Jak stworzyć bezpieczne zasady pracy zdalnej: Szablony i przykłady

Niezależnie od tego, czy Twoja firma działa w pełni zdalnie, czy hybrydowo, będziesz potrzebować solidnych zasad pracy zdalnej, które chronią wrażliwe dane. Oznacza to określenie, kto kwalifikuje się do pracy zdalnej, ustalenie reguł komunikacji i wprowadzenie zabezpieczeń w celu ograniczenia zagrożeń specyficznych dla zespołów rozproszonych geograficznie.

Ten artykuł omawia najlepsze praktyki dotyczące udanych zasad pracy zdalnej.

• Czym są zasady pracy zdalnej?
• Czy Twoja firma potrzebuje zasad pracy z domu?
• Kluczowe elementy zasad pracy zdalnej
• Przykłady zasad pracy zdalnej
• Szablony zasad pracy zdalnej, których możesz użyć teraz
• Najlepsze praktyki pomyślnego wdrażania
• Najczęściej zadawane pytania

Czym są zasady pracy zdalnej?

Zasady pracy zdalnej lub pracy z domu (WFH) to formalny dokument określający reguły dla każdego, kto pracuje poza fizycznym biurem firmy. Może mieć zastosowanie do pracowników, konsultantów, kontrahentów i każdego, kto ma dostęp do wewnętrznych systemów lub zastrzeżonych danych organizacji.

Czy Twoja firma potrzebuje zasad pracy z domu?

Istnieje wiele świetnych powodów, aby przyjąć kulturę pracy zdalnej. Jednym z najbardziej znaczących są rozszerzone możliwości rekrutacyjne. Najlepsi pracownicy będą oczekiwać elastyczności, a firmy, które ją oferują, mogą zyskać dostęp do globalnej puli talentów.

Praca zdalna lub hybrydowa może również przynieść znaczny wzrost produktywności i odpowiedzialności. Danie pracownikom swobody pracy z domu może zwiększyć wydajność i poprawić utrzymanie pracowników. Dla wielu organizacji obniża to również koszty ogólne – mniej powierzchni biurowej może oznaczać znaczne oszczędności na czynszu i mediach.

But remote work is not without risk. Businesses operating over international borders have to juggle multiple tax and labor laws. Additionally, there is a significant increase in exposure to information security risks and insider threats.

To powiedziawszy, solidne zasady pracy zdalnej pomogą spełnić wszelkie zobowiązania kadrowe i prawne. A zasady wymagające zatwierdzonego przez firmę VPN do pracy zdalnej, silnych haseł i uwierzytelniania dwustopniowego (2FA) zmniejszą podatności.

Niezbędne elementy zasad pracy zdalnej

Zasady pracy zdalnej powinny obejmować te kluczowe obszary, aby chronić zarówno firmę, jak i pracownika.

• Kwalifikowalność: Zdefiniuj stanowiska zdalne i hybrydowe
• Godziny pracy: Ustal oczekiwania dotyczące bycia online
• Komunikacja: Udokumentuj jasne czasy reakcji
• Sprzęt i wydatki: Wyjaśnij, co zapewni firma
• Wymogi bezpieczeństwa: Wymuś użycie VPN i odpowiednie zarządzanie urządzeniami
• Śledzenie wyników: Miej jasne mierniki sukcesu
• Zachowaj zgodność: Uwzględnij międzynarodowe prawo pracy i przepisy podatkowe

1. Kwalifikowalność do WFH

Niektóre stanowiska wymagają obecności na miejscu (recepcjoniści, hydraulicy, lekarze), a praca zdalna jest niewykonalna. Dla innych fizyczna lokalizacja nie jest istotna. Zasady pracy zdalnej powinny określać, które prace się kwalifikują, wszelkie zastrzeżenia oraz ile dni WFH firma dopuszcza.

Przykład: Uprawnieni pracownicy to personel pełnoetatowy, który przeszedł okres próbny i którego obowiązki nie są utrudnione przez nieobecność w biurze.

Wskazówka: Wyjaśnij jasno, kto nie może ubiegać się o pracę zdalną. Na przykład osoby, które mają regularny bezpośredni kontakt z klientem.

2. Godziny pracy i dostępność

Praca zdalna może zacierać granicę między domem a biurem. Ustal oczekiwania z góry. Czy chcesz stałych godzin, czy elastyczność jest częścią umowy? Jeśli Twój zespół obejmuje wiele stref czasowych, ustal okna nakładania się, kiedy wszyscy powinni być dostępni.

Przykład: Personel musi być online od 10:00 do 15:00 CET, z elastyczną pracą poza tymi godzinami.

