Como criar uma política de trabalho remoto segura: Modelos e exemplos

Seja seu negócio totalmente remoto ou híbrido, você precisará de uma política de trabalho remoto sólida que proteja dados confidenciais. Isso significa definir quem é elegível para trabalho remoto, estabelecer regras de comunicação e implementar salvaguardas para mitigar ameaças específicas a equipes geograficamente distribuídas.

Este artigo analisa as melhores práticas para uma política de trabalho remoto bem-sucedida.

• O que é uma política de trabalho remoto?
• Sua empresa precisa de uma política de trabalho em casa?
• Elementos centrais de uma política de trabalho remoto
• Exemplos de política de trabalho remoto
• Modelos de política de trabalho remoto que você pode usar agora
• Melhores práticas para implementá-la com sucesso
• Perguntas frequentes

O que é uma política de trabalho remoto?

Uma política de trabalho remoto ou de trabalho em casa (WFH) é um documento formal que define as regras para qualquer pessoa que trabalhe fora do escritório físico da empresa. Ela pode se aplicar a funcionários, consultores, contratados e qualquer pessoa com acesso aos sistemas internos ou dados proprietários da sua organização.

Sua empresa precisa de uma política de trabalho em casa?

Existem muitos motivos excelentes para adotar uma cultura de trabalho remoto. Um dos mais notáveis são as oportunidades de recrutamento expandidas. Os melhores funcionários esperarão flexibilidade, e as empresas que a oferecem podem acessar um banco de talentos global.

O trabalho remoto ou híbrido também pode trazer um aumento substancial na produtividade e na responsabilidade. Dar à equipe a liberdade de trabalhar em casa pode aumentar a eficiência e a retenção de funcionários. Para muitas organizações, isso também reduz as despesas gerais — menos espaço de escritório pode significar economias significativas em aluguel e serviços públicos.

But remote work is not without risk. Businesses operating over international borders have to juggle multiple tax and labor laws. Additionally, there is a significant increase in exposure to information security risks and insider threats.

Dito isso, uma política de trabalho remoto robusta ajudará a cumprir quaisquer obrigações legais e de RH. E uma política que exija uma VPN para trabalho remoto aprovada pela empresa, senhas fortes e autenticação de dois fatores (A2F) reduzirá as vulnerabilidades.

Componentes essenciais para uma política de trabalho remoto

Uma política de trabalho remoto deve cobrir estas áreas principais para proteger tanto a empresa quanto o funcionário.

• Elegibilidade: Defina funções remotas e híbridas
• Horário de trabalho: Defina expectativas on-line
• Comunicação: Documente tempos de resposta claros
• Equipamento e despesas: Explique o que a empresa fornecerá
• Requisitos de segurança: Imponha o uso de VPN e o gerenciamento adequado de dispositivos
• Acompanhamento de desempenho: Tenha métricas de sucesso claras
• Mantenha a conformidade: Cubra as leis trabalhistas e fiscais internacionais

1. Elegibilidade para WFH

Algumas funções exigem presença no local (recepcionistas, encanadores, médicos), e o trabalho remoto é inviável. Para outras, a localização física não é essencial. Uma política de trabalho remoto deve explicar quais trabalhos se qualificam, quaisquer estipulações e quantos dias de WFH a empresa permite.

Exemplo: Funcionários elegíveis são pessoal em tempo integral que passou pelo período de experiência e cujas funções não são prejudicadas por não estar no escritório.

Dica: Deixe claro quem não pode aplicar para trabalho remoto. Por exemplo, pessoas que têm contato regular presencial com clientes.

2. Horário de trabalho e disponibilidade

O trabalho remoto pode confundir a linha entre casa e escritório. Defina expectativas desde o início. Você quer horários fixos ou a flexibilidade faz parte do acordo? Se a sua equipe abrange vários fusos horários, defina janelas de sobreposição quando todos devem estar disponíveis.

Exemplo: A equipe deve estar on-line das 10h às 15h CET, com trabalho flexível fora desses horários.

Dica: Equipes globais podem se beneficiar de atualizações diárias ou semanais em vez de monitoramento 24 horas.

3. Protocolos de comunicação

Uma política de trabalho remoto deve declarar explicitamente qual software os funcionários devem usar para se comunicar com os colegas (e-mail, Slack, Jira) e qualquer um que não seja permitido.

Defina expectativas claras para tempos de resposta para ajudar a gerenciar o estresse e evitar uma cultura sempre on-line insustentável.

Exemplo: Os funcionários devem responder às mensagens do Slack em até 30 minutos durante o horário de trabalho.

Dica: Defina quais canais são para problemas urgentes e quais são para atualizações de rotina. Dessa forma, as equipes sabem onde focar sua atenção primeiro.

4. Equipamento, despesas e suporte de TI

Uma política de trabalho remoto deve cobrir o que a empresa fornece e o que os funcionários são responsáveis por fornecer. Inclua hardware, software e suporte. Aborde quaisquer reembolsos de despesas (ou a falta deles) para internet, contas de telefone ou equipamento de home office.

