Perehdytysprosessi — eli uuden työntekijän toivottaminen tervetulleeksi työtilaan ja kulttuuriin — on kriittinen työntekijöiden säilytyksen ja tyytyväisyyden kannalta. Neuvonta- ja analytiikkayhtiö Gallupin mukaan lähes 90 prosenttia kyselyyn vastanneista ei ollut tyytyväisiä(uusi ikkuna) tapaan, jolla heidät perehdytettiin työpaikkaansa.
Vaikka on hyvin tiedossa, että perehdytyksellä on kriittinen tehtävä työntekijöiden onnellisuudessa, yrityksille on yleistä epäonnistua siinä, mikä tekee koko prosessista jälkikäteen mietityn asian — tai ei mietittyä lainkaan.
Vaikka jokaisen yrityksen perehdytysprosessi näyttää erilaiselta, on olemassa yksi nopea ja helppo asia, jonka kaikki yritykset voivat tehdä varmistaakseen, että uudet työntekijät tuntevat olonsa tervetulleiksi, arvostetuiksi ja innostuneiksi aloittamaan uuden työn: ja se on yksinkertainen ”tervetuloa tiimiin” -viesti.
Tässä artikkelissa selitämme, miten toivottaa joku tervetulleeksi tiimiin oikealla tavalla, miksi se on tärkeää, ja annamme teille runsaasti malleja, jotta jokainen uusi työntekijä tuntee olevansa tiimipelaaja heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Miksi tervetuloviesteillä on merkitystä
Muistelkaa ensimmäistä päiväänne korkeakoulussa. Ilman ystävällistä opasta orientaatiossa olisitte luultavasti tunteneet olonne eksyneeksi. Uuden työn aloittaminen on samanlaista. Perehdytysprosessin tulisi rakentaa yhteys uuteen työntekijäänne ja tutustuttaa hänet yrityskulttuuriin.
Tervetuloviesti on olennainen osa tätä prosessia ja voi vähentää ensimmäisen päivän jännitystä, mikä johtaa suurempaan itsevarmuuteen työpaikalla ja parempaan asenteeseen yleisesti. Vankka tervetuloviesti on osa hienoa perehdytyskokemusta, joka voi auttaa sopeuttamaan uudet tiimin jäsenet yrityskulttuuriin, välittämään tiimihenkeä ja yrityksen arvojärjestelmiä sekä edistämään kommunikoivaa ja helposti lähestyttävää ympäristöä. Uuden työntekijän huomioiminen yksinkertaisella viestillä voi saada hänet tuntemaan itsensä tervetulleeksi, ja se edistää merkittävästi uusien työntekijöiden sitoutumista sekä säilytystä.
Miten kirjoittaa loistava tervetuloviesti
Tässä on muutamia yksinkertaisia tapoja saada tervetuloviestinne erottumaan:
1. Pitäkää se henkilökohtaisena
Saattaa olla houkuttelevaa kopioida ja liittää sama tervetuloviesti jokaiselle uudelle työntekijälle, joka kävelee ovistanne sisään, mutta ajan käyttäminen siihen, että uusi työntekijä tuntee itsensä arvostetuksi ja tervetulleeksi, voi auttaa häntä sopeutumaan työympäristöön itsevarmemmin ja vähemmällä stressillä.
Muistakaa puhutella uutta työntekijää etu- ja sukunimellä ja käyttäkää mielenkiintoisia anekdootteja aina kun mahdollista. Jäikö jokin heidän haastatteluprosessissaan mieleen? Tekikö heidän ansioluettelonsa teihin vaikutuksen? Tuovatko he pöytään jotain uutta, joka auttaa viemään liiketoimintaanne eteenpäin? Pieni kehu voi auttaa merkittävästi uutta tiimin jäsentä tuntemaan olonsa mukavaksi ja tervetulleeksi.
Säilyttäkää ammattimainen sävy tervetulosähköpostissanne, mutta välttäkää olemasta liian muodollisia, sillä se voi saada työympäristön tuntumaan tunkkaiselta.
2. Tarjotkaa ohjausta
Ystävällisyys kantaa pitkälle, kun toivotetaan uusi tiimin jäsen tervetulleeksi. Jokaisen ensimmäinen päivä tai jopa viikko uudessa työssä voi tuntua ylivoimaiselta ja hämmentävältä, joten vinkkien ja ohjauksen tarjoaminen voi olla erittäin hyödyllistä uusille työntekijöille, jotka yrittävät löytää jalansijaa.
Uusien työntekijöiden on tunnettava olevansa tuettuja ja heidän tulisi tietää, kenen puoleen kääntyä, jos heillä on kysyttävää työhön liittyvistä asioista. Tervetuloa tiimiin -viestin tulisi ojentaa auttava käsi tulokkaille ja kertoa heille, että olette käytettävissä kysymyksiä varten, jos niitä ilmenee.
3. Sisällyttäkää tärkeät tiedot
Uuden työntekijän nimen lisäksi haluatte varmistaa, että sisällytätte hänen tittelinsä ja muut olennaiset tiedot.
