Doğru araçlar ve stratejiler olmadan proje takibi hızla kontrolden çıkabilir. Bir anda bütçeler tutmaz, önemli kilometre taşları kaçar ve insanlar neyi tamamlamaktan sorumlu olduklarını bilemez. Bir proje takip aracına ihtiyacınız var.
Proje takibinin neden önemli olduğunu, bir projenin temel metrikleri karşılayıp karşılamadığını nasıl anlayacağınızı ve son tarihinize yetişmeye yönelik en iyi uygulamaları paylaşıyoruz. Ayrıca özel bir proje yönetimi yazılımına erişiminiz olmasa bile birden fazla projeyi aynı anda nasıl yöneteceğinizi öğreneceksiniz (ipucu: çevrim içi hesap tablosu düzenleyicisi tam olarak bunu yapmanızı sağlar).
Proje takibi nedir?
Proje takibi, projenizin ilerlemesini başlangıç planınıza göre izleme sürecidir. Her şeyin doğru yönde ilerlemesini sağlamak için görevleri, son tarihleri, bütçeyi ve kaynakları takip etmeyi içerir. Aile ve ev yaşamını yönetmekten büyük ticari projelere kadar her ölçekte proje takibini kullanabilirsiniz.
Proje ilerlemesini takip etmek neden önemlidir?
İlerlemenizi takip etmeden bir projeyi yürütmeye çalışmak, bir şeyi mezura olmadan inşa etmeye benzer. Göz kararı yapıp en iyisini umabilirsiniz, ancak iyi sonuçlanma olasılığı oldukça düşüktür. Projenizin takipten nasıl yararlanabileceği aşağıda açıklanmıştır:
Sorunları büyümeden yakalamak
Gerçek zamanlı görünürlük, özellikle projenizin bağımlılıkları varsa önemlidir. Ekip üyelerinin önünü açın, işbirliğini etkinleştirin ve daha geniş bir bakış açısını kolaylaştırın. Temel kilometre taşlarınızı ve bunlara ne zaman ulaşılması gerektiğini biliyorsanız, işlerin ne zaman rayından çıktığını görmek kolaydır. Bir sorunu ne kadar erken yakalarsanız, çözmeniz o kadar kolay olur.
İlerlemeyi hızlandırmak
“Bu toplantı bir e-posta olabilirdi” ifadesi pekâlâ “Bu toplantı bir hesap tablosu olabilirdi” şeklinde de değiştirilebilir. Proje takip aracına bir bakış, kimin ne yaptığını ve işlerin yolunda olup olmadığını gösteriyorsa uzun durum toplantılarından kaçınabilirsiniz.
Bütçeyi aşmamak
Takip aracınız, bütçenizin aşılmasının beklenip beklenmediğini kolayca görmenizi sağlamalıdır. Projeleri takip etmek, bütçeyi kontrol altında tutmak için hızlı tepki vermenizi sağlar.
Her proje takip aracının içermesi gereken temel metrikler
Yerleşik proje yönetimi metodolojilerini kullanmak, hedeflerinize olabildiğince verimli bir şekilde ulaşmanız için ihtiyaç duyduğunuz verileri sağlar. Proje takip aracınızdan en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdaki proje yönetimi metriklerini eklemelisiniz:
Zaman çizelgesi ve kilometre taşı takip aracı
Kilometre taşları, tek tek görevler yerine prototip onayı veya tasarım onayı gibi büyük aşama tamamlanmalarını temsil eder. Sabit tarihlerinizi işaretleyin ve temel kilometre taşları etrafına sabitlenmiş bir zaman çizelgesi oluşturun. Bu, işlerin ne zaman rayından çıktığını kolayca görmenizi sağlar ve biraz proje yönetimi jargonu kullanma fırsatı sunar. Zamanlama sapması (SV), belirli bir noktada planlanan ve gerçekleşen ilerleme arasındaki farktır.
Kilometre taşlarını takip etmek, karmaşık formüller olmadan SV’yi görsel olarak hesaplamanızı sağlar. Bir hesap tablosu kurulumu(yeni pencere) için, tamamlanma tarihi geçmiş olan tamamlanmamış kilometre taşlarını vurgulamak üzere koşullu biçimlendirme kullanabilirsiniz. Bu, gecikmeyi bir krize dönüşmeden önce işaretler.
