Email dikirim dan diterima hampir setiap hari, dan jarang sekali terpikirkan cara kerjanya atau apakah proses tersebut aman. Namun, memilih protokol email yang salah dapat menyebabkan masalah mulai dari ruang penyimpanan yang terbatas pada komputer hingga pembobolan data, hilangnya kepercayaan pelanggan, atau domain yang diblokir.

Panduan ini menguraikan cara kerja protokol email, menjelaskan perbedaan penting antara fungsionalitas dan keamanan, serta menyediakan daftar periksa untuk UKM.

Glosarium email singkat

Terminologi seputar email terdengar sangat mirip, tetapi perbedaannya sangat penting. Berikut adalah hal-hal yang akan dibahas dalam panduan ini:

Klien email: Aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk membaca, menulis, dan mengelola email, seperti Outlook, Apple Mail, dan Proton Mail.

Protokol email: Serangkaian aturan yang mengatur bagaimana email dikirim, diterima, dan disimpan di internet. Protokol inti seperti SMTP, IMAP, dan POP3 menangani pergerakan mekanis pesan antara server dan klien.

Protokol keamanan email: Lapisan standar perlindungan yang berada di atas protokol email inti untuk memastikan privasi dan integritas data. Ini mencakup metode enkripsi seperti TLS (untuk transit) dan S/MIME atau PGP (untuk konten end-to-end), serta mekanisme untuk mendeteksi malware atau spam.

Autentikasi email: Proses verifikasi bahwa email benar-benar berasal dari domain yang diklaim diwakilinya. Proses ini bergantung pada trio SPF, DKIM, dan DMARC untuk menginstruksikan server penerima apakah harus memercayai, menandai, atau menolak pesan, guna mencegah spoofing dan phishing.

Alat pemasaran email: Platform yang dirancang untuk membuat, mengirim, dan melacak kampanye email massal, seperti Mailchimp, HubSpot, atau SendGrid. Alat-alat ini menggunakan SMTP untuk mengirimkan pesan dan sangat bergantung pada autentikasi email yang tepat untuk memastikan tingkat keterkiriman yang tinggi.

Penjelasan tentang protokol email

1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)

Apa itu: Protokol standar untuk mengirim email. SMTP menangani transfer dari klien email ke server, serta antar-server.

Cara kerja: Klien email terhubung ke server SMTP, melakukan autentikasi, dan menyerahkan pesan. Server kemudian merutekannya ke domain penerima. Mengirim email tidak dimungkinkan tanpa SMTP.

Catatan keamanan: SMTP standar mengirimkan data dalam teks biasa. Tanpa enkripsi (STARTTLS), data bisnis yang sensitif dapat disadap.

2. Internet Message Access Protocol (IMAP)

Apa itu: Standar modern untuk menerima dan mengelola email. IMAP menyimpan pesan di server dan menyinkronkannya di semua perangkat.

Cara kerja: Saat memeriksa email di ponsel, laptop, atau tablet, IMAP mengambil status terbaru dari server pusat. Karena email tersimpan di server, jika laptop hilang, riwayat email tetap aman. Demikian pula, menghapus email di satu perangkat akan menghapusnya di mana saja.

Catatan keamanan: Karena data berada di server, autentikasi dan enkripsi yang kuat adalah hal yang mutlak.

3. Post Office Protocol versi 3 (POP3)

Apa itu: Protokol lama yang mengunduh email ke satu perangkat dan biasanya menghapusnya dari server.

Cara kerja: Klien email terhubung, mengunduh semua pesan baru, lalu memutuskan koneksi. Server dibiarkan kosong. Protokol ini jarang direkomendasikan untuk bisnis modern; protokol ini menciptakan silo data (jika perangkat mengalami kerusakan, riwayat email akan hilang), dan karena semua email diunduh ke perangkat, hal ini dapat menimbulkan masalah penyimpanan pada komputer.

Catatan keamanan: Kurangnya redundansi di sisi server membuatnya rentan terhadap kegagalan perangkat keras dan pencurian. Protokol berisiko tinggi ini tidak direkomendasikan, terutama untuk bisnis.

Baca selengkapnya: Apa itu SMTP, IMAP, dan POP3?

