Pelacakan proyek dapat dengan cepat menjadi kacau tanpa alat dan strategi yang tepat. Tiba-tiba anggaran tidak cocok, tonggak utama terlewat, dan orang-orang tidak tahu apa yang harus mereka selesaikan. Anda memerlukan pelacak proyek.
Kami menjelaskan mengapa pelacakan proyek penting, cara mengetahui apakah suatu proyek memenuhi metrik utama, dan praktik terbaik untuk memenuhi tenggat waktu Anda. Anda juga akan mempelajari cara mengelola beberapa proyek secara bersamaan, meskipun Anda tidak memiliki akses ke perangkat lunak manajemen proyek khusus (petunjuk: editor spreadsheet daring memungkinkan Anda melakukan hal itu).
Apa itu pelacakan proyek?
Pelacakan proyek adalah proses monitoring kemajuan proyek Anda terhadap rencana awal. Ini melibatkan pelacakan tugas, tenggat waktu, anggaran, dan sumber daya agar semuanya tetap bergerak ke arah yang benar. Anda dapat menggunakan pelacakan proyek dalam skala apa pun, dari mengelola kehidupan keluarga dan rumah tangga hingga proyek komersial besar.
Mengapa melacak kemajuan proyek itu penting?
Mencoba menjalankan proyek tanpa melacak kemajuan Anda seperti membangun sesuatu tanpa pita pengukur. Anda bisa menaksirnya dan berharap yang terbaik, tetapi kemungkinan besar hasilnya tidak akan bagus. Berikut cara proyek Anda bisa memperoleh manfaat dari pelacakan:
Menangkap masalah sebelum membesar
Visibilitas real-time sangat penting, terutama jika proyek Anda memiliki ketergantungan. Buka hambatan anggota tim, aktifkan kolaborasi, dan fasilitasi pendekatan yang lebih luas. Jika Anda mengetahui tonggak utama dan kapan harus dicapai, mudah untuk melihat kapan segala sesuatunya keluar jalur. Semakin awal Anda menangkap masalah, semakin mudah untuk mengatasinya.
Membuat kemajuan lebih cepat
“Rapat ini bisa saja diganti dengan email” bisa dengan mudah diubah menjadi “Rapat ini bisa saja diganti dengan spreadsheet.” Anda dapat menghindari rapat status yang panjang jika sekilas melihat pelacak proyek menunjukkan siapa mengerjakan apa dan apakah semuanya sesuai jalur.
Tetap sesuai anggaran
Pelacak Anda harus memudahkan untuk melihat apakah anggaran Anda diperkirakan akan membengkak. Melacak proyek memungkinkan Anda bereaksi dengan cepat untuk menjaga anggaran tetap terkendali.
Metrik utama yang harus disertakan setiap pelacak proyek
Menggunakan metodologi manajemen proyek yang mapan akan memberi Anda data yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda seefisien mungkin. Untuk memaksimalkan pelacak proyek Anda, sertakan metrik manajemen proyek berikut:
Pelacak garis waktu dan tonggak
Tonggak mewakili penyelesaian fase utama, seperti persetujuan prototipe atau persetujuan desain, bukan tugas individu. Petakan tanggal tetap Anda dan buat garis waktu yang berpusat pada tonggak utama. Ini memungkinkan Anda dengan mudah melihat kapan segala sesuatunya keluar jalur, dan ini merupakan kesempatan untuk menggunakan istilah teknis manajemen proyek. Schedule variance (SV) adalah perbedaan antara kemajuan yang direncanakan dan aktual pada titik tertentu.
Melacak tonggak memungkinkan Anda menghitung SV secara visual tanpa rumus rumit. Untuk pengaturan spreadsheet(jendela baru), Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk menyorot tonggak yang belum selesai dengan tanggal penyelesaian yang sudah lewat. Ini menandai keterlambatan sebelum menjadi krisis.
Anggaran
Buat anggaran terperinci yang memungkinkan Anda merinci dan melacak pengeluaran secara real-time. Pelacak Anda memerlukan kolom untuk perkiraan biaya per tugas, biaya aktual per tugas, dan total berjalan. Untuk proyek yang lebih kecil, perbandingan sederhana antara total perkiraan dan aktual mungkin sudah cukup. Untuk upaya yang lebih besar, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan beberapa pemformatan tambahan.
