Việc theo dõi dự án có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát nếu không có công cụ và chiến lược phù hợp. Đột nhiên ngân sách không khớp, các cột mốc quan trọng bị bỏ lỡ và mọi người không biết mình chịu trách nhiệm hoàn thành việc gì. Bạn cần một trình theo dõi dự án.
Chúng tôi chia sẻ lý do việc theo dõi dự án quan trọng, cách nhận biết một dự án có đang đạt các chỉ số chính hay không và các phương pháp hay nhất để đáp ứng thời hạn của bạn. Bạn cũng sẽ học cách quản lý nhiều dự án cùng lúc, ngay cả khi không có quyền truy cập phần mềm quản lý dự án chuyên dụng (gợi ý: trình chỉnh sửa bảng tính trực tuyến cho phép bạn làm chính xác điều đó).
Theo dõi dự án là gì?
Theo dõi dự án là quá trình giám sát tiến độ dự án so với kế hoạch ban đầu. Quá trình này bao gồm theo dõi nhiệm vụ, thời hạn, ngân sách và nguồn lực để giữ mọi thứ đi đúng hướng. Bạn có thể áp dụng theo dõi dự án ở mọi quy mô, từ quản lý gia đình và cuộc sống tại nhà đến các dự án thương mại lớn.
Vì sao theo dõi tiến độ dự án lại quan trọng?
Cố gắng thực hiện một dự án mà không theo dõi tiến độ cũng giống như xây dựng một thứ gì đó mà không có thước đo. Bạn có thể ước lượng bằng mắt và hy vọng mọi chuyện suôn sẻ, nhưng khả năng thành công tốt đẹp là khá thấp. Dưới đây là cách dự án của bạn có thể hưởng lợi từ việc theo dõi:
Phát hiện vấn đề trước khi chúng leo thang
Khả năng hiển thị theo thời gian thực là thiết yếu, đặc biệt nếu dự án của bạn có các phụ thuộc. Hãy gỡ chặn cho các thành viên trong nhóm, kích hoạt cộng tác và tạo điều kiện cho cách tiếp cận toàn cảnh hơn. Nếu bạn biết các cột mốc chính và thời điểm cần đạt được chúng, bạn sẽ dễ dàng nhận ra khi mọi thứ chệch hướng. Bạn càng phát hiện vấn đề sớm thì càng dễ xử lý.
Đẩy nhanh tiến độ
“Cuộc họp này lẽ ra có thể là một email” cũng có thể dễ dàng được diễn đạt lại thành “Cuộc họp này lẽ ra có thể là một bảng tính”. Bạn có thể tránh các cuộc họp cập nhật trạng thái kéo dài nếu chỉ cần liếc qua trình theo dõi dự án là thấy ai đang làm gì và liệu mọi thứ có đúng tiến độ hay không.
Giữ đúng ngân sách
Trình theo dõi của bạn phải giúp dễ dàng nhận biết liệu ngân sách có nguy cơ vượt mức hay không. Theo dõi dự án cho phép bạn phản ứng nhanh để giữ ngân sách trong tầm kiểm soát.
Các chỉ số chính mà mọi trình theo dõi dự án nên bao gồm
Sử dụng các phương pháp quản lý dự án đã được thiết lập sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu cần thiết để đạt mục tiêu hiệu quả nhất có thể. Để tận dụng tối đa trình theo dõi dự án, bạn nên bao gồm các chỉ số quản lý dự án sau:
Trình theo dõi dòng thời gian và cột mốc
Cột mốc đại diện cho việc hoàn thành các giai đoạn chính, chẳng hạn như phê duyệt nguyên mẫu hoặc phê duyệt thiết kế, thay vì từng nhiệm vụ riêng lẻ. Hãy vẽ các ngày cố định và tạo dòng thời gian neo quanh các cột mốc chính. Điều này cho phép bạn dễ dàng nhận ra khi mọi thứ chệch hướng, đồng thời là cơ hội để dùng một chút thuật ngữ quản lý dự án. Phương sai tiến độ (SV) là chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế tại bất kỳ thời điểm nào.
Theo dõi các cột mốc cho phép bạn tính SV trực quan mà không cần công thức phức tạp. Với thiết lập bảng tính(cửa sổ mới), bạn có thể dùng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các cột mốc chưa hoàn thành có ngày hoàn thành đã qua. Điều này đánh dấu sự chậm trễ trước khi nó trở thành khủng hoảng.
