문서 관리 시스템(DMS)은 사무실의 서류 캐비닛에 해당하는 소프트웨어입니다. 귀하의 비즈니스가 기밀 문서를 저장, 분류, 정리 또는 보호하는 곳입니다. 귀하는 아마 이미 하나쯤은 구축하고 계실 것입니다.

이는 Google 드라이브, SharePoint 또는 귀하가 직접 구축한 사내 비즈니스 클라우드 저장공간 시스템일 수 있습니다. 귀하는 이를 통해 계약서, 인보이스, 은행 명세서, 직원 기록 또는 제품 브로셔를 수집하고 계실지도 모릅니다. 하지만 귀하가 이러한 문서를 관리하는 방식은 귀하가 천문학적인 금융 손실, 업계 패널티 및 규제 처분에 직면하게 되는 원인이 될 수도 있습니다.

왜일까요? DMS 시스템은 귀하의 문서를 정돈하기 위해 구축된 것이지, 최근 몇 년 동안 발생한 위협으로부터 데이터를 보호하기 위해 구축된 것이 아니기 때문입니다.

보안 문서 관리가 실제로 어떤 모습인지, 그리고 귀하가 지금 사용 중인 시스템이 이를 제공하지 못할 수 있는 이유가 여기에 있습니다.

문서 관리 시스템이란 무엇인가요?

문서 관리 시스템은 디지털 문서를 저장, 추적 및 배포하기 위해 중앙 저장소로 사용되는 모든 소프트웨어를 의미합니다. 적절한 저장공간 관행을 적용하면 DMS는 물리적 서류 작업의 필요성을 삭제해 주며, 추적하기 어려운 보관된 파일을 쉽게 확인할 수 있는 상태로 유지해 줍니다.

DMS는 귀하에게 다음을 지원할 수 있습니다::

  • 파일 저장 및 정리: 한때 폴더, 이메일 첨부 파일 및 실물 파일에 흩어져 있던 모든 문서를 누가 언제 생성했는지에 관계없이 단 한 번의 검색으로 접근하고 검색할 수 있는 단일 국가에서 보관합니다.
  • 파일을 보거나 기여한 사람 추적: 귀하는 전체 승인 프로세스의 구조화된 보기를 확인하여 문서 수정을 재확인할 수 있습니다. 권한 및 자격 증명 관리 설정을 통해 내부 노출을 제한하고 민감한 기록을 안전하게 유지할 수도 있습니다.
  • 방어 가능한 감사 내역 유지: 사전 정의된 규칙은 규정 준수 표준을 충족할 수 있도록 귀하가 특정 기간이 지난 후 문서를 보관함으로 이동하거나 삭제하는 데 도움을 줍니다. 또한 모든 조회, 편집 또는 다운로드를 추적하여 규제 기관에 대해 설명 책임을 유지할 수 있습니다.
  • 승인 워크플로우 자동화: 알림 및 경고를 통해 승인 요청 단계, 결재 단계 및 검토 주기로 문서를 전달할 수 있으므로, 귀하가 직접 사람들을 찾아다니며 일일이 확인할 필요가 없습니다.

가장 일반적인 세 가지 문서 관리 시스템 — 그리고 이들이 귀하의 데이터를 보호하지 못하는 이유

아래의 세 가지 플랫폼은 협업과 확장을 위해 구축되었으며, 두 가지 모두를 제공합니다. 그러나 비즈니스는 DMS에 그 이상을 요구해야 합니다.

보안 사고는 매일 발생하며, 특히 중소기업이 위험에 처해 있습니다. 작년 한 해 동안 무려 중소기업의 25%가 보안 사고나 사이버 공격을 겪었습니다. 귀하의 비즈니스가 침해당하지 않더라도, GDPR, HIPAA 등의 규정은 사전적으로 데이터를 보호하도록 의무화하고 있기 때문에 이러한 규정을 준수하지 못하거나 ISO 27001과 같은 표준에 따른 감사를 통과하지 못할 수 있습니다. 취약성 자체가 처벌의 근거가 됩니다.

보안을 염두에 두고, 많은 IT 관리자와 CEO들이 기본적으로 선택하는 플랫폼을 분석해 보겠습니다.

