Urmărirea proiectelor poate scăpa rapid de sub control fără instrumentele și strategiile potrivite. Dintr-odată, bugetele nu mai corespund, reperele importante sunt ratate, iar oamenii nu știu ce au de finalizat. Este nevoie de un urmăritor de proiecte.
Prezentăm de ce este importantă urmărirea proiectelor, cum se poate stabili dacă un proiect îndeplinește indicatorii-cheie și care sunt bunele practici pentru respectarea termenului limită. Veți afla, de asemenea, cum să gestionați mai multe proiecte simultan, chiar dacă nu aveți acces la un software dedicat de gestionare a proiectelor. Indiciu: un editor de foi de calcul conectat vă permite exact acest lucru.
Ce este urmărirea proiectelor?
Urmărirea proiectelor este procesul de monitorizare a progresului proiectului față de planul inițial. Implică urmărirea sarcinilor, a termenelor, a bugetului și a resurselor pentru ca totul să avanșeze în direcția corectă. Urmărirea proiectelor poate fi folosită la orice scară, de la gestionarea vieții de familie și a gospodăriei până la proiecte comerciale mari.
De ce este importantă urmărirea progresului proiectelor?
A încerca să executați un proiect fără a urmări progresul este ca și cum ați construi ceva fără ruletă. Puteți estima din ochi și spera că va ieși bine, dar este puțin probabil să funcționeze. Iată cum poate beneficia proiectul de pe urma urmăririi:
Identificarea problemelor înainte de a escalada
Vizibilitatea în timp real este esențială, mai ales dacă proiectul are dependențe. Deblocați membrii echipei, activați colaborarea și facilitați o abordare de ansamblu. Dacă știți reperele importante și când trebuie atinse, este ușor să observați când lucrurile ies de pe făgaș. Cu cât problema este identificată mai devreme, cu atât este mai ușor de rezolvat.
Accelerarea progresului
„Această ședință putea fi un e-mail” ar putea fi reformulată la fel de ușor ca „Această ședință putea fi o foaie de calcul”. Puteți evita ședințele de status lungi dacă o privire la urmăritorul de proiecte arată cine face ce și dacă totul este pe drumul cel bun.
Menținerea bugetului
Urmăritorul ar trebui să permită să vedeți cu ușurință dacă bugetul riscă să depășească limita. Urmărirea proiectelor vă permite să reacționați rapid pentru a ține bugetul sub control.
Indicatori-cheie pe care ar trebui să îi includă orice urmăritor de proiecte
Utilizarea metodologiilor consacrate de gestionare a proiectelor vă va oferi datele de care aveți nevoie pentru a vă atinge obiectivele cât mai eficient posibil. Pentru a profita la maximum de urmăritorul de proiecte, ar trebui să includeți următorii indicatori de gestionare a proiectelor:
Urmăritor de cronologie și repere
Reperele reprezintă finalizarea unor faze majore, cum ar fi aprobarea prototipului sau semnarea designului, nu sarcini individuale. Trasați datele fixe și creați o cronologie ancorată în jurul reperelor importante. Acest lucru vă permite să vedeți cu ușurință când lucrurile ies de pe făgaș și este o ocazie de a folosi ceva jargon de gestionare a proiectelor. Abaterea de la program (SV) este diferența dintre progresul planificat și cel real la un moment dat.
Urmărirea reperelor vă permite să calculați SV vizual, fără formule complexe. Pentru configurarea unei foi de calcul(fereastră nouă), puteți folosi formatarea condiționată pentru a evidenția reperele incomplete cu o dată de finalizare deja trecută. Astfel se semnalează întârzierile înainte de a deveni o criză.
Buget
Creați un buget detaliat care să vă permită să detaliați și să urmăriți cheltuielile în timp real. Urmăritorul va avea nevoie de coloane pentru costul estimat pe sarcină, costul real pe sarcină și un total cumulat. Pentru proiecte mai mici, o simplă comparație între totalurile estimate și cele reale poate fi suficientă. Pentru inițiative mai mari, puteți lua în considerare adăugarea unei formatări suplimentare.
Dacă doriți să duceți acest lucru la următorul nivel, puteți crea un Indice de performanță a costurilor (CPI). Acesta combină variația costurilor, dacă sunteți peste sau sub buget, și rata de consum, cât de repede sunt consumate fondurile în raport cu cronologia, pentru a vă oferi o valoare CPI. Orice valoare sub 1,0 înseamnă că cheltuiți bani mai repede decât finalizați lucrarea și că este timpul să reevaluați.
Jurnal de probleme și riscuri
Creați o foaie de calcul pentru a identifica problemele sau riscurile cunoscute. Veți avea nevoie de două puncte de date pentru fiecare risc: mai întâi, evaluați probabilitatea fiecărui risc pe o scară de la 1 la 5, apoi evaluați severitatea impactului pe aceeași scară. Puteți apoi clasa problemele creând un cadru de punctare a riscurilor. Acesta se calculează înmulțind probabilitatea cu impactul.
