什麼是文件管理系統？安全指南

文件管理系統 (DMS) 相當於辦公室檔案櫃的軟體。這是您的企業儲存、分類、整理或保護機密文件的地方。您可能已經在使用其中一種系統了。

它可以是 Google Drive、SharePoint，或是您自己建立的內部企業雲端儲存空間系統。您可能會用它來收集合約、發票、銀行對帳單、員工記錄或產品手冊。但是，您管理這些文件的方式，也可能是您面臨巨額財務損失、行業處罰和監管行動的原因。

為什麼？因為 DMS 系統旨在讓您的文件井然有序，而不是保護資料免受近年來出現的威脅。

以下是安全的文件管理實際上的樣子，以及為什麼您現在使用的系統可能無法提供這種保護。

什麼是文件管理系統？

文件管理系統是任何用作中央資料庫以儲存、追蹤和分發數位文件的軟體。透過適當的儲存空間實踐，DMS 可以移除對於實體紙本作業的需求，並使難以追蹤的封存檔案觸手可及。

DMS 可以協助您：：

儲存並整理檔案：在單一位置中，不論是誰在何時建立，以往分散在資料夾、電子郵件附件和實體檔案中的每份文件，現在都能透過一次搜尋來進行存取和搜尋。
追蹤誰看過或協作修改過檔案：您可以查看整個簽核流程的結構化檢視，以再次確認對文件的修改。透過權限和憑證管理設定，您還可以限制內部接觸並保護敏感記錄。
維持可靠的稽核軌跡：預先定義的規則可以協助您在特定期限後封存或刪除文件，以協助符合合規標準。您還可以追蹤每一次檢視、編輯或下載，以保持對監管機構的問責。
自動化審批工作流程：通知和警示可以引導文件通過各個審核請求階段、簽核階段和審查週期，因此您不必親自催促相關人員。

三種最常見的文件管理系統——以及為什麼它們無法保護您的資料

以下三個平台是專為協作和規模化而建立的，且它們都做到了這兩點。但企業應該對其 DMS 有更高的期望。

資料外洩每天都在發生，中小企業的風險尤其高。去年有多達 25% 的中小企業遭受了資料外洩或網路攻擊。即使您的企業沒有遭受外洩，您也可能違反 GDPR、HIPAA 等法規，或者無法通過 ISO 27001 等標準的稽核，因為這些法規要求主動進行資料保護。漏洞本身就是受到處罰的依據。

考慮到安全性，我們將分析許多 IT 經理和執行長預設選擇的平台。

Microsoft SharePoint

為什麼它是辦公室的預設選擇：SharePoint 深深內崁於 Microsoft 365 生態系統中，這使得它成為已經在使用 Outlook、Teams 或 Excel 的企業阻力最小的路徑。它能處理大量文件，支援細粒度的權限設定，並且無需額外組態即可與 Microsoft 的其他技術堆疊整合。對於依賴 Microsoft 365 的團隊來說，它非常適用。

它如何引入安全風險：SharePoint 的漏洞很大程度上是結構性的。它在 Microsoft 廣泛的資料存取 model 下運作——這意味著 Microsoft 保留了存取您已儲存內容的權限，以用於提供服務、合規要求和執法請求等目的。雖然套用了加密，但金鑰由 Microsoft 持有。您的文件雖然免受外部攻擊者侵害，但無法免受平台本身的影響。SharePoint 在組態錯誤問題上也有前科：過度寬容的共享設定很容易設定也容易被遺忘，而內部資料擴張——在沒有明確所有權或到期日的情況下跨團隊共享文件——是一種常見的合規失敗模式。

您應該尋找的替代方案：一個在設計上——而非僅在政策上——使廠商無法存取您內容的系統。尋找採用您所控制金鑰的端對端加密、明確的資料駐留承諾，以及預設為最小權限而非公開存取的共享設定。

Google Drive

為什麼它是辦公室的預設選擇： Google Drive 是已經在 Google 生態系統——Gmail、Docs、Sheets、Meet——中的企業的預設選擇。它能快速設定、無需 IT 開銷，且其實時協作功能確實是同級產品中的佼佼者。對於需要快速行動的小型團隊來說，它能很好地完成工作。