Exemplo: A empresa fornecerá um laptop e um monitor. Os funcionários receberão US$ 15/mês para compensar os custos de internet.

Dica: Crie uma política de traga seu próprio dispositivo (BYOD) clara. Sem políticas claras de segurança e suporte, dispositivos pessoais podem rapidamente se tornar um risco.

5. Segurança e proteção de dados

O trabalho remoto expõe as empresas a novos riscos cibernéticos, mas uma política clara pode reduzi-los. Ela deve incluir:

1. Hardware e software aprovados pela empresa: Os funcionários devem usar dispositivos e aplicativos recomendados pela TI para garantir segurança e compatibilidade.
2. Autenticação de dois fatores obrigatória: Todas as contas de trabalho devem ter a A2F ativada, por exemplo, por meio de um aplicativo de autenticação.
3. Segurança da rede doméstica: Os funcionários devem alterar as senhas padrão do roteador e ativar a criptografia WPA2.
   
4. Uso obrigatório de VPN: Todas as conexões remotas devem usar uma VPN empresarial com recursos de always-on e kill switch ativados.
5. Acesso controlado ao servidor: O acesso deve ser limitado aos recursos que cada função exige.
6. Ferramentas de conferência criptografadas: Reuniões remotas devem usar plataformas com criptografia de ponta a ponta.
7. Canais de comunicação seguros: Mensagens empresariais e e-mails devem ser executados em serviços criptografados de ponta a ponta, como Signal e Proton Mail.

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Dica: Não subestime a segurança. Uma única violação pode custar muito mais do que o custo total de todos os outros itens em sua política de trabalho remoto combinados.

6. Medição de desempenho

Medir o sucesso de forma justa é fundamental quando as pessoas não estão no escritório.

Defina como a empresa acompanhará o desempenho, sejam KPIs, relatórios regulares ou marcos do projeto. Deixe claro que os resultados importam mais do que as horas no relógio.

Exemplo: Funcionários remotos devem cumprir os prazos acordados do projeto e fornecer uma atualização semanal ao seu gerente.

Dica: Evite ferramentas de monitoramento com vigilância pesada. Elas podem prejudicar a confiança e o moral, e geralmente não melhoram a produtividade.

7. Conformidade, responsabilidade e saúde e segurança

Remoto não significa isento. Uma política de trabalho remoto deve cobrir leis trabalhistas, obrigações fiscais e requisitos de saúde e segurança. Em caso de problemas de não conformidade, defina como a empresa lidará com quaisquer preocupações de responsabilidade.

Exemplo: Os funcionários devem garantir um espaço de trabalho seguro e relatar quaisquer incidentes ao RH dentro de 24 horas.

Dica: Envolva o RH, o jurídico e a TI ao redigir esta seção. Isso reduz o risco de ignorar obrigações que poderiam causar problemas mais tarde.

Exemplos de política de trabalho remoto

As empresas geralmente abordam o trabalho remoto de uma das três maneiras.

Presencial

Mais adequado para indústrias regulamentadas onde a conformidade e o controle rígido são críticos.

• Horário fixo das 9h às 17h
• Flexibilidade limitada de WFH
• Monitoramento pesado de equipamentos

Híbrido ou flexível

Para empresas que precisam de colaboração presencial, mas também querem apoiar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal dos funcionários.

• Os funcionários podem dividir o tempo entre casa e escritório
• Horário central com horários de início e término flexíveis
• Ênfase em comunicação forte e relatórios

Totalmente remoto ou assíncrono

Melhor para equipes distribuídas globalmente que priorizam a produtividade e o sucesso em vez da presença física.

• As equipes trabalham em vários fusos horários
• A empresa julga as pessoas pelos resultados, não pelas horas
• Trabalho eficaz não requer reuniões físicas

Modelos de política de trabalho remoto

Estes cobrem os princípios mais importantes das políticas de trabalho remoto. Copie e adapte esses modelos para atender às necessidades da sua empresa e à política de trabalho remoto.

Modelo 1: Política básica de trabalho remoto

Objetivo: Fornecer diretrizes gerais para funcionários que trabalham remotamente.

Elegibilidade: Funcionários que completaram [X meses] de experiência podem aplicar para trabalhar remotamente. Um gerente de linha deve aprovar as solicitações. Funções que exigem interação diária presencial com o cliente ou presença física não são elegíveis.

Horário de trabalho: Os funcionários devem manter as horas contratadas e estar disponíveis durante [horário central]. Flexibilidade é permitida fora desses horários se acordado com antecedência.

Comunicação: Espera-se que os funcionários permaneçam acessíveis via [Slack/E-mail/Telefone] durante o horário de trabalho e participem de todas as reuniões agendadas. Assuntos urgentes devem ser comunicados via [canal preferido].

Equipamento: A empresa fornecerá um [laptop/monitor]. Os funcionários devem fornecer uma conexão de internet estável e um espaço de trabalho seguro que lhes permita realizar suas funções sem interrupção.

