Videokonferenser används av 58 % av alla företag(nytt fönster) som en del av deras vanliga verksamhet. Det har gjort det möjligt för företag att minska resekostnader, rekrytera talanger från var som helst i världen och hålla team anslutna även när de befinner sig långt ifrån varandra.
Men varje nytt verktyg innebär en kompromiss. När du flyttar känsliga konversationsämnen — som kontraktsförhandlingar, ekonomisk planering eller kundstrategi — till internet, öppnar du också dörren för potentiella risker.
Låt oss titta på hur företag faktiskt använder denna teknik, de dolda riskerna du behöver se upp med och hur du väljer ett verktyg som skyddar ditt rykte.
Vad är videokonferens?
Du har säkert hört begreppet “videokonferens” överallt på sistone. Om du är en företagare som traditionellt har förlitat dig på telefonsamtal eller fysiska möten kanske du undrar: ”Behöver jag verkligen det här?” eller ”Hur gör jag det utan att utsätta mitt företag för risker?”.
Videokonferens är en realtidsteknik för att hålla möten via livevideo och ljud över internet. I stället för att köra genom stan eller boka ett flyg använder du en dator eller smarttelefon för ått se och höra dina kollegor eller kunder i realtid.
Hur använder företag videokonferenser i sin dagliga verksamhet?
Videosamtal har ersatt många traditionella fysiska interaktioner. Så här hjälper de ditt företag att fungera smidigare:
Hålla team samordnade
Oavsett om ditt team är på kontoret bredvid eller på andra sidan jordklotet, förhindrar videosamtal problemet med ”ur syn, ur sinne”. Att se ansikten hjälper till att upptäcka missförstånd tidigt — något som ofta går förlorat i långa e-postkedjor. Detta håller projekten på rätt spår och förhindrar kostsamt dubbelarbete.
Bygga förtroende hos kunder
Att vänta i veckor på att boka ett fysiskt möte kan döda farten. Videokonferenser gör att du kan ansluta till en kund omedelbart. Du kan läsa deras kroppsspråk, dela din skärm för att gå igenom ett förslag och bygga den personliga relation som avslutar affärer. Det känns professionellt och personligt, utan resekostnader.
Rekrytera de bästa talangerna, snabbare
Du behöver inte begränsa din rekrytering till personer som bor inom pendlingsavstånd. Videointervjuer låter dig genomföra grundliga utvärderingar ansikte mot ansikte med kandidater var som helst i världen. Detta påskyndar din rekryteringsprocess och säkerställer att du inte förlorar topptalanger till konkurrenter som agerar snabbare.
Fatta beslut när det gäller
När en kris inträffar eller en marknadsmöjlighet öppnar sig kan du inte vänta på att din ledningsgrupp ska samlas i ett styrelserum. Videosamtal gör att du kan samla nyckelbeslutsfattare direkt, så att du kan agera beslutsamt och skydda ditt företags intressen.
De dolda säkerhetsriskerna med videokonferenstjänster
Även om videokonferenser erbjuder stora fördelar, medför de nya utmaningar som många företagare förbiser.
Eftersom dessa konversationer färdas över internet kan de snappas upp om de inte är ordentligt säkrade.
Problemet med den ”öppna dörren”
De flesta etablerade videoplattformar krypterar ditt samtal under överföringen, men de avkrypterar det på sina servrar. Detta innebär att företaget som är värd för samtalet — och alla som hackar deras server — tekniskt sett skulle kunna få åtkomst till din konversation. Om du arbetar med konfidentiella kunddata eller skyddade strategier är detta en betydande risk.
Datainsamling och integritet
Vissa kostnadsfria eller annonsfinansierade plattformar samlar in data från dina samtal för att träna sin AI eller visa dig riktade annonser. Detta innebär att dina känsliga affärsdiskussioner kan lagras, analyseras eller delas utan din uttryckliga kännedom.
Efterlevnads- och juridiska risker
Om du är verksam i en reglerad bransch (som finans, hälso- och sjukvård eller juridik) kan användningen av en osäker plattform leda till allvarliga problem. Att bryta mot dataskyddslagar som GDPR eller HIPAA kan leda till dryga böter, rättsligt ansvar och skada ditt yrkesmässiga rykte.