Jika Anda ingin membawa ini ke tingkat berikutnya, Anda dapat membuat Cost Performance Index (CPI). Ini menggabungkan varians biaya (apakah Anda melebihi atau di bawah anggaran) dan laju pembakaran (seberapa cepat dana Anda terpakai relatif terhadap garis waktu) untuk memberi Anda nilai CPI. Apa pun di bawah 1,0 berarti Anda membelanjakan uang lebih cepat daripada menyelesaikan pekerjaan, dan inilah saatnya untuk mengevaluasi kembali.
Log isu dan risiko
Buat spreadsheet untuk mengidentifikasi isu atau risiko yang diketahui. Anda memerlukan dua titik data untuk setiap risiko: pertama, nilai probabilitas setiap risiko pada skala 1 sampai 5, lalu nilai tingkat keparahan dampak pada skala yang sama. Anda kemudian dapat memberi peringkat isu Anda dengan membuat kerangka penilaian risiko. Ini dihitung dengan mengalikan probabilitas x dampak.
Penilaian risiko adalah praktik standar dalam PMBOK dan PRINCE2 dan memberi Anda peringkat prioritas yang memandu isu mana yang perlu monitoring aktif dan mana yang dapat Anda amati secara pasif. Setelah Anda memberi peringkat risiko, Anda juga dapat menguraikan strategi mitigasi Anda dalam dokumen yang sama.
Status penyelesaian tugas
Buat status yang mencerminkan alur kerja Anda (kategori umum meliputi Belum Dimulai, Sedang Berlangsung, Dalam Peninjauan, Selesai) dan tautkan tugas ke fase atau tonggak. Setelah setiap tugas memiliki fase dan status, Anda dapat melihat persentase penyelesaian per fase dengan menghitung persentase tugas yang ditandai Selesai di fase tersebut. Jika Anda ingin mencerminkan pekerjaan yang Sedang Berlangsung juga, Anda dapat memberinya nilai parsial.
Pelaporan kepada pemangku kepentingan menjadi jauh lebih mudah ketika tugas dikaitkan dengan tonggak, dan Anda dapat melihat fase mana yang tersendat dan apakah target tonggak realistis.
Cara membuat pelacak proyek di spreadsheet
Meskipun ada banyak pilihan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat menyiapkan alat pelacakan proyek yang andal tanpa perangkat lunak mahal. Yang benar-benar Anda butuhkan adalah spreadsheet (dan jika keterampilan rumus Anda berhenti di =SUM, bantuan dari asisten chat AI untuk bisnis).
Spreadsheet
Proton Sheets ideal untuk pelacakan anggaran, garis waktu proyek, dan alokasi sumber daya. Proton Sheets mendukung semua yang Anda perlukan: rumus, pemformatan bersyarat dengan aturan khusus, dropdown validasi data, header yang dibekukan, grafik…
Buat spreadsheet khusus Anda sendiri, lalu simpan salinannya untuk digunakan sebagai templat. Dari sana, Anda dapat membuat laporan status real-time, daftar tugas individu, dan apa pun yang membantu menjaga proyek Anda tetap sesuai jalur.
Asisten chat AI
Tidak yakin bagaimana cara terbaik menyusun data pelacakan proyek Anda? Mintalah asisten chat AI untuk bisnis dari Proton, Lumo, untuk membantu membuat templat ideal Anda. Semua percakapan dengan Lumo disimpan dengan enkripsi zero-access, sehingga tidak ada seorang pun (bahkan Proton) yang dapat mengaksesnya.
Penyimpanan cloud
Simpan semua informasi relevan Anda di folder proyek khusus di penyimpanan cloud bisnis, seperti Proton Drive. File, dokumen, dan spreadsheet Anda disimpan dengan aman di penyimpanan cloud terenkripsi end-to-end dari Swiss.