Ngân sách
Tạo một ngân sách chi tiết cho phép bạn liệt kê và theo dõi chi phí theo thời gian thực. Trình theo dõi của bạn sẽ cần các cột cho chi phí ước tính mỗi nhiệm vụ, chi phí thực tế mỗi nhiệm vụ và tổng lũy kế. Với các dự án nhỏ hơn, so sánh đơn giản giữa tổng ước tính và tổng thực tế có thể là đủ. Với các dự án lớn hơn, bạn có thể cân nhắc thêm một số định dạng bổ sung.
Nếu bạn muốn nâng cấp lên mức tiếp theo, bạn có thể tạo Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI). Chỉ số này kết hợp phương sai chi phí (bạn đang vượt hay dưới ngân sách) và tốc độ đốt vốn (mức độ nhanh chóng tiền của bạn bị tiêu hao so với dòng thời gian) để cho ra giá trị CPI. Bất kỳ giá trị nào dưới 1,0 đều có nghĩa là bạn đang đốt tiền nhanh hơn tốc độ hoàn thành công việc, và đã đến lúc đánh giá lại.
Nhật ký sự cố và rủi ro
Tạo một bảng tính để xác định các sự cố hoặc rủi ro đã biết. Bạn sẽ cần hai điểm dữ liệu cho mỗi rủi ro: đầu tiên, đánh giá xác suất của từng rủi ro theo thang điểm 1-5, sau đó đánh giá mức độ nghiêm trọng của tác động theo cùng thang điểm. Sau đó, bạn có thể xếp hạng các sự cố bằng cách tạo khung tính điểm rủi ro. Giá trị này được tính bằng cách nhân xác suất x tác động.
Tính điểm rủi ro là thực hành tiêu chuẩn trong PMBOK và PRINCE2, đồng thời cung cấp cho bạn thứ hạng ưu tiên để hướng dẫn sự cố nào cần giám sát chủ động và sự cố nào có thể quan sát thụ động. Sau khi xếp hạng rủi ro, bạn cũng có thể phác thảo các chiến lược giảm thiểu trong cùng tài liệu.
Trạng thái hoàn thành nhiệm vụ
Tạo các trạng thái phản ánh quy trình làm việc của bạn (các danh mục phổ biến gồm Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Đang xem xét, Hoàn thành) và liên kết nhiệm vụ với các giai đoạn hoặc cột mốc. Khi mỗi nhiệm vụ đã có giai đoạn và trạng thái, bạn có thể xem phần trăm hoàn thành theo giai đoạn bằng cách tính tỷ lệ nhiệm vụ được đánh dấu Hoàn thành trong giai đoạn đó. Nếu bạn muốn phản ánh cả công việc Đang thực hiện, bạn có thể gán cho nó một giá trị một phần.
Báo cáo cho các bên liên quan trở nên dễ dàng hơn nhiều khi nhiệm vụ được gắn với cột mốc, và bạn có thể thấy giai đoạn nào đang bị kéo dài cũng như liệu mục tiêu cột mốc có thực tế hay không.
Cách tạo trình theo dõi dự án trong bảng tính
Mặc dù có nhiều lựa chọn phần mềm quản lý dự án, bạn vẫn có thể thiết lập các công cụ theo dõi dự án mạnh mẽ mà không cần phần mềm đắt tiền. Tất cả những gì bạn thực sự cần là một bảng tính (và nếu kỹ năng công thức của bạn chỉ dừng ở =SUM, hãy nhờ đến sự trợ giúp từ trợ lý trò chuyện AI cho doanh nghiệp).
Bảng tính
Proton Sheets là lựa chọn lý tưởng để theo dõi ngân sách, dòng thời gian dự án và phân bổ nguồn lực. Proton Sheets hỗ trợ mọi thứ bạn cần: công thức, định dạng có điều kiện với quy tắc tùy chỉnh, menu thả xuống xác thực dữ liệu, tiêu đề được cố định, biểu đồ, v.v.
Tạo bảng tính tùy chỉnh của riêng bạn, sau đó lưu một bản sao để dùng làm mẫu. Từ đó, bạn có thể tạo báo cáo trạng thái theo thời gian thực, danh sách nhiệm vụ riêng lẻ và bất kỳ thứ gì khác giúp giữ dự án đúng tiến độ.
Trợ lý trò chuyện AI
Không chắc nên cấu trúc dữ liệu theo dõi dự án của bạn thế nào cho tốt nhất? Hãy nhờ trợ lý trò chuyện AI cho doanh nghiệp của Proton, Lumo, giúp tạo mẫu lý tưởng của bạn. Mọi hội thoại với Lumo đều được lưu trữ bằng mã hóa không truy cập, nên không ai (kể cả Proton) có thể truy cập chúng.
