System zarządzania dokumentami (DMS) to oprogramowanie będące odpowiednikiem biurowej szafy na dokumenty. To tam Twoja firma przechowuje, kategoryzuje, porządkuje lub zabezpiecza niejawną dokumentację. Prawdopodobnie korzystasz już z takiego rozwiązania.

Może to być Google Drive, SharePoint lub wewnętrzny system biznesowej przestrzeni dyskowej w chmurze, który został przez Ciebie stworzony samodzielnie. Możesz używać go do gromadzenia umów, faktur, wyciągów bankowych, akt pracowniczych lub broszur produktowych. Jednak to, jak zarządzasz tymi dokumentami, może również być powodem, dla którego narażasz się na astronomiczne straty finansowe, kary branżowe i działania regulacyjne.

Dlaczego? Ponieważ systemy DMS zostały stworzone po to, aby utrzymywać porządek w Twoich dokumentach, a nie chronić dane przed zagrożeniami, które pojawiły się w ostatnich latach.

Oto jak w rzeczywistości wygląda bezpieczne zarządzanie dokumentami i dlaczego system, z którego obecnie korzystasz, może go nie zapewniać.

Czym jest system zarządzania dokumentami?

System zarządzania dokumentami to dowolne oprogramowanie używane jako centralne repozytorium do przechowywania, śledzenia i dystrybucji dokumentów cyfrowych. Dzięki odpowiednim praktykom w zakresie przestrzeni dyskowej system DMS może usunąć potrzebę prowadzenia papierowej dokumentacji i sprawić, że trudne do śledzenia zarchiwizowane pliki będą zawsze pod ręką.

System DMS może pomóc Ci::

  • Przechowywać i porządkować pliki: w jednej lokalizacji, w której każdy dokument, który kiedyś był rozproszony w folderach, załącznikach do wiadomości e-mail i fizycznych plikach, jest dostępny i możliwy do wyszukania za jednym razem, bez względu na to, kto i kiedy go utworzył.
  • Śledzić, kto widział plik lub nad nim pracował: możesz zobaczyć ustrukturyzowany widok całego procesu zatwierdzania, aby dokładnie sprawdzić modyfikacje dokumentu. Dzięki uprawnieniom i ustawieniom zarządzania danymi logowania możesz także ograniczyć ekspozycję wewnętrzną i chronić poufne rejestry.
  • Prowadzić wiarygodną ścieżkę audytu: predefiniowane reguły mogą pomóc Ci archiwizować lub usuwać dokumenty po określonym czasie, co pomaga spełnić standardy zgodności. Możesz także śledzić każde wyświetlenie, edycję lub pobranie, aby zachować odpowiedzialność przed organami regulacyjnymi.
  • Automatyzować przepływy pracy związane z zatwierdzaniem: powiadomienia i alerty mogą kierować dokumenty przez etapy wniosków o zatwierdzenie, etapy podpisania i cykle przeglądu, dzięki czemu nie musisz osobiście gonić ludzi.

Trzy najpopularniejsze systemy zarządzania dokumentami — i dlaczego nie chronią Twoich danych

Trzy poniższe platformy zostały stworzone z myślą o współpracy i skalowalności, i spełniają oba te zadania. Jednak firmy powinny wymagać więcej od swoich systemów DMS.

Naruszenia danych zdarzają się każdego dnia, a małe i średnie firmy są szczególnie narażone. Nawet 25% MŚP doświadczyło naruszenia lub cyberataku w zeszłym roku. I nawet jeśli Twoja firma nie padnie ofiarą naruszenia, możesz naruszyć zgodność z regulacjami takimi jak GDPR, HIPAA lub nie przejść audytów zgodności ze standardami takimi jak ISO 27001, ponieważ wymagają one proaktywnej ochrony danych. Sama podatność na zagrożenia jest podstawą do nałożenia kary.

Mając na uwadze bezpieczeństwo, analizujemy platformy, które wielu menedżerów IT i dyrektorów generalnych wybiera domyślnie.

