Het onboardingproces — dat wil zeggen, een nieuwe medewerker verwelkomen in de werkruimte en cultuur — is cruciaal als het gaat om retentie en tevredenheid van werknemers. Volgens het advies- en analysebedrijf Gallup was bijna 90 procent van de ondervraagde mensen niet tevreden(nieuw venster) met de manier waarop ze op hun werkplek werden ingewerkt.
Hoewel het algemeen bekend is dat onboarding een cruciale rol speelt in het geluk van werknemers, laten bedrijven vaak steken vallen, waardoor het hele proces een bijzaak wordt — of helemaal niet plaatsvindt.
Hoewel het onboardingproces van elk bedrijf er anders uitziet, is er één snel en eenvoudig ding dat alle bedrijven kunnen doen om ervoor te zorgen dat hun nieuwe werknemers zich welkom, gewaardeerd en enthousiast voelen om aan de nieuwe baan te beginnen: en dat is een eenvoudig ‘welkom in het team’-bericht.
In dit artikel leggen we uit hoe u iemand op de juiste manier in het team verwelkomt, waarom het belangrijk is, en geven we u tal van sjablonen zodat elke nieuwe medewerker zich vanaf de eerste dag een teamspeler voelt.
Waarom welkomstberichten belangrijk zijn
Denk terug aan uw eerste dag op de universiteit of hogeschool. Zonder een vriendelijke gids bij de oriëntatie had u zich waarschijnlijk verloren gevoeld. Een nieuwe baan beginnen is vergelijkbaar. Het onboardingproces moet een band opbouwen met uw nieuwe medewerker en deze vertrouwd maken met de bedrijfscultuur.
Een welkomstbericht is een integraal onderdeel van dat proces en kan de zenuwen van de eerste dag verminderen, wat leidt tot meer zelfvertrouwen op de werkplek en een betere houding in het algemeen. Een goed welkomstbericht maakt deel uit van een geweldige onboardingervaring, die nieuwe teamleden kan helpen wennen aan de bedrijfscultuur, het teammoreel en de waardesystemen van het bedrijf kan overbrengen en een communicatieve en toegankelijke omgeving kan helpen bevorderen. Het erkennen van een nieuwe medewerker met een eenvoudig berichtje kan ervoor zorgen dat deze zich welkom voelt, en het draagt in grote mate bij aan het verbeteren van de betrokkenheid van nieuwe werknemers, evenals retentie.
Hoe schrijft u een geweldig welkomstbericht
Hier zijn een paar eenvoudige manieren om uw welkomstbericht te laten opvallen:
1. Houd het persoonlijk
Het kan verleidelijk zijn om hetzelfde welkomstbericht te kopiëren en te plakken voor elke nieuwe werknemer die bij u binnenkomt, maar de tijd nemen om uw recente aanwinst zich gewaardeerd en welkom te laten voelen, kan hen helpen met meer zelfvertrouwen en minder stress in de werkomgeving te integreren.
Vergeet niet uw nieuwe medewerker aan te spreken met zijn of haar voor- en achternaam, en gebruik waar mogelijk interessante anekdotes. Viel er iets op tijdens hun sollicitatieproces? Blies hun cv u omver? Brengen ze iets nieuws aan tafel om uw bedrijf vooruit te helpen? Een beetje lof kan een grote bijdrage leveren om uw nieuwe teamlid zich op zijn of haar gemak en welkom te laten voelen.
Houd een professionele toon aan in uw welkomst-e-mail, maar vermijd te formeel te zijn, omdat de werkomgeving daardoor stijf kan aanvoelen.
2. Bied begeleiding
Vriendelijkheid helpt enorm bij het verwelkomen van een nieuw teamlid. Ieders eerste dag of zelfs week bij een nieuwe baan kan overweldigend en verwarrend aanvoelen, dus het bieden van tips en begeleiding kan buitengewoon nuttig zijn voor nieuwe medewerkers die hun draai proberen te vinden.
Nieuwe medewerkers moeten zich gesteund voelen en moeten weten bij wie ze terechtkunnen als ze vragen hebben over werkgerelateerde zaken. Een ‘welkom in het team’-bericht moet nieuwkomers de hand reiken en hen laten weten dat u beschikbaar bent voor vragen, mochten die zich voordoen.
3. Voeg belangrijke informatie toe
Naast de naam van uw nieuwe medewerker, wilt u er zeker van zijn dat u hun titel en andere relevante informatie opneemt.
