Baik bisnis berjalan sepenuhnya secara jarak jauh maupun hibrida, kebijakan kerja jarak jauh yang kuat diperlukan untuk melindungi data sensitif. Itu berarti menentukan siapa saja yang memenuhi syarat untuk bekerja jarak jauh, menetapkan aturan komunikasi, dan menerapkan langkah-langkah perlindungan guna memitigasi ancaman khusus terhadap tim yang tersebar secara geografis.

Artikel ini membahas praktik terbaik untuk kebijakan kerja jarak jauh yang sukses.

Apa itu kebijakan kerja jarak jauh?

Kebijakan kerja jarak jauh atau bekerja dari rumah (WFH) adalah dokumen formal yang menetapkan aturan bagi siapa saja yang bekerja di luar kantor fisik perusahaan. Kebijakan ini dapat berlaku bagi karyawan, konsultan, kontraktor, dan siapa pun yang memiliki akses ke sistem internal atau data milik organisasi.

Apakah perusahaan memerlukan kebijakan bekerja dari rumah?

Ada banyak alasan bagus untuk menerapkan budaya kerja jarak jauh. Salah satu yang paling menonjol adalah peluang rekrutmen yang lebih luas. Karyawan terbaik akan mengharapkan fleksibilitas, dan perusahaan yang menawarkannya dapat mengakses kumpulan bakat global.

Kerja jarak jauh atau hibrida juga dapat memberikan peningkatan signifikan dalam produktivitas dan akuntabilitas. Memberikan kebebasan kepada staf untuk bekerja dari rumah dapat meningkatkan efisiensi dan retensi karyawan. Bagi banyak organisasi, hal ini juga menurunkan biaya operasional — lebih sedikit ruang kantor berarti penghematan signifikan pada sewa dan utilitas.

Namun, kerja jarak jauh bukannya tanpa risiko. Bisnis yang beroperasi melintasi batas internasional harus menangani berbagai undang-undang perpajakan dan ketenagakerjaan. Selain itu, terdapat peningkatan signifikan dalam paparan risiko keamanan informasi dan ancaman orang dalam.

Meskipun demikian, kebijakan kerja jarak jauh yang kuat akan membantu memenuhi kewajiban SDM dan hukum. Dan kebijakan yang mewajibkan penggunaan VPN yang disetujui perusahaan untuk kerja jarak jauh, kata sandi yang kuat, serta autentikasi dua faktor (2FA) akan mengurangi kerentanan.

Komponen penting untuk kebijakan kerja jarak jauh

Kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup bidang-bidang utama ini untuk melindungi bisnis dan karyawan.

  • Kelayakan: Tentukan peran jarak jauh dan hibrida
  • Jam kerja: Tetapkan ekspektasi daring
  • Komunikasi: Dokumentasikan waktu respons yang jelas
  • Peralatan dan pengeluaran: Jelaskan apa yang akan disediakan oleh perusahaan
  • Persyaratan keamanan: Wajibkan penggunaan VPN dan pengelolaan perangkat yang tepat
  • Pelacakan kinerja: Miliki metrik keberhasilan yang jelas
  • Tetap patuh: Cakup undang-undang ketenagakerjaan dan perpajakan internasional

1. Kelayakan WFH

Beberapa peran menuntut kehadiran di lokasi (resepsionis, tukang ledeng, dokter), dan kerja jarak jauh tidak dapat dilakukan. Bagi peran lainnya, lokasi fisik tidaklah esensial. Kebijakan kerja jarak jauh harus menjelaskan pekerjaan mana saja yang memenuhi syarat, ketentuan apa pun, dan berapa hari WFH yang diizinkan oleh perusahaan.

Contoh: Karyawan yang memenuhi syarat adalah staf purnawaktu yang telah lulus masa percobaan dan tugas-tugasnya tidak terhambat meskipun tidak berada di kantor.

Tip: Jelaskan siapa saja yang tidak dapat mengajukan kerja jarak jauh. Misalnya, orang yang melakukan kontak langsung secara rutin dengan klien.