它如何引入安全風險： Google 的商業模式是建立在資料之上的。即使在 Google Workspace 協議下，Google 仍保留處理您內容的廣泛權利——用於改善服務、廣告基礎設施以及遵守法律要求。與 SharePoint 一樣，加密是標準配備，但金鑰由 Google 持有。此外還有檔案擴張的問題：Drive 讓外部共享文件變得毫無阻礙，這意味著敏感檔案可能會在不知不覺中被任何擁有連結的人存取，而原始擁有者通常毫無察覺。

您應該尋找的替代方案： 一個將您的文件視為您的資產——而非待處理資料的平台。零存取加密，亦即廠商在任何情況下都無法讀取您的檔案，以及需要刻意操作而非只需單擊的外部共享控制項目。

Dropbox

為什麼它是辦公室的預設選擇： Dropbox 憑藉簡單易用建立起其聲譽。它能在不同裝置之間即時同步檔案、與第三方工具完美協同工作，且學習曲線低，因此深受小型團隊和自由工作者的歡迎。對於簡單的檔案儲存空間和共享，其易用性無庸置疑。

它如何引入安全風險： Dropbox 在傳輸和靜態儲存時都會加密檔案，但加密金鑰同樣是由其自行持有。這意味著 Dropbox 員工以及延伸的政府要求都可以存取您的內容。它還有過重大的資料外洩歷史：2012 年的一次事件洩漏了 68 百萬個使用者憑證，該平台也因為花了很長時間才披露該次資料外洩的規模而面臨批評。對於處理受監管資料的企業，Dropbox 的合規覆蓋範圍也比企業級替代方案更薄弱，這可能會在應對 GDPR 或 HIPAA 要求時產生漏洞。

您應該尋找的替代方案： 從頭開始為網路安全合規性打造的儲存空間——具備端對端加密、有記錄的資料駐留，以及一家其架構在技術上使存取您的檔案成為不可能、而不僅僅是在合約中禁止的廠商。

安全文件管理實際上的樣子

上述三個平台並非偶然不安全。它們是專為協作和規模化而建立的，且它們都做到了這兩點。安全性並非這些提供商當時要解決的問題。

如果資料安全是您企業的首要任務，這些功能將能把真正安全的 DMS 與徒有其表的 DMS 區分開來。

零知識加密： 您的 DMS 應該在文件離開您的裝置之前對其進行加密。這意味著廠商永遠無法存取您的內容——不論是為了提供服務，還是為了回應法律要求。如果廠商持有加密金鑰，您就是在信任他們的政策。如果他們在設計上無法持有，您就無需被迫給予信任。
開放原始碼架構和獨立稽核： 安全聲明很容易做出。尋找其架構是開放原始碼——亦即任何人都可以進行檢查——的廠商，且其安全狀況已通過獨立第三方稽核的驗證，而不僅僅是其內部聲明。
公認的合規認證： ISO 27001、SOC 2 Type II 和 HIPAA 認證不僅僅是核取方塊。它們證明了廠商的安全控制措施已通過外部標準測試。如果您在受監管的行業中營運，這些都不是可有可無的。
管轄權與資料駐留： 您的廠商總部所在地決定了哪些政府可以強制存取您的資料。總部位於美國的平台適用於 CLOUD 法案。確保您了解哪些法律管轄您的文件——以及這對您的企業是否可以接受。
保護隱私的 AI： 如果您的 DMS 包含 AI 功能，確認該 AI 的運作不涉及對您文件內容的可見性——且您的資料不會被用來訓練底層模型。

選擇一個能真正保護您資料的 DMS

您選擇的文件管理系統決定了在您保留這些文件的期間，誰能看到您企業最敏感的檔案。Proton Workspace 將安全的檔案儲存空間與團隊協作工具結合，因此您的企業能獲得所需的協作功能，而無需將資料金鑰拱手讓給廠商。

文件管理系統詳解：功能、類型與平台