O acompanhamento de projetos pode rapidamente sair do controlo sem as ferramentas e estratégias certas. De repente, os orçamentos não batem certo, os marcos importantes são perdidos e as pessoas não sabem o que lhes compete concluir. É necessário um rastreador de projetos.
Partilhamos a razão pela qual o acompanhamento de projetos é importante, como saber se um projeto está a cumprir os principais indicadores e as melhores práticas para cumprir o prazo. Vai também aprender a gerir vários projetos em simultâneo, mesmo que não tenha acesso a um software dedicado de gestão de projetos (dica: um editor de folhas de cálculo online permite-lhe fazer exatamente isso).
O que é o acompanhamento de projetos?
O acompanhamento de projetos é o processo de monitorizar o progresso do projeto em relação ao plano original. Envolve acompanhar tarefas, prazos, orçamento e recursos para manter tudo a avançar na direção certa. Pode utilizar o acompanhamento de projetos em qualquer escala, desde a gestão da vida familiar e doméstica até grandes projetos comerciais.
Porque é importante acompanhar o progresso do projeto?
Tentar executar um projeto sem acompanhar o progresso é como construir algo sem uma fita métrica. Pode avaliar a olho e esperar pelo melhor, mas é pouco provável que corra bem. Eis como o projeto pode beneficiar do acompanhamento:
Detetar problemas antes que se agravem
A visibilidade em tempo real é essencial, especialmente se o projeto tiver dependências. Desbloqueie os membros da equipa, ative a colaboração e facilite uma abordagem mais abrangente. Se conhecer os marcos principais e quando têm de ser alcançados, é fácil perceber quando algo se desvia do previsto. Quanto mais cedo detetar um problema, mais fácil será resolvê-lo.
Progredir mais rapidamente
«Esta reunião podia ter sido um e-mail» podia facilmente ser reformulado como «Esta reunião podia ter sido uma folha de cálculo». Pode evitar reuniões de ponto de situação demoradas se uma vista de olhos pelo rastreador de projetos mostrar quem está a fazer o quê e se está tudo dentro do previsto.
Manter o orçamento sob controlo
O rastreador deve permitir ver facilmente se se prevê que o orçamento dispare. Acompanhar projetos permite reagir rapidamente para manter o orçamento sob controlo.
Principais métricas que todos os rastreadores de projetos devem incluir
Utilizar metodologias de gestão de projetos reconhecidas fornece-lhe os dados de que precisa para alcançar os objetivos da forma mais eficiente possível. Para tirar o máximo partido do rastreador de projetos, deve incluir as seguintes métricas de gestão de projetos:
Rastreador de cronograma e marcos
Os marcos representam a conclusão de fases importantes, como a aprovação de um protótipo ou a validação do design, e não tarefas individuais. Marque as datas fixas e crie um cronograma alicerçado nos marcos principais. Isto permite-lhe ver facilmente quando algo se desvia do previsto e é uma oportunidade para utilizar algum jargão de gestão de projetos. A variação do cronograma (SV) é a diferença entre o progresso previsto e o progresso real em qualquer momento.
Acompanhar os marcos permite calcular a SV visualmente, sem fórmulas complexas. Numa configuração de folha de cálculo(nova janela), pode utilizar formatação condicional para destacar marcos incompletos cuja data de conclusão já passou. Isto sinaliza desvios antes de se tornarem uma crise.
Orçamento
Crie um orçamento detalhado que lhe permita discriminar e acompanhar despesas em tempo real. O rastreador precisará de colunas para o custo estimado por tarefa, o custo real por tarefa e um total acumulado. Para projetos mais pequenos, uma simples comparação entre os totais estimados e reais pode ser suficiente. Para projetos maiores, pode considerar adicionar alguma formatação adicional.
Se quiser levar isto para o nível seguinte, pode criar um índice de desempenho de custos (IDC). Este combina a variação de custos (se está acima ou abaixo do orçamento) e a taxa de consumo (a rapidez com que os fundos estão a ser consumidos em relação ao cronograma) para lhe dar um valor de IDC. Qualquer valor inferior a 1,0 significa que está a gastar dinheiro mais depressa do que está a concluir trabalho, e é altura de reavaliar.
Registo de problemas e riscos
Crie uma folha de cálculo para identificar problemas ou riscos conhecidos. Precisará de dois pontos de dados para cada risco: primeiro, avalie a probabilidade de cada risco numa escala de 1 a 5; depois, avalie a gravidade do impacto na mesma escala. Pode então classificar os problemas criando uma estrutura de pontuação de riscos. Esta é calculada multiplicando a probabilidade pelo impacto.
A pontuação de riscos é uma prática comum no PMBOK e no PRINCE2 e dá-lhe uma classificação de prioridades que indica quais os problemas que exigem monitorização ativa e quais pode observar passivamente. Depois de classificar os riscos, também pode descrever as suas estratégias de mitigação no mesmo documento.