2. Jam kerja dan ketersediaan

Kerja jarak jauh dapat mengaburkan batasan antara rumah dan kantor. Tetapkan ekspektasi sejak awal. Apakah jam kerja tetap diinginkan, atau apakah fleksibilitas merupakan bagian dari kesepakatan? Jika tim mencakup beberapa zona waktu, tetapkan waktu tumpang tindih ketika semua orang harus bersedia dihubungi.

Contoh: Staf harus daring dari pukul 10 pagi hingga 3 sore CET, dengan jam kerja fleksibel di luar jam tersebut.

Tip: Tim global mungkin lebih diuntungkan oleh pembaruan harian atau mingguan daripada pemantauan sepanjang waktu.

3. Protokol komunikasi

Kebijakan kerja jarak jauh harus secara eksplisit menyatakan perangkat lunak apa yang harus digunakan karyawan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja (email, Slack, Jira), dan apa saja yang tidak diizinkan.

Tetapkan ekspektasi yang jelas untuk waktu respons guna membantu mengelola stres dan menghindari budaya selalu-daring yang tidak berkelanjutan.

Contoh: Karyawan harus membalas pesan Slack dalam waktu 30 menit selama jam kerja.

Tip: Tentukan kanal mana yang ditujukan untuk isu mendesak dan mana yang untuk pembaruan rutin. Dengan begitu, tim mengetahui fokus perhatian yang utama.

4. Peralatan, pengeluaran, dan dukungan IT

Kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup apa saja yang disediakan oleh perusahaan dan apa saja yang menjadi tanggung jawab karyawan untuk disediakan sendiri. Ini mencakup perangkat keras, perangkat lunak, dan dukungan. Cantumkan informasi tentang adanya (atau tidak adanya) penggantian biaya untuk internet, tagihan telepon, atau peralatan kantor di rumah.

Contoh: Perusahaan akan menyediakan laptop dan monitor. Karyawan akan menerima $15/bulan untuk mengompensasi biaya internet.

Tip: Buat kebijakan membawa perangkat sendiri (BYOD) yang jelas. Tanpa kebijakan keamanan dan dukungan yang jelas, perangkat pribadi dapat dengan cepat menjadi beban tanggung jawab.

5. Keamanan dan perlindungan data

Kerja jarak jauh mengekspos perusahaan pada risiko siber baru, tetapi kebijakan yang jelas dapat menguranginya. Kebijakan ini harus mencakup:

  1. Perangkat keras dan perangkat lunak yang disetujui perusahaan: Karyawan harus menggunakan perangkat dan aplikasi yang direkomendasikan oleh IT guna memastikan keamanan dan kompatibilitas.
  2. Autentikasi dua faktor wajib: Semua akun tempat kerja harus mengaktifkan 2FA, misalnya melalui aplikasi autentikator.
  3. Keamanan jaringan rumah: Karyawan harus mengubah kata sandi router bawaan dan mengaktifkan enkripsi WPA2.
  4. Kewajiban penggunaan VPN: Semua koneksi jarak jauh harus menggunakan VPN bisnis dengan fitur always-on dan sakelar pemutus diaktifkan.
  5. Akses server terkendali: Akses harus dibatasi hanya untuk sumber daya yang diperlukan oleh masing-masing peran.
  6. Alat konferensi terenkripsi: Pertemuan jarak jauh harus menggunakan platform dengan enkripsi end-to-end.
  7. Kanal komunikasi aman: Pesan bisnis dan email harus berjalan di layanan terenkripsi secara end-to-end seperti Signal dan Proton Mail.

Pelajari lebih lanjut tentang cara mengamankan tenaga kerja jarak jauh(jendela baru)

Tip: Jangan remehkan keamanan. Satu pembobolan saja dapat memakan biaya jauh lebih besar daripada gabungan total biaya semua item lainnya dalam kebijakan kerja jarak jauh.

