Dokumenthanteringssystem (DMS) är mjukvarans motsvarighet till ett kontors arkivskåp. Det är där ditt företag lagrar, kategoriserar, organiserar eller säkrar sekretessbelagd dokumentation. Du har förmodligen redan ett på plats.

Det kan vara Google Drive, SharePoint eller ett internt system för molnlagring för företag som du har skapat själv. Du kanske använder det för att samla in kontrakt, fakturor, kontoutdrag, personalkort eller produktbroschyrer. Men hur du hanterar dessa dokument kan också vara anledningen till att du drabbas av astronomiska ekonomiska förluster, branschböter och regulatoriska åtgärder.

Varför då? Eftersom DMS-system byggdes för att hålla ordning på dina dokument, inte för att skydda data från de hot som har dykt upp under de senaste åren.

Här är hur säker dokumenthantering faktiskt ser ut, och varför systemet du använder just nu kanske inte erbjuder det.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem är vilken mjukvara som helst som används som en central lagringsplats för att lagra, spåra och distribuera digitala dokument. Med rätt lagringsmetoder kan ett DMS ta bort behovet av fysiskt pappersarbete och hålla svårspårade arkiverade filer inom räckhåll.

Ett DMS kan hjälpa dig::

  • Lagra och organisera filer: På en enda plats där alla dokument som tidigare var utspridda i mappar, e-postbilagor och fysiska filer är tillgängliga och sökbara i en enda sökning, oavsett vem som skapade dem eller när.
  • Spåra vem som har läst eller bidragit till en fil: Du kan se en strukturerad vy över hela din godkännandeprocess för att dubbelkontrollera ändringar i dokumentet. Med behörigheter och inställningar för hantering av inloggningsuppgifter kan du också begränsa den interna exponeringen och hålla känsliga uppgifter skyddade.
  • Upprätthålla en försvarbar granskningskedja: Fördefinierade regler kan hjälpa dig att arkivera eller ta bort dokument efter definierade perioder, för att uppfylla efterlevnadsstandarder. Du kan också spåra varje visning, redigering eller nedladdning för att förbli ansvarsskyldig inför tillsynsmyndigheter.
  • Automatisera arbetsflöden för godkännande: Aviseringar och varningar kan slussa dokument genom olika steg av godkännandebegäranden, godkännandeskeden och granskningscykler, så att du slipper jaga folk personligen.

De tre vanligaste dokumenthanteringssystemen – och varför de inte skyddar dina data

De tre plattformarna nedan byggdes för samarbete och skalbarhet, och de levererar båda. Men företag borde kräva mer av sitt DMS.

Dataintrång sker varje dag och små och medelstora företag är särskilt utsatta. Så många som 25 % av små och medelstora företag drabbades av ett intrång eller en cyberattack förra året. Och även om ditt företag inte drabbas av ett intrång, kan det hända att du inte uppfyller föreskrifter som GDPR, HIPAA, eller misslyckas med granskningar mot standarder som ISO 27001 eftersom de kräver proaktivt dataskydd. Själva sårbarheten är grund för bestraffning.

Med säkerhet i åtanke analyserar vi de plattformar som många IT-chefer och vd:ar väljer som standard.

Microsoft SharePoint

Varför det är kontorets standard: SharePoint är djupt inbäddat i Microsoft 365-ekosystemet, vilket gör det till den enklaste sökvägen för företag som redan kör Outlook, Teams eller Excel. Det hanterar stora volymer dokument, stödjer detaljerade behörighetsinställningar och integreras med resten av Microsoft-sviten utan extra konfiguration. För team som lever i Microsoft 365 fungerar det.

Hur det medför säkerhetsrisker: SharePoints sårbarheter är till stor del strukturella. Det fungerar under Microsofts breda datatillgångsmodell – vilket innebär att Microsoft behåller möjligheten att få åtkomst till ditt lagrade innehåll för syften som tjänsteleverans, efterlevnad och begäranden från brottsbekännande myndigheter. Kryptering tillämpas, men Microsoft har nycklarna. Dina dokument är skyddade mot externa angripare, men inte mot själva plattformen. SharePoint har också en historik av problem med felkonfigureringar: alltför tillåtande delningsinställningar är lätta att ställa in och lätta att glömma, och intern dataspridning – dokument som delas mellan team utan tydligt ägande eller utgångsdatum – är ett vanligt felläge för efterlevnad.

Vad du bör leta efter istället: Ett system där leverantören inte kan få åtkomst till ditt innehåll genom design – inte genom policy. Leta efter end-to-end-kryptering med nycklar som du kontrollerar, tydliga åtaganden om datalagringsplats och delningsinställningar som som standard tillämpar minsta möjliga behörighet snarare än öppen åtkomst.

