Giải thích về hệ thống quản lý tài liệu: tính năng, phân loại và nền tảng

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là phần mềm tương đương với tủ hồ sơ của văn phòng. Đây là nơi doanh nghiệp lưu trữ, phân loại, sắp xếp hoặc bảo mật tài liệu mật. Có thể doanh nghiệp đã cài đặt sẵn một hệ thống như vậy.

Đó có thể là Google Drive, SharePoint hoặc hệ thống lưu trữ đám mây doanh nghiệp nội bộ tự xây dựng. Hệ thống này có thể được sử dụng để thu thập hợp đồng, hóa đơn, sao kê ngân hàng, hồ sơ nhân viên hoặc tài liệu giới thiệu sản phẩm. Nhưng cách quản lý những tài liệu này cũng có thể là lý do dẫn đến tổn thất tài chính khổng lồ, các hình phạt trong ngành và biện pháp xử lý theo quy định.

Tại sao? Bởi vì các hệ thống DMS được xây dựng để sắp xếp tài liệu ngăn nắp chứ không phải để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa mới xuất hiện trong những năm gần đây.

Dưới đây là mô hình quản lý tài liệu an toàn trên thực tế và lý do tại sao hệ thống đang được sử dụng hiện tại có thể không đáp ứng được điều đó.

Hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu là bất kỳ phần mềm nào được sử dụng làm kho lưu trữ trung tâm để lưu trữ, theo dõi và phân phối tài liệu kỹ thuật số. Với các phương pháp lưu trữ phù hợp, DMS có thể xóa bỏ nhu cầu sử dụng giấy tờ vật lý và giúp dễ dàng tiếp cận các tệp lưu trữ khó theo dõi.

DMS có thể hỗ trợ::

• Lưu trữ và sắp xếp các tệp: Tại một vị trí duy nhất, nơi mọi tài liệu từng nằm rải rác trong các thư mục, tập tin đính kèm email và hồ sơ vật lý đều có thể truy cập và tìm kiếm được trong một lần tìm kiếm, bất kể người tạo hoặc thời gian tạo.
• Theo dõi người đã xem hoặc đóng góp vào tệp: Có thể xem cấu trúc của toàn bộ quy trình phê duyệt để kiểm tra kỹ các sửa đổi đối với tài liệu. Với các cài đặt quyền hạn và quản lý thông tin đăng nhập, doanh nghiệp cũng có thể hạn chế tiếp cận nội bộ và bảo mật các hồ sơ nhạy cảm.
• Duy trì nhật ký kiểm tra đáng tin cậy: Các quy tắc được xác định trước có thể giúp lưu trữ hoặc xóa tài liệu sau các khoảng thời gian xác định, nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi mọi lượt xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống để duy trì trách nhiệm giải trình với các cơ quan quản lý.
• Tự động hóa quy trình phê duyệt: Thông báo và cảnh báo có thể chuyển tài liệu qua các giai đoạn yêu cầu phê duyệt, ký duyệt và chu kỳ xem xét, nhờ đó không cần phải trực tiếp đôn đốc mọi người.

Ba hệ thống quản lý tài liệu phổ biến nhất — và lý do tại sao chúng không bảo vệ dữ liệu

Ba nền tảng dưới đây được xây dựng để cộng tác và mở rộng quy mô, và chúng đáp ứng được cả hai yếu tố đó. Nhưng các doanh nghiệp cần nhiều hơn thế từ DMS của mình.

Các vụ vi phạm dữ liệu xảy ra hàng ngày và các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) là đối tượng đặc biệt gặp rủi ro. Có tới 25% doanh nghiệp vừa và nhỏ đã phải chịu một vụ vi phạm hoặc tấn công mạng vào năm ngoái. Và ngay cả khi doanh nghiệp không bị vi phạm, doanh nghiệp vẫn có thể không tuân thủ các quy định như GDPR, HIPAA hoặc không đạt các cuộc kiểm toán theo các tiêu chuẩn như ISO 27001 vì những quy chuẩn này bắt buộc phải bảo vệ dữ liệu chủ động. Bản thân lỗ hổng bảo mật đã là cơ sở để xử phạt.

Xét dưới góc độ bảo mật, bài viết này sẽ phân tích các nền tảng mà nhiều quản lý CNTT và CEO lựa chọn theo mặc định.

