Mesmo o melhor plano de projeto pode ser interrompido por eventos que não previu, tais como a saída de um membro fundamental da equipa, a falha de um fornecedor ou a alteração das políticas de uma plataforma. Não pode controlar todos os riscos, mas pode controlar o quão preparada está a sua empresa quando algo corre mal.

Um plano de contingência é a sua alternativa documentada. Define quem faz o quê, quando e como se um risco específico se concretizar. Em vez de se desdobrarem para tomar decisões no momento, a sua equipa tem um plano claro a seguir para que o trabalho possa continuar a avançar.

Neste guia, abordaremos a importância dos planos de contingência, o que cada plano deve incluir, como construir um passo a passo e os erros que os podem comprometer.

Porque é que os planos de contingência são importantes para as empresas

Pensemos por um momento nos planos de evacuação em caso de incêndio. Todos os edifícios, incluindo o seu escritório e a sua casa, têm um e, num dia normal, ele simplesmente passa despercebido. No entanto, se deflagrar um incêndio, a diferença entre uma equipa que sabe exatamente para onde ir e outra que não sabe é significativa. Os planos de contingência funcionam da mesma forma. Não evitam o problema, mas determinam a eficácia com que lida com ele.

Considere o que acontece durante um incidente de dados. Causará danos de qualquer forma, mas, sem um plano de contingência, a sua equipa perderá tempo precioso a tentar perceber quem está a liderar a resposta, como notificar os clientes afetados e quais os sistemas a priorizar. Esse atraso é o que transforma um incidente grave numa crise prolongada, porque cada hora sem uma resposta coordenada dá mais margem para que os danos se agravem.

O mesmo se aplica a riscos menos disruptivos, como uma alteração de política inesperada numa plataforma fundamental, que poderá forçar a sua equipa a refazer um trabalho do zero para se manter em conformidade. Os planos de contingência não eliminam estes riscos. No entanto, dão à sua equipa um caminho claro a seguir quando um risco se materializa, ativando uma recuperação mais rápida, menor exposição financeira e uma maior confiança dos clientes.

Guia passo a passo para criar um plano de contingência

Um plano de contingência sólido tem de cinco componentes essenciais. Eis como trabalhar cada um deles.

Passo 1: Identificar e priorizar os seus riscos

Comece por mapear os riscos específicos que poderiam interromper os seus projetos ou operações, tais como incidentes de cibersegurança, falhas de fornecedores ou alterações regulamentares. Avalie o que cada um representaria para a sua empresa para poder priorizar quais os riscos que exigem planos de contingência mais detalhados e quais os que a sua empresa poderia absorver com o mínimo de perturbação.

Passo 2: Definir as suas condições de ativação

Cada plano de contingência precisa de um ponto de ativação claro. Defina que evento ou limite específico aciona o plano. Por exemplo, se o seu fornecedor principal de nuvem sofrer mais de 4 horas de inatividade, muda para o ambiente de cópia de segurança. Sem gatilhos definidos, a sua equipa não saberá quando agir, e a hesitação aumenta os custos.

Passo 3: Documentar as suas ações de resposta

Apresente as etapas específicas que a sua equipa irá seguir assim que o plano for acionado. Mantenha-as concretas e sequenciais: quem faz o quê, em que ordem e com que recursos. Evite instruções vagas como avaliar a situação. Mantenha as instruções claras e específicas para que a sua equipa aja conforme pretendido.

Passo 4: Atribuir cargos e estabelecer protocolos de comunicação

Defina quem é responsável por cada parte da resposta, quem tem autoridade para tomar decisões e quem precisa de ser mantido informado. Depois, defina o seu protocolo de comunicação — que canais irá utilizar, com que rapidez as partes interessadas precisam de ser notificadas e quem assume as comunicações externas. Uma boa comunicação mantém o plano em movimento e preserva a confiança dos seus clientes.

Passo 5: Testar, treinar e manter

Ensaiar o plano de contingência com a sua equipa através de exercícios de simulação ou debates para que a resposta pareça praticada e não improvisada. Forme os novos membros da equipa à medida que se juntam e reveja os seus planos regularmente para os manter relevantes.