Fällan med “tredje part”
Många verktyg integreras med andra appar (som kalendrar eller mjukvara för projektledning). Även om det är bekvämt fungerar dessa anslutningar från tredje part ofta under sina egna integritetspolicyer, vilket skapar blinda fläckar där dina data kan exponeras.
Så väljer du rätt verktyg för videokonferenser till ditt företag
Du behöver inte vara en teknikexpert för att göra ett smart val. När du utvärderar verktyg för videokonferenser bör du besvara dessa sex frågor:
- Uppfyller det dina grundläggande behov?
Hitta den rätta balansen mellan att betala för mycket för funktioner du inte kommer att använda och att nöja dig med ett verktyg som kraschar under en kundpresentation.
- Är det enkelt att använda?
Om ditt team kan ansluta till ett samtal på några sekunder, och där dina kunder kan ansluta utan att behöva ladda ner komplicerad mjukvara eller skapa ett konto, kommer det att bli deras förstahandsval för att kommunicera.
- Hur säkras dina samtal?
Samtal som är end-to-end-krypterade innebär att ingen på vägen – inte ens leverantören – kan se eller höra dem.
- Var lagras dina data?
Datalagar varierar beroende på land. Leverantörer baserade i länder med starka integritetslagar (som Schweiz) erbjuder bättre rättsligt skydd mot myndigheters övertramp och svaga dataföreskrifter.
- Är leverantören pålitlig?
Om en tjänst är gratis kanske det är du som är produkten. Kontrollera leverantörens rykte. Har de en historia av att prioritera integritet? Är deras påståenden om säkerhet oberoende granskade?
- Integreras det på ett säkert sätt?
Om du behöver integrationer bör du se till att de inte skapar onödiga säkerhetsluckor. Ibland är ett fristående, säkert verktyg säkrare än en “svit” som delar data mellan många appar.
Skydda ditt företag med säker mjukvara för videokonferenser
Den “enkla” lösningen är att välja det mest populära gratisverktyget. Men den enklaste vägen kan innebära dolda kostnader för din säkerhet och ditt rykte.
Om du behandlar dina kunddata och affärskonversationer med samma omsorg som du behandlar ditt fysiska kontor, behöver du ett verktyg som är byggt för den nivån av förtroende.
Proton Meet byggdes av teamet bakom Proton Mail med exakt den filosofin. Det är utformat för företag som inte har råd att kompromissa med integriteten.
- Kryptering som standard: Varje samtal skyddas med end-to-end-kryptering. Ingen – inte ens Proton – kan få åtkomst till dina konversationer.
- Ingen datainsamling: Dina samtal används inte för att träna AI eller visa annonser.
- Schweiziska integritetslagar: Dina data lagras i Schweiz och åtnjuter därmed ett av världens starkaste rättsliga skydd.
- Öppen källkod: Vår kod är öppen källkod så att oberoende experter kan granska den, vilket bevisar våra säkerhetsanspråk.
Du kan hålla i känsliga affärsdiskussioner, introducera nyanställda eller avsluta affärer med kunder med vetskapen om att era konversationer förblir strikt mellan er.
Vanliga frågor
- Vad är skillnaden mellan videokonferenser och videosamtal?
Folk använder ofta termerna synonymt. Generellt sett avser “videosamtal” en chatt mellan två personer, medan “videokonferenser” innebär ett gruppmöte med funktioner som skärmdelning och deltagarkontroller. Men de flesta moderna verktyg hanterar båda delarna sömlöst.
- Är videokonferenser säkra?
Det beror helt på vilket verktyg du väljer. Många populära plattformar är inte säkra för känsliga affärsdata. Verktyg som Proton Meet använder end-to-end-kryptering för att säkerställa att endast du och dina deltagare kan få åtkomst till samtalet, vilket gör det till ett säkert val för företag.
- Vilken plattform är bäst för videokonferenser?
För företag som prioriterar säkerhet och integritet är Proton Meet det bästa valet. Det erbjuder de välbekanta funktioner du förväntar dig – skärmdelning, video med hög kvalitet och användarvänlighet – men med en design som sätter integriteten främst och säkerställer att dina data aldrig säljs, delas eller fås åtkomst till av tredje part.