Microsoft SharePoint

Dlaczego jest to biurowy wybór domyślny: SharePoint jest głęboko osadzony w ekosystemie Microsoft 365, co czyni go linią najmniejszego oporu dla firm korzystających już z programu Outlook, Teams lub Excel. Obsługuje duże ilości dokumentów, wspiera szczegółowe ustawienia uprawnień i integruje się z resztą pakietu Microsoft bez dodatkowej konfiguracji. Dla zespołów, które na co dzień korzystają z Microsoft 365, to się sprawdza.

Jak wprowadza ryzyko dla bezpieczeństwa: podatności SharePointa mają głównie charakter strukturalny. Działa on w oparciu o szeroki model dostępu do danych firmy Microsoft — co oznacza, że Microsoft zachowuje możliwość dostępu do Twoich przechowywanych treści między innymi w celu świadczenia usług, zapewnienia zgodności i na wnioski organów ścigania. Szyfrowanie jest stosowane, ale to Microsoft posiada klucze. Twoje dokumenty są chronione przed zewnętrznymi atakującymi, ale nie przed samą platformą. SharePoint ma również historię problemów z błędną konfiguracją: zbyt liberalne ustawienia udostępniania są łatwe do ustawienia i łatwe do zapomnienia, a wewnętrzny rozrost danych — dokumenty udostępniane w zespołach bez jasnej własności lub daty wygaśnięcia — to częsty tryb niepowodzenia w zachowaniu zgodności.

Czego szukać w zamian: systemu, w którym dostawca z założenia nie ma dostępu do Twoich treści — a nie tylko ze względu na zasady. Szukaj szyfrowania end-to-end z kluczami, które kontrolujesz, jasnych zobowiązań dotyczących lokalizacji przechowywania danych oraz ustawień udostępniania, które domyślnie opierają się na zasadzie minimalnych uprawnień, a nie na otwartym dostępie.

Google Drive

Dlaczego jest to biurowy wybór domyślny: Google Drive to domyślny wybór dla firm będących już w ekosystemie Google — Gmail, Docs, Sheets, Meet. Można go szybko skonfigurować, nie wymaga nakładów na IT, a jego funkcje współpracy w czasie rzeczywistym są naprawdę najlepsze w swojej klasie. W przypadku małych zespołów, które muszą działać szybko, to rozwiązanie sprawdza się znakomicie.

Jak wprowadza ryzyko dla bezpieczeństwa: Model biznesowy Google opiera się na danych. Nawet w ramach umowy Google Workspace Google zachowuje szerokie prawa do przetwarzania Twoich treści — w celu ulepszania usług, infrastruktury reklamowej i zachowania zgodności z wnioskami prawnymi. Podobnie jak w przypadku SharePointa, szyfrowanie jest standardem, ale to Google posiada klucze. Pozostaje również kwestia rozrostu danych: Drive sprawia, że udostępnianie dokumentów na zewnątrz jest bezproblemowe, co oznacza, że poufne pliki mogą po cichu stać się dostępne dla każdego, kto ma link, często bez wiedzy pierwotnego właściciela.

Czego szukać w zamian: platformy, która traktuje Twoje dokumenty jako Twoje — a nie jako dane do przetworzenia. Szyfrowanie zero-access, w którym dostawca nie może odczytać Twoich plików w żadnych okolicznościach, oraz zewnętrznych kontroli udostępniania, które wymagają celowego działania, a nie jednego kliknięcia.

Dropbox

Dlaczego jest to biurowy wybór domyślny: Dropbox zbudował swoją reputację na prostocie. Błyskawicznie synchronizuje pliki między urządzeniami, świetnie współpracuje z narzędziami stron trzecich i ma łagodną krzywą uczenia się, co czyni go popularnym wśród mniejszych zespołów i freelancerów. W przypadku prostej przestrzeni dyskowej na pliki i ich udostępniania trudno mu cokolwiek zarzucić pod względem użyteczności.