Como evitar erros comuns no plano de contingência

Para evitar que erros comuns enfraqueçam a sua resposta durante momentos críticos, construa o seu plano com base nestas melhores práticas:

Adaptar planos a riscos específicos

Um incidente de dados e um ataque à cadeia de abastecimento requerem respostas completamente diferentes. Adapte cada plano a um cenário de risco específico, para que a sua equipa tenha orientações claras e relevantes quando precisar delas.

Fazer da comunicação parte do plano

Um plano pode ter ações de resposta perfeitas e mesmo assim falhar se ninguém souber quem notificar, quando ou como. Uma comunicação clara ajuda a manter a resposta coordenada durante as perturbações.

Manter os seus planos atualizados

Um plano escrito há seis meses pode referir ferramentas que já substituiu ou membros da equipa que já saíram. Reveja regularmente e atualize após qualquer alteração operacional importante.

Planeie para os piores cenários

Planeie para os piores cenários realistas, não para a versão otimista. O seu plano de contingência existe para quando as coisas não se resolvem rápida ou facilmente.

Utilizar ferramentas seguras para uma melhor gestão de contingências

Incidentes de segurança de dados, acessos não autorizados e comunicações comprometidas são apenas alguns dos riscos notáveis para os quais as empresas planeiam contingências. Os riscos surgem de vulnerabilidades no modelo de segurança do seu fornecedor de e-mail, encriptação incompleta no armazenamento na nuvem e palavras-passe fracas ou reutilizadas.

Escolher o espaço de trabalho certo é importante. A encriptação ponto a ponto garante que, mesmo que ocorra um incidente, os dados permaneçam ilegíveis para qualquer pessoa que não esteja autorizada. Menos vulnerabilidades exploráveis significam menos incidentes que desencadeiam os seus planos de contingência em primeiro lugar.

O Proton Workspace oferece à sua equipa ferramentas de colaboração encriptadas para e-mail, calendário, armazenamento na nuvem, documentos, videoconferência e gestão de palavras-passe, com encriptação ponto a ponto e encriptação de acesso zero a proteger dados comerciais confidenciais.

A Proton tem certificação ISO 27001, é auditada em conformidade com SOC 2 Tipo II e suporta a conformidade com regulamentos como o GDPR, a HIPAA e a CCPA. Sediada na Suíça, a Proton protege os seus dados ao abrigo das rigorosas leis de privacidade suíças e europeias, ajudando a mantê-los fora do alcance da vigilância dos EUA e de pedidos de acesso estrangeiros.

Nada disto substitui a necessidade de um planeamento de contingência. No entanto, quanto menos fogos a sua equipa tiver de apagar, mais esses planos ficarão onde pertencem — na gaveta, prontos mas sem serem utilizados.

Perguntas frequentes sobre planos de contingência

Qual é a diferença entre um plano de contingência e um plano de mitigação?

Um plano de contingência é reativo, delineando o que precisa de fazer após a ocorrência de um risco específico. Os planos de mitigação focam-se em reduzir a probabilidade de esse risco acontecer, em primeiro lugar, tornando-os proativos. As empresas geralmente precisam de ambos para garantir a continuidade do negócio: planos de mitigação para minimizar a exposição e planos de contingência para quando algo falha, apesar desses esforços.

Com que frequência deve atualizar um plano de contingência?

Reveja o seu plano de contingência sempre que uma alteração importante afetar a sua equipa, ferramentas, fornecedores ou operações. Planeie uma cadência de revisão além destas alterações, como no início de cada trimestre, para detetar quaisquer instruções que possam já não servir a sua empresa.

Quais são alguns exemplos de planos de contingência?

Alguns cenários comuns para os quais as empresas criam planos de contingência incluem:

  • Incidentes de cibersegurança: quem lidera a resposta, como os clientes afetados são notificados e como os sistemas são isolados e restaurados.
  • Saída de pessoal-chave: como as responsabilidades são redistribuídas, onde o conhecimento crítico é documentado e como as transições são geridas. Para tornar o processo de offboarding mais simples de gerir e mais transparente, transfira os nossos modelos de checklist de offboarding gratuitos.
  • Falha de fornecedor ou prestador: que fornecedores de cópia de segurança são pré-aprovados, como ajustar os prazos dos projetos e como comunicar atrasos aos clientes.
  • Alterações regulamentares ou de políticas: como avaliar o impacto nos projetos atuais, quem é responsável pelos ajustes de conformidade e que comunicações com os clientes são necessárias.