Bütçe
Giderleri kalem kalem ayırmanıza ve gerçek zamanlı olarak takip etmenize olanak tanıyan ayrıntılı bir bütçe oluşturun. Takip aracınızda görev başına tahmini maliyet, görev başına gerçek maliyet ve kümülatif toplam için sütunlar olmalıdır. Daha küçük projeler için tahmini ve gerçek toplamların basit bir karşılaştırması yeterli olabilir. Daha büyük girişimler için ek biçimlendirme eklemeyi düşünebilirsiniz.
Bunu bir sonraki seviyeye taşıyacaksanız, bir Maliyet Performans Endeksi (CPI) oluşturabilirsiniz. Bu, size bir CPI değeri vermek için maliyet sapmasını (bütçenin üzerinde mi altında mı olduğunuzu) ve yakma oranını (fonlarınızın zaman çizelgesine göre ne kadar hızlı tüketildiğini) birleştirir. 1,0’ın altındaki her değer, işi tamamlamanızdan daha hızlı nakit tükettiğiniz anlamına gelir ve yeniden değerlendirme zamanı gelmiştir.
Sorunlar ve riskler günlüğü
Bilinen sorunları veya riskleri belirlemek için bir hesap tablosu oluşturun. Her risk için iki veri noktasına ihtiyacınız olacak: önce her riskin olasılığını 1-5 aralığında derecelendirin, ardından etki şiddetini aynı ölçekte derecelendirin. Daha sonra bir risk puanlama çerçevesi oluşturarak sorunlarınızı sıralayabilirsiniz. Bu, olasılık x etki çarpılarak hesaplanır.
Risk puanlama, PMBOK ve PRINCE2’de standart bir uygulamadır ve hangi sorunların aktif izleme gerektirdiğini, hangilerini pasif olarak gözlemleyebileceğinizi gösteren bir öncelik sıralaması sunar. Risklerinizi sıraladıktan sonra, aynı belgede azaltma stratejilerinizi de ana hatlarıyla belirtebilirsiniz.
Görev tamamlama durumu
İş akışınızı yansıtan durumlar oluşturun (yaygın kategoriler arasında Başlamadı, Devam Ediyor, İnceleniyor, Tamamlandı yer alır) ve görevleri aşamalara veya kilometre taşlarına bağlayın. Her görevin bir aşaması ve durumu olduğunda, o aşamada Tamamlandı olarak işaretlenen görevlerin yüzdesini hesaplayarak aşamaya göre tamamlanma yüzdesini görebilirsiniz. Devam Ediyor olan işi de yansıtmak istiyorsanız, ona kısmi bir değer atayabilirsiniz.
Görevler kilometre taşlarına bağlandığında paydaş raporlaması çok daha kolaylaşır; hangi aşamaların aksadığını ve kilometre taşı hedeflerinin gerçekçi olup olmadığını görebilirsiniz.
Bir hesap tablosunda proje takip aracı nasıl oluşturulur
Çok sayıda proje yönetimi yazılımı seçeneği olsa da, pahalı yazılımlar olmadan güçlü proje takip araçları kurabilirsiniz. Gerçekten ihtiyacınız olan tek şey bir hesap tablosu (ve formül becerileriniz =SUM’da bitiyorsa, işletmeler için yapay zeka sohbet asistanından biraz yardım).
Hesap tabloları
Proton Sheets, bütçe takibi, proje zaman çizelgeleri ve kaynak tahsisi için idealdir. Proton Sheets ihtiyacınız olan her şeyi destekler: formüller, özel kurallarla koşullu biçimlendirme, veri doğrulama açılır listeleri, dondurulmuş üst bilgiler, çizelgeler ve daha fazlası.
Kendi özel hesap tablonuzu oluşturun, ardından şablon olarak kullanmak üzere bir kopyasını kaydedin. Buradan gerçek zamanlı durum raporları, bireysel görev listeleri ve projenizi yolunda tutmaya yardımcı olacak başka her şeyi oluşturabilirsiniz.
Yapay zeka sohbet asistanları
Proje takip verilerinizi en iyi nasıl yapılandıracağınızdan emin değil misiniz? İdeal şablonunuzu oluşturmanıza yardımcı olması için Proton’un işletmeler için yapay zeka sohbet asistanı Lumo’ya sorun. Lumo ile tüm yazışmalar sıfır erişimli şifreleme ile kaydedilir, böylece hiç kimse (Proton bile) bunlara erişemez.