Cara mengelola beberapa proyek sekaligus
Kabar baiknya adalah mengelola beberapa proyek sekaligus tidak berarti melipatgandakan usaha Anda. Anda cukup menduplikasi dan memodifikasi sesuai kebutuhan. Beri setiap proyek tabnya sendiri di spreadsheet Anda, yang dibuat dari templat yang sama. Jika setiap proyek menggunakan kolom, status, dan rumus yang identik, Anda tidak perlu mempelajari ulang di mana segala sesuatunya berada.
Tambahkan dasbor ringkasan di tab terpisah yang menarik angka utama dari setiap proyek: persentase penyelesaian, jumlah tugas yang terlambat, dan status anggaran. Ini adalah rumus lintas-lembar yang sederhana, dan satu baris per proyek sudah cukup untuk melihat sekilas di mana perhatian Anda paling dibutuhkan.
Tips: Tahan keinginan untuk menggabungkan tugas dari proyek yang berbeda ke dalam satu daftar tugas raksasa. Perpindahan konteks melelahkan dan tidak efisien, dan tab terpisah akan menjaga proyek individu tetap mudah dibaca.
5 tips untuk pelacakan proyek dari seorang manajer program di Proton
Kami bertanya kepada seorang manajer program di Proton bagaimana mereka menjaga proyek lintas tim yang kompleks tetap sesuai jalur hanya dengan spreadsheet yang dirancang dengan baik. Berikut yang mereka sampaikan kepada kami.
1. Siapkan satu log pelacakan proyek
Mulailah dengan memecah proyek menjadi tonggak, lalu pecah setiap tonggak menjadi tugas. Gunakan baris header untuk menentukan dengan tepat apa yang perlu Anda lacak untuk masing-masingnya: tonggak atau tugas, penanggung jawab, tanggal mulai, tenggat waktu, tanggal tayang, status, dan tautan ke dokumen yang relevan.
Intinya adalah menjaga semuanya dalam satu lembar. Ketika pelacak menjadi satu-satunya sumber kebenaran, tidak ada yang perlu menggali email atau utas chat untuk menemukan versi terbaru, dan setiap pertanyaan tentang proyek memiliki satu tempat untuk mendapatkan jawaban.
2. Lacak tingkat penyelesaian Anda dari waktu ke waktu
Rumus spreadsheet hanya menampilkan nilai saat ini. Persentase penyelesaian Anda hari ini menimpa nilai minggu lalu, sehingga Anda kehilangan riwayat yang memberi tahu apakah proyek semakin cepat atau tersendat.
Atasi ini dengan tabel log sederhana. Tambahkan dua menit ke rapat standup mingguan Anda untuk mencatat persentase penyelesaian minggu itu. Setelah beberapa minggu, log menjadi garis tren yang menunjukkan kemajuan sekilas. Ini juga berfungsi ganda sebagai laporan status Anda, sehingga Anda tidak perlu menulisnya dari awal setiap hari Jumat.
3. Bangun garis waktu bergaya Gantt dengan pemformatan bersyarat
Anda tidak memerlukan perangkat lunak manajemen proyek khusus untuk mendapatkan tampilan garis waktu. Susun kolom sebagai minggu atau hari, lalu tambahkan aturan pemformatan bersyarat yang mewarnai setiap sel berdasarkan tanggal mulai dan berakhir tugas.
Karena pewarnaan didorong oleh tanggal, garis waktu memperbarui dirinya sendiri setiap kali tanggal berubah. Tidak ada yang perlu digambar ulang. Tambahkan aturan kedua yang menyorot tugas yang terlambat dengan warna berbeda, dan tenggat waktu yang meleset akan menonjol begitu terjadi, bukan pada peninjauan berikutnya.
4. Simpan lembar di folder Drive yang dibagikan
Pelacak hanya berfungsi jika semua orang melihat salinan yang sama. Simpan di folder Proton Drive yang dibagikan dengan tim proyek, sehingga setiap kolaborator bekerja dari satu file terenkripsi secara end-to-end, bukan dari duplikat yang diunduh.