Microsoft SharePoint

Lý do đây là lựa chọn mặc định của văn phòng: SharePoint được nhúng sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365, khiến đây trở thành đường dẫn ít trở ngại nhất cho các doanh nghiệp đang chạy Outlook, Teams hoặc Excel. Hệ thống xử lý khối lượng tài liệu lớn, hỗ trợ cài đặt quyền chi tiết và tích hợp với phần còn lại của hệ thống Microsoft mà không cần cấu hình bổ sung. Đối với các đội ngũ hoạt động trên Microsoft 365, hệ thống này hoạt động hiệu quả.

Cách hệ thống này gây ra rủi ro bảo mật: Các lỗ hổng của SharePoint phần lớn mang tính cấu trúc. Hệ thống hoạt động theo mô hình truy cập dữ liệu rộng rãi của Microsoft — nghĩa là Microsoft vẫn giữ quyền truy cập nội dung được lưu trữ cho các mục đích bao gồm cung cấp dịch vụ, tuân thủ và đáp ứng yêu cầu của cơ quan pháp luật. Mã hóa được áp dụng, nhưng Microsoft nắm giữ các khóa. Tài liệu được bảo vệ khỏi những kẻ tấn công bên ngoài, nhưng không thể tránh khỏi chính nền tảng này. SharePoint cũng có lịch sử xảy ra các sự cố cấu hình sai: các cài đặt chia sẻ quá lỏng lẻo rất dễ thiết lập và dễ bị lãng quên, và tình trạng phân tán dữ liệu nội bộ — tài liệu được chia sẻ giữa các đội ngũ mà không rõ quyền sở hữu hoặc thời hạn hết hạn — là một chế độ không tuân thủ phổ biến.

Giải pháp thay thế cần tìm kiếm: Một hệ thống được thiết kế để nhà cung cấp không thể truy cập nội dung — chứ không chỉ dừng lại ở chính sách. Hãy tìm kiếm giải pháp mã hóa đầu cuối với các khóa do doanh nghiệp kiểm soát, cam kết lưu trữ dữ liệu rõ ràng và các cài đặt chia sẻ mặc định ở mức đặc quyền tối thiểu thay vì truy cập mở.

Google Drive

Lý do đây là lựa chọn mặc định của văn phòng: Google Drive là lựa chọn mặc định cho các doanh nghiệp đã tham gia vào hệ sinh thái Google — Gmail, Docs, Sheets, Meet. Hệ thống này được thiết lập nhanh chóng, không tốn chi phí vận hành CNTT và các tính năng cộng tác theo thời gian thực thực sự dẫn đầu phân khúc. Đối với các đội ngũ nhỏ cần hoạt động nhanh chóng, hệ thống này hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu.

Cách hệ thống này gây ra rủi ro bảo mật: Mô hình kinh doanh của Google được xây dựng trên dữ liệu. Ngay cả theo thỏa thuận Google Workspace, Google vẫn giữ quyền rộng rãi để xử lý nội dung — nhằm cải thiện dịch vụ, cơ sở hạ tầng quảng cáo và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Giống như SharePoint, mã hóa là tiêu chuẩn, nhưng Google nắm giữ các khóa. Ngoài ra còn có vấn đề về sự phân tán dữ liệu: Drive giúp việc chia sẻ tài liệu ra bên ngoài trở nên dễ dàng, điều đó có nghĩa là các tệp nhạy cảm có thể âm thầm hiển thị với bất kỳ ai có liên kết, thường là không có sự nhận biết của chủ sở hữu ban đầu.

Giải pháp thay thế cần tìm kiếm: Một nền tảng coi tài liệu là của riêng doanh nghiệp — chứ không phải là dữ liệu cần xử lý. Hãy tìm kiếm giải pháp mã hóa không truy cập, nơi nhà cung cấp không thể đọc các tệp trong bất kỳ trường hợp nào, cùng các kiểm soát chia sẻ bên ngoài yêu cầu hành động có chủ ý thay vì chỉ một cú nhấp chuột.

Dropbox

Lý do đây là lựa chọn mặc định của văn phòng: Dropbox xây dựng danh tiếng nhờ sự đơn giản. Ứng dụng đồng bộ hóa các tệp ngay lập tức trên các thiết bị, tương thích tốt với các công cụ của bên thứ ba và dễ làm quen, giúp ứng dụng này trở nên phổ biến với các đội ngũ nhỏ và những người làm việc tự do. Đối với việc lưu trữ và chia sẻ tệp đơn giản, thật khó để chê trách về khả năng sử dụng.

