Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Software-Äquivalent zum Aktenschrank eines Büros. Hier speichert, kategorisiert, organisiert oder sichert dein Unternehmen vertrauliche Unterlagen. Wahrscheinlich nutzt du bereits eines.

Es könnte Google Drive, SharePoint oder ein interner Business-Cloud-Speicher sein, den du selbst erstellt hast. Du verwendest ihn vielleicht, um Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Mitarbeiterakten oder Produktbroschüren zu sammeln. Aber wie du diese Dokumente verwaltest, könnte auch der Grund dafür sein, dass dir astronomische finanzielle Verluste, Branchenstrafen und behördliche Maßnahmen drohen.

Warum? Weil DMS-Systeme dafür entwickelt wurden, deine Dokumente in Ordnung zu halten, und nicht, um die Daten vor den Bedrohungen zu schützen, die in den letzten Jahren aufgetreten sind.

So sieht sicheres Dokumentenmanagement tatsächlich aus, und darum bietet das System, das du gerade verwendest, dies möglicherweise nicht.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist jede Software, die als zentrales Repository zum Speichern, Verfolgen und Verteilen digitaler Dokumente dient. Mit den richtigen Speicherpraktiken kann ein DMS den Bedarf an physischem Papierkram beseitigen und schwer zu findende archivierte Dateien in Reichweite halten.

Ein DMS kann dir helfen::

  • Dateien speichern und organisieren: An einem einzigen Ort, an dem jedes Dokument, das früher in Ordnern, E-Mail-Anhängen und physischen Akten verstreut war, mit einer einzigen Suche zugänglich und auffindbar ist – unabhängig davon, wer es wann erstellt hat.
  • Nachverfolgen, wer eine Datei angesehen oder dazu beigetragen hat: Du siehst eine strukturierte Ansicht deines gesamten Freigabeprozesses, um Änderungen am Dokument zu überprüfen. Mit Berechtigungen und Einstellungen für die Anmeldedatenverwaltung kannst du außerdem den internen Zugriff einschränken und sensible Aufzeichnungen unter Verschluss halten.
  • Einen lückenlosen Audit-Trail führen: Vordefinierte Regeln können dir helfen, Dokumente nach festgelegten Zeiträumen zu archivieren oder zu löschen, um Compliance-Standards einzuhalten. Du kannst auch jeden Aufruf, jede Bearbeitung oder jeden Download nachverfolgen, um gegenüber Aufsichtsbehörden rechenschaftspflichtig zu bleiben.
  • Genehmigungsworkflows automatisieren: Benachrichtigungen und Warnmeldungen können Dokumente durch verschiedene Phasen von Genehmigungsanfragen, Freigabephasen und Prüfzyklen leiten, sodass du den Beteiligten nicht persönlich hinterherlaufen musst.

Die drei gängigsten Dokumentenmanagementsysteme – und warum sie deine Daten nicht schützen

Die drei unten aufgeführten Plattformen wurden für Zusammenarbeit und Skalierbarkeit entwickelt und bieten beides. Aber Unternehmen sollten mehr von ihrem DMS erwarten.

Datenlecks passieren jeden Tag und KMU sind besonders gefährdet. Sage und schreibe 25 % der KMU waren im vergangenen Jahr von einem Datenleck oder Cyberangriff betroffen. Und selbst wenn dein Unternehmen keinem Datenleck zum Opfer fällt, könntest du gegen Vorschriften wie die GDPR, HIPAA verstoßen oder Audits nach Standards wie ISO 27001 nicht bestehen, da diese einen proaktiven Datenschutz vorschreiben. Bereits die Schwachstelle selbst ist ein Grund für Strafen.

Mit Blick auf die Sicherheit analysieren wir die Plattformen, die viele IT-Manager und CEOs standardmäßig wählen.

Microsoft SharePoint

Warum es der Büro-Standard ist: SharePoint ist tief in das Microsoft-365-Ökosystem eingebettet, was es zum Weg des geringsten Widerstands für Unternehmen macht, die bereits Outlook, Teams oder Excel nutzen. Es verarbeitet große Mengen an Dokumenten, unterstützt detaillierte Berechtigungseinstellungen und lässt sich ohne zusätzliche Konfiguration in den Rest des Microsoft-Stacks integrieren. Für Teams, die in Microsoft 365 arbeiten, funktioniert es.