Werken ze op een specifieke afdeling? Gaan ze meteen projecten afhandelen? Werken ze samen met andere werknemers of onder een directeur? De rest van uw personeel belangrijke gegevens laten weten over uw nieuwe medewerker kan hen helpen elkaar beter te leren kennen.
Zorg er ten slotte voor dat uw nieuwe teamlid op de hoogte is van cruciale werkregels die nog niet zijn uiteengezet. Is de lunch altijd op een specifiek tijdstip? Hebben teams regelmatig vergaderingen op woensdag? Zorg ervoor dat uw nieuwe medewerker een goed begrip heeft van de bedrijfscultuur en workflow, zodat ze zich op hun eerste dag meer op hun gemak en minder verloren voelen.
4. Moedig teamverbinding aan
Wanneer u een ‘welkom in ons team’-e-mail verstuurt, stuurt u niet alleen een bericht naar uw nieuwe teamlid, maar stuurt u een bedrijfsbrede e-mail naar iedereen aan boord. Moedig uw team aan om zichzelf voor te stellen aan de nieuwe medewerker, wat kan helpen bij het faciliteren van een betere onboardingervaring en nieuwe werknemers kan motiveren om collega’s te ontmoeten en de bedrijfscultuur te omarmen.
20 sjablonen voor ‘welkom in het team’-berichten voor verschillende situaties
Weet u niet zeker hoe u iemand in het team moet verwelkomen met een warm bericht? Hieronder vindt u 20 verschillende welkomstjablonen die u kunt kopiëren en plakken, of aanpassen aan uw eigen behoeften:
Veelvoorkomende scenario’s
De volgende e-mailsjablonen kunnen worden verzonden door een personeelsmanager, baas of CEO om een nieuwe medewerker in het team te verwelkomen.
1. Algemene welkomst-e-mail
Hallo team,
Ik wil graag even de tijd nemen om [naam nieuwe medewerker] te verwelkomen bij het bedrijf. Hij/zij heeft echt indruk op ons gemaakt tijdens het sollicitatieproces en we zijn verheugd hem/haar aan boord te hebben.
Stel uzelf voor als u een moment heeft en deel een advies dat u zou hebben geholpen om op uw eerste dag te wennen. Vergeet ten slotte niet om altijd om 12.00 uur te lunchen — er staat ‘s woensdags een geweldige foodtruck op de parkeerplaats.
Als u vragen heeft, staan we allemaal klaar om te helpen. Welkom aan boord!
2. Slack-bericht
Team, ik wil graag een moment nemen om onze nieuwe medewerker [naam nieuwe medewerker] voor te stellen. Stel uzelf voor in de chat en zorg dat hij/zij zich welkom voelt! We zijn blij dat hij/zij bij ons is en kunnen niet wachten tot hij/zij de logistieke afdeling gaat leiden. Welkom in het team!
3. Welkom voor externe werknemer of freelancer
Team, ik ben blij te kunnen aankondigen dat we een nieuwe externe werknemer/freelancer hebben die ons vanuit [locatie] komt versterken. Geef [naam nieuwe medewerker] uw warmste welkom. We kijken er allemaal naar uit om met u samen te werken — als u vragen heeft, aarzel dan niet om ze te stellen.
4. Welkom stagiair
Hallo team, verwelkom samen met mij onze nieuwste stagiair, [naam], bij het bedrijf. [Naam] zal ons helpen met dagelijkse taken, waaronder onderzoek, telefoontjes aannemen, notulen maken en meer. Laten we ervoor zorgen dat hij/zij zich welkom voelt op zijn/haar eerste dag en helpen eventuele vragen te beantwoorden.
5. Groepswelkom (meerdere nieuwe medewerkers)
Hallo iedereen, laten we vandaag onze nieuwste groep medewerkers in het team verwelkomen. Bij ons voegen zich [naam en functie; naam en functie; naam en functie]. Ieder van hen zal een spannende nieuwe toevoeging aan ons bedrijf zijn, en ik kan niet wachten om te zien wat ze te bieden hebben. Stel uzelf voor wanneer u ze vandaag in het gebouw ziet en wees beschikbaar om eventuele vragen te beantwoorden wanneer die zich voordoen.
Hoe u iemand in het team verwelkomt — als collega
Gebruik een van de volgende voorbeelden om een kort welkomstbericht naar uw nieuwe teamlid te sturen.
