen, dass die Nachricht und ihre Anhänge automatisch gelöscht werden, sobald der Timer abgelaufen ist.

Schritt 4: Verwende eine verschlüsselte Cloud-Speicherlösung

Wenn das Dokument, das du sendest, das maximale Dateigrößenlimit deines E-Mail-Anbieters übersteigt, kannst du dich entscheiden, es mit einer verschlüsselten Cloud-Speicherlösung zu senden. Um deinem Empfänger das Dokument zu senden, lade einfach die Datei hoch und kopiere den Download-Link in deine E-Mail.

Obwohl es viele Cloud-Speicherlösungen auf dem Markt gibt, sind nicht alle gleichwertig. Einige Dateifreigabelösungen, wie Dropbox, verwenden keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um deine Dateien zu schützen. In der Tat hat Dropbox im Jahr 2016 enthüllt, dass es gehackt wurde(new window), was zu einem großen Sicherheitsvorfall führte, der die Daten und Passwörter von mehr als 68 Millionen Nutzern im Internet preisgab. Dropbox besitzt auch die Verschlüsselungsschlüssel zu deinen Dateien, was bedeutet, dass das Unternehmen deine sensiblen Dokumente entschlüsseln und lesen kann.

Sende deine Dokumente mit Proton Drive

Der sicherste Weg, deine Dokumente sicher zu senden, ist es, dich für ein kostenloses Proton Drive-Kontoanzumelden. Proton Drive ist die neueste Ergänzung zu unserem von Haus aus privaten Ökosystem und verwendet dieselbe Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wie Proton Mail, um deine Dateien zu schützen. Mit Proton Drive:

  • Jede Datei, die du hochlädst, wird auf deinem Gerät verschlüsselt, bevor sie auf unseren Servern gespeichert wird.
  • Alle Dateimetadaten sind verschlüsselt, einschließlich des Namens, der Dateierweiterung, des Thumbnails und mehr.
  • Niemand kann auf deine Datei zugreifen, es sei denn, du hast ihnen einen sicheren Dateifreigabe-Link gesendet.

Um eine Datei sicher zu teilen, melde dich bei Proton Drive an und lade sie hoch. Erstelle dann einen sicheren, teilbaren Link. Nachdem du den Link mit deinem Empfänger geteilt hast, wird er auf eine Seite geleitet, wo er die Datei oder den Ordner herunterladen kann. Die Datei, die du geteilt hast, bleibt verschlüsselt, bis sie das Gerät deines Empfängers erreicht.

Du kannst auch ein Passwort hinzufügen, um dein Dokument zu schützen oder einen Ablaufzeitpunkt festlegen. Das stellt sicher, dass du die volle Kontrolle darüber hast, wer auf dein Dokument zugreifen kann und wie lange.

Bei Proton ist die Sicherheit deiner Daten unsere höchste Priorität. Deshalb haben wir datenschutzorientierte Dienste wie Proton Mail und Proton Drive entwickelt, um dir zu helfen, Dateien sicher über das Internet zu senden. Wenn du unsere Mission unterstützen möchtest, ein besseres Internet zu bauen, erwäge, ein kostenpflichtiges Abonnement abzuschließen.

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