Wskazówka: Zespoły globalne mogą skorzystać na codziennych lub cotygodniowych aktualizacjach zamiast całodobowego monitoringu.

3. Protokoły komunikacyjne

Zasady pracy zdalnej muszą wyraźnie określać, jakiego oprogramowania pracownicy powinni używać do komunikacji z kolegami (e-mail, Slack, Jira), oraz wszelkich niedozwolonych.

Ustal jasne oczekiwania dotyczące czasu reakcji, aby pomóc zarządzać stresem i unikać niezrównoważonej kultury bycia zawsze online.

Przykład: Pracownicy muszą odpowiedzieć na wiadomości na Slacku w ciągu 30 minut w godzinach pracy.

Wskazówka: Zdefiniuj, które kanały służą do pilnych problemów, a które do rutynowych aktualizacji. W ten sposób zespoły wiedzą, na czym najpierw skupić swoją uwagę.

4. Sprzęt, wydatki i wsparcie IT

Zasady pracy zdalnej powinny obejmować to, co zapewnia firma, i za co odpowiedzialni są sami pracownicy. Uwzględnij sprzęt, oprogramowanie i wsparcie. Odnieś się do wszelkich zwrotów kosztów (lub ich braku) za internet, rachunki telefoniczne lub wyposażenie domowego biura.

Przykład: Firma zapewni laptopa i monitor. Pracownicy otrzymają 15 USD miesięcznie na pokrycie kosztów internetu.

Wskazówka: Stwórz jasne zasady bring-your-own-device (BYOD). Bez jasnych zasad bezpieczeństwa i wsparcia, urządzenia osobiste mogą szybko stać się obciążeniem.

5. Bezpieczeństwo i ochrona danych

Praca zdalna naraża firmy na nowe cyberzagrożenia, ale jasne zasady mogą je ograniczyć. Powinny one obejmować:

1. Zatwierdzony przez firmę sprzęt i oprogramowanie: Pracownicy powinni używać urządzeń i aplikacji zalecanych przez IT, aby zapewnić bezpieczeństwo i kompatybilność.
2. Obowiązkowe uwierzytelnianie dwustopniowe: Wszystkie konta firmowe muszą mieć włączone uwierzytelnianie dwustopniowe, na przykład za pomocą aplikacji uwierzytelniającej.
3. Bezpieczeństwo sieci domowej: Pracownicy powinni zmienić domyślne hasła routera i włączyć szyfrowanie WPA2.
   
4. Wymuszone użycie VPN: Wszystkie połączenia zdalne muszą korzystać z biznesowego VPN z włączonymi funkcjami always-on i Kill Switch.
5. Kontrolowany dostęp do serwera: Dostęp powinien być ograniczony do zasobów wymaganych przez każde stanowisko.
6. Zaszyfrowane narzędzia konferencyjne: Spotkania zdalne powinny korzystać z platform z szyfrowaniem end-to-end.
7. Bezpieczne kanały komunikacji: Wiadomości biznesowe i e-maile powinny działać w usługach zaszyfrowanych end-to-end, takich jak Signal i Proton Mail.

Dowiedz się więcej o zabezpieczaniu pracowników zdalnych(nowe okno)

Wskazówka: Nie lekceważ bezpieczeństwa. Pojedyncze naruszenie może kosztować znacznie więcej niż całkowity koszt wszystkich innych elementów w Twoich zasadach pracy zdalnej razem wziętych.

6. Pomiar wydajności

Sprawiedliwe mierzenie sukcesu jest kluczowe, gdy ludzie nie są w biurze.

Zdefiniuj, w jaki sposób firma będzie śledzić wyniki, czy to KPI, regularne raportowanie, czy kamienie milowe projektu. Wyjaśnij jasno, że wyniki liczą się bardziej niż godziny na zegarze.

Przykład: Pracownicy zdalni muszą dotrzymywać uzgodnionych terminów projektów i dostarczać menedżerowi cotygodniową aktualizację.

Wskazówka: Unikaj narzędzi monitoringu opartych na inwigilacji. Mogą one nadszarpnąć zaufanie i morale, a zazwyczaj nie poprawiają produktywności.

7. Zgodność, odpowiedzialność oraz bezpieczeństwo i higiena pracy

Zdalnie nie oznacza zwolnienia z obowiązków. Zasady pracy zdalnej muszą obejmować prawo pracy, obowiązki podatkowe oraz wymogi BHP. W przypadku problemów z niezgodnością, zdefiniuj, jak firma obsłuży wszelkie obawy dotyczące odpowiedzialności.

