Hoe u een veilig beleid voor werken op afstand creëert: Sjablonen en voorbeelden

Of uw bedrijf nu volledig op afstand of hybride werkt, u hebt een solide beleid voor werken op afstand nodig dat gevoelige gegevens beschermt. Dat betekent definiëren wie in aanmerking komt voor werken op afstand, communicatieregels opstellen en waarborgen installeren om bedreigingen te beperken die specifiek zijn voor geografisch verspreide teams.

Dit artikel bekijkt de best practices voor een succesvol beleid voor werken op afstand.

• Wat is een beleid voor werken op afstand?
• Heeft uw bedrijf een thuiswerkbeleid nodig?
• Kernelementen van een beleid voor werken op afstand
• Voorbeelden van beleid voor werken op afstand
• Sjablonen voor beleid voor werken op afstand die u nu kunt gebruiken
• Best practices voor een succesvolle uitrol
• Veelgestelde vragen

Wat is een beleid voor werken op afstand?

Een beleid voor werken op afstand of thuiswerk (WFH) is een formeel document dat de regels definieert voor iedereen die buiten het fysieke kantoor van het bedrijf werkt. Het kan van toepassing zijn op werknemers, consultants, contractanten en iedereen met toegang tot de interne systemen of eigendomsgegevens van uw organisatie.

Heeft uw bedrijf een thuiswerkbeleid nodig?

Er zijn tal van goede redenen om een cultuur van werken op afstand te omarmen. Een van de opvallendste is de uitgebreide wervingsmogelijkheden. Topwerknemers verwachten flexibiliteit en bedrijven die dit bieden, hebben toegang tot een wereldwijde talentenpool.

Werken op afstand of hybride werken kan ook een aanzienlijke impuls geven aan productiviteit en verantwoordelijkheid. Personeel de vrijheid geven om vanuit huis te werken kan de efficiëntie verhogen en het personeelsbehoud vergroten. Voor veel organisaties verlaagt het ook de overheadkosten — minder kantoorruimte kan aanzienlijke besparingen op huur en nutsvoorzieningen betekenen.

But remote work is not without risk. Businesses operating over international borders have to juggle multiple tax and labor laws. Additionally, there is a significant increase in exposure to information security risks and insider threats.

Dat gezegd hebbende, helpt een stevig beleid voor werken op afstand om aan alle HR- en wettelijke verplichtingen te voldoen. En een beleid dat een door het bedrijf goedgekeurde VPN voor werken op afstand, sterke wachtwoorden en Tweestapsverificatie (2FA) vereist, zal kwetsbaarheden verminderen.

Essentiële onderdelen voor een beleid voor werken op afstand

Een beleid voor werken op afstand moet deze belangrijke gebieden bestrijken om zowel het bedrijf als de werknemer te beschermen.

• Toelating: Definieer functies voor werken op afstand en hybride functies
• Werktijden: Stel online verwachtingen in
• Communicatie: Documenteer duidelijke reactietijden
• Apparatuur en onkosten: Leg uit wat het bedrijf verstrekt
• Beveiligingseisen: Dwing VPN-gebruik en goed apparaatbeheer af
• Prestaties volgen: Zorg voor duidelijke successtatistieken
• Blijf compliant: Behandel internationale arbeids- en belastingwetten

1. Toelating voor thuiswerken

Sommige functies vereisen aanwezigheid op locatie (receptionisten, loodgieters, artsen) en werken op afstand is onhaalbaar. Voor anderen is de fysieke locatie niet essentieel. Een beleid voor werken op afstand moet duidelijk maken welke banen in aanmerking komen, eventuele voorwaarden en hoeveel thuiswerkdagen het bedrijf toestaat.

Voorbeeld: In aanmerking komende werknemers zijn fulltime personeelsleden die hun proeftijd hebben doorlopen en wier taken niet worden belemmerd door niet op kantoor te zijn.

Tip: Maak duidelijk wie geen aanvraag kan doen voor werken op afstand. Bijvoorbeeld mensen die regelmatig face-to-face contact met klanten hebben.

2. Werktijden en beschikbaarheid

Werken op afstand kan de grens tussen thuis en kantoor vervagen. Stel vooraf verwachtingen. Wilt u vaste uren, of is flexibiliteit onderdeel van de deal? Als uw team meerdere tijdzones beslaat, stel dan overlapvensters in wanneer iedereen beschikbaar moet zijn.

