El seguimiento de proyectos puede salirse rápidamente de control sin las herramientas y estrategias adecuadas. De repente, los presupuestos no cuadran, se pasan por alto hitos clave y las personas no saben qué les corresponde completar. Necesita un rastreador de proyectos.
Compartimos por qué es importante el seguimiento de proyectos, cómo saber si un proyecto cumple con las métricas clave y las mejores prácticas para cumplir con su plazo. También aprenderá a gestionar varios proyectos a la vez, incluso si no tiene acceso a un software dedicado de gestión de proyectos (pista: un editor de hojas de cálculo en línea le permite hacer exactamente eso).
¿Qué es el seguimiento de proyectos?
El seguimiento de proyectos es el proceso de monitorear el avance de su proyecto en comparación con el plan original. Implica hacer seguimiento a tareas, plazos, presupuesto y recursos para mantener todo en la dirección correcta. Puede usar el seguimiento de proyectos a cualquier escala, desde la gestión de la vida familiar y del hogar hasta grandes proyectos comerciales.
¿Por qué es importante hacer seguimiento al avance de los proyectos?
Intentar ejecutar un proyecto sin hacer seguimiento a su avance es como construir algo sin una cinta métrica. Puede calcularlo a ojo y esperar lo mejor, pero es poco probable que salga bien. Estos son algunos beneficios que el seguimiento puede aportar a su proyecto:
Detectar problemas antes de que escalen
La visibilidad en tiempo real es esencial, especialmente si su proyecto tiene dependencias. Desbloquee a los miembros del equipo, active la colaboración y facilite una visión de conjunto. Si conoce sus hitos clave y cuándo deben alcanzarse, es fácil ver cuándo las cosas se desvían. Cuanto antes detecte un problema, más fácil será resolverlo.
Avanzar más rápido
«Esta reunión podría haber sido un correo electrónico» podría reformularse fácilmente como «Esta reunión podría haber sido una hoja de cálculo». Puede evitar reuniones de estado largas si un vistazo al rastreador de proyectos muestra quién hace qué y si todo va por buen camino.
Mantenerse dentro del presupuesto
Su rastreador debería permitirle ver fácilmente si se prevé que el presupuesto se exceda. El seguimiento de proyectos le permite reaccionar con rapidez para mantener el presupuesto bajo control.
Métricas clave que todo rastreador de proyectos debe incluir
Usar metodologías establecidas de gestión de proyectos le dará los datos que necesita para alcanzar sus objetivos de la forma más eficiente posible. Para aprovechar al máximo su rastreador de proyectos, debe incluir las siguientes métricas de gestión de proyectos:
Rastreador de cronograma e hitos
Los hitos representan la finalización de fases importantes, como la aprobación de un prototipo o la validación del diseño, en lugar de tareas individuales. Marque sus fechas fijas y cree un cronograma anclado a los hitos clave. Esto le permite ver fácilmente cuándo las cosas se desvían, y es una oportunidad para usar algo de jerga de gestión de proyectos. La variación del cronograma (SV) es la diferencia entre el avance planificado y el real en un momento dado.
Hacer seguimiento a los hitos le permite calcular la SV visualmente sin fórmulas complejas. Para configurar una hoja de cálculo(nueva ventana), puede usar formato condicional para resaltar los hitos incompletos cuya fecha de finalización ya haya pasado. Esto señala los retrasos antes de que se conviertan en una crisis.
Presupuesto
Cree un presupuesto detallado que le permita desglosar y hacer seguimiento a los gastos en tiempo real. Su rastreador necesitará columnas para el costo estimado por tarea, el costo real por tarea y un total acumulado. Para proyectos más pequeños, una simple comparación entre los totales estimados y los reales podría ser suficiente. Para proyectos más grandes, podría considerar agregar un formato adicional.
Si quiere llevar esto al siguiente nivel, puede crear un índice de rendimiento de costos (CPI). Este combina la variación de costos (si está por encima o por debajo del presupuesto) y la tasa de consumo (la rapidez con que se consumen sus fondos en relación con el cronograma) para darle un valor de CPI. Cualquier valor inferior a 1,0 significa que está gastando dinero más rápido de lo que completa el trabajo, y es momento de reevaluar.
Registro de problemas y riesgos
Cree una hoja de cálculo para identificar problemas o riesgos conocidos. Necesitará dos datos para cada riesgo: primero, califique la probabilidad de cada riesgo en una escala del 1 al 5; luego, califique la gravedad del impacto en la misma escala. Después, puede clasificar sus problemas creando un marco de puntuación de riesgos. Esto se calcula multiplicando la probabilidad por el impacto.
La puntuación de riesgos es una práctica estándar en PMBOK y PRINCE2, y le ofrece una clasificación de prioridad que indica qué problemas necesitan monitoreo activo y cuáles puede observar de forma pasiva. Una vez que haya clasificado sus riesgos, también puede describir sus estrategias de mitigación en el mismo documento.
