Wenn du Proton Mail nutzt, um professionelle E-Mails zu senden, bleiben deine Business-Kommunikationen sicher in der Cloud gespeichert. Das bedeutet, dass deine Kontaktaufnahme, Vereinbarungen, Besprechungen und Kontakte alle sicher mit einer einfach zu bedienenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gespeichert werden. Bevor du jedoch anfangen kannst, mit sicheren Business-E-Mails einen Unterschied zu machen, musst du wissen, wie man professionelle E-Mails schreibt, die die gewünschten Ergebnisse bringen.
Was ist das Ziel deiner E-Mail?
Der erste Schritt beim Verfassen einer effektiven Business-E-Mail ist das Verständnis des Ziels deiner Nachricht. Frage dich, welche Aktion du von deinem Empfänger erwartest, nachdem er deine E-Mail gelesen hat. Sobald du dein Ziel klar definiert hast, kannst du sicherstellen, dass der Rest deiner E-Mail darauf ausgerichtet ist, dieses zu unterstützen. Eine knappe und auf das Ziel ausgerichtete E-Mail zu schreiben, ist der Schlüssel zu einer guten professionellen E-Mail.
Wer ist das Publikum deiner E-Mail?
Das Verständnis des Publikums deiner Business-E-Mail ist entscheidend, um sicherzustellen, dass dein Ton den Umständen entspricht. Wenn du beispielsweise dem CEO eines Unternehmens eine E-Mail schreibst, mit dem du zuvor keinen Kontakt hattest, solltest du die E-Mail frei von Witzen und Umgangssprache halten. Sobald du jemanden besser kennst, kannst du diesen formellen Ansatz deiner E-Mails lockern, um an einer guten professionellen Beziehung zu arbeiten.
Wenn du eine E-Mail an mehrere Personen schreibst und dabei entweder die CC- oder BCC-Funktionen verwendest, musst du auch die Informationen berücksichtigen, die du in deiner professionellen E-Mail einfügst und an wen du sie richtest. (Beispielsweise solltest du in einer E-Mail, bei der alle Kontakte BCC sind, niemandes Namen verwenden oder in einer E-Mail mit einem CC-Empfänger, dem du keine Erlaubnis zur Weitergabe gegeben hast, private Informationen einfügen.)
Wie man eine professionelle E-Mail schreibt
Jetzt, wo du das Ziel und das Publikum deiner E-Mail kennst, kannst du mit dem Schreiben beginnen, wobei du darauf achtest, deine Nachricht knapp, relevant und leicht lesbar zu halten.
Betreffzeile
Deine Betreffzeile ist der erste Teil der Nachricht, den dein Empfänger sieht, und wenn du eine Kaltakquise-E-Mail (wie eine Verkaufspräsentation) sendest, könnte deine Betreffzeile darüber entscheiden, ob der Empfänger die E-Mail überhaupt öffnet.
- Mache deinen Betreff nicht zu lang, sonst könnte er vom E-Mail-Client oder der App des Empfängers abgeschnitten werden.
(new window)- Versuche nicht, deinen Empfänger mit einer vagen Betreffzeile zum Öffnen deiner Business-E-Mail zu „ködern“. Fasse stattdessen klar zusammen, warum du diese Person kontaktierst.
- Füge alle weiteren relevanten Informationen hinzu, wie zum Beispiel, ob die E-Mail bis zu einem bestimmten Termin beantwortet werden muss oder ob sie dringend ist.
Anreden
Wenn du eine besonders formelle E-Mail schreibst, kannst du die E-Mail mit „Sehr geehrte(r) [Name]“ beginnen. Für die meisten professionellen E-Mails sollte jedoch ein einfaches „Hallo“ ausreichen. Sprich den Empfänger nach Möglichkeit mit Namen an.
