电子表格处于日常业务决策的核心，其中保存着财务数据、客户记录、人力资源信息和战略规划。Proton 的新研究显示，这一核心角色使电子表格成为隐藏的安全与隐私隐患。
调查结果表明，存在多种容易被忙碌的员工和管理者忽视的风险：
- 角色变更后，电子表格访问权限并不会过期，而企业也承认他们不会审查对旧文档的访问，导致敏感数据长期处于暴露状态。
- 管理者表示，他们不清楚 Google 和 Microsoft 等大型科技公司供应商能看到哪些内容，也不知道这些内容会被重复用于 AI 训练还是其他目的。如果没有端到端加密，数据可能被索引、扫描和泄露。
- 员工使用个人帐户管理工作文件，模糊了数字边界，使企业几乎无法维护网络防火墙并控制业务数据。
我们调查了美国、英国、德国和法国的中小企业领导者，了解他们如何使用——以及保护——自己的电子表格。所有受访者均为小型企业（员工人数少于 100 人），这使他们格外容易遭受黑客攻击和勒索软件的威胁。
调查结果表明，企业迫切需要已加密的电子表格和更好的内部安全实践。我们将在本文末尾介绍相关建议。
从临时工具到永久存档
研究中最引人注目的发现之一是，在角色和项目结束后，电子表格访问权限依然存在的频率之高。离职员工在远超合理期限后仍能查看文件，使企业面临合规失败、合同违反和客户信任流失的风险。
仍然保持开放的文件类型因国家/地区而异。英国的人力资源数据可见程度最高，而法国的客户数据暴露发生率最高。
这种残留的访问被称为“幽灵访问”：包含敏感业务数据的文件保持开放状态，链接持续有效，开放的权限则在后台保留。暴露的数据绝非小事。受访者表示，他们仍能访问正在使用的薪资和工资单信息、内部预算、客户记录以及战略规划文档。
当被问及仍能访问哪些类型的数据时，受访者给出了如下回答：
美国：
- 财务或工资单文档 (44%)
- 销售或采购记录 (41%)
这类访问会暴露员工个人数据和商业敏感交易，增加隐私被侵犯和财务被滥用的风险。
英国：
- 财务或工资单文档 (31%)
- 客户或顾客信息 (31%)
持续访问工资单和客户记录会直接引发 GDPR 合规方面的担忧，尤其是涉及合法访问和目的限制时。
德国：
- 财务或工资单文档 (30%)
- 内部业务规划或战略文件 (26%)
除个人数据暴露外，访问内部规划还可能影响竞争地位并违反保密义务。
法国：
- 财务或工资单文档 (31%)
- 客户或顾客信息 (31%)
如果信息被分享给授权角色以外的人员，工资单和客户数据的组合会同时带来监管暴露和声誉风险。
幽灵访问为何持续存在
幽灵访问是团队协作方式的副产品。在各个市场中，26-28% 的受访者表示他们使用“任何拥有链接的人均可查看”来分享电子表格。另有 7-15% 的人使用“任何拥有链接的人均可编辑”。
链接一旦存在，便与身份脱钩。如果链接未与雇佣状态、角色变更或帐户删除绑定，就可能被无限期地转发、复制、收藏和重新打开。电子表格的安全性取决于最后一个收到链接的人。
访问权限审查很少能弥补这一点。只有 30% 的法国受访者表示其团队会定期审查电子表格的访问权限，而且这一数字在各国之间并非异常值。一旦授予文档访问权限，对协作者的审查就变得不一致，尽管分享是日常工作中经常发生的事。
随着时间的推移，这些一次性的分享决定不断累积。最快、最熟悉的协作方式成为默认做法，而访问权限审查仍然不频繁，归属权也往往不明确。结果是，即使在项目、角色或团队变更很久之后，电子表格仍倾向于保留原有权限。
降低长期风险需要在整个电子表格生命周期内持续发挥作用的控制措施，而不仅仅是在分享时。即使是在用心良好的组织中，幽灵访问依然存在，因为保护工作需要定期的人工审查和完美的交接。
离职流程的缺口
