Sistemele de gestionare a documentelor (DMS) sunt echivalentul software al unui dulap de documente de birou. Aici compania dvs. stochează, categorizează, organizează sau securizează documente clasificate. Probabil că aveți deja un astfel de sistem implementat.

Ar putea fi Google Drive, SharePoint sau un sistem intern de stocare în cloud pentru companii pe care l-ați creat dvs. înșivă. L-ați putea folosi pentru a colecta contracte, facturi, extrase de cont, dosare ale angajaților sau broșuri de produse. Însă modul în care gestionați aceste documente ar putea fi, de asemenea, motivul pentru care vă confruntați cu pierderi financiare astronomice, penalități din partea industriei și măsuri de reglementare.

De ce? Deoarece sistemele DMS au fost create pentru a vă menține documentele în ordine, nu pentru a proteja datele de amenințările apărute în ultimii ani.

Iată cum arată de fapt o gestionare securizată a documentelor și de ce este posibil ca sistemul pe care îl utilizați în prezent să nu o ofere.

Ce este un sistem de gestionare a documentelor?

Un sistem de gestionare a documentelor este orice software utilizat ca depozit central pentru a stoca, urmări și distribui documente digitale. Cu practicile corecte de stocare, un DMS poate elimina necesitatea documentelor fizice pe suport de hârtie și menține la îndemână fișierele arhivate greu de urmărit.

Un DMS vă poate ajutor să::

  • Stocați și organizați fișiere: Într-un singur loc în care fiecare document care odinioară era împrăștiat în foldere, atașamente de e-mail și fișiere fizice este accesibil și poate fi găsit printr-o singură căutare, indiferent de cine l-a creat sau când.
  • Urmăriți cine a văzut sau a contribuit la un fișier: Puteți vedea o vizualizare structurată a întregului proces de semnare pentru a verifica de două ori modificările aduse documentului. Cu setări de permisiuni și de gestionare a acreditărilor, puteți, de asemenea, să limitați expunerea internă și să păstrați în siguranță documentele sensibile.
  • Mențineți o pistă de audit justificabilă: Regulile predefinite vă pot ajuta să arhivați sau să ștergeți documente după perioade definite, pentru a ajuta la respectarea standardelor de conformitate. De asemenea, puteți urmări fiecare vizualizare, editare sau descărcare pentru a rămâne responsabil în fața autorităților de reglementare.
  • Automatizați fluxurile de lucru pentru aprobare: Notificările și alertele pot direcționa documentele prin etape de solicitări de aprobare, etape de semnare și cicluri de revizuire, astfel încât să nu trebuiască să urmăriți persoanele fizic.

Cele mai comune trei sisteme de gestionare a documentelor — și de ce nu vă protejează datele

Cele trei platforme de mai jos au fost create pentru colaborare și scalabilitate, și le oferă pe amândouă. Însă companiile ar trebui să își dorească mai mult de la sistemul lor DMS.

Au loc încălcări ale securității datelor în fiecare zi, iar IMM-urile sunt expuse unui risc deosebit. Până la 25% dintre IMM-uri au suferit o încălcare sau un atac cibernetic anul trecut. Și chiar dacă compania dvs. nu suferă o încălcare, ați putea să nu mai respectați reguli precum GDPR, HIPAA sau să picați auditurile pentru standarde precum ISO 27001 deoarece acestea impun protecția proactivă a datelor. Vulnerabilitatea în sine reprezintă un motiv de penalizare.

Având în vedere securitatea, analizăm platformele pe care mulți manageri IT și CEO le aleg în mod implicit.

Microsoft SharePoint

De ce este opțiunea implicită a biroului: SharePoint este profund încorporat în ecosistemul Microsoft 365, ceea ce îl face calea celei mai mici rezistențe pentru companiile care rulează deja Outlook, Teams sau Excel. Gestionează volume mari de documente, oferă asistență pentru setări granulare de permisiuni și se integrează cu restul suitei Microsoft fără configurare suplimentară. Pentru echipele care folosesc Microsoft 365, acesta funcționează.

Cum introduce riscuri de securitate: Vulnerabilitățile SharePoint sunt în mare parte structurale. Acesta funcționează conform modelului larg de accesare a datelor al Microsoft — ceea ce înseamnă că Microsoft își rezervă capacitatea de a vă accesa conținutul stocat în scopuri care includ furnizarea de servicii, conformitatea și solicitările de aplicare a legii. Criptarea este aplicată, dar Microsoft deține cheile. Documentele dvs. sunt protejate de atacatorii externi, dar nu și de platformă în sine. SharePoint are, de asemenea, un istoric de probleme de configurare greșită: setările de partajare prea permisive sunt ușor de setat și ușor de uitat, iar extinderea necontrolată a datelor interne — documente partajate între echipe fără o proprietate sau un termen de expirare clare — este un mod comun de eșec al conformității.

Ce să căutați în schimb: Un sistem în care furnizorul nu vă poate accesa conținutul prin proiectare — nu prin politică. Căutați criptare de la un capăt la altul cu chei pe care le controlați dvs., angajamente clare privind rezidența datelor și setări de partajare care sunt implicit setate pe cel mai mic privilegiu, mai degrabă decât pe accesare deschisă.

Google Drive

De ce este opțiunea implicită a biroului: Google Drive este alegerea implicită pentru companiile aflate deja în ecosistemul Google — Gmail, Docs, Sheets, Meet. Este rapid de configurat, nu necesită costuri administrative IT, iar caracteristicile sale de colaborare în timp real sunt cu adevărat cele mai bune din clasa lor. Pentru echipele mici care trebuie să se miște rapid, își face treaba.

