少了合適的工具與策略，專案追蹤很快就會失控。預算突然對不上、關鍵里程碑被錯過，人員也不清楚自己負責完成什麼。你需要一個專案追蹤程式。

我們會說明專案追蹤為何重要、如何判斷專案是否符合關鍵指標，以及如期達成截止期限的最佳做法。你還會學到如何同時管理多個專案，即使無法使用專用的專案管理軟體（提示：線上試算表編輯器就能讓你做到這一點）。

什麼是專案追蹤？

專案追蹤是對照原始方案監控專案進度的流程。這包括追蹤任務、截止期限、預算與資源，讓一切朝正確方向前進。專案追蹤可套用於任何規模，從管理家庭與居家生活到大型商業專案皆然。

為什麼追蹤專案進度很重要？

執行專案卻不追蹤進度，就像沒有捲尺就想建造東西。你可以憑目測、期盼結果順利，但成果不太可能理想。以下是追蹤能為專案帶來的好處：

在問題擴大前及早發現

即時掌握情況至關重要，尤其是專案有相依性時。排除團隊成員的阻礙、啟用協作，並促成更全面的做法。如果你知道關鍵里程碑以及必須達成的時間，就很容易看出事情何時偏離正軌。問題越早發現，就越容易處理。

加快進展

「這場會議本來可以寄電子郵件就好」也很容易改成「這場會議本來可以用試算表解決」。只要看一眼專案追蹤程式，就能知道誰在做什麼、進度是否正常，你就能避免冗長的進度會議。

維持在預算內

你的追蹤程式應讓你輕鬆看出預算是否預計會超支。追蹤專案能讓你快速因應，控制預算不失控。

每個專案追蹤程式都應包含的關鍵指標

採用既有的專案管理方法論，能提供你盡可能高效達成目標所需的資料。要充分發揮專案追蹤程式的效益，你應納入下列專案管理指標：

時間表與里程碑追蹤程式

里程碑代表重大階段的完成，例如原型核准或設計簽核，而不是個別任務。標出固定日期，並建立以關鍵里程碑為錨點的時間表。這能讓你輕鬆看出事情何時偏離正軌，也是運用一些專案管理術語的好機會。排程差異 (SV) 是指在任一時間點，規劃進度與實際進度之間的差異。

追蹤里程碑能讓你不用複雜公式，就能以視覺化方式計算 SV。若使用試算表設定(新視窗)，你可以運用設定格式化的條件，標示出完成日期已過、但尚未完成的里程碑。這能在延誤演變成危機之前先發出警示。

預算

建立詳細預算，讓你即時逐項列出並追蹤支出。你的追蹤程式需要包含每個任務的預估成本、實際成本，以及累計總計等欄位。小型專案只要簡單比較預估總額與實際總額可能就足夠。較大型的專案則可考慮加入一些額外格式設定。

如果想更進一步，你可以建立成本績效指數 (CPI)。這會結合成本差異（預算超支或仍有結餘）與消耗率（相對於時間表，資金被消耗的速度），得出 CPI 值。只要低於 1.0，就代表你花錢的速度比完成工作的速度還快，該重新評估了。

問題與風險日誌

建立試算表來識別已知問題或風險。每個風險需要兩個資料點：首先以 1 至 5 分評估每個風險的發生機率，再以相同量表評估影響嚴重度。接著，你可以建立風險評分架構來排序問題。計算方式是將機率乘以影響。

風險評分是 PMBOK 與 PRINCE2 的標準做法，可提供優先順序排名，指引哪些問題需要主動監控、哪些只要被動觀察。排定風險順序後，你還可以在同一份文件中概述緩解策略。

任務完成狀態

建立能反映工作流程的狀態（常見類別包括未開始、進行中、審查中、完成），並將任務連結至階段或里程碑。每個任務都有階段與狀態後，只要計算該階段中標記為「完成」的任務百分比，就能看到各階段完成百分比。如果想同時反映進行中的工作，可以指派部分數值。

當任務與里程碑綁定，利害關係人報告就會輕鬆許多，你也能看出哪些階段進度落後，以及里程碑目標是否實際。

如何在試算表中建立專案追蹤程式

雖然專案管理軟體選項很多，但你不必使用昂貴軟體也能設定功能強大的專案追蹤工具。你真正需要的只是試算表（如果你的公式技能只到 =SUM，還可以向商務 AI 聊天助理求助）。

試算表

Proton Sheets 非常適合預算追蹤、專案時間表與資源分配。Proton Sheets 支援你所需的一切：公式、自訂規則的設定格式化條件、資料驗證下拉式選單、凍結標頭、圖表等。

建立你自己的自訂試算表，再儲存副本作為範本使用。接著，你可以建立即時狀態報告、個別任務清單，以及其它有助於讓專案保持正軌的內容。

AI 聊天助理

不確定如何妥善建構專案追蹤資料嗎？不妨請 Proton 的商務 AI 聊天助理 Lumo 協助建立理想範本。與 Lumo 的所有對話都會以零存取加密儲存，因此任何人（甚至 Proton）都無法存取。

雲端儲存空間

將所有相關資訊儲存在商務雲端儲存空間的專用專案資料夾中，例如 Proton Drive。你的檔案、文件與試算表會安全地儲存在來自瑞士的端對端加密雲端儲存空間。

如何同時管理多個專案

好消息是，同時管理多個專案不代表要付出加倍心力，你只要視需要複製並修改即可。在試算表中讓每個專案擁有自己的索引標籤，且都根據同一範本建立。如果每個專案都使用相同的欄位、狀態與公式，你就不必重新熟悉各項內容的位置。