Przykład: Pracownicy muszą zapewnić bezpieczne miejsce pracy i zgłaszać wszelkie incydenty do HR w ciągu 24 godzin.

Wskazówka: Zaangażuj HR, dział prawny i IT podczas sporządzania tej sekcji. Zmniejsza to ryzyko przeoczenia obowiązków, które mogłyby później spowodować problemy.

Przykłady zasad pracy zdalnej

Firmy zazwyczaj podchodzą do pracy zdalnej na jeden z trzech sposobów.

Na miejscu

Najlepiej sprawdza się w regulowanych branżach, gdzie zgodność i sztywna kontrola są kluczowe.

• Stałe godziny od 9:00 do 17:00
• Ograniczona elastyczność WFH
• Silny monitoring sprzętu

Hybrydowy lub elastyczny

Dla firm, które potrzebują współpracy osobistej, ale chcą również wspierać zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników.

• Pracownicy mogą dzielić czas między domem a biurem
• Główne godziny z elastycznym czasem rozpoczęcia i zakończenia
• Nacisk na silną komunikację i raportowanie

W pełni zdalny lub asynchroniczny

Najlepszy dla zespołów rozproszonych globalnie, które przedkładają produktywność i sukces nad fizyczną obecność.

• Zespoły pracują w wielu strefach czasowych
• Firma ocenia ludzi na podstawie wyników, a nie godzin
• Efektywna praca nie wymaga fizycznych spotkań

Szablony zasad pracy zdalnej

Obejmują one najważniejsze założenia zasad pracy zdalnej. Skopiuj i dostosuj te szablony do potrzeb swojej firmy i zasad pracy zdalnej.

Szablon 1: Podstawowe zasady pracy zdalnej

Cel: Zapewnienie ogólnych wytycznych dla pracowników pracujących zdalnie.

Kwalifikowalność: Pracownicy, którzy ukończyli [X miesięcy] okresu próbnego, mogą ubiegać się o pracę zdalną. Bezpośredni przełożony musi zatwierdzić wnioski. Stanowiska wymagające codziennej bezpośredniej interakcji z klientem lub obecności fizycznej nie kwalifikują się.

Godziny pracy: Pracownicy muszą przestrzegać zakontraktowanych godzin i być dostępni w [głównych godzinach]. Elastyczność jest dozwolona poza tymi godzinami, jeśli uzgodniono to z wyprzedzeniem.

Komunikacja: Oczekuje się, że pracownicy pozostaną dostępni przez [Slack/E-mail/Telefon] w godzinach pracy i będą uczestniczyć we wszystkich zaplanowanych spotkaniach. Pilne sprawy należy zgłaszać za pomocą [preferowany kanał].

Sprzęt: Firma zapewni [laptopa/monitor]. Pracownicy muszą zapewnić stabilne połączenie internetowe i bezpieczne miejsce pracy, które pozwoli im wykonywać swoje obowiązki bez zakłóceń.

Bezpieczeństwo: Pracownicy muszą łączyć się z systemami firmowymi za pomocą Proton VPN i włączyć funkcje always-on oraz Kill Switch. Uwierzytelnianie dwustopniowe jest wymagane na wszystkich kontach firmowych, a urządzenia muszą mieć włączone blokady ekranu.

Przegląd: [Firma] będzie dokonywać przeglądu tych zasad co sześć miesięcy i może dostosowywać wytyczne w oparciu o opinie i zmieniające się potrzeby.

Szablon 2: Hybrydowe zasady pracy

Cel: Wspieranie elastycznych form pracy przy jednoczesnym zapewnieniu produktywności i bezpieczeństwa.

Harmonogram: Pracownicy mogą pracować zdalnie do [X dni w tygodniu], co podlega zatwierdzeniu przez menedżera. Oczekuje się, że pracownicy będą obecni w biurze w wyznaczone dni współpracy.

Miejsce pracy: Pracownicy muszą utrzymywać środowisko wolne od zakłóceń ze stabilnym połączeniem internetowym. Domowe biura powinny spełniać standardy BHP [firmy].

Praca na miejscu: Odwiedzając biuro, pracownicy powinni rezerwować biurka za pomocą [system rezerwacji], aby zapobiec przepełnieniu.

Komunikacja: Pracownicy muszą uczestniczyć we wszystkich wymaganych spotkaniach zespołu za pośrednictwem wideokonferencji lub osobiście. Oczekuje się codziennych lub cotygodniowych odpraw, aby zespoły były zgrane.

Wydatki: Firma zwraca [$X/miesiąc] za korzystanie z internetu i telefonu w związku z pracą zdalną. Dodatkowe wydatki muszą zostać zatwierdzone z wyprzedzeniem.