SMTP dan IMAP memiliki tujuan yang berlawanan, tetapi pengaturan email yang fungsional memerlukan kedua protokol tersebut. SMTP mengirimkan pesan keluar, sedangkan IMAP mengambil pesan masuk. Sebagian besar penyedia layanan email modern menyembunyikan kerumitan ini, dan perangkat lunak secara otomatis mengonfigurasi pengaturan SMTP dan IMAP di latar belakang. Pengguna jarang harus memikirkan protokol mana yang sedang digunakan—perangkat lunak menangani keduanya secara bersamaan.

Protokol keamanan email

Protokol email memindahkan dan menyimpan pesan, tetapi protokol keamanan email adalah sistem yang menjaga keamanan email, pengirim, dan penerima. Protokol tersebut dibagi menjadi dua kategori: protokol yang mengenkripsi data agar tetap pribadi, dan protokol yang mengautentikasi pengirim untuk membuktikan identitas.

Protokol enkripsi

Transport Layer Security (TLS): Mengenkripsi koneksi antara server surat saat email dikirim melalui internet. Sebagian besar penyedia layanan email modern menerapkan TLS secara bawaan.

STARTTLS: Perintah yang meningkatkan koneksi tidak terenkripsi yang sudah ada menjadi koneksi TLS yang aman. Jika pihak lain tidak mendukungnya, koneksi akan dialihkan kembali ke teks biasa, yang merupakan potensi kerentanan.

Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME): Menyediakan enkripsi end-to-end dan tanda tangan digital di tingkat pesan. Protokol ini mengharuskan pengirim dan penerima untuk saling bertukar sertifikat digital, menjadikannya lebih umum di lingkungan perusahaan.

Pretty Good Privacy (PGP) / GNU Privacy Guard (GPG): Metode lain dari enkripsi end-to-end dan penandatanganan digital yang menawarkan privasi yang kuat. Alih-alih sertifikat, PGP menggunakan model web-of-trust tempat pengguna saling bertukar kunci publik secara langsung.

Protokol autentikasi

Sender Policy Framework (SPF): Memungkinkan pemilik domain memublikasikan daftar alamat IP resmi yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain tersebut. Saat server penerima menerima pesan, server akan memeriksa IP pengirim terhadap daftar ini. Jika IP tersebut tidak ada di dalamnya, email tersebut gagal dalam SPF.

DomainKeys Identified Mail (DKIM): Menambahkan tanda tangan kriptografi ke setiap email keluar yang terkait dengan domain pengirim. Server penerima memverifikasi tanda tangan ini terhadap kunci publik yang dipublikasikan dalam catatan DNS pengirim.

Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC): Menghubungkan SPF dan DKIM secara bersamaan serta memberikan kendali kepada pemilik domain atas apa yang terjadi saat autentikasi gagal. Melalui kebijakan DMARC, instruksi dapat diberikan kepada server penerima untuk menerima, mengarantina, atau menolak pesan yang gagal, serta menerima laporan yang menunjukkan siapa yang mencoba mengirim email tidak sah dari domain Anda.

Mengapa hal ini penting bagi UKM

Tanpa protokol keamanan yang berlapis di atas protokol inti, terdapat risiko berupa:

  1. Spoofing: Penyerang dapat dengan mudah meniru domain untuk menipu pelanggan
  2. Interception: Lalu lintas yang tidak terenkripsi memungkinkan peretas membaca email dalam transit
  3. Blacklisting: Autentikasi yang buruk menyebabkan domain ditandai sebagai spam

Bersama-sama, protokol keamanan email ini menciptakan pertahanan berlapis—enkripsi mencegah pihak yang tidak berkepentingan melihat konten, dan autentikasi memastikan email benar-benar berasal dari pihak yang diklaim.

Bagaimana protokol memengaruhi keberhasilan pemasaran email

Bagi UKM, pemasaran email menghadirkan tantangan tersendiri: pengiriman email mungkin tidak dilakukan secara mandiri. Baik menggunakan alat pemasaran maupun menjalankan kampanye sendiri akan menentukan bagian mana yang wajib diamankan.

Jika menggunakan alat pemasaran

Platform seperti Mailchimp, HubSpot, dan SendGrid menangani infrastruktur pengiriman, termasuk server SMTP dan enkripsi. Namun, platform tersebut tidak dapat mengautentikasi domain atas nama Anda. Bagian tersebut merupakan tanggung jawab Anda.