Voorbeeld: Personeel moet online zijn van 10:00 tot 15:00 uur CET, met flexibel werken buiten deze uren.

Tip: Wereldwijde teams kunnen baat hebben bij dagelijkse of wekelijkse updates in plaats van 24-uurs monitoren.

3. Communicatieprotocollen

Een beleid voor werken op afstand moet expliciet vermelden welke software werknemers moeten gebruiken om met collega’s te communiceren (e-mail, Slack, Jira) en welke niet zijn toegestaan.

Stel duidelijke verwachtingen voor reactietijden om stress te beheersen en een onhoudbare altijd-onlinecultuur te vermijden.

Voorbeeld: Werknemers moeten tijdens werkuren binnen 30 minuten reageren op Slack-berichten.

Tip: Definieer welke kanalen voor dringende problemen zijn en welke voor routine-updates. Op die manier weten teams waar ze hun aandacht eerst op moeten richten.

4. Apparatuur, onkosten en IT-ondersteuning

Een beleid voor werken op afstand moet omvatten wat het bedrijf verstrekt en waarvoor werknemers zelf verantwoordelijk zijn. Neem hardware, software en ondersteuning op. Behandel eventuele (of het ontbreken van) onkostenvergoedingen voor internet, telefoonrekeningen of apparatuur voor het thuiskantoor.

Voorbeeld: Het bedrijf zorgt voor een laptop en monitor. Werknemers ontvangen $15/maand om internetkosten te compenseren.

Tip: Creëer een duidelijk bring-your-own-device (BYOD)-beleid. Zonder duidelijk beveiligings- en ondersteuningsbeleid kunnen persoonlijke apparaten snel een risico worden.

5. Beveiliging en gegevensbescherming

Werken op afstand stelt bedrijven bloot aan nieuwe cyberrisico’s, maar een duidelijk beleid kan deze verminderen. Het moet bevatten:

1. Door het bedrijf goedgekeurde hardware en software: Werknemers moeten apparaten en apps gebruiken die worden aanbevolen door IT om veiligheid en compatibiliteit te garanderen.
2. Verplichte Tweestapsverificatie: Alle werkaccounts moeten 2FA ingeschakeld hebben, bijvoorbeeld via een authenticatie-app.
3. Beveiliging thuisnetwerk: Werknemers moeten standaard routerwachtwoorden wijzigen en WPA2-versleuteling inschakelen.
   
4. Gedwongen VPN-gebruik: Alle externe verbindingen moeten een zakelijke VPN gebruiken met always-on en IP-beveiliging functies ingeschakeld.
5. Gecontroleerde servertoegang: Toegang moet worden beperkt tot de middelen die elke functie vereist.
6. Versleutelde conferentietools: Vergaderingen op afstand moeten platforms met end-to-end versleuteling gebruiken.
7. Veilige communicatiekanalen: Zakelijke berichten en e-mail moeten draaien op end-to-end versleutelde diensten zoals Signal en Proton Mail.

Meer informatie over het beveiligen van uw personeel op afstand(nieuw venster)

Tip: Onderschat de beveiliging niet. Een enkele schending kan veel meer kosten dan de totale kosten van alle andere items in uw beleid voor werken op afstand gecombineerd.

6. Prestatiemeting

Succes eerlijk meten is cruciaal wanneer mensen niet op kantoor zijn.

Definieer hoe het bedrijf prestaties zal volgen, of het nu gaat om KPI’s, regelmatige rapportage of projectmijlpalen. Maak duidelijk dat resultaten belangrijker zijn dan uren op de klok.

Voorbeeld: Werknemers op afstand moeten afgesproken projectdeadlines halen en een wekelijkse update aan hun manager verstrekken.

Tip: Vermijd monitoringtools voor zwaar toezicht. Ze kunnen vertrouwen en moreel schaden en verbeteren de productiviteit meestal niet.

7. Compliance, aansprakelijkheid en gezondheid en veiligheid

Op afstand betekent niet vrijgesteld. Een beleid voor werken op afstand moet arbeidswetten, belastingverplichtingen en gezondheids- en veiligheidseisen omvatten. In geval van niet-nalevingskwesties, definieer hoe het bedrijf omgaat met eventuele aansprakelijkheidsproblemen.