Google Drive

Varför det är kontorets standard: Google Drive är standardvalet för företag som redan befinner sig i Googles ekosystem – Gmail, Docs, Sheets, Meet. Det går snabbt att konfigurera, kräver inga IT-omkostnader och dess samarbetsfunktioner i realtid är genuint bäst i klassen. För små team som behöver röra sig snabbt gör det jobbet.

How it introduces security risks: Googles affärsmodell bygger på data. Även under ett Google Workspace-avtal behåller Google vidsträckta rättigheter att behandla ditt innehåll – för förbättring av tjänster, annonsinfrastruktur och efterlevnad av rättsliga begäranden. Precis som med SharePoint är kryptering standard, men Google har nycklarna. Det finns också en fråga om spridning: Drive gör det friktionsfritt att dela dokument externt, vilket innebär att känsliga filer i tysthet kan bli tillgängliga för alla som har en länk, ofta utan att den ursprungliga ägaren inser det.

Vad du bör leta efter istället: En plattform som behandlar dina dokument som dina – inte som data som ska behandlas. Zero-access-kryptering, där leverantören inte kan läsa dina filer under några omständigheter, och externa delningskontroller som kräver en medveten åtgärd snarare än ett enda klick.

Dropbox

Varför det är kontorets standard: Dropbox byggde sitt rykte på enkelhet. Det synkroniserar filer direkt över enheter, fungerar bra med verktyg från tredje part och har en låg inlärningskurva som gör det populärt bland mindre team och frilansare. För enkel fillagring och delning är det svårt att anmärka på användarvänligheten.

Hur det medför säkerhetsrisker: Dropbox krypterar filer under överföring och vid vila – kom ihåg att de har krypteringsnycklarna själva. Det innebär att Dropbox-anställda, och i förlängningen statliga begäranden, kan få åtkomst till ditt innehåll. Det har också en anmärkningsvärd historik av intrång: en incident 2012 exponerade 68 miljoner användares inloggningsuppgifter, och plattformen har utstått kritik för hur lång tid det tog att avslöja omfattningen av det intrånget. För företag som hanterar reglerad data är Dropbox efterlevnadsskydd också tunnare än för företagsalternativ, vilket kan skapa luckor i förhållande till kraven i GDPR eller HIPAA.

Vad du bör leta efter istället: Ett lagringsutrymme byggt för efterlevnad av cybersäkerhet från grunden – med end-to-end-kryptering, dokumenterad datalagringsplats och en leverantör vars arkitektur gör det tekniskt omöjligt att få åtkomst till dina filer, inte bara förbjuden enligt avtal.

Hur säker dokumenthantering faktiskt ser ut

De tre plattformarna ovan är inte osäkra av en slump. De byggdes för samarbete och skalbarhet, och de levererar båda. Säkerhet var inte problemet som dessa leverantörer försökte lösa.

Om datasäkerhet är en prioritet för ditt företag är det dessa funktioner som skiljer ett genuint säkert DMS från ett som bara ser ut att vara det.

  • Zero-knowledge-kryptering: Ditt DMS bör kryptera dina dokument innan de lämnar din enhet. Det innebär att leverantören aldrig kan få åtkomst till ditt innehåll – varken för tjänsteleverans eller som svar på rättsliga begäranden. Om leverantören har krypteringsnycklarna litar du på deras policy. Om de inte kan ha dem genom design slipper du göra det.
  • Arkitektur med öppen källkod och oberoende granskningar: Det är lätt att göra säkerhetsanspråk. Leta efter leverantörer vars arkitektur har öppen källkod – vilket innebär att vem som helst kan inspektera den – och vars säkerhetsstatus verifieras av oberoende granskningar från tredje part, inte bara interna påståenden.
  • Erkända efterlevnadscertifieringar: Certifieringar som ISO 27001, SOC 2 Type II och HIPAA är inte bara kryssrutor. De är bevis på att en leverantörs säkerhetskontroller har testats mot en extern standard. Om du verkar i en reglerad bransch är dessa inte valfria.
  • Jurisdiktion och datalagringsplats: Var din leverantör har sitt huvudkontor avgör vilka regeringar som kan tvinga fram åtkomst till dina data. USA-baserade plattformar lyder under CLOUD Act. Se till att du vet vilka lagar som styr dina dokument – och om det är acceptabelt för ditt företag.
  • Integritetssäker AI: Om ditt DMS innehåller AI-funktioner bör du bekräfta att AI:n fungerar utan insyn i dina dokument – och att dina data inte används för att träna den underliggande modellen.

Att välja ett DMS som faktiskt skyddar dina data

Dokumenthanteringssystemet du väljer avgör vem som kan se ditt företags mest känsliga filer så länge du behåller dem. Proton Workspace kombinerar säkert lagringsutrymme för dokument med samarbetsverktyg för team, så att ditt företag får de samarbetsfunktioner du behöver utan att lämna över nycklarna till dina data till en leverantör.