6. Pengukuran kinerja

Mengukur keberhasilan secara adil adalah hal penting saat orang tidak berada di kantor.

Tentukan bagaimana perusahaan akan melacak kinerja, baik melalui KPI, pelaporan rutin, maupun pencapaian proyek. Tegaskan bahwa hasil lebih penting daripada jam kerja.

Contoh: Karyawan jarak jauh harus memenuhi tenggat waktu proyek yang telah disepakati dan memberikan pembaruan mingguan kepada manajer mereka.

Tip: Hindari alat pemantauan yang sarat pengawasan. Alat tersebut dapat merusak kepercayaan dan moral, serta biasanya tidak meningkatkan produktivitas.

7. Kepatuhan, tanggung jawab hukum, serta kesehatan dan keselamatan

Bekerja jarak jauh tidak berarti dibebaskan dari aturan. Kebijakan kerja jarak jauh harus mencakup undang-undang ketenagakerjaan, kewajiban pajak, serta persyaratan kesehatan dan keselamatan. Jika terjadi isu ketidakpatuhan, tentukan bagaimana perusahaan akan menangani masalah tanggung jawab hukum tersebut.

Contoh: Karyawan harus memastikan ruang kerja yang aman dan melaporkan setiap insiden kepada SDM dalam waktu 24 jam.

Tip: Libatkan SDM, tim hukum, dan IT saat menyusun draf bagian ini. Hal ini mengurangi risiko terabaikannya kewajiban yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.

Contoh kebijakan kerja jarak jauh

Perusahaan umumnya melakukan pendekatan terhadap kerja jarak jauh dengan salah satu dari tiga cara.

Di lokasi

Paling cocok untuk industri yang teregulasi di mana kepatuhan dan kendali yang kaku sangat penting.

  • Jam kerja tetap dari pukul 9 pagi hingga 5 sore
  • Fleksibilitas WFH yang terbatas
  • Pemantauan peralatan yang ketat

Hibrida atau fleksibel

Untuk perusahaan yang membutuhkan kolaborasi tatap muka, tetapi juga ingin mendukung keseimbangan kehidupan kerja karyawan yang sehat.

  • Karyawan dapat membagi waktu antara rumah dan kantor
  • Jam kerja utama dengan waktu mulai dan berakhir yang fleksibel
  • Penekanan pada komunikasi dan pelaporan yang kuat

Sepenuhnya jarak jauh atau asinkron

Terbaik untuk tim yang tersebar secara global yang memprioritaskan produktivitas dan keberhasilan di atas kehadiran fisik.

  • Tim bekerja di berbagai zona waktu
  • Perusahaan menilai kinerja berdasarkan hasil, bukan jam kerja
  • Pekerjaan yang efektif tidak memerlukan pertemuan fisik

Templat kebijakan kerja jarak jauh

Templat ini mencakup prinsip-prinsip paling penting dari kebijakan kerja jarak jauh. Salin dan sesuaikan templat ini untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan kebijakan kerja jarak jauh.

Templat 1: Kebijakan dasar kerja jarak jauh

Tujuan: Menyediakan panduan umum bagi karyawan yang bekerja dari jarak jauh.

Kelayakan: Karyawan yang telah menyelesaikan masa percobaan selama [X bulan] dapat mengajukan permohonan untuk bekerja jarak jauh. Manajer lini harus menyetujui permintaan tersebut. Peran yang memerlukan interaksi langsung setiap hari dengan klien atau kehadiran fisik tidak memenuhi syarat.

Jam kerja: Karyawan harus mematuhi jam kerja sesuai kontrak dan bersedia dihubungi selama [jam kerja utama]. Fleksibilitas diizinkan di luar waktu tersebut jika disepakati sebelumnya.

Komunikasi: Karyawan diharapkan tetap dapat dihubungi melalui [Slack/Email/Telepon] selama jam kerja dan menghadiri semua pertemuan yang dijadwalkan. Masalah mendesak harus dikomunikasikan melalui [kanal pilihan].

