A gestão de palavras-passe de equipa é simples com três pessoas. Com 15 pessoas, começa a tornar-se insustentável.

Uma pequena empresa pode ter umas quantas ferramentas, algumas contas partilhadas e, normalmente, um único local informal onde as palavras-passe ficam guardadas: uma folha de cálculo, uma mensagem afixada no chat ou um documento partilhado.

À medida que mais pessoas entram numa empresa, a partilha informal torna difícil distinguir entre o acesso útil e o acesso arriscado. As palavras-passe das ferramentas do dia a dia acabam misturadas com credenciais de sistemas de finanças, administração, clientes ou infraestrutura. A lista pode ainda parecer organizada do exterior, mas já não reflete quem precisa efetivamente de aceder a quê.

À medida que uma empresa cresce, as credenciais partilhadas precisam de estrutura e controlo: quem pode aceder a cada palavra-passe, que departamento é responsável pelas credenciais e como o acesso muda à medida que as pessoas entram, saem e mudam de cargo.

Vamos explicar como organizar cofres de palavras-passe por equipa ou departamento, como o acesso baseado em grupos apoia o princípio do menor privilégio e como tornar o onboarding e o offboarding mais seguros — antes que a proliferação de credenciais se torne um problema de segurança e de operações.

Porque é que o acesso partilhado a palavras-passe não escala

A partilha informal costuma ser o primeiro modelo em que as empresas em crescimento confiam. A partilha informal foi concebida para dar comodidade: as palavras-passe podem estar numa folha de cálculo, num tópico de chat ou no navegador de alguém, e ninguém tem de pedir acesso cada vez que precisa de um início de sessão.

Essa comodidade é rapidamente ultrapassada pelo caos e pelo risco. Quando entram na empresa mais equipas, prestadores de serviços, clientes e ferramentas, a lista partilhada torna-se demasiado abrangente para o trabalho que as pessoas realizam efetivamente. A equipa de finanças pode precisar de credenciais de banca, processamento salarial e faturação, mas não de contas de publicidade ou ferramentas de programadores, por exemplo. O marketing pode precisar de acesso a análises, conteúdos e redes sociais, mas não a portais jurídicos ou credenciais de infraestrutura.

As fragilidades manifestam-se no trabalho do dia a dia, mas é no offboarding que este modelo se torna perigoso. Quando alguém sai, a empresa não tem forma fiável de saber a que credenciais a pessoa tinha acesso, quais copiou ou quais ainda memorizou. Rodar uma palavra-passe significa distribuir a nova mais uma vez pelos mesmos canais desprotegidos, sem registo de quem a recebeu. Perante esse esforço, muitas empresas ignoram a rotação.

Um gestor de palavras-passe empresarial com cofres estruturados e acesso baseado em grupos substitui a imprecisão por controlo: o acesso pode ser concedido, revisto e revogado de forma deliberada.

Quanto maior o cofre, menos útil é como controlo de acesso. Pode continuar a armazenar palavras-passe de forma segura, mas já não reflete o funcionamento real da empresa, quem é responsável por cada credencial ou quem deveria poder utilizá-la.

O acesso baseado em equipas apoia o princípio do menor privilégio

O princípio subjacente ao acesso a credenciais por departamento é simples: cada pessoa só deve ter acesso às credenciais de que precisa para o trabalho.

O princípio do menor privilégio é útil porque dá ao acesso a credenciais um teste claro: esta pessoa precisa desta credencial para desempenhar as suas funções, ou tem-na porque o acesso foi concedido uma vez e nunca mais foi posto em causa? Na gestão de palavras-passe de equipa, essa questão deve moldar a forma como os cofres são criados, quem passa a integrá-los e quando o acesso é removido.

Isto é especialmente importante para as credenciais partilhadas. Um início de sessão partilhado já é mais difícil de governar do que uma conta individual, porque mais do que uma pessoa o pode utilizar.

Quando essa credencial também está acessível a pessoas que não precisam de aceder a ela, a empresa fica exposta sem qualquer benefício: cada pessoa adicional que a possa ver é mais um dispositivo onde pode ser preenchida automaticamente, copiada ou alvo de phishing. A empresa pode saber que a palavra-passe está armazenada algures em segurança, mas não se todas as pessoas com acesso ao cofre ainda têm um motivo válido para a utilizar.