在另一個索引標籤新增彙總儀表板，從每個專案提取主要數據：完成百分比、逾期任務數與預算狀態。這些都是簡單的跨工作表公式，每個專案一列就足以讓你一眼看出最需要關注的地方。

提示：請抗拒將不同專案的任務合併成一份龐大任務清單的衝動。情境切換既累人又沒效率，而分開的索引標籤能讓個別專案保持清楚易讀。

Proton 計畫經理分享的 5 個專案追蹤訣竅

我們請教 Proton 的一位計畫經理，如何只靠一份精心建置的試算表，讓複雜的跨團隊專案保持正軌。以下是他們的分享。

1. 設定單一專案追蹤日誌

先將專案拆解成里程碑，再將每個里程碑拆解成任務。利用標頭列精確定義每一項需要追蹤的內容：里程碑或任務、負責人、開始日期、截止日期、上線日期、狀態，以及相關文件的連結。

重點是將一切集中在同一份工作表。當追蹤程式是唯一可信來源，就沒有人需要翻遍電子郵件或聊天討論串來尋找最新版本，而每個關於專案的問題也都有單一地方可以找到答案。

2. 追蹤完成率隨時間的變化

試算表公式只會顯示目前值。你今天的完成百分比會覆寫上週的數值，因此會失去能看出專案正在加速還是停滯的歷史紀錄。

用簡單的日誌表解決這個問題。每週站立會議多花兩分鐘記錄當週完成百分比。幾週後，日誌就會變成趨勢線，讓你一眼看出進度。它還能兼作狀態報告，這樣你就不必每個星期五從頭撰寫。

3. 使用設定格式化的條件建立甘特圖式時間表

你不必使用專用的專案管理軟體就能取得時間表檢視。將欄位配置為週或日，然後新增設定格式化的條件規則，根據任務的開始與結束日期為每個儲存格填上底色。

由於底色是由日期驅動，時間表會在日期變更時自動更新。不需要重新繪製。新增第二條規則，以不同顏色標示逾期任務，這樣一發生截止期限延誤就會立刻凸顯出來，而不是等到下次審查才發現。

4. 將工作表存放在共享的 Drive 資料夾中

追蹤程式唯有在所有人都查看同一份副本時才能發揮作用。請將其存放在與專案團隊共享的 Proton Drive 資料夾中，讓每位協作者都使用同一個端對端加密檔案，而不是各自下載的重複副本。

設定權限以符合每個人的角色：擁有者設為編輯者，利害關係人設為檢視者。您可以在檔案或資料夾層級套用這些權限。如果發生意外變更，版本歷史紀錄會顯示誰在何時變更了什麼，並讓您在需要時還原。

5. 使用資料驗證讓資料保持整潔

自由文字欄位正是追蹤程式容易出錯的地方。有人輸入「進行中」，另一人輸入「進行」，第三人輸入「持續進行」。突然間，您的篩選條件會漏掉一半的工作，狀態圖表也跟著出錯。

使用資料驗證為狀態、優先順序和擁有者欄新增下拉式選單。當使用者從固定清單中選取時，資料就能保持一致，因此隨著專案擴大，排序、篩選以及任何以狀態為基礎的公式或圖表都能保持正確。

從簡單開始，再逐步建置

您不需要一次就用上全部五項。先從單一追蹤日誌和狀態下拉式選單開始，因為光是這兩項就能消除大部分的混亂。等基礎設定就緒後，再加入完成日誌和時間軸檢視。

專案追蹤常見問題

專案追蹤與專案管理有什麼不同？

專案管理涵蓋完整的一套做法：界定範圍、規劃、配置資源與執行專案。專案追蹤是這個流程中持續進行的一環，會依據您的方案監控進度，讓工作、截止日期、預算與風險保持清楚可見。您不需要專用的專案管理軟體也能追蹤專案；重點在於做法，而不是工具。

如何在沒有專用專案管理工具的情況下管理多個專案？

結構才是讓多專案追蹤可行的關鍵，而不是軟體。使用相同範本把每個專案建置成各自的索引標籤，欄位、狀態和公式都相同，然後建立一個儀表板索引標籤，每個專案各佔一列，帶入完成百分比、逾期工作和預算狀態。一致的結構意味著您的心力可以擴展到多個專案，而不必倍增。

我可以使用哪些免費工具來進行專案管理追蹤？

搭配試算表應用程式與企業雲端儲存空間，即可滿足大多數專案追蹤需求。用於追蹤的公式、條件格式、資料驗證和圖表；以及用於檔案和資料夾的加密儲存空間。

Proton Sheets 和 Proton Drive 均提供端對端加密，而 Proton 的企業 AI 助理 Lumo 可以協助您從零開始建立追蹤範本。

專案追蹤程式應包含哪些內容？

專案追蹤程式至少應包含：含關鍵里程碑的時間軸、逐項列出的預算、問題與風險日誌，以及連結至專案階段的工作完成狀態。這些合在一起可提供核心指標（時程差異、預算狀況和各階段完成百分比），顯示專案是否按計畫進行。

我可以使用試算表進行專案追蹤嗎？

是的，試算表支援專案追蹤所需的一切基本功能，包括含狀態和擁有者的工作清單、會自動標示逾期的截止日期、含累計總計的預算欄，以及用於視覺化進度的圖表。試算表特別適合小型至中型專案，而且建置完善的試算表可以儲存為範本，供團隊重複使用。