Tetapkan izin agar sesuai dengan peran setiap orang: pemilik sebagai editor, pemangku kepentingan sebagai penampil. Anda dapat menerapkannya di tingkat file atau folder. Jika terjadi perubahan yang tidak terduga, riwayat versi menunjukkan siapa mengubah apa dan kapan, serta memungkinkan Anda mengembalikan versi sebelumnya jika diperlukan.
5. Gunakan validasi data untuk menjaga data tetap bersih
Kolom teks bebas adalah tempat pelacak menjadi kacau. Satu orang mengetik “Sedang dikerjakan,” yang lain mengetik “sdg dikerjakan,” dan yang ketiga mengetik “berlangsung”. Tiba-tiba filter Anda melewatkan separuh tugas dan grafik status Anda salah.
Tambahkan menu dropdown ke kolom status, prioritas, dan pemilik menggunakan validasi data. Saat orang memilih dari daftar tetap, data Anda tetap konsisten, sehingga pengurutan, pemfilteran, dan formula atau grafik berbasis status tetap akurat seiring pertumbuhan proyek.
Mulai sederhana, lalu kembangkan
Anda tidak perlu kelima-limanya sekaligus. Mulailah dengan satu log pelacakan dan dropdown untuk status, karena keduanya saja akan menghilangkan sebagian besar kebingungan. Tambahkan log penyelesaian dan tampilan linimasa setelah dasar-dasarnya siap.
FAQ tentang pelacakan proyek
Apa perbedaan antara pelacakan proyek dan manajemen proyek?
Manajemen proyek mencakup seluruh disiplin: menetapkan lingkup, merencanakan, mengalokasikan sumber daya, dan mengeksekusi proyek. Pelacakan proyek adalah salah satu komponen berkelanjutan dari proses tersebut, yaitu memantau kemajuan terhadap rencana agar tugas, tenggat waktu, anggaran, dan risiko tetap terlihat. Anda dapat melacak proyek tanpa perangkat lunak manajemen proyek khusus; disiplinnya lebih penting daripada alatnya.
Bagaimana cara mengelola beberapa proyek tanpa alat manajemen proyek khusus?
Struktur adalah yang memungkinkan pelacakan multi-proyek, bukan perangkat lunak. Bangun setiap proyek sebagai tab tersendiri menggunakan templat yang sama, dengan kolom, status, dan formula yang identik, lalu buat tab dasbor dengan satu baris per proyek yang menampilkan persentase selesai, tugas yang terlambat, dan status anggaran. Struktur yang konsisten berarti upaya Anda dapat diskalakan ke berbagai proyek tanpa berlipat ganda.
Alat gratis apa yang dapat saya gunakan untuk pelacakan manajemen proyek?
Aplikasi spreadsheet yang dipadukan dengan penyimpanan cloud bisnis mencakup sebagian besar kebutuhan pelacakan proyek. Formula, pemformatan bersyarat, validasi data, dan grafik untuk pelacakan; penyimpanan terenkripsi untuk file dan folder Anda.
Proton Sheets dan Proton Drive menawarkan keduanya dengan enkripsi end-to-end, dan asisten AI bisnis Proton, Lumo, dapat membantu Anda membuat templat pelacakan dari awal.
Apa saja yang harus ada dalam pelacak proyek?
Minimal, pelacak proyek harus mencakup linimasa dengan tonggak penting, anggaran terperinci, log isu dan risiko, serta status penyelesaian tugas yang ditautkan ke fase proyek. Bersama-sama, hal ini memberi Anda metrik inti (selisih jadwal, posisi anggaran, dan persentase selesai per fase) yang menunjukkan apakah proyek berada di jalur yang tepat.
Bisakah saya menggunakan spreadsheet untuk pelacakan proyek?
Ya, spreadsheet mendukung semua hal penting untuk pelacakan proyek, termasuk daftar tugas dengan status dan pemilik, tenggat waktu dengan penandaan otomatis untuk tugas yang terlambat, kolom anggaran dengan total berjalan, dan grafik untuk memvisualisasikan kemajuan. Spreadsheet sangat cocok untuk proyek kecil hingga menengah, dan spreadsheet yang dibuat dengan baik dapat disimpan sebagai templat untuk digunakan kembali di seluruh tim Anda.