Ketika alat pemasaran mengirimkan email menggunakan domain Anda, misalnya, newsletter@perusahaananda.com, server penerima tetap memeriksa catatan autentikasi domain Anda:

  • SPF: Harus menyertakan IP pengiriman alat pemasaran agar server penerima mengetahui bahwa mereka diizinkan untuk mengirim atas nama Anda.
  • DKIM: Alat pemasaran menandatangani email dengan kunci kriptografi, tetapi kunci publik yang sesuai harus dipublikasikan dalam catatan DNS Anda agar penerima dapat memverifikasinya.
  • DMARC: Memberi tahu server penerima apa yang harus dilakukan jika SPF atau DKIM gagal, serta mengirimkan laporan agar Anda dapat memantau penggunaan domain Anda yang tidak sah.

Sebagian besar alat pemasaran terkemuka akan memandu Anda melalui pengaturan DNS ini selama proses onboarding. Jika tidak demikian, itu adalah tanda bahaya.

Jika menjalankan kampanye sendiri

Mengirim email massal dari server SMTP sendiri memberikan tanggung jawab sepenuhnya. Langkah yang perlu dilakukan:

  • Mengonfigurasi server SMTP untuk menggunakan TLS/STARTTLS demi transmisi terenkripsi
  • Menyiapkan catatan SPF, DKIM, dan DMARC untuk domain Anda
  • Memantau reputasi pengirim—server SMTP yang digunakan bersama atau dikelola dengan buruk adalah jalur umum menuju pemblokiran
  • Memulai dengan volume pengiriman yang rendah dan meningkatkannya secara perlahan seiring waktu untuk membangun kepercayaan dengan penyedia kotak masuk

Pendekatan ini memberikan kontrol lebih besar tetapi memerlukan keahlian teknis dan pemeliharaan berkelanjutan yang jauh lebih banyak. Bagi sebagian besar UKM, alat pemasaran terkemuka adalah jalur yang lebih aman dan sederhana.

Kepemilikan data dan kelangsungan bisnis

Bagi UKM, email bukan sekadar komunikasi; melainkan merupakan catatan transaksi, perjanjian, dan hubungan klien.

Jebakan POP3: Jika tim menggunakan POP3 dan laptop karyawan mengalami kerusakan, korespondensi selama bertahun-tahun dapat hilang secara permanen karena data tidak pernah disimpan di server.

Keunggulan IMAP: Dengan menyimpan email di server, data dipastikan aman dari kegagalan perangkat keras dan pergantian karyawan. Hal ini juga memungkinkan administrator untuk mengarsipkan dan mencari komunikasi untuk audit kepatuhan.

Meskipun POP3 terasa lebih murah atau lebih sederhana, risiko kehilangan data bisnis yang penting membuat IMAP menjadi opsi teraman bagi perusahaan yang sedang berkembang.

Daftar periksa keamanan protokol email untuk UKM

Siap mengamankan infrastruktur email Anda? Ikuti panduan langkah demi langkah ini:

  1. Audit pengaturan saat ini:
    • Apakah menggunakan TLS/STARTTLS untuk semua koneksi? (Periksa pengaturan penyedia).
    • Apakah masih menggunakan POP3? Jika ya, rencanakan migrasi ke IMAP segera.
  2. Terapkan catatan autentikasi:
    • Masuk ke penyedia DNS Anda.
    • Tambahkan catatan SPF (sertakan semua IP pengiriman yang sah).
    • Buat dan publikasikan kunci DKIM.
    • Siapkan kebijakan DMARC (mulai dengan monitoring).
  3. Amankan tumpukan pemasaran:
    • Pastikan platform pemasaran email dikonfigurasi untuk mengirim melalui domain email khusus, bukan subdomain generik.
    • Verifikasi bahwa domain lolos ketiga pemeriksaan autentikasi sebelum mengirimkan kampanye massal.
  4. Uji dan pantau:
    • Kirim email uji coba ke Gmail, Outlook, dan Yahoo.
    • Lihat header email untuk mengonfirmasi autentikasi berhasil.
    • Berlangganan ke laporan agregat DMARC untuk memantau penggunaan yang tidak sah.

Jangan menunggu terjadinya pembobolan atau pemblokiran untuk mengaudit infrastruktur email. Mulailah dengan daftar periksa di atas, dan bangun sistem yang mendukung pertumbuhan bisnis dengan aman.

Butuh bantuan untuk menerapkan enkripsi end-to-end atau mengamankan email bisnis Anda? Jelajahi solusi bisnis Proton untuk privasi dan keamanan tingkat perusahaan.