当被问及有人离职或项目结束后电子表格访问权限的处理情况时，只有 33-44% 的受访者表示他们相信雇主会手动清理这些访问权限。12-28% 的人认为什么都没有发生。另有 14-26% 的人坦言自己根本不知道。
这种不确定性很重要。在责任不明确的情况下，访问权限往往会默认持续存在。文件不会自行消失；必须有人记得它们的存在并采取行动。这不一定是意愿上的失败，而是依赖人类记忆的系统出了问题。
同样重要的是，要区分两个相关但不同的环节：离职流程，这是一个时间节点；以及持续的访问权限审查，这是一项连续性的责任。
我们的数据显示，这两个环节都有所欠缺。
- 38% 的美国中小企业认为访问权限会被自动移除
- 44% 的德国和英国中小企业认为访问权限会被手动移除
工作帐户与个人帐户的界限模糊
幽灵访问的另一个重要原因是帐户混用——将同一个帐户同时用于个人和工作活动——这造成了一个普遍存在的安全盲区。在美国和英国，超过 45% 的中小企业员工承认曾在个人帐户中打开工作电子表格，或在工作帐户中打开个人电子表格。
当边界如此模糊时，电子表格便不再受企业现有安全框架的约束。访问权限与角色、项目和雇佣状态脱钩，使其难以跟踪、审查或撤销。
大型科技公司、AI 与服务提供商访问
即使拥有完美的离职流程和访问权限审查，也无法解决服务提供商层面的访问或数据的二次使用问题。许多中小企业越来越不确定自己的数据在幕后会经历什么，尤其是当数据包含敏感的财务、客户和人力资源信息时。
AI 训练 (40-50%)
近半数受访者认为电子表格数据可能被用于训练 AI 系统。
广告定向投放 (35-45%)
相当一部分受访者认为其电子表格的内容可能影响广告投放或用户画像。
内容扫描 (30-40%)
许多用户预计电子表格文件会被自动扫描以查找敏感或违规内容。
这些担忧反映了大型科技云存储平台的设计方式。虽然 Google Drive 和 OneDrive 等工具会对传输中和静态的数据进行加密，但它们仍保留对文件内容的访问权限，以便启用索引、搜索、协作功能和 AI 驱动的工具。端到端加密的电子表格是防止此类访问的最佳方式。
尽管如此，企业仍在关键工作流程中使用这些平台，将财务、客户和运营数据置于隐私记录不佳的第三方控制的系统中。
当大型科技公司供应商保留这种程度的访问权限时，文件可能会在没有任何人工参与的情况下被自动扫描、索引和处理。在这种模式下，暴露风险不仅限于谁拥有链接，还包括托管数据的平台的安全性。
Proton Sheets 带来的隐私与持久安全
对许多中小企业而言，电子表格是不可或缺的运营系统。其中保存着带有监管、声誉和商业风险的财务数据、客户信息和人力资源记录。
为保障数据安全，强有力的访问策略、自动化的离职流程和清晰的帐户边界仍然必不可少。您至少应该：
- 按角色限制访问
- 定期审查已分享的文件
- 在有人离职时立即移除访问权限
- 避免对敏感数据使用公开链接
但只要加密密钥掌握在平台手中，仅靠治理就无法消除服务提供商层面的可见性或数据的二次使用。
Proton Sheets 的构建初衷正是为了解决这一结构性风险：
- 零知识加密：即使信息存储在服务商的服务器上，服务商也无法读取、处理或重复使用该信息。
- 用户控制的加密密钥：只有获得授权的协作者才能访问电子表格内容。
- 安全协作：团队可以实时协作，同时清晰地控制谁可以查看或编辑电子表格。
- 熟悉的工具，更强的保护：支持常见的电子表格格式和功能，包括公式、图表以及从现有文件导入。
从实际角度来看，Proton Sheets 使协作电子表格在平台层面达到尽可能安全的状态，同时仍支持实时团队合作和熟悉的工作流程。结合负责任的分享实践，这可以降低数据的长期暴露风险——这些数据的存在时间往往远超团队的预期。