Segurança: Os funcionários devem se conectar aos sistemas da empresa usando o Proton VPN e ativar os recursos always-on e kill switch. A autenticação de dois fatores é necessária em todas as contas de trabalho, e os dispositivos devem ter bloqueios de tela ativados.

Revisão: [Empresa] revisará esta política a cada seis meses e poderá ajustar as diretrizes com base no feedback e na evolução das necessidades.

Modelo 2: Política de trabalho híbrido

Objetivo: Apoiar arranjos de trabalho flexíveis enquanto garante produtividade e segurança.

Agenda: Os funcionários podem trabalhar remotamente até [X dias por semana], sujeito à aprovação do gerente. Espera-se que os funcionários compareçam ao escritório nos dias designados para colaboração.

Espaço de trabalho: Os funcionários devem manter um ambiente livre de distrações com uma conexão de internet confiável. Os home offices devem atender aos padrões de saúde e segurança da [empresa].

Trabalho presencial: Ao visitar o escritório, os funcionários devem reservar mesas usando o [sistema de reservas] para evitar excesso de lotação.

Comunicação: Os funcionários devem participar de todas as reuniões de equipe obrigatórias via videoconferência ou pessoalmente. Check-ins diários ou semanais são esperados para manter as equipes alinhadas.

Despesas: A empresa reembolsa [$X/mês] pelo uso de internet e telefone relacionado ao trabalho remoto. Despesas adicionais devem ser aprovadas com antecedência.

Segurança: Para proteger os sistemas e dados da empresa, os funcionários devem:

• Usar software antivírus aprovado pela empresa com atualizações automáticas ativadas.
• Conectar-se através do Proton VPN com recursos always-on e kill switch ativados.
• Ativar a autenticação de dois fatores em todos os sistemas da empresa.
• Alterar as senhas padrão do roteador e usar criptografia Wi-Fi WPA2 ou mais forte em casa.
• Relatar quaisquer dispositivos perdidos ou roubados imediatamente.

Modelo 3: Política de trabalho remoto com foco em segurança

Objetivo: Proteger dados confidenciais da empresa enquanto viabiliza o trabalho remoto.

Elegibilidade: Apenas funções aprovadas pelo RH, TI e Jurídico podem trabalhar remotamente sob esta política.

Requisitos de segurança: Para proteger os sistemas e dados da empresa, os funcionários devem:

• Trabalhar apenas em dispositivos emitidos pela empresa e criptografados.
• Manter aplicativos não essenciais fora dos dispositivos de trabalho.
• Bloquear telas de dispositivos com senhas fortes sempre que não estiverem em uso.
• Desligar o Bluetooth quando não for ativamente necessário para o trabalho.
• Conectar-se através do Proton VPN com recursos always-on e kill switch ativados.
• Ativar a autenticação de dois fatores em todas as contas e usar um gerenciador de senhas aprovado pela empresa (como o Proton Pass).
• Usar senhas fortes e exclusivas (mínimo de 16 caracteres) para cada conta.
• Manter todos os dispositivos e aplicativos atualizados automaticamente, com criptografia de disco completo ativa.
• Alterar as senhas padrão do roteador e proteger o Wi-Fi doméstico com WPA2 ou criptografia mais forte.
• Acessar apenas os servidores internos e recursos atribuídos à sua função.
• Usar plataformas criptografadas com proteção por senha para chamadas em grupo e videoconferências.
• Usar aplicativos criptografados aprovados, como Signal para mensagens e Proton Mail para e-mail, com datas de expiração definidas para comunicações confidenciais.
• Evitar enviar informações confidenciais por meio de aplicativos não aprovados.
• Garantir que nenhum material confidencial esteja visível durante videoconferências ou compartilhamento de tela.
• Ficar alerta a tentativas de phishing e engenharia social; não clicar em links ou anexos suspeitos.
• Relatar quaisquer dispositivos perdidos, roubados ou comprometidos à TI imediatamente.

Conformidade: Os funcionários devem aderir ao [GDPR/CCPA/outros regulamentos relevantes] e a todas as políticas de manuseio de dados da empresa.

Auditorias: A TI auditará dispositivos remotos a cada [X semanas]. Dispositivos não conformes podem ser suspensos dos sistemas da empresa até que os problemas sejam resolvidos.

Violações: Violações desta política podem resultar em ação disciplinar, até e incluindo o término do emprego.

Diretrizes de trabalho remoto

Depois de redigir uma política de trabalho remoto, o próximo desafio é colocá-la em prática.

Implementá-la em uma organização exigirá planejamento cuidadoso, comunicação e paciência.

Tente o seguinte para tornar a transição mais suave:

• Obtenha a contribuição de vários departamentos: Envolva RH, TI, Jurídico e a gerência desde o início.
• Treine os funcionários: Certifique-se de que todos entendam as expectativas de trabalho remoto.
• Reúna feedback: Pergunte aos funcionários e gerentes o que está funcionando e o que não está.
• Faça uma avaliação: Selecione um pequeno grupo para testar a nova política de trabalho remoto.
• Reforce as diretrizes: Os gerentes devem garantir que todos sigam a política remota.

Perguntas frequentes sobre política de trabalho remoto