Os grupos no Proton Pass for Business resolvem isto: os administradores podem organizar as pessoas em grupos que espelham equipas, departamentos ou projetos e, depois, atribuir esses grupos a cofres e itens específicos, de modo que o acesso segue o cargo em vez de uma lista de concessões individuais.

A estrutura dos cofres deve corresponder ao risco. Os inícios de sessão operacionais de baixo risco podem ser partilhados com facilidade, enquanto as credenciais de administrador, as ferramentas de finanças, os sistemas de recursos humanos, as exportações de dados de clientes e o acesso a cópias de segurança precisam de controlos mais rigorosos.

Como deve ser uma boa estrutura de cofres

Uma estrutura de cofres útil deve ajudar as pessoas a encontrar o que precisam sem lhes dar tudo.

Um ponto de partida prático para a maioria das PME em crescimento inclui seis cofres de palavras-passe por equipa:

  • Finanças: Contabilidade, processamento salarial, banca, faturação, portais fiscais, plataformas de pagamento.
  • Marketing: Redes sociais, análises, publicidade, gestão de conteúdos, ferramentas de design.
  • Vendas e apoio ao cliente: CRM, ferramentas de propostas, portais de clientes, plataformas de apoio.
  • Operações: Portais de fornecedores, ferramentas de gestão de projetos, logística, aprovisionamento.
  • TI e segurança: Consolas de administrador, contas de cópia de segurança, gestão de dispositivos, DNS, alojamento, infraestrutura.
  • Direção: Materiais para o conselho de administração, portais de investidores, serviços de nível executivo, contas de fornecedores sensíveis.

Quando a estrutura dos cofres e o acesso por grupos funcionam em conjunto, os administradores podem gerir permissões em escala: atribuir um grupo de finanças ao cofre de finanças, um grupo de TI aos cofres de infraestrutura e um grupo de projeto a trabalhos temporários para clientes. O acesso escala então com o organograma, em vez de depender da memória de um administrador.

Depois de a estrutura base estar implementada, crie cofres restritos onde o risco o justifique. Uma equipa de TI pode manter um cofre de TI geral e um cofre de administrador privilegiado separado, ambos atribuídos aos grupos adequados.

Isto torna-se essencial durante o onboarding e o offboarding. Adicionar alguém a um grupo concede-lhe, de uma só vez, todos os cofres de que precisa; removê-lo revoga tudo de uma só vez.

O objetivo não é tornar os cofres complicados. O objetivo é evitar misturar credenciais com níveis de risco muito diferentes. Uma ferramenta de agendamento para redes sociais não deve partilhar o acesso com a administração do processamento salarial.

Estruturas de cofres de palavras-passe para equipas de diferentes tamanhos

Um negócio muito pequeno não precisa de uma arquitetura de cofres de nível empresarial. Demasiada estrutura demasiado cedo pode criar confusão e atrasar a adoção.

Mesmo com uma ou duas pessoas, separar as credenciais empresariais das pessoais em cofres distintos cria uma base para o crescimento.

Para uma equipa de três a 10 pessoas, alguns cofres abrangentes podem chegar: operações da empresa, finanças, marketing e TI. A prioridade principal é evitar um único cofre para tudo e manter as credenciais mais sensíveis separadas.

Para uma equipa de 10 a 50 pessoas, a estrutura dos cofres tem de seguir a forma como a empresa está efetivamente organizada. Nesta fase, o acesso a credenciais passa a fazer parte das operações do dia a dia: pessoas entram nas equipas, prestadores de serviços chegam para projetos específicos, os gestores passam a ser responsáveis pelas ferramentas que as suas equipas utilizam e os administradores precisam de uma forma de rever o acesso sem abrir cada credencial uma a uma. Os prestadores de serviços e os colaboradores externos podem ser atribuídos a cofres específicos de projeto sem acesso a mais nada, de modo a verem apenas o que o seu trabalho exige — e perdem o acesso automaticamente quando o projeto termina.

