Mit Proton Mail professionelle E-Mails zu senden, bedeutet, dass deine geschäftlichen Kommunikationen in der Cloud sicher bleiben. Das bedeutet, dass deine Kontakte, Vereinbarungen und Meetings alle mit einfacher Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sicher sind. Bevor du jedoch beginnen kannst, mit sicheren Geschäftsmails Einfluss zu nehmen, musst du wissen, wie man professionelle E-Mails schreibt, die die gewünschten Ergebnisse bringen.
Was ist das Ziel deiner E-Mail?
Der erste Schritt zum Schreiben einer effektiven Geschäftsmail ist das Verständnis für das Ziel deiner Nachricht. Überlege dir, welche Handlung du von deinem Empfänger erwartest, nachdem er deine E-Mail gelesen hat. Sobald du herausgefunden hast, was dein Ziel ist, kannst du sicherstellen, dass der Rest deiner E-Mail darauf hinarbeitet. Eine kurze und zielgerichtete E-Mail zu verfassen, ist der Schlüssel zum Schreiben einer guten professionellen E-Mail.
Wer ist das Publikum deiner E-Mail?
Das Verständnis für das Publikum deiner Geschäftsmail ist ausschlaggebend, um sicherzustellen, dass dein Ton angemessen ist. Wenn du zum Beispiel den CEO eines Unternehmens anmailst, mit dem du noch keinen Kontakt hattest, solltest du die E-Mail ohne Witze und Informalitäten halten. Wenn du jemanden besser kennst, kannst du diesen förmlichen Ansatz lockern, um eine gute berufliche Beziehung aufzubauen.
Wenn du eine E-Mail an mehrere Personen mit CC oder BCC sendest, musst du auch die Informationen berücksichtigen, die du in deiner professionellen E-Mail verwendest. (Zum Beispiel solltest du in einer E-Mail, in der alle Kontakte BCC sind, niemanden namentlich erwähnen oder private Informationen in einer E-Mail angeben, die einen CC-Empfänger hat, mit dem du keine Erlaubnis hast, sie zu teilen.)
Wie man eine professionelle E-Mail schreibt
Jetzt, da du das Ziel und das Publikum deiner E-Mail kennst, kannst du beginnen, sie zu schreiben, während du sicherstellst, dass deine Nachricht prägnant, relevant und leicht lesbar bleibt.
Betreffzeile
Deine Betreffzeile ist der erste Teil der Nachricht, den dein Empfänger sieht, und wenn du eine Kaltakquise E-Mail sendest (wie ein Verkaufspitch), könnte deine Betreffzeile darüber entscheiden, ob dein Empfänger die E-Mail überhaupt öffnet.
- Mache deine Betreffzeile nicht zu lang, da sie sonst von den E-Mail-Clients oder Apps des Empfängers abgeschnitten werden kann.
(neues Fenster)- Versuche nicht, deinen Empfänger mit einer unklaren Betreffzeile zum Öffnen deiner Geschäftsmail zu verleiten. Fasse stattdessen klar zusammen, warum du diese Person kontaktierst.
- Füge alle zusätzlichen relevanten Informationen hinzu, z. B. ob die E-Mail bis zu einer bestimmten Frist beantwortet werden muss oder ob die E-Mail dringend ist.
Anrede
Wenn du eine besonders formelle E-Mail schreibst, kannst du die E-Mail mit „Sehr geehrte[r] [Name]“ beginnen. Für die meisten professionellen E-Mails sollte ein einfaches „Hi“ oder „Hallo“ ausreichen. Sprich den Empfänger, wenn möglich, mit Namen an.
Wenn du eine E-Mail an mehrere Personen sendest, möchtest du sie vielleicht alle namentlich ansprechen, aber wenn du das BCC-Feld verwendest, solltest du die Namen der Empfänger in der E-Mail nicht verwenden.
Formatierung
Beim Schreiben einer professionellen E-Mail solltest du sicherstellen, dass die verwendete Formatierung die E-Mail leicht lesbar macht und den Formatierungsregeln entspricht, die auf andere E-Mail-Clients übertragbar sind — das bedeutet, Standard-Web-Schriften und Unicode-Symbole zu verwenden. Benutzerdefinierte Schriften erscheinen höchstwahrscheinlich nicht im Posteingang deiner Empfänger.
Um deine E-Mail professionell und einfach zu verstehen zu gestalten, verwende:
- Kleine Absätze anstelle von durchgehenden Textzeilen
- Hyperlinks anstelle von unformatierten URLs
- Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen anstelle von Auflistungen in Absätzen
Wie man eine E-Mail abschließt
Das Ende deiner E-Mail sollte zusammenfassen, worum es in deiner Nachricht geht, und wiederholen, welche Handlung dein Empfänger ausführen sollte, nachdem er sie gelesen hat. Dann solltest du mit einer professionellen Schlussformel und deinem vollständigen Namen unterschreiben.
Wie du deine Nachricht abschließt, hängt von deiner Beziehung zum Empfänger und dem Formalitätsgrad der E-Mail ab. Bei einer guten Arbeitsbeziehung sind „Alles Gute“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ gängige Abschlüsse für deine E-Mail. Für formellere berufliche E-Mails solltest du „Ihr[e]“ oder „Mit Dank“ in Betracht ziehen.
Beim Schreiben jeder Geschäftsmail solltest du sehr informelle Abschlüsse wie „Tschüss“ oder das Weglassen einer Schlussformel vermeiden — selbst wenn du eine E-Mail-Signatur(neues Fenster) hast.
Korrekturlesen von professionellen E-Mails
Nachdem du deine professionelle E-Mail geschrieben hast, solltest du sicherstellen, dass du sie vor dem Versenden Korrektur liest.
Der erste Schritt beim Korrekturlesen deiner E-Mail besteht darin, sicherzustellen, dass das Ziel, das du dir vor dem Schreiben gesetzt hast, in der gesamten Nachricht klar ist. Prune dann alle Teile der E-Mail, die unnötig lang sind, und stelle sicher, dass jeder Satz so kurz wie möglich ist.
Grundlegende Fehler in deiner E-Mail führen oft dazu, dass deine Nachricht nicht das gewünschte Ergebnis hat, wenn sie im Posteingang deines Empfängers landet.
Häufige E-Mail-Fehler, die du immer überprüfen solltest, sind:
- Vergessen, notwendige Anhänge hinzuzufügen
- Rechtschreibfehler und Tippfehler
- Fälschlich geschriebene Namen
- Falsche Daten und Zeiten
Professionelle E-Mails mit Proton Mail senden
Die Wahl des richtigen E-Mail-Anbieters ist ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass deine professionellen E-Mails effektiver sind. Einige Domains, wie AOL oder Hotmail(neues Fenster), gelten als informell oder veraltet und können beeinflussen, wie deine Empfänger auf deine E-Mail reagieren, bevor sie sie überhaupt geöffnet haben. Dies ist besonders wichtig, wenn du deine E-Mail-Adresse für Bewerbungen verwendest. Da Geschäftsmails sensible Informationen enthalten können, sollte die Wahrung der Privatsphäre deiner Nachrichten oberste Priorität haben. Mit Proton Mail sind alle deine Geschäftsmails und Anhänge automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt, was bedeutet, dass nur du und dein Empfänger den Inhalt deiner Nachrichten lesen können (wenn sie an ein anderes Proton Mail-Konto gesendet werden oder wenn du die Proton Mail Funktion zum Verschlüsseln für Außenstehende(neues Fenster) verwendest).