Estado de finalización de las tareas
Cree estados que reflejen su flujo de trabajo (las categorías comunes incluyen No iniciado, En curso, En revisión y Finalizado) y vincule las tareas con fases o hitos. Una vez que cada tarea tenga una fase y un estado, puede ver el porcentaje completado por fase calculando el porcentaje de tareas marcadas con el estado Finalizado en esa fase. Si también quiere reflejar el trabajo que está en curso, puede asignarle un valor parcial.
La elaboración de informes para las partes interesadas se vuelve mucho más fácil cuando las tareas están vinculadas a los hitos, y puede ver qué fases se están retrasando y si las metas de los hitos son realistas.
Cómo crear un rastreador de proyectos en una hoja de cálculo
Aunque hay muchas opciones de software de gestión de proyectos, puede configurar herramientas potentes de seguimiento de proyectos sin software costoso. Todo lo que realmente necesita es una hoja de cálculo (y, si sus habilidades con las fórmulas se limitan a =SUM, algo de ayuda de un asistente de chat con IA para empresas).
Hojas de cálculo
Proton Sheets es ideal para el seguimiento de presupuestos, cronogramas de proyectos y asignación de recursos. Proton Sheets admite todo lo que necesita: fórmulas, formato condicional con reglas personalizadas, listas desplegables de validación de datos, encabezados inmovilizados, gráficos y más.
Cree su propia hoja de cálculo personalizada y luego guarde una copia para usarla como plantilla. A partir de ahí, puede crear informes de estado en tiempo real, listas de tareas individuales y cualquier otra cosa que ayude a mantener su proyecto por buen camino.
Asistentes de chat con IA
¿No está seguro de cuál es la mejor forma de estructurar los datos de seguimiento de sus proyectos? Pídale al asistente de chat con IA para empresas de Proton, Lumo, que le ayude a crear la plantilla ideal. Todas las conversaciones con Lumo se almacenan con cifrado de acceso cero, por lo que nadie (ni siquiera Proton) puede acceder a ellas.
Almacenamiento en la nube
Guarde toda su información relevante en carpetas de proyectos dedicadas en el almacenamiento en la nube para empresas, como Proton Drive. Sus archivos, documentos y hojas de cálculo se almacenan de forma segura en un almacenamiento en la nube cifrado de extremo a extremo de Suiza.
Cómo gestionar varios proyectos a la vez
La buena noticia es que gestionar varios proyectos a la vez no significa multiplicar su esfuerzo: simplemente puede duplicar y modificar según sea necesario. Asigne a cada proyecto su propia pestaña en la hoja de cálculo, creada a partir de la misma plantilla. Si todos los proyectos usan columnas, estados y fórmulas idénticos, nunca tendrá que volver a aprender dónde está cada cosa.
Agregue un panel de control consolidado en una pestaña aparte que recopile las cifras principales de cada proyecto: porcentaje completado, cantidad de tareas atrasadas y estado del presupuesto. Son fórmulas sencillas entre hojas, y una fila por proyecto basta para ver de un vistazo dónde se necesita más su atención.
Consejo: Resista la tentación de consolidar las tareas de distintos proyectos en una única lista gigante de tareas. Cambiar de contexto es agotador e ineficiente, y las pestañas separadas mantendrán la legibilidad de cada proyecto.
5 consejos para el seguimiento de proyectos de un gerente de programas de Proton
Le preguntamos a un gerente de programas de Proton cómo mantiene encaminados proyectos complejos en los que participan varios equipos usando nada más que una hoja de cálculo bien construida. Esto es lo que nos dijo.
1. Configure un único registro de seguimiento de proyectos
Comience por dividir el proyecto en hitos y luego divida cada hito en tareas. Use la fila de encabezado para definir exactamente qué debe rastrear para cada uno: hito o tarea, responsable, fecha de inicio, fecha de vencimiento, fecha de lanzamiento, estado y enlaces a documentos relevantes.
La idea es mantener todo en una sola hoja. Cuando el rastreador es la única fuente de verdad, nadie tiene que buscar entre correos electrónicos o hilos de chat para encontrar la versión más reciente, y toda pregunta sobre el proyecto tiene un solo lugar al que acudir para obtener una respuesta.
2. Haga seguimiento a su tasa de finalización a lo largo del tiempo
Las fórmulas de la hoja de cálculo solo muestran el valor actual. El porcentaje completado de hoy sobrescribe el de la semana pasada, por lo que se pierde el historial que indica si el proyecto está acelerando o estancándose.
Solucione esto con una tabla de registro sencilla. Dedique dos minutos a su reunión semanal de seguimiento para registrar el porcentaje completado de esa semana. Después de unas semanas, el registro se convierte en una línea de tendencia que muestra el progreso de un vistazo. También sirve como su informe de estado, así que no tendrá que escribir uno desde cero cada viernes.