Voorbeeld: Werknemers moeten zorgen voor een veilige werkplek en eventuele incidenten binnen 24 uur aan HR melden.

Tip: Betrek HR, juridische zaken en IT bij het opstellen van deze sectie. Het vermindert het risico op het over het hoofd zien van verplichtingen die later problemen kunnen veroorzaken.

Voorbeelden van beleid voor werken op afstand

Bedrijven benaderen werken op afstand over het algemeen op een van de volgende drie manieren.

Op locatie

Het meest geschikt voor gereguleerde sectoren waar compliance en strikte controle cruciaal zijn.

• Vaste uren van 09:00 tot 17:00 uur
• Beperkte flexibiliteit voor thuiswerken
• Zwaar monitoren van apparatuur

Hybride of flexibel

Voor bedrijven die persoonlijke samenwerking nodig hebben, maar ook een gezonde balans tussen werk en privéleven van werknemers willen ondersteunen.

• Werknemers kunnen tijd verdelen tussen thuis en kantoor
• Kernuren met flexibele start- en eindtijden
• Nadruk op sterke communicatie en rapportage

Volledig op afstand of asynchroon

Het beste voor wereldwijd verspreide teams die prioriteit geven aan productiviteit en succes boven fysieke aanwezigheid.

• Teams werken in meerdere tijdzones
• Het bedrijf beoordeelt mensen op resultaten, niet op uren
• Effectief werk vereist geen fysieke vergaderingen

Sjablonen voor beleid voor werken op afstand

Deze behandelen de belangrijkste principes van beleid voor werken op afstand. Kopieer en pas deze sjablonen aan om aan uw bedrijfsbehoeften en beleid voor werken op afstand te voldoen.

Sjabloon 1: Basisbeleid voor werken op afstand

Doel: Algemene richtlijnen bieden voor werknemers die op afstand werken.

Toelating: Werknemers die [X maanden] proeftijd hebben voltooid, kunnen een aanvraag indienen om op afstand te werken. Een lijnmanager moet verzoeken goedkeuren. Functies die dagelijkse face-to-face interactie met klanten of fysieke aanwezigheid vereisen, komen niet in aanmerking.

Werktijden: Werknemers moeten contractuele uren aanhouden en beschikbaar zijn tijdens [kernuren]. Flexibiliteit is toegestaan buiten deze tijden indien vooraf overeengekomen.

Communicatie: Van werknemers wordt verwacht dat ze bereikbaar blijven via [Slack/E-mail/Telefoon] tijdens werkuren en alle geplande vergaderingen bijwonen. Dringende zaken moeten worden gecommuniceerd via [voorkeurskanaal].

Apparatuur: Het bedrijf zorgt voor een [laptop/monitor]. Werknemers moeten zorgen voor een stabiele internetverbinding en een veilige werkplek die hen in staat stelt hun taken zonder onderbreking uit te voeren.

Beveiliging: Werknemers moeten verbinding maken met bedrijfssystemen met behulp van Proton VPN en de functies always-on en IP-beveiliging inschakelen. Tweestapsverificatie is vereist op alle werkaccounts en apparaten moeten schermvergrendeling ingeschakeld hebben.

Evaluatie: [Bedrijf] zal dit beleid elke zes maanden evalueren en kan richtlijnen aanpassen op basis van feedback en veranderende behoeften.

Sjabloon 2: Hybride werkbeleid

Doel: Flexibele werkregelingen ondersteunen en tegelijkertijd productiviteit en beveiliging waarborgen.

Schema: Werknemers mogen tot [X dagen per week] op afstand werken, onder voorbehoud van goedkeuring door de manager. Van werknemers wordt verwacht dat ze op aangewezen samenwerkingsdagen op kantoor aanwezig zijn.

Werkplek: Werknemers moeten een omgeving zonder afleiding handhaven met een betrouwbare internetverbinding. Thuiskantoren moeten voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsnormen van [bedrijf].

Werk op locatie: Bij bezoek aan het kantoor moeten werknemers bureaus reserveren met behulp van het [reserveringssysteem] om overbezetting te voorkomen.

Communicatie: Werknemers moeten alle vereiste teamvergaderingen via videoconferentie of persoonlijk bijwonen. Dagelijkse of wekelijkse check-ins worden verwacht om teams op één lijn te houden.