Bulut depolama alanı
Tüm ilgili bilgilerinizi Proton Drive gibi işletme bulut depolama alanında projeye özel klasörlerde saklayın. Dosyalarınız, belgeleriniz ve hesap tablolarınız İsviçre’den uçtan uca şifrelenmiş bulut depolama alanında güvenli bir şekilde saklanır.
Birden fazla proje aynı anda nasıl yönetilir
İyi haber şu ki, aynı anda birkaç projeyi yönetmek çabanızı katlamanız anlamına gelmez; gerektiği gibi çoğaltıp değiştirmeniz yeterlidir. Hesap tablonuzda her projeye aynı şablondan oluşturulmuş kendi sekmesini verin. Her proje aynı sütunları, durumları ve formülleri kullanıyorsa, bir şeyin nerede olduğunu asla yeniden öğrenmek zorunda kalmazsınız.
Her projeden öne çıkan rakamları çeken ayrı bir sekmede özet bir pano ekleyin: tamamlanma yüzdesi, gecikmiş görev sayısı ve bütçe durumu. Bunlar basit sayfalar arası formüllerdir ve proje başına bir satır, dikkatinizin en çok nereye gerektiğini bir bakışta görmek için yeterlidir.
İpucu: Farklı projelerdeki görevleri tek bir dev görev listesinde birleştirme dürtüsüne karşı koyun. Bağlam değiştirmek yorucu ve verimsizdir; ayrı sekmeler bireysel projeleri okunabilir tutar.
Proton’da bir program yöneticisinden proje takibi için 5 ipucu
Proton’da bir program yöneticisine, iyi kurgulanmış bir hesap tablosundan başka hiçbir şey kullanmadan karmaşık, ekipler arası projeleri nasıl yolunda tuttuklarını sorduk. Bize şunları anlattılar.
1. Tek bir proje takip günlüğü oluşturun
Projeyi kilometre taşlarına bölerek başlayın, ardından her kilometre taşını görevlere bölün. Her biri için tam olarak neyi takip etmeniz gerektiğini tanımlamak üzere üst bilgi satırını kullanın: kilometre taşı veya görev, sorumlu, başlangıç tarihi, bitiş tarihi, yayın tarihi, durum ve ilgili belgelere bağlantılar.
Amaç her şeyi tek bir sayfada tutmaktır. Takip aracı tek doğruluk kaynağı olduğunda, kimsenin en son sürümü bulmak için e-postaları veya sohbet konularını karıştırması gerekmez ve projeyle ilgili her sorunun yanıt için gideceği tek bir yer olur.
2. Tamamlanma oranınızı zaman içinde takip edin
Hesap tablosu formülleri yalnızca geçerli değeri gösterir. Bugünkü tamamlanma yüzdeniz geçen haftaki değerin üzerine yazar, böylece projenin hızlanıp hızlanmadığını veya durakladığını gösteren geçmişi kaybedersiniz.
Bunu basit bir günlük tablosuyla düzeltin. Haftalık standup toplantınıza o haftanın tamamlanma yüzdesini kaydetmek için iki dakika ekleyin. Birkaç hafta sonra günlük, ilerlemeyi bir bakışta gösteren bir trend çizgisine dönüşür. Aynı zamanda durum raporunuz olarak da iş görür, böylece her cuma sıfırdan bir rapor yazmazsınız.
3. Koşullu biçimlendirme ile Gantt tarzı bir zaman çizelgesi oluşturun
Zaman çizelgesi görünümü elde etmek için özel proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız yok. Sütunları haftalar veya günler olarak düzenleyin, ardından görevin başlangıç ve bitiş tarihlerine göre her hücreyi gölgeleyen koşullu biçimlendirme kuralları ekleyin.
Gölgelendirme tarihler tarafından yönlendirildiği için zaman çizelgesi bir tarih değiştiğinde kendini günceller. Yeniden çizilecek bir şey yoktur. Gecikmiş görevleri farklı bir renkle vurgulayan ikinci bir kural ekleyin; böylece sarkan son tarihler bir sonraki incelemede değil, gerçekleştikleri anda öne çıkar.
4. Sayfayı paylaşılan bir Drive klasöründe saklayın
Bir izleyici ancak herkes aynı kopyaya bakıyorsa işe yarar. Onu proje ekibiyle paylaşılan bir Proton Drive klasöründe tutun, böylece her işbirlikçi indirilen kopyalar yerine tek bir uçtan uca şifrelenmiş dosyadan çalışır.