Punctarea riscurilor este o practică standard în PMBOK și PRINCE2 și vă oferă o ierarhizare a priorităților care indică ce probleme necesită monitorizare activă și care pot fi observate pasiv. După ce ați clasat riscurile, puteți schița și strategiile de atenuare în același document.
Starea de finalizare a sarcinilor
Creați stări care reflectă fluxul de lucru, cum ar fi Neînceput, În curs, În verificare și Finalizat, apoi conectați sarcinile la faze sau repere. După ce fiecare sarcină are o fază și o stare, puteți vedea procentul finalizat pe fază calculând procentul sarcinilor marcate ca Finalizat în faza respectivă. Dacă doriți să reflectați și lucrările în curs, le puteți atribui o valoare parțială.
Raportarea către părțile interesate devine mult mai ușoară atunci când sarcinile sunt legate de repere și puteți vedea ce faze întârzie și dacă țintele reperelor sunt realiste.
Cum se creează un urmăritor de proiecte într-o foaie de calcul
Deși există multe opțiuni de software de gestionare a proiectelor, puteți configura instrumente puternice de urmărire a proiectelor fără software costisitor. Tot ce aveți nevoie este o foaie de calcul și, dacă abilitățile dumneavoastră cu formule se opresc la =SUM, puțin ajutor de la un asistent IA de chat pentru afaceri.
Registre de lucru
Proton Sheets este ideal pentru urmărirea bugetului, cronologiile proiectelor și alocarea resurselor. Proton Sheets acceptă tot ce aveți nevoie: formule, formatare condiționată cu reguli personalizate, liste derulante de validare a datelor, antete fixe, diagrame și multe altele.
Creați propria foaie de calcul personalizată, apoi salvați o copie pentru a o folosi ca șablon. De acolo, puteți crea rapoarte de status în timp real, liste individuale de sarcini și orice altceva care ajută la menținerea proiectului pe drumul cel bun.
Asistenți IA de chat
Nu știți cum să structurați mai bine datele de urmărire a proiectelor? Rugați asistentul IA de chat pentru afaceri al Proton, Lumo, să vă ajute să creați șablonul ideal. Toate conversațiile cu Lumo sunt stocate cu criptare cu acces zero, astfel încât nimeni, nici măcar Proton, nu le poate accesa.
Stocare în cloud
Salvați toate informațiile relevante în foldere dedicate de proiecte în stocare cloud pentru afaceri, cum ar fi Proton Drive. Fișierele, documentele și foile de calcul sunt stocate în siguranță în stocare cloud criptată de la un capăt la altul din Elveția.
Cum se gestionează mai multe proiecte simultan
Vestea bună este că gestionarea mai multor proiecte simultan nu înseamnă înmulțirea efortului, puteți pur și simplu să duplicați și să modificați după nevoie. Acordați fiecărui proiect propria filă în foaia de calcul, creată după același șablon. Dacă fiecare proiect folosește coloane, stări și formule identice, nu trebuie să reînvățați niciodată unde se află fiecare lucru.
Adăugați un tablou de control centralizat pe o filă separată, care preia cifrele principale din fiecare proiect: procentul finalizat, numărul de sarcini restante și starea bugetului. Acestea sunt formule simple între foi de calcul, iar un rând pe proiect este suficient pentru a vedea dintr-o privire unde este nevoie cel mai mult de atenția dumneavoastră.
Sfat: Rezistați tentației de a consolida sarcinile din proiecte diferite într-o singură listă uriașă de sarcini. Schimbarea contextului este obositoare și ineficientă, iar filele separate vor menține proiectele individuale lizibile.
5 sfaturi pentru urmărirea proiectelor de la un manager de program din Proton
Am întrebat un manager de program din Proton cum menține pe drumul cel bun proiecte complexe inter-echipe, folosind doar o foaie de calcul bine construită. Iată ce ne-a spus.
1. Configurați un singur jurnal de urmărire a proiectului
Începeți prin a împărți proiectul în repere, apoi împărțiți fiecare reper în sarcini. Folosiți rândul de antet pentru a defini exact ce trebuie urmărit pentru fiecare: reper sau sarcină, responsabil, data începerii, termenul limită, data lansării, starea și linkuri către documentele relevante.
Ideea este să păstrați totul într-o singură foaie. Când urmăritorul este singura sursă de adevăr, nimeni nu trebuie să caute prin e-mailuri sau fire de chat pentru a găsi ultima versiune, iar fiecare întrebare despre proiect are un singur loc unde poate primi un răspuns.
2. Urmăriți rata de finalizare în timp
Formulele din foile de calcul arată doar valoarea curentă. Procentul finalizat de astăzi suprascrie valoarea de săptămâna trecută, așa că pierdeți istoricul care vă spune dacă proiectul accelerează sau stagnează.
Remediați acest lucru cu un simplu tabel-jurnal. Adăugați două minute la ședința săptămânală de standup pentru a înregistra procentul finalizat al acelei săptămâni. După câteva săptămâni, jurnalul devine o linie de tendință care arată progresul dintr-o privire. Acesta servește și drept raport de status, astfel încât să nu scrieți unul de la zero în fiecare vineri.