Microsoft SharePoint

왜 이것이 사무실의 기본 설정인가요: SharePoint는 Microsoft 365 생태계에 깊이 첨부되어 있으며, 이미 Outlook, Teams 또는 Excel을 사용 중인 비즈니스에 가장 저항이 적은 경로입니다. 대량의 문서를 핸들하며, 세부적인 권한 설정을 지원하고, 추가적인 설정 없이도 나머지 Microsoft 스택과 통합됩니다. Microsoft 365를 주로 사용하는 팀에게는 효과적입니다.

보안 위험을 초래하는 방식: SharePoint의 취약성은 주로 구조적인 문제입니다. Microsoft의 광범위한 데이터 접근 모델에 따라 작동하므로, 서비스 제공, 규정 준수 및 법 집행 요청을 포함한 목적으로 Microsoft가 귀하의 저장된 콘텐츠에 접근할 수 있는 권한을 보유함을 의미합니다. 암호화가 적용되지만 키는 Microsoft가 보유합니다. 귀하의 문서는 외부 공격자로부터는 보호되지만 플랫폼 자체로부터는 보호되지 않습니다. 또한 SharePoint는 잘못된 설정 문제의 역사가 있습니다. 지나치게 관대한 공유 설정은 설정하기 쉽고 잊어버리기도 쉬우며, 명확한 소유권이나 만료일 없이 여러 팀 간에 공유되는 문서와 같은 내부 데이터의 무질서한 확산은 일반적인 규정 준수 실패 모드입니다.

대신 찾아야 할 요소: 정책이 아닌 설계상으로 공급업체가 귀하의 콘텐츠에 접근할 수 없는 시스템입니다. 귀하가 직접 제어하는 키를 사용하는 종단 간 암호화, 명확한 데이터 보관 위치 보장, 그리고 개방적인 접근보다는 최소 권한으로 기본 설정되는 공유 설정을 찾아보세요.

Google 드라이브

왜 이것이 사무실의 기본 설정인가요: Google 드라이브는 이미 Google 생태계 — Gmail, Docs, Sheets, Meet — 에 속한 비즈니스의 기본 선택지입니다. 설정이 빠르고 IT 오버헤드가 없으며, 실시간 협업 기능은 진정으로 업계 최고 수준입니다. 빠르게 일 처리를 해야 하는 소규모 팀에게는 유용합니다.

보안 위험을 초래하는 방식: Google의 비즈니스 모델은 데이터를 기반으로 구축되었습니다. Google Workspace 계약 하에서도 Google은 서비스 개선, 광고 인프라 및 법적 요청 준수를 위해 귀하의 콘텐츠를 처리할 수 있는 광범위한 권한을 보유합니다. SharePoint와 마찬가지로 암호화는 표준이지만, 키는 Google이 보유합니다. 또한 데이터 확산 문제도 있습니다. 드라이브는 외부로 문서를 쉽게 공유할 수 있도록 하므로, 종종 원래 소유자가 인지하지 못한 채 민감한 파일에 링크를 가진 모든 사람이 접근할 수 있게 될 수 있습니다.

대신 찾아야 할 요소: 귀하의 문서를 처리해야 할 데이터가 아니라 귀하의 자산으로 취급하는 플랫폼입니다. 공급업체가 어떠한 경우에도 귀하의 파일을 읽을 수 없는 제로 액세스 암호화 및 단순한 클릭 한 번이 아닌 신중한 작업이 필요한 외부 공유 제어 기능을 지원하는지 확인하세요.

Dropbox

왜 이것이 사무실의 기본 설정인가요: Dropbox는 심플함으로 명성을 쌓았습니다. 기기 간에 파일을 즉시 동기화하고, 타사 도구와 잘 연동되며, 학습 곡선이 낮아 소규모 팀과 프리랜서에게 인기가 많습니다. 단순한 파일 저장공간 및 공유의 경우, 사용 편의성 측면에서 흠잡을 데가 없습니다.