Peralatan: Perusahaan akan menyediakan [laptop/monitor]. Karyawan harus menyediakan koneksi internet yang stabil dan ruang kerja yang aman yang memungkinkan mereka melakukan tugas tanpa gangguan.

Keamanan: Karyawan harus terhubung ke sistem perusahaan menggunakan Proton VPN and mengaktifkan fitur always-on serta sakelar pemutus. Autentikasi dua faktor wajib diaktifkan pada semua akun tempat kerja, dan perangkat harus mengaktifkan penguncian layar.

Peninjauan: [Bisnis] akan meninjau kebijakan ini setiap enam bulan dan dapat menyesuaikan panduan berdasarkan masukan serta kebutuhan yang berkembang.

Templat 2: Kebijakan kerja hibrida

Tujuan: Mendukung pengaturan kerja yang fleksibel sekaligus memastikan produktivitas dan keamanan.

Jadwal: Karyawan dapat bekerja jarak jauh hingga [X hari per minggu], bergantung pada persetujuan manajer. Karyawan diharapkan untuk hadir di kantor pada hari-hari kolaborasi yang ditentukan.

Ruang Kerja: Karyawan harus menjaga lingkungan kerja yang bebas dari gangguan dengan koneksi internet yang andal. Kantor di rumah harus memenuhi standar kesehatan dan keselamatan [bisnis].

Kerja di kantor: Saat mengunjungi kantor, karyawan harus memesan meja menggunakan [sistem reservasi] untuk mencegah kelebihan kapasitas.

Komunikasi: Karyawan harus menghadiri semua pertemuan tim yang diwajibkan melalui konferensi video atau secara langsung. Sesi pemantauan harian atau mingguan diharapkan untuk menjaga keselarasan tim.

Pengeluaran: Perusahaan mengganti biaya [$X/bulan] untuk penggunaan internet dan telepon yang terkait dengan kerja jarak jauh. Pengeluaran tambahan harus disetujui sebelumnya.

Keamanan: Untuk melindungi sistem dan data perusahaan, karyawan harus:

  • Menggunakan perangkat lunak antivirus yang disetujui perusahaan dengan pembaruan otomatis yang diaktifkan.
  • Terhubung melalui Proton VPN dengan fitur always-on dan sakelar pemutus diaktifkan.
  • Mengaktifkan autentikasi dua faktor di semua sistem perusahaan.
  • Mengubah kata sandi router bawaan dan menggunakan enkripsi WiFi WPA2 atau yang lebih kuat di rumah.
  • Segera melaporkan perangkat apa pun yang hilang atau dicuri.

Templat 3: Kebijakan kerja jarak jauh yang mengutamakan keamanan

Tujuan: Melindungi data sensitif perusahaan sekaligus memungkinkan kerja jarak jauh.

Kelayakan: Hanya peran yang disetujui oleh SDM, IT, dan Tim Hukum yang dapat bekerja jarak jauh berdasarkan kebijakan ini.

Persyaratan keamanan: Untuk melindungi sistem dan data perusahaan, karyawan harus:

  • Hanya bekerja pada perangkat terenkripsi yang disediakan oleh perusahaan.
  • Menjauhkan aplikasi yang tidak penting dari perangkat kerja.
  • Mengunci layar perangkat dengan kata sandi yang kuat setiap kali tidak digunakan.
  • Menonaktifkan Bluetooth jika tidak diperlukan secara aktif untuk bekerja.
  • Terhubung melalui Proton VPN dengan fitur always-on dan sakelar pemutus diaktifkan.
  • Mengaktifkan autentikasi dua faktor pada semua akun dan menggunakan pengelola kata sandi yang disetujui perusahaan (seperti Proton Pass).
  • Menggunakan kata sandi yang kuat dan unik (minimal 16 karakter) untuk setiap akun.
  • Memastikan semua perangkat dan aplikasi diperbarui secara otomatis, dengan enkripsi seluruh disk yang aktif.
  • Mengubah kata sandi router bawaan dan mengamankan WiFi rumah dengan enkripsi WPA2 atau yang lebih kuat.
  • Hanya mengakses server internal dan sumber daya yang ditugaskan untuk peran mereka.
  • Menggunakan platform terenkripsi dengan perlindungan kata sandi untuk panggilan grup dan konferensi video.
  • Menggunakan aplikasi terenkripsi yang disetujui, seperti Signal untuk pengiriman pesan dan Proton Mail untuk email, dengan tanggal kedaluwarsa yang ditetapkan untuk komunikasi sensitif.
  • Menghindari pengiriman informasi sensitif melalui aplikasi yang tidak disetujui.
  • Memastikan tidak ada materi sensitif yang terlihat selama konferensi video atau berbagi layar.
  • Tetap waspada terhadap upaya phishing dan rekayasa sosial; jangan mengklik tautan atau lampiran yang mencurigakan.
  • Segera melaporkan perangkat apa pun yang hilang, dicuri, atau disusupi kepada IT.

Kepatuhan: Karyawan harus mematuhi [GDPR/CCPA/regulasi relevan lainnya] dan semua kebijakan penanganan data perusahaan.

Audit: IT akan mengaudit perangkat jarak jauh setiap [X minggu]. Perangkat yang tidak patuh dapat ditangguhkan dari sistem perusahaan hingga isu diselesaikan.

Pelanggaran: Pelanggaran terhadap kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.

Panduan kerja jarak jauh

Setelah menyusun draf kebijakan kerja jarak jauh, tantangan berikutnya adalah menerapkannya dalam praktik.

Menerapkannya di seluruh organisasi akan membutuhkan perencanaan yang matang, komunikasi, dan kesabaran.

Coba langkah-langkah berikut untuk membuat transisi berjalan lebih lancar:

  • Dapatkan masukan lintas departemen: Libatkan SDM, IT, Tim Hukum, dan manajemen sejak awal.
  • Latih karyawan: Pastikan semua orang memahami ekspektasi kerja jarak jauh.
  • Kumpulkan masukan: Tanyakan kepada karyawan dan manajer tentang apa yang berfungsi dengan baik dan apa yang tidak.
  • Lakukan uji coba: Pilih grup kecil untuk menguji kebijakan kerja jarak jauh yang baru.
  • Perkuat panduan: Manajer harus memastikan semua orang mematuhi kebijakan jarak jauh.

Tanya Jawab Kebijakan Kerja Jarak Jauh

Apa saja yang harus dicakup dalam kebijakan kerja jarak jauh?

Kebijakan kerja jarak jauh adalah cetak biru tentang bagaimana tim berfungsi di luar kantor. Hal-hal yang esensial adalah kelayakan, jam kerja, standar komunikasi, dan protokol keamanan. Keempat bidang tersebut menetapkan ekspektasi dan menghilangkan kebingungan.

Bagaimana cara membuat kebijakan bekerja dari rumah yang sukses?

Mulailah dengan menanyakan alasan mengapa kerja jarak jauh ditawarkan sejak awal. Apakah ini tentang fleksibilitas, menarik bakat, penghematan biaya, atau semua hal tersebut? Setelah tujuan ditentukan, bangun struktur di sekitarnya. Tetapkan aturan kelayakan yang jelas, jam kerja yang diharapkan, kanal komunikasi, persyaratan peralatan, dan aturan pengeluaran.

Apakah VPN diperlukan untuk kerja jarak jauh?

Ya, VPN bisnis menawarkan several benefits bagi bisnis jarak jauh atau hibrida. Untuk keamanan operasional, VPN memungkinkan organisasi membatasi akses ke sumber daya internal menggunakan IP statis dan server khusus. Proton VPN juga melindungi dari pelacak dan malware. Untuk privasi bisnis, VPN mencegah pihak ketiga melihat aktivitas penelusuran pekerja dan menyamarkan alamat IP mereka.