Työskentelevätkö he tietyllä osastolla? Hoitavatko he projekteja heti? Työskentelevätkö he muiden työntekijöiden rinnalla vai johtajan alaisuudessa? Tärkeiden tietojen kertominen uudesta työntekijästä muulle henkilöstölle voi auttaa heitä tutustumaan toisiinsa paremmin.
Lopuksi varmistakaa, että uusi tiimin jäsen tietää tärkeistä työsäännöistä, joita ei ole vielä kerrottu. Onko lounas aina tiettyyn aikaan? Onko tiimeillä säännöllisiä kokouksia keskiviikkoisin? Varmistakaa, että uudella työntekijällä on vahva ymmärrys yrityskulttuurista ja työnkulusta, jotta hän voi tuntea olonsa mukavammaksi ja vähemmän eksyneeksi ensimmäisenä päivänään.
4. Rohkaiskaa tiimin yhteyttä
Kun lähetätte ”tervetuloa tiimiimme” -sähköpostin, ette lähetä viestiä vain uudelle tiimin jäsenelle, vaan lähetätte yrityksen laajuisen sähköpostin kaikille mukana oleville. Rohkaiskaa tiimiänne esittelemään itsensä uudelle työntekijälle, mikä voi auttaa helpottamaan parempaa perehdytyskokemusta ja motivoimaan uusia työntekijöitä tapaamaan työkavereita ja omaksumaan yrityskulttuurin.
20 ”tervetuloa tiimiin” -viestimallia eri tilanteisiin
Ettekö ole varmoja, miten toivottaa joku tervetulleeksi tiimiin lämpimällä viestillä? Alta löydätte 20 erilaista tervetulomallia, joita voitte kopioida ja liittää tai muokata omiin tarpeisiinne:
Yleiset skenaariot
Seuraavat sähköpostimallit voi lähettää rekrytoiva päällikkö, pomo tai toimitusjohtaja toivottaakseen uuden työntekijän tervetulleeksi tiimiin.
1. Yleinen tervetulosähköposti
Hei tiimi,
Haluaisin käyttää hetken toivottaakseni [uuden työntekijän nimi] tervetulleeksi yritykseen. Hän teki meihin todellisen vaikutuksen haastatteluprosessin aikana, ja olemme innoissamme saadessamme hänet mukaan.
Esitelkää itsenne, kun teillä on hetki aikaa, ja jakakaa jokin neuvo, joka olisi auttanut teitä sopeutumaan ensimmäisenä päivänänne. Lopuksi muistakaa aina pitää lounas puolenpäivän aikaan — parkkipaikalla on loistava ruokarekka keskiviikkoisin.
Jos teillä on kysyttävää, olemme kaikki täällä auttamassa. Tervetuloa mukaan!
2. Slack-viesti
Tiimi, haluaisin käyttää hetken esitelläkseni uuden työntekijämme [uuden työntekijän nimi]. Esitelkää itsenne chatissa ja saakaa hänet tuntemaan itsensä tervetulleeksi! Olemme iloisia saadessamme hänet joukkoomme, emmekä malta odottaa, että hän ottaa logistiikkaosaston johdettavakseen. Tervetuloa tiimiin!
3. Etätyöntekijän tai freelancerin tervetulotoivotus
Tiimi, olen iloinen voidessani ilmoittaa, että meillä on uusi etätyöntekijä/freelancer, joka liittyy joukkoomme [sijainti]. Antakaa [uusi työntekijä] lämpimin tervetulotoivotuksenne. Odotamme kaikki innolla työskentelyä kanssasi — jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi kysyä.
4. Harjoittelijan tervetulotoivotus
Hei tiimi, liittykää seuraani toivottamaan uusin harjoittelijamme [nimi] tervetulleeksi yritykseen. [Nimi] avustaa meitä päivittäisissä tehtävissä, mukaan lukien tutkimus, puheluihin vastaaminen, muistiinpanojen tekeminen ja paljon muuta. Varmistetaan, että hän tuntee olonsa tervetulleeksi ensimmäisenä päivänään ja autetaan vastaamaan kaikkiin kysymyksiin, joita hänellä saattaa olla.
5. Ryhmän tervetulotoivotus (useita työntekijöitä)
Hei kaikille, toivotetaan uusin työntekijäryhmämme tervetulleeksi tiimiin tänään. Joukkoomme liittyvät [nimi ja titteli; nimi ja titteli; nimi ja titteli]. Jokainen heistä on jännittävä uusi lisäys yritykseemme, enkä malta odottaa näkeväni, mitä he tuovat pöytään. Esitelkää itsenne, kun näette heidät rakennuksessa tänään, ja olkaa valmiita vastaamaan kysymyksiin, kun niitä ilmenee.
Miten toivottaa joku tervetulleeksi tiimiin — työkaverina
Käyttäkää yhtä seuraavista esimerkeistä lähettääksenne lyhyen tervetuloviestin uudelle tiimin jäsenelle.