보안 위험을 초래하는 방식: Dropbox는 전송 중 및 보관 중인 파일을 암호화하지만, 이번에도 암호화 키는 자체적으로 보유합니다. 이는 Dropbox 직원과 더 확장하여 정부의 요청으로 귀하의 콘텐츠에 접근할 수 있음을 의미합니다. 또한 주목할 만한 보안 사고 이력이 있습니다. 2012년의 한 사고로 6800만 명의 사용자 자격 증명이 노출되었으며, 플랫폼은 해당 보안 사고의 규모를 공개하는 데 걸린 시간에 대해 비판을 받았습니다. 규제 대상 데이터를 취급하는 비즈니스의 경우, Dropbox의 규정 준수 보장 범위가 엔터프라이즈 대안보다 좁기 때문에 GDPR 또는 HIPAA 요구 사항과의 격차가 발생할 수 있습니다.

대신 찾아야 할 요소: 처음부터 사이버 보안 규정 준수를 위해 구축된 저장공간입니다. 종단 간 암호화, 문서화된 데이터 보관 위치를 제공하며, 계약상의 금지가 아닌 기술적으로 귀하의 파일에 대한 접근이 불가능하도록 설계된 아키텍처를 갖춘 공급업체를 선택하세요.

보안 문서 관리가 실제로 어떤 모습인지 알아보기

아래의 세 가지 플랫폼이 실수로 불안전하게 설계된 것은 아닙니다. 이들은 협업과 확장을 위해 구축되었으며, 실제로 이를 제공합니다. 단지 보안은 해당 공급업체들이 해결하고자 했던 문제가 아니었을 뿐입니다.

데이터 보안이 귀하의 비즈니스에서 우선순위라면, 다음은 겉모습만 안전해 보이는 DMS와 진정으로 안전한 DMS를 구분 짓는 기능들입니다.

  • 영지식 암호화: DMS는 문서가 귀하의 기기를 떠나기 전에 문서를 암호화해야 합니다. 즉, 공급업체는 서비스 제공이나 법적 요청에 대한 응답 등 어떠한 경우에도 귀하의 콘텐츠에 접근할 수 없습니다. 공급업체가 암호화 키를 보유하고 있다면 귀하는 그들의 정책을 신뢰하게 되는 것입니다. 설계상 키를 보유할 수 없다면 귀하가 신뢰할 필요가 없습니다.
  • 오픈 소스 아키텍처 및 독립적인 감사: 보안에 대한 주장은 누구나 쉽게 할 수 있습니다. 아키텍처가 누구나 검사할 수 있는 오픈 소스이며 단순한 내부 주장이 아닌 독립적인 타사 감사를 통해 보안 상태가 검증된 공급업체를 찾으세요.
  • 공인된 규정 준수 인증: ISO 27001, SOC 2 Type II 및 HIPAA 인증은 단순히 체크하기 위한 항목이 아닙니다. 이는 공급업체의 보안 통제가 외부 표준에 따라 테스트되었다는 증거입니다. 귀하가 규제 산업에 종사하는 경우, 이는 필수 사항입니다.
  • 관할권 및 데이터 보관 위치: 공급업체의 본사 위치에 따라 귀하의 데이터에 대한 접근을 강제할 수 있는 정부가 결정됩니다. 미국에 기반을 둔 플랫폼은 CLOUD 법의 적용을 받습니다. 귀하의 문서에 어떤 법이 적용되는지, 그리고 그것이 귀하의 비즈니스에 수용 가능한지 확인하세요.
  • 개인정보를 보호하는 AI: DMS에 AI 기능이 포함되어 있다면, AI가 귀하의 문서 내용을 보지 않고 작동하는지, 그리고 귀하의 데이터가 기본 모델의 학습에 사용되지 않는지 확인하세요.

귀하의 데이터를 실제로 보호하는 DMS 선택하기

귀하가 선택하는 문서 관리 시스템은 귀하가 보관하는 동안 귀하의 비즈니스에서 가장 민감한 파일에 접근할 수 있는 사람을 결정합니다. Proton Workspace는 안전한 문서 저장공간과 팀 협업 도구를 결합하여, 공급업체에 귀하의 데이터 키를 양도하지 않고도 귀하의 비즈니스에 필요한 협업 기능을 제공합니다.