Estado de conclusão das tarefas
Crie estados que reflitam o seu fluxo de trabalho (categorias comuns incluem Não iniciado, Em curso, Em revisão e Concluído) e associe tarefas a fases ou marcos. Quando cada tarefa tiver uma fase e um estado, pode ver a percentagem concluída por fase calculando a percentagem de tarefas marcadas como Concluído nessa fase. Se quiser refletir também o trabalho que está Em curso, pode atribuir-lhe um valor parcial.
A comunicação às partes interessadas torna-se muito mais fácil quando as tarefas estão associadas a marcos, e pode ver que fases se estão a arrastar e se as metas dos marcos são realistas.
Como criar um rastreador de projetos numa folha de cálculo
Embora existam muitas opções de software de gestão de projetos, pode configurar ferramentas de acompanhamento de projetos poderosas sem software dispendioso. Tudo o que realmente precisa é de uma folha de cálculo (e, se as suas competências com fórmulas terminam em =SUM, alguma ajuda de um assistente de chat com IA para empresas).
Folhas de cálculo
Proton Sheets é ideal para acompanhar orçamentos, cronogramas de projetos e alocação de recursos. O Proton Sheets suporta tudo o que precisa: fórmulas, formatação condicional com regras personalizadas, listas pendentes de validação de dados, cabeçalhos fixos, gráficos, etc.
Crie a sua própria folha de cálculo personalizada e guarde uma cópia para utilizar como modelo. A partir daí, pode criar relatórios de ponto de situação em tempo real, listas de tarefas individuais e tudo o mais que ajude a manter o projeto dentro do previsto.
Assistentes de chat com IA
Não tem a certeza sobre a melhor forma de estruturar os dados de acompanhamento do projeto? Peça ao assistente de chat com IA para empresas da Proton, o Lumo, que o ajude a criar o modelo ideal. Todas as conversas com o Lumo são armazenadas com encriptação de acesso zero, pelo que ninguém (nem sequer a Proton) pode aceder a elas.
Armazenamento na nuvem
Guarde todas as informações relevantes em pastas de projetos dedicadas no armazenamento na nuvem para empresas, como o Proton Drive. Os seus ficheiros, documentos e folhas de cálculo são armazenados de forma segura num armazenamento na nuvem encriptado de ponto a ponto na Suíça.
Como gerir vários projetos em simultâneo
A boa notícia é que gerir vários projetos em simultâneo não significa multiplicar o esforço — basta duplicar e modificar conforme necessário. Dê a cada projeto o seu próprio separador na folha de cálculo, criado a partir do mesmo modelo. Se todos os projetos utilizarem colunas, estados e fórmulas idênticos, nunca terá de voltar a aprender onde está cada coisa.
Adicione um painel de controlo agregado num separador à parte que reúne os principais números de cada projeto: percentagem concluída, número de tarefas em atraso e estado do orçamento. São fórmulas simples entre folhas, e uma linha por projeto é suficiente para ver de imediato onde é mais necessária a sua atenção.
Dica: Resista à tentação de consolidar tarefas de projetos diferentes numa única lista gigante de tarefas. A mudança de contexto é cansativa e ineficiente, e separadores distintos mantêm cada projeto legível.
5 dicas de acompanhamento de projetos de quem gere programas na Proton
Perguntámos a quem gere programas na Proton como mantém projetos complexos e interequipas dentro do previsto utilizando apenas uma folha de cálculo bem construída. Eis o que nos contaram.
1. Configurar um único registo de acompanhamento de projetos
Comece por dividir o projeto em marcos e, depois, divida cada marco em tarefas. Utilize a linha de cabeçalho para definir exatamente o que precisa de acompanhar para cada um: marco ou tarefa, responsável, data de início, data de entrega, data de entrada em funcionamento, estado e ligações a documentos relevantes.
O objetivo é manter tudo numa única folha. Quando o rastreador é a única fonte de verdade, ninguém tem de procurar no e-mail ou nos tópicos de chat para encontrar a versão mais recente, e todas as perguntas sobre o projeto têm um único local onde encontrar resposta.
2. Acompanhar a taxa de conclusão ao longo do tempo
As fórmulas das folhas de cálculo só mostram o valor atual. A percentagem concluída hoje substitui a da semana passada, pelo que perde o histórico que indica se o projeto está a acelerar ou a estagnar.
Resolva isto com uma tabela de registo simples. Reserve dois minutos na sua reunião semanal de acompanhamento para registar a percentagem concluída dessa semana. Ao fim de algumas semanas, o registo torna-se uma linha de tendência que mostra o progresso num relance. Também serve como relatório de ponto de situação, pelo que não terá de escrever um de raiz todas as sextas-feiras.