3. Creați o cronologie de tip Gantt cu formatare condiționată
Nu aveți nevoie de software dedicat de gestionare a proiectelor pentru a obține o vizualizare de tip cronologie. Aranjați coloanele ca săptămâni sau zile, apoi adăugați reguli de formatare condiționată care colorează fiecare celulă în funcție de datele de început și de sfârșit ale sarcinii.
Deoarece colorarea este determinată de date, cronologia se actualizează singură ori de câte ori se schimbă o dată. Nu este nimic de redesenat. Adăugați o a doua regulă care evidențiază sarcinile restante într-o culoare diferită, iar termenele care alunecă vor ieși în evidență în momentul în care apar, nu la următoarea revizuire.
4. Păstrați foaia într-un folder Drive partajat
Un urmăritor funcționează doar dacă toată lumea se uită la aceeași copie. Păstrați-l într-un folder Proton Drive partajat cu echipa de proiect, astfel încât fiecare colaborator să lucreze dintr-un singur fișier criptat de la un capăt la altul, în loc de duplicate descărcate.
Setați permisiunile în funcție de rolul fiecărei persoane: proprietarii ca editori, părțile interesate ca vizualizatori. Le puteți aplica la nivel de fișier sau de folder. Dacă ceva se schimbă neașteptat, istoricul versiunilor vă arată cine a modificat ce și când, iar dacă este nevoie, vă permite să reveniți.
5. Utilizați validarea datelor pentru a menține datele curate
Câmpurile cu text liber sunt locul în care urmăritorii se destramă. O persoană scrie „în lucru”, alta scrie „în prog”, iar alta scrie „în curs”. Dintr-odată, filtrele omit jumătate dintre sarcini, iar diagramele de stare sunt greșite.
Adăugați meniuri derulante în coloanele de stare, prioritate și responsabil folosind validarea datelor. Când oamenii aleg dintr-o listă fixă, datele rămân consecvente, astfel încât sortarea, filtrarea și orice formule sau diagrame bazate pe stare rămân corecte pe măsură ce proiectul crește.
Începeți simplu, apoi construiți
Nu aveți nevoie de toate cele cinci deodată. Începeți cu un singur jurnal de urmărire și cu meniuri derulante pentru stare, deoarece doar acestea două vor elimina cea mai mare parte a confuziei. Adăugați jurnalul de finalizare și vizualizarea cronologiei după ce elementele de bază sunt puse la punct.
Întrebări frecvente despre urmărirea proiectelor
Care este diferența dintre urmărirea proiectelor și gestionarea proiectelor?
Gestionarea proiectelor acoperă întreaga disciplină: definirea domeniului, planificarea, alocarea resurselor și executarea unui proiect. Urmărirea proiectelor este o componentă continuă a acestui proces: monitorizarea progresului față de plan, astfel încât sarcinile, termenele, bugetul și riscurile să rămână vizibile. Puteți urmări un proiect fără software dedicat de gestionare a proiectelor; disciplina contează mai mult decât instrumentul.
Cum pot gestiona mai multe proiecte fără instrumente dedicate de gestionare a proiectelor?
Structura este ceea ce face posibilă urmărirea mai multor proiecte, nu software-ul. Creați fiecare proiect ca o filă separată folosind același șablon, cu coloane, stări și formule identice, apoi creați o filă de tablou de control cu un rând pentru fiecare proiect, care preia procentul de finalizare, sarcinile restante și starea bugetului. O structură consecventă înseamnă că efortul se extinde asupra proiectelor fără a se multiplica.
Ce instrumente gratuite pot folosi pentru urmărirea proiectelor în cadrul gestionării acestora?
O aplicație de foi de calcul împreună cu stocare cloud pentru companii acoperă majoritatea nevoilor de urmărire a proiectelor. Formule, formatare condiționată, validarea datelor și diagrame pentru urmărire; stocare criptată pentru fișierele și folderele dumneavoastră.
Proton Sheets și Proton Drive oferă ambele criptare de la un capăt la altul, iar asistentul AI pentru companii al Proton, Lumo, vă poate ajuta să vă construiți șablonul de urmărire de la zero.
Ce ar trebui să includă un urmăritor de proiect?
Cel puțin, un urmăritor de proiect ar trebui să includă o cronologie cu repere cheie, un buget defalcat, un jurnal de probleme și riscuri și stări de finalizare a sarcinilor legate de fazele proiectului. Împreună, acestea vă oferă indicatorii esențiali, respectiv variația calendaristică, poziția bugetară și procentul de finalizare pe faze, care afișează dacă proiectul este pe drumul cel bun.
Pot folosi o foaie de calcul pentru urmărirea proiectelor?
Da, o foaie de calcul sprijină tot ce este esențial pentru urmărirea proiectelor, inclusiv liste de sarcini cu stări și responsabili, termene-limită cu semnalare automată a întârzierilor, coloane de buget cu totaluri cumulate și diagrame pentru vizualizarea progresului. Foile de calcul funcționează deosebit de bine pentru proiecte mici și mijlocii, iar una bine construită poate fi salvată ca șablon pentru reutilizare în cadrul echipei dumneavoastră.