Wenn du eine E-Mail an mehrere Personen sendest, möchtest du sie vielleicht alle beim Namen nennen, aber wenn du das BCC-Feld verwendest, solltest du die Namen der Empfänger in der E-Mail nicht verwenden, da sonst offensichtlich wird, dass sie nicht der einzige Empfänger deiner Nachricht sind.
Formatierung
Beim Verfassen einer professionellen E-Mail solltest du darauf achten, dass die Formatierung die Lesbarkeit erleichtert und Regeln befolgt, die auch in anderen E-Mail-Clients funktionieren – das bedeutet, standardmäßige Web-Schriftarten und Unicode-Symbole zu verwenden. Individuelle Schriftarten werden wahrscheinlich nicht im Posteingang deiner Empfänger erscheinen.
Um deine E-Mail professionell und übersichtlich zu gestalten, verwende:
- Kleine Absätze anstelle von durchgehenden Textzeilen
- Füge Hyperlinks anstelle von unformatierten URLs ein
- Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen anstelle von Listen in Absätzen
Wie man eine E-Mail abschließt
Das Ende deiner E-Mail sollte zusammenfassen, worum es in deiner Nachricht geht, und wiederholen, welche Aktion dein Empfänger ergreifen sollte, nachdem er sie gelesen hat. Danach solltest du mit einer professionellen Grußformel und deinem vollständigen Namen abschließen.
Wie du deine Nachricht beendest, hängt von deiner Beziehung zum Empfänger und der Formalität der E-Mail ab. Für eine enge Arbeitsbeziehung sind „alles Gute“ oder „freundliche Grüße“ gängige Weisen, deine E-Mail zu beenden. Für formellere professionelle E-Mails ziehe „mit freundlichen Grüßen“ oder „mit Dank“ in Betracht.
Bei jeder geschäftlichen E-Mail solltest du sehr informelle Abschlussformeln wie „bis dann“, oder das Weglassen einer Grußformel vermeiden – selbst wenn du eine E-Mail-Signatur(new window) hast.
Korrekturlesen von professionellen E-Mails
Nachdem du deine professionelle E-Mail verfasst hast, solltest du sie vor dem Senden Korrektur lesen.
Der erste Schritt beim Korrekturlesen deiner E-Mail ist sicherzustellen, dass das Ziel, das du dir vor dem Schreiben gesetzt hast, in der gesamten Nachricht klar ist. Dann kürze alle Teile der E-Mail, die unnötig lang sind, und achte darauf, dass jeder Satz so knapp wie möglich ist.
Grundlegende Fehler in deiner E-Mail führen oft dazu, dass deine Nachricht nicht das gewünschte Ergebnis hat, sobald sie im Posteingang deines Empfängers landet.
Häufige E-Mail-Fehler, auf die du immer achten solltest, umfassen:
- Vergessen, notwendige Anhänge hinzuzufügen
- Rechtschreibfehler und Tippfehler
- Falsch geschriebene Namen
- Falsche Daten und Uhrzeiten
Professionelle E-Mails mit Proton Mail senden
Die Wahl des richtigen E-Mail-Anbieters ist ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass deine professionellen E-Mails effektiver sind. Einige Domains, wie AOL oder Hotmail(new window), gelten als informell oder veraltet und können die Reaktion deiner Empfänger auf deine E-Mail beeinflussen, bevor sie sie überhaupt geöffnet haben. Das ist besonders wichtig, wenn du deine E-Mail-Adresse benutzt, um dich auf Jobs zu bewerben. Da Geschäftsemails sensible Informationen enthalten können, sollte das Wahren deiner Privatsphäre oberste Priorität haben. Mit Proton Mail werden alle deine Business-E-Mails und Anhänge automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt, was bedeutet, dass nur du und dein Empfänger den Inhalt deiner Nachrichten lesen können (wenn sie an ein anderes Proton Mail-Konto gesendet werden oder wenn du die Proton Mail Encrypt for Outside(new window)-Funktion verwendest).