3. Criar um cronograma ao estilo de Gantt com formatação condicional
Não precisa de software dedicado de gestão de projetos para obter uma vista de cronograma. Organize as colunas por semanas ou dias e adicione regras de formatação condicional que sombreiem cada célula com base nas datas de início e fim da tarefa.
Como o sombreado é determinado pelas datas, o cronograma atualiza-se automaticamente sempre que uma data muda. Não há nada para redesenhar. Adicione uma segunda regra que destaque as tarefas em atraso com uma cor diferente, e os prazos que se estão a perder ficarão evidentes no momento em que acontecem, e não na revisão seguinte.
4. Guarde a folha numa pasta partilhada da unidade
Um rastreador só funciona se todos estiverem a ver a mesma cópia. Mantenha-o numa pasta do Proton Drive partilhada com a equipa do projeto, para que cada colaborador trabalhe a partir de um único ficheiro encriptado de ponto a ponto, em vez de duplicados transferidos.
Defina as permissões de acordo com o cargo de cada pessoa: permissões de edição para os proprietários e permissões de visualização para as partes interessadas. Pode aplicá-las ao nível do ficheiro ou da pasta. Se algo mudar inesperadamente, o histórico de versões mostra quem alterou o quê e quando e permite reverter, se necessário.
5. Use a validação de dados para manter os dados limpos
Os campos de texto livre são onde os rastreadores falham. Uma pessoa escreve «Em curso», outra escreve «em curs» e uma terceira escreve «a decorrer». De repente, os filtros perdem metade das tarefas e os gráficos de estado ficam errados.
Adicione menus pendentes às colunas de estado, prioridade e responsável através da validação de dados. Quando as pessoas escolhem a partir de uma lista fixa, os dados mantêm-se consistentes, pelo que a ordenação, a filtragem e quaisquer fórmulas ou gráficos baseados no estado continuam corretos à medida que o projeto cresce.
Comece pelo simples e depois desenvolva
Não precisa dos cinco de uma só vez. Comece com um único registo de acompanhamento e menus pendentes para o estado, uma vez que estes dois elementos, por si só, eliminarão a maior parte da confusão. Adicione o registo de conclusão e a vista de cronologia quando o essencial estiver implementado.
Perguntas frequentes sobre acompanhamento de projetos
Qual é a diferença entre acompanhamento de projetos e gestão de projetos?
A gestão de projetos abrange toda a disciplina: definição do âmbito, planeamento, afetação de recursos e execução de um projeto. O acompanhamento de projetos é um componente contínuo desse processo — a monitorização do progresso em relação ao plano para que tarefas, prazos, orçamento e riscos permaneçam visíveis. Pode acompanhar um projeto sem software dedicado de gestão de projetos; a disciplina importa mais do que a ferramenta.
Como posso gerir vários projetos sem ferramentas dedicadas de gestão de projetos?
É a estrutura que torna possível o acompanhamento de vários projetos, e não o software. Crie cada projeto como um separador próprio com o mesmo modelo — colunas, estados e fórmulas idênticos — e depois crie um separador de painel de controlo com uma linha por projeto, que apresente a percentagem concluída, as tarefas em atraso e o estado do orçamento. Uma estrutura consistente permite aplicar o mesmo esforço a vários projetos sem o multiplicar.
Que ferramentas gratuitas posso usar para o acompanhamento de projetos?
Uma aplicação de folhas de cálculo combinada com armazenamento na nuvem para empresas cobre a maioria das necessidades de acompanhamento de projetos. Fórmulas, formatação condicional, validação de dados e gráficos para o acompanhamento; armazenamento encriptado para ficheiros e pastas.
O Proton Sheets e o Proton Drive oferecem ambos os recursos com encriptação ponto a ponto, e o assistente de IA para empresas da Proton, Lumo, pode ajudar a criar o modelo de acompanhamento de raiz.
O que deve incluir um rastreador de projetos?
No mínimo, um rastreador de projetos deve incluir uma cronologia com marcos principais, um orçamento detalhado, um registo de problemas e riscos e estados de conclusão das tarefas ligados às fases do projeto. Em conjunto, estes elementos fornecem as métricas essenciais — desvio do cronograma, situação orçamental e percentagem concluída por fase — que mostram se um projeto está no bom caminho.
Posso usar uma folha de cálculo para o acompanhamento de projetos?
Sim, uma folha de cálculo permite tudo o que é essencial ao acompanhamento de projetos, incluindo listas de tarefas com estados e responsáveis, prazos com sinalização automática de atrasos, colunas de orçamento com totais acumulados e gráficos para visualizar o progresso. As folhas de cálculo funcionam especialmente bem em projetos de pequena e média dimensão, e uma folha bem construída pode ser guardada como modelo para reutilização por toda a equipa.