İzinleri her kişinin rolüne uyacak şekilde ayarlayın: sahipler düzenleyici, paydaşlar görüntüleyici olarak. Bunları dosya veya klasör düzeyinde uygulayabilirsiniz. Bir şey beklenmedik şekilde değişirse, sürüm geçmişi size kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir ve gerekirse geri almanıza olanak tanır.
5. Verilerinizi temiz tutmak için veri doğrulaması kullanın
Serbest metin alanları, izleyicilerin çöktüğü yerdir. Bir kişi “Devam ediyor” yazar, bir diğeri “devam ed.”, üçüncüsü “sürüyor” yazar. Aniden filtreleriniz görevlerin yarısını kaçırır ve durum çizelgeleriniz yanlış olur.
Veri doğrulamasını kullanarak durum, öncelik ve sahip sütunlarınıza açılır menüler ekleyin. İnsanlar sabit bir listeden seçim yaptığında verileriniz tutarlı kalır, böylece proje büyüdükçe sıralama, filtreleme ve duruma dayalı tüm formüller veya çizelgeler doğru kalır.
Basit başlayın, sonra geliştirin
Beşinin tamamına birden ihtiyacınız yok. Tek bir takip günlüğü ve durum için açılır menülerle başlayın; çünkü bu ikisi tek başına kafa karışıklığının çoğunu ortadan kaldıracaktır. Temeller oturduktan sonra tamamlama günlüğünü ve zaman çizelgesi görünümünü ekleyin.
Proje takibi hakkında SSS
Proje takibi ile proje yönetimi arasındaki fark nedir?
Proje yönetimi tüm disiplini kapsar: kapsam belirleme, planlama, kaynak sağlama ve bir projeyi yürütme. Proje takibi bu sürecin devam eden bir bileşenidir ve görevler, son tarihler, bütçe ve riskler görünür kalsın diye planınıza göre ilerlemeyi izler. Özel proje yönetimi yazılımı olmadan da bir projeyi takip edebilirsiniz; disiplin, araçtan daha önemlidir.
Özel proje yönetimi araçları olmadan birden fazla projeyi nasıl yönetirim?
Çoklu proje takibini mümkün kılan şey yazılım değil, yapıdır. Her projeyi aynı şablonu kullanarak (aynı sütunlar, durumlar ve formüller) kendi sekmesi olarak oluşturun, ardından proje başına bir satır içeren ve tamamlanma yüzdesini, gecikmiş görevleri ve bütçe durumunu çeken bir pano sekmesi oluşturun. Tutarlı yapı, çabanızın projeler arasında çoğalmadan ölçeklenmesi anlamına gelir.
Proje yönetimi takibi için hangi ücretsiz araçları kullanabilirim?
Bir hesap tablosu uygulaması ile işletme bulut depolama alanı birlikte çoğu proje takibi ihtiyacını karşılar. Takip için formüller, koşullu biçimlendirme, veri doğrulaması ve çizelgeler; dosya ve klasörleriniz için şifrelenmiş depolama alanı.
Proton Sheets ve Proton Drive, her ikisini de uçtan uca şifreleme ile sunar ve Proton’un işletme yapay zeka asistanı Lumo, takip şablonunuzu sıfırdan oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Bir proje izleyici neleri içermelidir?
En azından, bir proje izleyici kilit kilometre taşları içeren bir zaman çizelgesi, kalem kalem bir bütçe, bir sorunlar ve riskler günlüğü ve proje aşamalarına bağlı görev tamamlama durumlarını içermelidir. Bunlar birlikte, bir projenin rayında olup olmadığını gösteren temel metrikleri (program sapması, bütçe durumu ve aşamaya göre tamamlanma yüzdesi) size verir.
Proje takibi için hesap tablosu kullanabilir miyim?
Evet, bir hesap tablosu proje takibi için gerekli olan her şeyi destekler: durumlar ve sahipler içeren görev listeleri, otomatik gecikme işaretleme özellikli son tarihler, kümülatif toplamlar içeren bütçe sütunları ve ilerlemeyi görselleştirmek için çizelgeler. Hesap tabloları özellikle küçük ve orta ölçekli projeler için çok iyi çalışır ve iyi yapılandırılmış bir tanesi ekibinizde yeniden kullanım için şablon olarak kaydedilebilir.