Jak wprowadza ryzyko dla bezpieczeństwa: Dropbox szyfruje pliki podczas przesyłania i przechowywania — ale ponownie sam posiada klucze szyfrowania. Oznacza to, że pracownicy Dropbox, a w konsekwencji również wnioski rządowe, mogą uzyskać dostęp do Twoich treści. Ma on również znaczącą historię naruszeń: incydent z 2012 roku ujawnił dane logowania 68 milionów użytkowników, a platforma spotkała się z krytyką za to, jak dużo czasu zajęło jej ujawnienie skali tego naruszenia. W przypadku firm przetwarzających regulowane dane zakres zgodności Dropbox jest również mniejszy niż w przypadku alternatywnych rozwiązań dla przedsiębiorstw, co może tworzyć luki w odniesieniu do wymogów GDPR lub HIPAA.

Czego szukać w zamian: przestrzeni dyskowej stworzonej od podstaw z myślą o zgodności z zasadami cyberbezpieczeństwa — z szyfrowaniem end-to-end, udokumentowaną lokalizacją przechowywania danych oraz dostawcą, którego architektura sprawia, że dostęp do Twoich plików jest technicznie niemożliwy, a nie tylko zabroniony umową.

Jak w rzeczywistości wygląda bezpieczne zarządzanie dokumentami

Trzy powyższe platformy nie są niebezpieczne przez przypadek. Zostały stworzone z myślą o współpracy i skalowalności, i spełniają oba te zadania. Bezpieczeństwo nie było problemem, który ci dostawcy starali się rozwiązać.

Jeśli bezpieczeństwo danych jest priorytetem dla Twojej firmy, oto funkcje, które odróżniają naprawdę bezpieczny system DMS od takiego, który tylko na taki wygląda.

  • Szyfrowanie zero-knowledge: Twój system DMS powinien szyfrować Twoje dokumenty, zanim opuszczą Twoje urządzenie. Oznacza to, że dostawca nigdy nie ma dostępu do Twoich treści — ani w celu świadczenia usług, ani w odpowiedzi na wnioski prawne. Jeśli dostawca posiada klucze szyfrowania, musisz ufać jego zasadom. Jeśli ze względu na konstrukcję systemu nie może ich posiadać, nie musisz tego robić.
  • Architektura o otwartym kodzie źródłowym i niezależne audyty: deklaracje dotyczące bezpieczeństwa łatwo składać. Szukaj dostawców, których architektura ma otwarty kod źródłowy — co oznacza, że każdy może ją sprawdzić — a ich poziom bezpieczeństwa jest weryfikowany przez niezależne audyty stron trzecich, a nie tylko wewnętrzne twierdzenia.
  • Uznane certyfikaty zgodności: certyfikaty ISO 27001, SOC 2 Type II i HIPAA to nie tylko puste deklaracje. Są one dowodem na to, że zabezpieczenia dostawcy zostały przetestowane pod kątem zewnętrznych standardów. Jeśli działasz w regulowanej branży, nie są one opcjonalne.
  • Jurysdykcja i lokalizacja przechowywania danych: to, gdzie znajduje się siedziba Twojego dostawcy, określa, które rządy mogą wymusić dostęp do Twoich danych. Platformy z siedzibą w USA podlegają ustawie CLOUD Act. Upewnij się, że wiesz, czyje przepisy regulują Twoje dokumenty — i czy jest to akceptowalne dla Twojej firmy.
  • Bezpieczna pod kątem prywatności sztuczna inteligencja: jeśli Twój system DMS zawiera funkcje AI, potwierdź, że sztuczna inteligencja działa bez wglądu w treść Twoich dokumentów — oraz że Twoje dane nie są wykorzystywane do trenowania bazowego modelu.

Wybór systemu DMS, który naprawdę chroni Twoje dane

Wybór systemu zarządzania dokumentami decyduje o tym, kto może oglądać najbardziej poufne pliki Twojej firmy tak długo, jak je przechowujesz. Proton Workspace łączy bezpieczną przestrzeń dyskową na dokumenty z narzędziami do współpracy zespołowej, dzięki czemu Twoja firma otrzymuje potrzebne funkcje współpracy bez przekazywania dostawcy kluczy do Twoich danych.