Onkosten: Het bedrijf vergoedt [$X/maand] voor internet- en telefoongebruik gerelateerd aan werken op afstand. Extra onkosten moeten vooraf worden goedgekeurd.

Beveiliging: Om bedrijfssystemen en gegevens te beschermen, moeten werknemers:

• Door het bedrijf goedgekeurde antivirussoftware gebruiken met automatische updates ingeschakeld.
• Verbinding maken via Proton VPN met functies voor always-on en IP-beveiliging ingeschakeld.
• Tweestapsverificatie inschakelen op alle bedrijfssystemen.
• Standaard routerwachtwoorden wijzigen en thuis-wifi met WPA2 of sterker versleutelen.
• Verloren of gestolen apparaten onmiddellijk melden.

Sjabloon 3: Beveiliging-eerst beleid voor werken op afstand

Doel: Gevoelige bedrijfsgegevens beschermen en tegelijkertijd werken op afstand mogelijk maken.

Toelating: Alleen functies die zijn goedgekeurd door HR, IT en Juridische Zaken mogen onder dit beleid op afstand werken.

Beveiligingseisen: Om bedrijfssystemen en gegevens te beschermen, moeten werknemers:

• Alleen werken op door het bedrijf uitgegeven en versleutelde apparaten.
• Niet-essentiële toepassingen van werkapparaten weren.
• Apparaatschermen vergrendelen met sterke wachtwoorden wanneer deze onbeheerd zijn.
• Bluetooth uitschakelen wanneer dit niet actief vereist is voor werk.
• Verbinding maken via Proton VPN met functies voor always-on en IP-beveiliging ingeschakeld.
• Tweestapsverificatie inschakelen op alle accounts en een door het bedrijf goedgekeurde wachtwoordbeheerder (zoals Proton Pass) gebruiken.
• Sterke, unieke wachtwoorden (minimaal 16 tekens) gebruiken voor elk account.
• Alle apparaten en toepassingen automatisch bijgewerkt houden, met volledige schijfversleuteling actief.
• Standaard routerwachtwoorden wijzigen en thuis-wifi beveiligen met WPA2- of sterkere versleuteling.
• Alleen toegang krijgen tot de interne servers en middelen die aan hun functie zijn toegewezen.
• Versleutelde platforms met wachtwoordbeveiliging gebruiken voor groepsgesprekken en videoconferenties.
• Goedgekeurde versleutelde apps gebruiken, zoals Signal voor berichten en Proton Mail voor e-mail, met ingestelde verloopdatums voor gevoelige communicatie.
• Vermijden gevoelige informatie te verzenden via niet-goedgekeurde toepassingen.
• Zervoor zorgen dat er geen gevoelig materiaal zichtbaar is tijdens videoconferenties of het delen van schermen.
• Alert blijven op phishing en social engineering-pogingen; klik niet op verdachte koppelingen of bijlagen.
• Verloren, gestolen of gecompromitteerde apparaten onmiddellijk melden aan IT.

Compliance: Werknemers moeten zich houden aan [AVG/CCPA/andere relevante regelgeving] en al het gegevensverwerkingsbeleid van het bedrijf.

Audits: IT controleert apparaten op afstand elke [X weken]. Niet-conforme apparaten kunnen worden geschorst van bedrijfssystemen totdat problemen zijn opgelost.

Overtredingen: Schendingen van dit beleid kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband.

Richtlijnen voor werken op afstand

Zodra u een beleid voor werken op afstand hebt opgesteld, is de volgende uitdaging om het in de praktijk te brengen.

Het uitrollen binnen een organisatie vergt zorgvuldige planning, communicatie en geduld.

Probeer het volgende om de overgang soepeler te laten verlopen:

• Krijg input van verschillende afdelingen: Betrek HR, IT, Juridische Zaken en management vanaf het begin.
• Train werknemers: Zorg ervoor dat iedereen de verwachtingen voor werken op afstand begrijpt.
• Verzamel feedback: Vraag werknemers en managers wat werkt en wat niet.
• Houd een proefperiode: Selecteer een kleine groep om het nieuwe beleid voor werken op afstand te testen.
• Versterk de richtlijnen: Managers moeten ervoor zorgen dat iedereen het beleid voor werken op afstand volgt.

Veelgestelde vragen over beleid voor werken op afstand