- Hei [nimi]! Tervetuloa tiimiin, olemme niin iloisia saadessamme sinut tänne! Kerrothan meille, jos sinulla on kysyttävää. Odotan innolla työskentelyä kanssasi!
- Tervetuloa, [nimi]! Olen kuullut hyvää ja en malta odottaa yhteistyötä! Tiimi lounastaa puolenpäivän aikaan, jos haluat liittyä seuraamme — esittelemme mielellämme toimistoa.
- Onnittelut uudesta keikasta! Kerro, jos sinulla on kysyttävää. Olemme innoissamme saadessamme sinut tänne.
- Hei, [nimi]! Olemme niin onnellisia saadessamme sinut tänne. Ensimmäiset päivät voivat olla hermostuttavia, joten kerrothan, jos on jotain, missä minä tai joku muu voimme auttaa. Upeaa ensimmäistä päivää!
- Onnittelut, [nimi]! Onnellista saada sinut mukaan. Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi kysyä. Ja liity ihmeessä seuraamme happy hourille klo 17!
- Hei, [nimi]! Tulet sopimaan joukkoon loistavasti. Jos tarvitset apua taukohuoneen (tai ilmaisten välipalojen) löytämisessä, kerro vain minulle! Näytän mielelläni paikkoja.
- Tervetuloa, [nimi]! Ennen kuin asetut taloksi, muista hyödyntää pohjaton kahvi aulassa. Jääkaapissa on myös mantelimaitoa, joka on vapaassa käytössä. Kippis!
- Olemme kuulleet niin paljon sinusta ja emme malta odottaa oppia asiantuntemuksestasi. Pidetään nopea 10 minuutin tauko lounaan jälkeen, jotta voimme perehdyttää sinut uusiin projekteihin, joiden parissa tulet työskentelemään.
- Tervetuloa! Jos sinulla on vaikeuksia tänään, muista vain, että olemme kaikki olleet samassa tilanteessa. Puhu vapaasti kenelle tahansa meistä, jos sinulla on kysymyksiä tai huolia. Onnea matkaan!
- Luojan kiitos olet täällä, kukaan meistä ei tiedä mitä olemme tekemässä! Vitsailen vain, tulet pärjäämään hienosti.
- Hei, [nimi]! Tärkein asia, joka sinun on tiedettävä tänään? Hissi on melkein aina epäkunnossa, mutta portaat toimivat loistavasti! Ainakin saat askeleita kerrytettyä.
- Tervetuloa tiimiin, [nimi]. Olemme niin innoissamme työskentelemään kanssasi ja oppimaan lisää prosessistasi.
- Teemme kovasti töitä, mutta jonkunhan se on tehtävä. Tervetuloa tiimiin, hoidetaan homma kotiin!
- Haluat varmasti tarkistaa emoji-kirjaston, joka meillä on Slackissa, jos et ole sitä jo tehnyt. Tervetuloa porukkaan!
- Tule paikalle muutama minuutti etuajassa maanantaina, niin saat ensimmäisenä parhaat donitsit. Ole hyvä!
Tervetuloviestin tarkistuslista
- Onko viestinne henkilökohtainen?
- Oletteko tarkistaneet uuden työntekijän nimen oikeinkirjoituksen?
- Onko tervetuloviestinne lämmin ja ystävällinen sekä sävyltään innostunut mutta ammattimainen?
- Toitteko selkeyttä työympäristöön?
- Oletteko varmistaneet, että käsittelette yrityksen säännöt, jotka uuden työntekijän tulisi tietää ensimmäisenä päivänä?
- Oletteko rohkaisseet työkavereitanne esittelemään itsensä ja tarjoamaan tukeaan?
Kirjoittakaa paras perehdytysviestinne Scribellä
”Tervetuloa tiimiin” -sähköpostit ovat olennainen osa perehdytysprosessia, joka voi auttaa johtamaan parempaan työntekijöiden säilytykseen ja tyytyväisyyteen. Nyt kun tiedätte, kuinka tärkeä vahva tervetuloa tiimiin -viesti on, antakaa Scriben auttaa teitä laatimaan paras mahdollinen sellainen.
Scribe on sisäänrakennettu kirjoitusavustaja, joka voi auttaa teitä kirjoittamaan kaiken tervetulosähköposteista ja myyntipuheista yritystiedusteluihin ja muuhun. Sen avulla voitte kirjoittaa, tiivistää, oikolukea ja muotoilla kaiken sähköpostikirjeenvaihtonne, tallentaen aikaa, jotta voitte keskittyä tärkeimpiin projekteihinne. Ja Scribe tekee kaiken tämän suojaten arkaluontoisimpia tietojanne.
Oletteko valmiita antamaan Scriben tehdä raskaan työn puolestanne? Rekisteröitykää yrityssähköpostitiliin Proton Maililla tänään ja liittykää miljoonien käyttäjien joukkoon, jotka luottavat Protoniin sähköpostinsa ja tietojensa osalta joka päivä.