Para equipas de 50 ou mais pessoas — PME de maior dimensão e equipas de mercado intermédio — os cofres podem ter de seguir tanto os departamentos como os cargos. Uma etiqueta de departamento nem sempre é específica o suficiente; alguém pode trabalhar nas finanças sem precisar de aceder à banca, ou apoiar as operações de TI sem precisar de credenciais de administrador privilegiadas.

A estrutura deve adequar-se à empresa, e não o contrário. As secções seguintes explicam como operacionalizar essa estrutura através do onboarding, do offboarding e de revisões contínuas do acesso.

Integrar a estrutura no onboarding

O onboarding expõe muitas vezes uma gestão de palavras-passe frágil. Um novo colaborador entra e alguém tem de se lembrar de que credenciais a pessoa precisa, onde essas palavras-passe estão guardadas, quem as pode partilhar e que acesso deve esperar pela formação ou pela aprovação.

Um modelo baseado em equipas elimina essa dependência da memória. Quando entra um novo colaborador das finanças, não precisa de um colega que identifique e partilhe manualmente cada credencial. Basta adicionar a pessoa ao grupo de finanças para obter o acesso de que precisa. Ninguém deveria ter de encaminhar ligações, colar palavras-passe no chat ou lembrar-se de que ferramentas a equipa de finanças costuma utilizar.

Basta adicionar a pessoa ao grupo de finanças e esta herda automaticamente os cofres e itens atribuídos ao grupo — apenas as credenciais associadas a esse cargo. Isto torna o onboarding mais rápido e impede que contas sensíveis se espalhem para além da equipa que precisa delas. As pessoas podem começar a trabalhar sem andar atrás de palavras-passe, enquanto a empresa evita dar acesso abrangente por comodidade.

É também aqui que uma política de palavras-passe clara ajuda. O guia da Proton sobre a criação de uma política de palavras-passe explica como as empresas podem definir regras de criação de palavras-passe, partilha segura, gestão de acesso e autenticação. Estas regras tornam-se mais fáceis de aplicar quando as credenciais já estão organizadas por equipa.

Tornar o offboarding mais seguro

Com um único cofre de empresa partilhado, a revogação é tudo ou nada: o colaborador que sai pode ter tocado em dezenas ou centenas de credenciais, o que obriga a uma rotação abrangente ou — pior — deixa antigos colaboradores com acesso residual.

Um offboarding preciso segue estes passos:

  1. Remover a pessoa dos grupos de equipa e de projeto.
  2. Rever quaisquer credenciais que a pessoa possuía ou geria.
  3. Rodar as palavras-passe de risco mais elevado, conforme necessário.

A empresa pode concentrar o esforço de rotação e revisão nas credenciais que realmente representam risco, em vez de tratar cada palavra-passe como uma emergência.

É aqui que a criação de grupos compensa. Se o acesso for gerido apenas através de cofres partilhados, um administrador tem de revogar o acesso dessa pessoa a cada cofre, um a um. Com grupos, removê-la do grupo revoga, de uma só vez, todos os cofres e itens atribuídos a esse grupo — uma única ação em vez de uma auditoria.

A mesma lógica aplica-se quando alguém muda de cargo. Uma pessoa que passa das vendas para as operações não deve manter, por predefinição, as antigas credenciais de administrador do CRM. As mudanças de cargo devem desencadear uma revisão do acesso aos cofres tanto como a saída de um colaborador. Com o acesso baseado em grupos, esta revisão é rápida: basta mover a pessoa entre grupos e o seu acesso é atualizado automaticamente — as antigas credenciais do CRM desaparecem, os novos cofres de operações são concedidos, num único passo simples.

Maior visibilidade para os administradores

Uma boa gestão de palavras-passe de equipa dá aos administradores uma visão clara do acesso. Devem poder responder rapidamente a perguntas básicas.

Principais perguntas sobre acesso que os administradores devem poder responder

  • Quem pode aceder às credenciais financeiras?
  • Que cofres incluem os prestadores de serviços?
  • Que utilizadores têm acesso às palavras-passe de administrador?
  • Que credenciais são partilhadas entre departamentos?
  • O que mudou após a saída de um colaborador?
  • Que cofres contêm contas de risco elevado ou privilegiadas?