Lưu trữ đám mây
Lưu tất cả thông tin liên quan của bạn trong các thư mục dự án chuyên dụng trên lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp, chẳng hạn như Proton Drive. Tệp, tài liệu và bảng tính của bạn được lưu trữ an toàn trên lưu trữ đám mây mã hóa đầu cuối từ Thụy Sĩ.
Cách quản lý nhiều dự án cùng lúc
Tin tốt là quản lý nhiều dự án cùng lúc không có nghĩa là nhân đôi nỗ lực của bạn; bạn chỉ cần sao chép và sửa đổi khi cần. Hãy cấp cho mỗi dự án một tab riêng trong bảng tính của bạn, được xây dựng từ cùng một mẫu. Nếu mọi dự án dùng các cột, trạng thái và công thức giống nhau, bạn sẽ không bao giờ phải học lại vị trí của mọi thứ.
Thêm bảng điều khiển tổng hợp trên một tab riêng để kéo các số liệu chính từ mỗi dự án: phần trăm hoàn thành, số nhiệm vụ quá hạn và trạng thái ngân sách. Đây là những công thức liên trang tính đơn giản, và một hàng cho mỗi dự án là đủ để thấy ngay nơi bạn cần chú ý nhất.
Mẹo: Hãy cưỡng lại mong muốn gộp nhiệm vụ từ các dự án khác nhau vào một danh sách nhiệm vụ khổng lồ. Việc chuyển đổi ngữ cảnh gây mệt mỏi và kém hiệu quả, còn các tab riêng sẽ giúp từng dự án dễ đọc.
5 mẹo theo dõi dự án từ một quản lý chương trình tại Proton
Chúng tôi đã hỏi một quản lý chương trình tại Proton cách họ giữ các dự án phức tạp, liên nhóm đúng tiến độ chỉ bằng một bảng tính được xây dựng tốt. Đây là những gì họ chia sẻ với chúng tôi.
1. Thiết lập một nhật ký theo dõi dự án duy nhất
Bắt đầu bằng việc chia dự án thành các cột mốc, sau đó chia từng cột mốc thành nhiệm vụ. Dùng hàng tiêu đề để xác định chính xác những gì bạn cần theo dõi cho từng mục: cột mốc hoặc nhiệm vụ, người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày đến hạn, ngày ra mắt, trạng thái và liên kết đến các tài liệu liên quan.
Mục đích là giữ mọi thứ trong một trang tính. Khi trình theo dõi là nguồn thông tin chính xác duy nhất, không ai phải đào bới email hoặc chuỗi trò chuyện để tìm phiên bản mới nhất, và mọi câu hỏi về dự án đều có một nơi để tìm câu trả lời.
2. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành của bạn theo thời gian
Công thức bảng tính chỉ hiển thị giá trị hiện tại. Phần trăm hoàn thành hôm nay của bạn sẽ ghi đè giá trị của tuần trước, vì vậy bạn mất đi lịch sử cho biết dự án đang tăng tốc hay bị đình trệ.
Khắc phục điều này bằng một bảng nhật ký đơn giản. Thêm hai phút vào cuộc họp nhanh hàng tuần để ghi lại phần trăm hoàn thành của tuần đó. Sau vài tuần, nhật ký trở thành đường xu hướng hiển thị tiến độ trong nháy mắt. Nó cũng đóng vai trò như báo cáo trạng thái của bạn, nên bạn không phải viết lại từ đầu vào mỗi thứ Sáu.
3. Xây dựng dòng thời gian kiểu Gantt bằng định dạng có điều kiện
Bạn không cần phần mềm quản lý dự án chuyên dụng để có chế độ xem dòng thời gian. Hãy bố trí các cột theo tuần hoặc ngày, sau đó thêm quy tắc định dạng có điều kiện để tô màu từng ô dựa trên ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ.
Vì màu tô được điều khiển bởi ngày tháng, dòng thời gian sẽ tự cập nhật mỗi khi một ngày thay đổi. Không cần vẽ lại bất cứ thứ gì. Thêm quy tắc thứ hai làm nổi bật các nhiệm vụ quá hạn bằng một màu khác, và các thời hạn bị trượt sẽ nổi bật ngay khi chúng xảy ra, không phải đến lần đánh giá tiếp theo.
4. Lưu trang tính trong thư mục Drive được chia sẻ
Trình theo dõi chỉ hiệu quả khi mọi người cùng xem một bản. Hãy lưu nó trong thư mục Proton Drive được chia sẻ với nhóm dự án, để mọi cộng tác viên làm việc từ một tệp đã mã hóa đầu cuối duy nhất thay vì các bản trùng lặp đã tải xuống.