3. Cree un cronograma estilo Gantt con formato condicional
No necesita software dedicado de gestión de proyectos para obtener una vista de cronograma. Organice las columnas por semanas o días y luego agregue reglas de formato condicional que sombreen cada celda según las fechas de inicio y fin de la tarea.
Como el sombreado depende de las fechas, el cronograma se actualiza automáticamente cada vez que cambia una fecha. No hay nada que volver a dibujar. Agregue una segunda regla que resalte las tareas atrasadas con otro color, y los plazos que se retrasen se verán en el momento en que ocurran, no en la próxima revisión.
4. Guarde la hoja en una carpeta compartida de Drive
Un rastreador solo funciona si todos consultan la misma copia. Guárdelo en una carpeta de Proton Drive compartida con el equipo del proyecto, para que cada colaborador trabaje desde un único archivo cifrado de extremo a extremo en lugar de duplicados descargados.
Configure los permisos según el rol de cada persona: los propietarios como editores y las partes interesadas como visualizadores. Puede aplicarlos a nivel de archivo o de carpeta. Si algo cambia inesperadamente, el historial de versiones le muestra quién cambió qué y cuándo, y le permite revertir los cambios si es necesario.
5. Use la validación de datos para mantener sus datos limpios
Los campos de texto libre son donde los rastreadores fallan. Una persona escribe «En curso», otra escribe «en cur» y una tercera escribe «en proceso». De repente, sus filtros omiten la mitad de las tareas y sus gráficos de estado son incorrectos.
Agregue menús desplegables a las columnas de estado, prioridad y responsable mediante validación de datos. Cuando las personas eligen de una lista fija, sus datos se mantienen coherentes, de modo que el ordenamiento, el filtrado y cualquier fórmula o gráfico que dependa del estado se mantienen precisos a medida que el proyecto crece.
Empiece por lo sencillo y luego construya
No necesita los cinco a la vez. Comience con un solo registro de seguimiento y menús desplegables para el estado, ya que solo esos dos eliminarán la mayor parte de la confusión. Agregue el registro de tareas completadas y la vista de cronograma una vez que lo básico esté en su lugar.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de proyectos
¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento de proyectos y la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos abarca toda la disciplina: definición del alcance, planificación, asignación de recursos y ejecución de un proyecto. El seguimiento de proyectos es un componente continuo de ese proceso: monitorear el progreso respecto a su plan para que las tareas, las fechas límite, el presupuesto y los riesgos sigan visibles. Puede hacer seguimiento de un proyecto sin software dedicado de gestión de proyectos; la disciplina importa más que la herramienta.
¿Cómo puedo gestionar varios proyectos sin herramientas dedicadas de gestión de proyectos?
La estructura es lo que hace posible el seguimiento de varios proyectos, no el software. Cree cada proyecto como su propia pestaña usando la misma plantilla (columnas, estados y fórmulas idénticos) y luego cree una pestaña de panel de control con una fila por proyecto que muestre el porcentaje de avance, las tareas vencidas y el estado del presupuesto. Una estructura coherente permite escalar su esfuerzo entre proyectos sin multiplicarlo.
¿Qué herramientas gratuitas puedo usar para el seguimiento de la gestión de proyectos?
Una aplicación de hojas de cálculo combinada con almacenamiento en la nube para empresas cubre la mayoría de las necesidades de seguimiento de proyectos. Fórmulas, formato condicional, validación de datos y gráficos para el seguimiento; almacenamiento cifrado para archivos y carpetas.
Proton Sheets y Proton Drive ofrecen ambas soluciones con cifrado de extremo a extremo, y el asistente de IA para empresas de Proton, Lumo, puede ayudarle a crear su plantilla de seguimiento desde cero.
¿Qué debe incluir un rastreador de proyectos?
Como mínimo, un rastreador de proyectos debe incluir un cronograma con hitos clave, un presupuesto desglosado, un registro de problemas y riesgos, así como estados de finalización de tareas vinculados a las fases del proyecto. En conjunto, estos le proporcionan las métricas principales (variación del cronograma, situación del presupuesto y porcentaje completado por fase) que muestran si un proyecto avanza según lo previsto.
¿Puedo usar una hoja de cálculo para el seguimiento de proyectos?
Sí, una hoja de cálculo admite todo lo esencial para el seguimiento de proyectos, incluidas listas de tareas con estados y responsables, fechas límite con señalización automática de tareas vencidas, columnas de presupuesto con totales acumulados y gráficos para visualizar el avance. Las hojas de cálculo funcionan especialmente bien para proyectos pequeños y medianos. Una bien construida se puede guardar como plantilla para reutilizarla en todo el equipo.