Cum introduce riscuri de securitate: Modelul de afaceri al Google este bazat pe date. Chiar și în cadrul unui acord Google Workspace, Google își păstrează drepturi largi de a vă procesa conținutul — pentru îmbunătățirea serviciilor, infrastructura publicitară și conformitatea cu solicitările legale. La fel ca în cazul SharePoint, criptarea este standard, dar Google deține cheile. Există, de asemenea, problema extinderii necontrolate: Drive face ca partajarea documentelor în exterior să fie lipsită de efort, ceea ce înseamnă că fișierele sensibile pot ajunge în mod discret accesibile oricui are un link, adesea fără ca proprietarul inițial să își dea seama.

What to look for instead: O platformă care vă tratează documentele ca fiind ale dvs. — nu ca date care urmează să fie procesate. Criptare cu acces zero, în care furnizorul nu vă poate citi fișierele în nicio circumstanță, și controale externe de partajare care necesită o acțiune deliberată mai degrabă decât un singur clic.

Dropbox

De ce este opțiunea implicită a biroului: Dropbox și-a construit reputația pe simplitate. Sincronizează instantaneu fișierele pe toate dispozitivele, funcționează bine cu instrumente de la terți și are o curbă de învățare lină, ceea ce îl face popular în rândul echipelor mai mici și al liber-profesioniștilor. Pentru stocarea și partajarea simplă a fișierelor, este greu de criticat din punct de vedere al utilizabilității.

Cum introduce riscuri de securitate: Dropbox criptează fișierele în tranzit și în repaus — dar, din nou, deține singur cheile de criptare. Acest lucru înseamnă că angajații Dropbox și, prin extensie, solicitările guvernamentale, vă pot accesa conținutul. De asemenea, are un istoric notabil de încălcări: un incident din 2012 a expus acreditările a 68 de milioane de utilizatori, iar platforma s-a confruntat cu critici pentru timpul necesar pentru a dezvălui amploarea acelei încălcări. Pentru companiile care gestionează date reglementate, acoperirea conformității Dropbox este, de asemenea, mai redusă decât a alternativelor enterprise, ceea ce poate crea lacune în raport cu cerințele GDPR sau HIPAA.

Ce să căutați în schimb: Stocare concepută de la zero pentru conformitatea cu securitatea cibernetică — cu criptare de la un capăt la altul, rezidență documentată a datelor și un furnizor a cărui arhitectură face ca accesarea fișierelor dvs. să fie imposibilă din punct de vedere tehnic, nu doar interzisă prin contract.

Cum arată de fapt o gestionare securizată a documentelor

Cele trei platforme de mai jos nu sunt nesigure din întâmplare. Au fost create pentru colaborare și scalabilitate, și le oferă pe amândouă. Securitatea nu a fost problema pe care acei furnizori încercau să o rezolve.

Dacă securitatea datelor este o prioritate pentru compania dvs., acestea sunt caracteristicile care diferențiază un DMS cu adevărat securizat de unul care doar pare astfel.

  • Criptare cu cunoștințe zero: DMS-ul dvs. ar trebui să vă cripteze documentele înainte ca acestea să vă părăsească dispozitivul. Acest lucru înseamnă că furnizorul nu are niciodată acces la conținutul dvs. — nici pentru furnizarea de servicii, nici ca răspuns la solicitări legale. Dacă furnizorul deține cheile de criptare, vă încredeți în politica acestuia. Dacă nu le poate deține prin proiectare, nu trebuie să o faceți.
  • Arhitectură cu cod sursă public și audituri independente: Afirmațiile privind securitatea sunt ușor de făcut. Căutați furnizori a căror arhitectură este cu cod sursă public — ceea ce înseamnă că oricine o poate inspecta — și a căror postură de securitate este verificată prin audituri independente efectuate de terți, nu doar prin afirmații interne.
  • Certificări de conformitate recunoscute: Certificările ISO 27001, SOC 2 Type II și HIPAA nu sunt doar simple căsuțe de bifat. Ele reprezintă dovada că controalele de securitate ale unui furnizor au fost testate în raport cu un standard extern. Dacă activați într-o industrie reglementată, acestea nu sunt opționale.
  • Jurisdicție și rezidență a datelor: Locul în care se află sediul furnizorului dvs. determină ce guverne pot impune accesarea datelor dvs. Platformele cu sediul în SUA intră sub incidența CLOUD Act. Asigurați-vă că știți ale cui legi vă guvernează documentele — și dacă acest lucru este acceptabil pentru compania dvs.
  • Inteligență artificială care protejează confidențialitatea: Dacă DMS-ul dvs. include caracteristici de IA, confirmați că IA funcționează fără vizibilitate asupra conținutului documentelor dvs. — și că datele dvs. nu sunt utilizate pentru a antrena modelul de bază.

Alegerea unui DMS care vă protejează de fapt datele

Sistemul de gestionare a documentelor pe care îl alegeți determină cine poate vedea cele mai sensibile fișiere ale companiei dvs. atât timp cât le păstrați. Proton Workspace asociază stocarea securizată a documentelor cu instrumente de colaborare în echipă, astfel încât compania dvs. beneficiază de caracteristicile de colaborare de care aveți nevoie, fără a oferi unui furnizor cheile datelor dvs.