Bezpieczeństwo: Aby chronić systemy i dane firmy, pracownicy muszą:

• Używać zatwierdzonego przez firmę oprogramowania antywirusowego z włączonymi automatycznymi aktualizacjami.
• Łączyć się przez Proton VPN z włączonymi funkcjami always-on i Kill Switch.
• Włączyć uwierzytelnianie dwustopniowe we wszystkich systemach firmowych.
• Zmienić domyślne hasła routera i zabezpieczyć domowe Wi-Fi szyfrowaniem WPA2 lub silniejszym.
• Natychmiast zgłaszać wszelkie zgubione lub skradzione urządzenia.

Szablon 3: Zasady pracy zdalnej stawiające na bezpieczeństwo

Cel: Ochrona wrażliwych danych firmowych przy jednoczesnym umożliwieniu pracy zdalnej.

Kwalifikowalność: Tylko stanowiska zatwierdzone przez HR, IT i dział prawny mogą pracować zdalnie zgodnie z tymi zasadami.

Wymogi bezpieczeństwa: Aby chronić systemy i dane firmy, pracownicy muszą:

• Pracować wyłącznie na wydanych przez firmę i zaszyfrowanych urządzeniach.
• Nie instalować zbędnych aplikacji na urządzeniach służbowych.
• Blokować ekrany urządzeń silnymi hasłami, gdy pozostają bez nadzoru.
• Wyłączać Bluetooth, gdy nie jest aktywnie wymagany do pracy.
• Łączyć się przez Proton VPN z włączonymi funkcjami always-on i Kill Switch.
• Włączyć uwierzytelnianie dwustopniowe na wszystkich kontach i używać zatwierdzonego przez firmę menedżera haseł (takiego jak Proton Pass).
• Używać silnych, unikalnych haseł (minimum 16 znaków) do każdego konta.
• Utrzymywać wszystkie urządzenia i aplikacje automatycznie zaktualizowane, z aktywnym pełnym szyfrowaniem dysku.
• Zmienić domyślne hasła routera i zabezpieczyć domowe Wi-Fi szyfrowaniem WPA2 lub silniejszym.
• Uzyskiwać dostęp tylko do wewnętrznych serwerów i zasobów przypisanych do ich stanowiska.
• Używać zaszyfrowanych platform z ochroną hasłem do połączeń grupowych i wideokonferencji.
• Używać zatwierdzonych zaszyfrowanych aplikacji, takich jak Signal do wiadomości i Proton Mail do e-maili, z ustawionymi datami wygaśnięcia dla wrażliwej komunikacji.
• Unikać wysyłania wrażliwych informacji przez niezatwierdzone aplikacje.
• Upewnić się, że żadne wrażliwe materiały nie są widoczne podczas wideokonferencji lub udostępniania ekranu.
• Zachować czujność na próby wyłudzenia informacji i inżynierię społeczną; nie klikać podejrzanych linków ani załączników.
• Natychmiast zgłaszać IT wszelkie zgubione, skradzione lub zagrożone urządzenia.

Zgodność: Pracownicy muszą przestrzegać [RODO/CCPA/innych odpowiednich regulacji] i wszystkich firmowych zasad przetwarzania danych.

Audyty: IT będzie przeprowadzać audyt urządzeń zdalnych co [X tygodni]. Urządzenia niezgodne mogą zostać zawieszone w systemach firmowych do czasu rozwiązania problemów.

Naruszenia: Naruszenia tych zasad mogą skutkować działaniami dyscyplinarnymi, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie.

Wytyczne dotyczące pracy zdalnej

Po sporządzeniu zasad pracy zdalnej kolejnym wyzwaniem jest ich wdrożenie w praktyce.

Wdrożenie tego w całej organizacji będzie wymagało starannego planowania, komunikacji i cierpliwości.

Spróbuj wykonać następujące czynności, aby ułatwić przejście:

• Uzyskaj dane wejściowe z różnych działów: Zaangażuj HR, IT, dział prawny i zarząd od samego początku.
• Przeszkol pracowników: Upewnij się, że wszyscy rozumieją oczekiwania dotyczące pracy zdalnej.
• Zbieraj opinie: Zapytaj pracowników i menedżerów, co działa, a co nie.
• Przeprowadź wersję próbną: Wybierz małą grupę, aby przetestować nowe zasady pracy zdalnej.
• Wzmocnij wytyczne: Menedżerowie powinni upewnić się, że wszyscy przestrzegają zasad pracy zdalnej.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zasad pracy zdalnej