Cách hệ thống này gây ra rủi ro bảo mật: Dropbox mã hóa các tệp trong quá trình truyền tải và khi lưu trữ — nhưng một lần nữa, hệ thống tự nắm giữ khóa mã hóa. Điều đó có nghĩa là nhân viên Dropbox, và mở rộng ra là các yêu cầu từ chính phủ, có thể truy cập nội dung. Dropbox cũng từng có lịch sử vi phạm đáng chú ý: một sự cố năm 2012 đã làm lộ thông tin đăng nhập của 68 triệu người dùng, và nền tảng này đã phải đối mặt với những lời chỉ trích về việc mất quá nhiều thời gian để công bố quy mô của vụ vi phạm đó. Đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu được quản lý, phạm vi tuân thủ của Dropbox cũng mỏng hơn so với các giải pháp thay thế dành cho doanh nghiệp lớn, điều này có thể tạo ra những lỗ hổng so với các yêu cầu của GDPR hoặc HIPAA.

Điều cần tìm kiếm thay thế: Lưu trữ được thiết kế để tuân thủ an ninh mạng ngay từ đầu — với mã hóa đầu cuối, lưu trú dữ liệu được ghi nhận bằng tài liệu, và nhà cung cấp có kiến trúc khiến việc truy cập tệp là bất khả thi về mặt kỹ thuật, chứ không chỉ bị cấm theo hợp đồng.

Mô hình quản lý tài liệu an toàn trên thực tế

Ba nền tảng trên không phải vô tình kém an toàn. Chúng được xây dựng để cộng tác và mở rộng quy mô, và chúng đáp ứng được cả hai yếu tố đó. Bảo mật không phải là vấn đề mà các nhà cung cấp đó hướng tới giải quyết.

Nếu bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, thì đây là những tính năng giúp phân biệt một hệ thống DMS thực sự an toàn với một hệ thống chỉ mang tính hình thức.

• Mã hóa không kiến thức: DMS phải mã hóa tài liệu trước khi chúng rời khỏi thiết bị. Điều đó có nghĩa là nhà cung cấp không bao giờ có quyền truy cập vào nội dung — dù là để cung cấp dịch vụ hay để đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Nếu nhà cung cấp nắm giữ các khóa mã hóa, người dùng đang phải tin cậy vào chính sách của họ. Nếu họ được thiết kế để không thể nắm giữ khóa, người dùng sẽ không cần phải lo lắng về điều đó nữa.
• Kiến trúc mã nguồn mở và kiểm toán độc lập: Các tuyên bố về bảo mật rất dễ đưa ra. Hãy tìm kiếm các nhà cung cấp có kiến trúc mã nguồn mở — nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra — và có trạng thái bảo mật được xác minh bằng các cuộc kiểm toán độc lập của bên thứ ba, chứ không chỉ là các khẳng định nội bộ.
• Các chứng nhận tuân thủ được công nhận: Chứng nhận ISO 27001, SOC 2 Type II và HIPAA không chỉ là những ô đánh dấu cho có. Chúng là bằng chứng cho thấy các kiểm soát bảo mật của nhà cung cấp đã được thử nghiệm theo tiêu chuẩn bên ngoài. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành chịu sự quản lý, những chứng nhận này là bắt buộc.
• Quyền tài phán và vị trí lưu trữ dữ liệu: Nơi nhà cung cấp đặt trụ sở chính sẽ quyết định chính phủ nào có quyền yêu cầu truy cập dữ liệu. Các nền tảng có trụ sở tại Hoa Kỳ sẽ chịu sự điều chỉnh của Đạo luật CLOUD. Hãy đảm bảo xác định rõ luật pháp của quốc gia nào điều chỉnh tài liệu — và liệu điều đó có chấp nhận được đối với doanh nghiệp hay không.
• Trí tuệ nhân tạo (AI) an toàn cho quyền riêng tư: Nếu DMS tích hợp các tính năng AI, hãy xác nhận rằng AI hoạt động mà không có khả năng hiển thị nội dung tài liệu — và dữ liệu không được sử dụng để đào tạo mô hình nền tảng.

Lựa chọn DMS thực sự bảo vệ dữ liệu

Hệ thống quản lý tài liệu được lựa chọn sẽ quyết định ai có thể xem các tệp nhạy cảm nhất của doanh nghiệp trong suốt thời gian lưu trữ. Proton Workspace kết hợp giữa lưu trữ tài liệu an toàn với các công cụ cộng tác nhóm, nhờ đó doanh nghiệp có được các tính năng cộng tác cần thiết mà không phải bàn giao các khóa dữ liệu cho nhà cung cấp.