- Hallo [naam]! Welkom in het team, we zijn zo blij dat u er bent! Laat het ons weten als u vragen heeft. Ik kijk ernaar uit om met u samen te werken!
- Welkom, [naam]! Ik heb geweldige dingen gehoord en kan niet wachten om samen te werken! Het team luncht om 12.00 uur als u mee wilt doen — we leiden u graag rond in het kantoor.
- Gefeliciteerd met de nieuwe baan! Laat het me weten als u vragen heeft. We zijn enthousiast dat u er bent.
- Hallo, [naam]! We zijn zo blij dat u er bent. De eerste dagen kunnen zenuwslopend zijn, dus laat het me weten als er iets is waarmee ik of iemand anders kan helpen. Op een geweldige eerste dag!
- Gefeliciteerd, [naam]! Blij u aan boord te hebben. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om ze te stellen. En voel u vrij om om 17.00 uur met ons mee te doen voor de borrel!
- Hé, [naam]! U zult hier prima passen. Als u hulp nodig heeft bij het vinden van de pauzeruimte (of de gratis snacks), laat het me dan weten! Ik leid u graag rond.
- Welkom, [naam]! Voordat u zich installeert: zorg dat u profiteert van de onbeperkte koffie in de lobby. Er staat ook amandelmelk in de koelkast die u gratis kunt gebruiken. Proost!
- We hebben zoveel over u gehoord en kunnen niet wachten om van uw expertise te leren. Laten we na de lunch even 10 minuten nemen zodat we u op de hoogte kunnen brengen van de nieuwe projecten waaraan u gaat werken.
- Welkom! Als u vandaag problemen ondervindt, onthoud dan dat we dat allemaal hebben meegemaakt. Voel u vrij om een van ons aan te spreken als u vragen of zorgen heeft. Veel succes!
- Godzijdank dat u er bent, niemand van ons weet waar we mee bezig zijn! Grapje, u gaat het geweldig doen.
- Hallo, [naam]! Het belangrijkste dat u vandaag moet weten? De lift is bijna altijd buiten gebruik, maar de trappen werken prima! Dan krijgt u tenminste uw stappen binnen.
- Welkom in het team, [naam]. We zijn erg enthousiast om met u samen te werken en meer te leren over uw proces.
- We werken hard, maar iemand moet het doen. Welkom in het team, laten we er een succes van maken!
- U zult zeker de emoji-bibliotheek willen bekijken die we op Slack hebben, als u dat nog niet heeft gedaan. Welkom bij de ploeg!
- Kom maandag een paar minuten eerder en u heeft de eerste keus bij de beste donuts. Graag gedaan!
Checklist voor welkomstberichten
- Is uw bericht gepersonaliseerd?
- Heeft u de spelling van de naam van uw nieuwe medewerker dubbel gecontroleerd op nauwkeurigheid?
- Is uw welkomstbericht warm en vriendelijk met een enthousiaste, maar professionele toon?
- Heeft u duidelijkheid gegeven over de werkomgeving?
- Heeft u ervoor gezorgd dat u bedrijfsregels hebt benoemd die uw nieuwe medewerker op de eerste dag moet kennen?
- Heeft u uw collega’s aangemoedigd zich voor te stellen en hun ondersteuning aan te bieden?
Schrijf uw beste onboardingbericht met Scribe
‘Welkom in het team’-e-mails zijn een cruciaal onderdeel van het onboardingproces dat kan leiden tot betere retentie en tevredenheid van werknemers. Nu u weet hoe belangrijk een sterk ‘welkom in het team’-bericht is, laat Scribe u helpen het best mogelijke bericht op te stellen.
Scribe is een ingebouwde schrijfassistent die u kan helpen alles op te stellen, van welkomst-e-mails en pitches tot zakelijke aanvragen en meer. Hiermee kunt u al uw e-mailcorrespondentie schrijven, aanscherpen, op spelling controleren en opmaken, waardoor u tijd bespaart zodat u zich kunt concentreren op uw belangrijkste projecten. En Scribe doet dit allemaal terwijl uw meest gevoelige gegevens worden beschermd.
Klaar om Scribe het zware werk voor u te laten doen? Schrijf u vandaag nog in voor een zakelijk e-mailaccount bij Proton Mail en sluit u aan bij de miljoenen gebruikers die Proton elke dag vertrouwen met hun e-mail en gegevens.