Wie es Sicherheitsrisiken birgt: Die Schwachstellen von SharePoint sind größtenteils struktureller Natur. Es arbeitet unter dem breiten Datenzugriffsmodell von Microsoft – was bedeutet, dass Microsoft die Möglichkeit behält, auf deine gespeicherten Inhalte zuzugreifen, unter anderem für die Bereitstellung von Diensten, die Einhaltung von Vorschriften und behördliche Anfragen. Verschlüsselung wird angewendet, aber Microsoft besitzt die Schlüssel. Deine Dokumente sind vor externen Angreifern geschützt, nicht aber vor der Plattform selbst. SharePoint hat außerdem eine Vorgeschichte von Fehlkonfigurationsproblemen: Zu großzügige Freigabeeinstellungen sind schnell eingerichtet und leicht vergessen, und interner Datenwildwuchs – Dokumente, die ohne klare Inhaberschaft oder Ablaufdatum teamübergreifend geteilt werden – ist ein häufiges Szenario für ein Compliance-Versagen.

Worauf du stattdessen achten solltest: Ein System, bei dem der Anbieter konstruktionsbedingt nicht auf deine Inhalte zugreifen kann — und nicht nur aufgrund einer Richtlinie. Achte auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Schlüsseln, die du kontrollierst, klare Zusagen zur Datenresidenz und Freigabeeinstellungen, die standardmäßig minimale Rechte anstelle eines offenen Zugriffs vorsehen.

Google Drive

Warum es der Büro-Standard ist: Google Drive ist die Standardwahl für Unternehmen, die sich bereits im Google-Ökosystem befinden – Gmail, Docs, Sheets, Meet. Es ist schnell einzurichten, erfordert keinen IT-Overhead und seine Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit sind wirklich erstklassig. Für kleine Teams, die schnell agieren müssen, erledigt es die Aufgabe zuverlässig.

Wie es Sicherheitsrisiken birgt: Das Geschäftsmodell von Google basiert auf Daten. Selbst im Rahmen einer Google Workspace-Vereinbarung behält Google weitreichende Rechte zur Verarbeitung deiner Inhalte – zur Verbesserung des Dienstes, für die Anzeigeninfrastruktur und zur Erfüllung rechtlicher Anfragen. Wie bei SharePoint ist die Verschlüsselung Standard, aber Google besitzt die Schlüssel. Es stellt sich auch die Frage des Wildwuchses: Drive macht es kinderleicht, Dokumente extern zu teilen. Das bedeutet, dass sensible Dateien am Ende unbemerkt für jeden mit einem Link zugänglich sein können, oft ohne dass der ursprüngliche Eigentümer dies bemerkt.

Worauf du stattdessen achten solltest: Eine Plattform, die deine Dokumente als dein Eigentum behandelt – und nicht als Daten, die verarbeitet werden müssen. Zero-Access-Verschlüsselung, bei der der Anbieter deine Dateien unter keinen Umständen lesen kann, und externe Freigabekontrollen, die eine bewusste Aktion statt eines einzigen Klicks erfordern.

Dropbox

Warum es der Büro-Standard ist: Dropbox hat seinen Ruf auf Einfachheit aufgebaut. Es synchronisiert Dateien sofort über Geräte hinweg, arbeitet gut mit Tools von Drittanbietern zusammen und hat eine flache Lernkurve, was es bei kleineren Teams und Freiberuflern beliebt macht. Für die unkomplizierte Dateispeicherung und -freigabe lässt sich die Benutzerfreundlichkeit kaum bemängeln.