Thiết lập quyền phù hợp với vai trò của từng người: chủ sở hữu là người chỉnh sửa, các bên liên quan là người xem. Bạn có thể áp dụng các quyền này ở cấp tệp hoặc thư mục. Nếu có gì đó thay đổi bất ngờ, lịch sử phiên bản sẽ hiển thị ai đã thay đổi điều gì và khi nào, đồng thời cho phép bạn khôi phục lại nếu cần.
5. Dùng xác thực dữ liệu để giữ dữ liệu sạch
Các trường văn bản tự do chính là nơi trình theo dõi dễ rối loạn. Một người nhập “Đang thực hiện”, người khác nhập “đang t.hiện”, người thứ ba nhập “đang làm”. Bỗng nhiên bộ lọc của bạn bỏ sót một nửa nhiệm vụ và biểu đồ trạng thái bị sai.
Thêm menu thả xuống vào các cột trạng thái, mức độ ưu tiên và người phụ trách bằng xác thực dữ liệu. Khi mọi người chọn từ một danh sách cố định, dữ liệu của bạn sẽ luôn nhất quán, nhờ đó việc sắp xếp, lọc và mọi công thức hay biểu đồ dựa trên trạng thái vẫn chính xác khi dự án phát triển.
Bắt đầu đơn giản, rồi mở rộng
Bạn không cần dùng cả năm ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với một nhật ký theo dõi duy nhất và menu thả xuống cho trạng thái, vì chỉ riêng hai thứ này đã loại bỏ phần lớn sự nhầm lẫn. Thêm nhật ký hoàn thành và chế độ xem dòng thời gian khi các bước cơ bản đã ổn định.
Câu hỏi thường gặp về theo dõi dự án
Sự khác biệt giữa theo dõi dự án và quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án bao gồm toàn bộ lĩnh vực: xác định phạm vi, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và triển khai dự án. Theo dõi dự án là một thành phần diễn ra liên tục trong quá trình đó, tức là giám sát tiến độ so với kế hoạch để nhiệm vụ, hạn chót, ngân sách và rủi ro luôn hiển thị rõ. Bạn có thể theo dõi một dự án mà không cần phần mềm quản lý dự án chuyên dụng; kỷ luật quan trọng hơn công cụ.
Làm cách nào để quản lý nhiều dự án mà không cần công cụ quản lý dự án chuyên dụng?
Cấu trúc chính là yếu tố giúp theo dõi nhiều dự án trở nên khả thi, không phải phần mềm. Hãy tạo mỗi dự án thành một tab riêng bằng cùng một mẫu, với các cột, trạng thái và công thức giống hệt nhau, rồi tạo một tab bảng điều khiển với một hàng cho mỗi dự án hiển thị phần trăm hoàn thành, nhiệm vụ quá hạn và trạng thái ngân sách. Cấu trúc nhất quán giúp công sức của bạn mở rộng theo nhiều dự án mà không bị nhân lên.
Tôi có thể dùng những công cụ miễn phí nào để theo dõi quản lý dự án?
Ứng dụng bảng tính kết hợp với lưu trữ đám mây doanh nghiệp đáp ứng hầu hết nhu cầu theo dõi dự án. Công thức, định dạng có điều kiện, xác thực dữ liệu và biểu đồ để theo dõi; lưu trữ mã hóa cho tệp và thư mục của bạn.
Proton Sheets và Proton Drive cung cấp cả hai với mã hóa đầu cuối, và trợ lý AI doanh nghiệp Lumo của Proton có thể giúp bạn xây dựng mẫu theo dõi ngay từ đầu.
Một trình theo dõi dự án nên bao gồm những gì?
Ở mức tối thiểu, trình theo dõi dự án nên bao gồm dòng thời gian với các cột mốc quan trọng, ngân sách chi tiết, nhật ký sự cố và rủi ro, cùng trạng thái hoàn thành nhiệm vụ được liên kết với các giai đoạn dự án. Kết hợp lại, những yếu tố này cho bạn các chỉ số cốt lõi (chênh lệch tiến độ, tình hình ngân sách và phần trăm hoàn thành theo giai đoạn) để hiển thị liệu một dự án có đúng tiến độ hay không.
Tôi có thể dùng bảng tính để theo dõi dự án không?
Có, bảng tính hỗ trợ mọi thứ thiết yếu cho theo dõi dự án, bao gồm danh sách nhiệm vụ với trạng thái và người phụ trách, hạn chót với đánh dấu quá hạn tự động, cột ngân sách với tổng lũy kế, và biểu đồ để trực quan hóa tiến độ. Bảng tính đặc biệt hiệu quả với các dự án vừa và nhỏ, và một bảng tính được xây dựng tốt có thể lưu thành mẫu để tái sử dụng trong toàn nhóm.