As orientações do NCSC sobre gestão de identidade e acesso(nova janela) salientam a importância de controlar quem e o que pode aceder a sistemas e dados. Referem também a importância de limitar o acesso ao estritamente necessário e de o rever regularmente.

Isto é difícil quando o acesso é organizado em função da conveniência em vez da responsabilidade. Uma estrutura de cofres clara dá aos administradores um ponto de partida mais sólido para auditorias de segurança, revisões de acesso e questionários de clientes.

Para as equipas de TI, o Proton Pass for Business oferece gestão centralizada, políticas, partilha segura, relatórios e registos, aprovisionamento SCIM e integrações SSO. As equipas ganham visibilidade centralizada, algo que as palavras-passe guardadas no navegador e as folhas de cálculo partilhadas não proporcionam.

Erros comuns na gestão de cofres partilhados

Os problemas dos cofres partilhados começam geralmente como atalhos. Facilitam o acesso no momento, mas também dificultam saber, mais tarde, quem pode usar quais credenciais.

Cinco erros estão na origem da maioria das falhas de cofres partilhados nas empresas em crescimento:

A manter um único cofre da empresa durante demasiado tempo

Um único cofre pode funcionar no início, mas acaba por dar acesso a credenciais fora do cargo a demasiadas pessoas.

Depender do conhecimento de um único administrador

Se apenas uma pessoa souber onde estão as credenciais críticas, a empresa depende da memória em vez de um processo — e esse conhecimento sai porta fora com ela.

Tratar o acesso aos cofres como permanente

As pessoas mudam de cargo, os prestadores de serviços terminam projetos e os fornecedores partem. O acesso aos cofres deveria mudar com eles.

Esquecer a rotação de credenciais

Algumas palavras-passe têm de ser alteradas após a saída de colaboradores, mudanças de cargo ou períodos de partilha demasiado ampla, especialmente nas contas de administrador, nas ferramentas financeiras, nos sistemas de clientes e nos portais de fornecedores.

Misturar os inícios de sessão do dia a dia com o acesso privilegiado

Um cofre de equipa pode facilitar o trabalho diário, mas as credenciais de risco elevado continuam a exigir uma revisão mais rigorosa e um acesso mais restrito.

Todos estes erros têm a mesma causa de fundo — um acesso organizado em função da conveniência — e a mesma cura: uma estrutura que reflete a equipa, os cargos e o risco.

Como o Proton Pass for Business facilita a gestão de palavras-passe de equipa

O Proton Pass for Business ajuda as empresas a passar da partilha informal de palavras-passe para uma gestão estruturada de credenciais. As equipas podem gerar palavras-passe fortes, guardar credenciais em cofres encriptados, partilhar o acesso de forma segura e gerir as palavras-passe da empresa a partir de um único local.

Um gestor de palavras-passe empresarial dá às equipas um local mais seguro para guardar e partilhar credenciais, mas a estrutura em torno dessas credenciais continua a ser importante. Para as equipas em crescimento, o passo seguinte é garantir que o acesso partilhado reflete a forma como as pessoas trabalham realmente: por departamento, cargo, projeto e nível de risco.

Com os grupos no Proton Pass, o acesso às credenciais é gerido ao nível em que as equipas trabalham realmente: os administradores atribuem cofres e itens a grupos que espelham os seus departamentos ou projetos, e as alterações de membros atualizam o acesso automaticamente — contratar um novo colaborador concede-lhe tudo o que precisa; removê-lo revoga tudo.

Uma estrutura mais clara torna a partilha segura mais fácil de gerir no decurso do trabalho. As credenciais são organizadas em torno das equipas e dos cargos que realmente as utilizam, os administradores têm uma melhor visão do acesso e os colaboradores podem encontrar as palavras-passe de que precisam sem transferir segredos para conversas, e-mails ou notas pessoais.

Organize o acesso às credenciais da sua equipa com um gestor de palavras-passe empresarial.