Wie es Sicherheitsrisiken birgt: Dropbox verschlüsselt Dateien bei der Übertragung und im Ruhezustand – besitzt aber auch hier die Verschlüsselungsschlüssel selbst. Das bedeutet, dass Dropbox-Mitarbeiter und in der Folge auch Regierungsanfragen auf deine Inhalte zugreifen können. Es hat zudem eine bemerkenswerte Historie von Sicherheitsvorfällen: Ein Vorfall im Jahr 2012 legte die Anmeldedaten von 68 Millionen Benutzern offen, und die Plattform sah sich der Kritik ausgesetzt, wie lange sie brauchte, um das Ausmaß dieses Datenlecks offenzulegen. Für Unternehmen, die mit regulierten Daten arbeiten, ist die Compliance-Abdeckung von Dropbox zudem dünner als bei Enterprise-Alternativen, was Lücken im Hinblick auf GDPR- oder HIPAA-Anforderungen schaffen kann.

Worauf du stattdessen achten solltest: Speicher, der von Grund auf für die Einhaltung von Cybersicherheitsrichtlinien entwickelt wurde – mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, dokumentiertem Speicherort der Daten und einem Anbieter, dessen Architektur den Zugriff auf deine Dateien technisch unmöglich macht, anstatt ihn nur vertraglich zu verbieten.

Wie sicheres Dokumentenmanagement tatsächlich aussieht

Die drei oben genannten Plattformen sind nicht zufällig unsicher. Sie wurden für Zusammenarbeit und Skalierbarkeit entwickelt und sie bieten beides. Sicherheit war nicht das Problem, das diese Anbieter lösen wollten.

Wenn Datensicherheit eine Priorität für dein Unternehmen ist, sind dies die Funktionen, die ein wirklich sicheres DMS von einem unterscheiden, das nur so tut, als ob.

  • Zero-Knowledge-Verschlüsselung: Dein DMS sollte deine Dokumente verschlüsseln, bevor sie dein Gerät verlassen. Das bedeutet, dass der Anbieter niemals Zugriff auf deine Inhalte hat – weder für die Bereitstellung von Diensten noch als Reaktion auf rechtliche Anfragen. Wenn der Anbieter die Verschlüsselungsschlüssel besitzt, vertraust du auf seine Richtlinien. Wenn er sie konstruktionsbedingt nicht besitzen kann, musst du das nicht tun.
  • Open-Source-Architektur und unabhängige Audits: Sicherheitsversprechen sind schnell gemacht. Suche nach Anbietern, deren Architektur Open Source ist – was bedeutet, dass jeder sie überprüfen kann – und deren Sicherheitsniveau durch unabhängige Audits von Drittanbietern und nicht nur durch interne Behauptungen belegt wird.
  • Anerkannte Compliance-Zertifizierungen: Zertifizierungen nach ISO 27001, SOC 2 Typ II und HIPAA sind nicht nur Kontrollkästchen. Sie sind der Beweis dafür, dass die Sicherheitskontrollen eines Anbieters anhand eines externen Standards getestet wurden. Wenn du in einer regulierten Branche tätig bist, sind diese nicht optional.
  • Gerichtsstand und Speicherort der Daten: Der Hauptsitz deines Anbieters bestimmt, welche Regierungen den Zugriff auf deine Daten erzwingen können. In den USA ansässige Plattformen fallen unter den CLOUD Act. Vergewissere dich, dass du weißt, welche Gesetze für deine Dokumente gelten – und ob dies für dein Unternehmen akzeptabel ist.
  • Datenschutzfreundliche KI: Wenn dein DMS KI-Funktionen enthält, bestätige, dass die KI ohne Einsicht in deine Dokumenteninhalte arbeitet – und dass deine Daten nicht zum Trainieren des zugrunde liegenden Modells verwendet werden.

Auswahl eines DMS, das deine Daten tatsächlich schützt

Das von dir gewählte Dokumentenmanagementsystem bestimmt, wer die sensibelsten Dateien deines Unternehmens sehen kann, solange du sie aufbewahrst. Proton Workspace verbindet die sichere Dokumentenspeicherung mit Tools für die Teamzusammenarbeit, sodass dein Unternehmen die benötigten Funktionen für die Zusammenarbeit erhält, ohne einem Anbieter die Schlüssel zu deinen Daten zu übergeben.