セキュリティを重視するビジネスオーナーのためのビデオ会議

ビデオ会議は、日常業務の一環として58%の企業(新しいウィンドウ)に利用されています。これにより、企業は出張費を削減し、世界中から優秀な人材を採用し、チームが何マイルも離れていてもつながりを維持できるようになりました。

しかし、新しいツールには常にトレードオフが伴います。契約交渉、財務計画、クライアント戦略などの機密性の高い会話をインターネットに移行すると、潜在的なリスクを招くことにもなります。

企業が実際にこのテクノロジーをどのように活用しているか、注意すべき隠れたリスク、そして企業の評判を守るツールの選び方について見てみましょう。

ビデオ会議とは？

最近どこでも「ビデオ会議」という言葉を耳にするようになったのではないでしょうか。これまで電話や対面での会議に頼ってきたビジネスオーナーであれば、「本当にこれが必要なのだろうか？」、あるいは「自社をリスクにさらすことなく導入するにはどうすればよいか？」と疑問に思われているかもしれません。

ビデオ会議は、インターネットを介してライブ映像と音声で会議を開催するリアルタイムのテクノロジーです。街を車で移動したり、飛行機を予約したりする代わりに、コンピューターやスマートフォンを使用して、同僚やクライアントの姿を見たり、声を聴いたりしてリアルタイムでコミュニケーションをとることができます。

企業は日々の業務でどのようにビデオ会議を活用しているのか？

ビデオ通話は、従来の多くの対面でのやり取りに取って代わりました。ビデオ通話がビジネスの円滑な運営にどのように役立つかをご紹介します。

チームの足並みを揃える

チームが隣のオフィスにいようと、地球の反対側にいようと、ビデオ通話は「顔が見えないと忘れられる」という問題を防止します。顔を合わせることで、長いメールのやり取りで見落とされがちな誤解を早期に防ぐことができます。これにより、プロジェクトが順調に進行し、コストのかかる手戻りを防ぐことができます。

クライアントとの信頼関係の構築

対面での会議のスケジュール調整に何週間も待つと、勢いが削がれてしまいます。ビデオ会議なら、クライアントと即座に接続できます。相手のボディーランゲージを読み取り、画面を共有して提案内容を説明し、成約につながる個人的な信頼関係を築くことができます。出張費をかけずに、プロフェッショナルかつパーソナルな対応が可能になります。

優秀な人材をより迅速に採用する

通勤可能な範囲に住んでいる人に採用を限定する必要はありません。ビデオ面接を利用すれば、世界中のどこにいる候補者とも、対面での徹底的な評価を行うことができます。これにより採用プロセスが迅速化され、動きの速い競合他社に優秀な人材を奪われるのを防ぐことができます。

重要な局面での意思決定

危機に直面したときや、市場の機会が訪れたとき、役員が会議室に集まるのを待っている時間はありません。ビデオ通話により、主要な意思決定者を即座に集めることができるため、迅速に行動し、ビジネス上の利益を守ることができます。

ビデオ会議サービスの隠れたセキュリティリスク

ビデオ会議は大きなメリットをもたらす一方で、多くのビジネスオーナーが見落としがちな新たな課題も生み出します。

これらの会話はインターネットを経由するため、適切に保護されていないと傍受される可能性があります。

「オープンなドア」問題

ほとんどの主要なビデオプラットフォームは、通信中の通話を暗号化しますが、自社のサーバー上で復号化します。これは、通話をホストしている企業や、そのサーバーをハッキングした誰もが、技術的にお客様の会話にアクセスできることを意味します。機密性の高いクライアントのデータや独自の戦略を扱う場合、これは重大なリスクとなります。

データ収集とプライバシー

無料または広告付きのプラットフォームの一部は、AIのトレーニングやターゲット広告の配信のために通話からデータを収集します。これは、機密性の高いビジネス上の議論が、お客様の明示的な許可なく保管、分析、または共有される可能性があることを意味します。

コンプライアンスと法的リスク

金融、ヘルスケア、法律などの規制対象業界で事業を運営されている場合、安全ではないプラットフォームを使用することは深刻な問題につながる可能性があります。GDPRやHIPAAなどのデータ保護法に違反すると、多額の罰金、法的責任、さらにはお客様のプロフェッショナルとしての評判の失墜を招く恐れがあります。

「サードパーティ」の罠

多くのツールは、他のアプリ（カレンダーやプロジェクト管理ソフトウェアなど）と連携しています。便利である反面、これらのサードパーティとの接続は独自のプライバシーポリシーに基づいて動作することが多く、お客様のデータが漏洩する可能性のあるブラインドスポットが生じる原因となります。

ビジネスに適したビデオ会議ツールの選び方

賢明な選択をするために、テクノロジーの専門家である必要はありません。ビデオ会議ツールを評価する際は、次の6つの質問に答えてみてください。

お客様の基本的なニーズを満たしていますか？

使用しない機能に過剰な料金を支払うことと、クライアントへのピッチ中にクラッシュするようなツールで妥協することとの間で、適切なバランスを取るようにしましょう。

使いやすいですか？

チームが数秒で通話に参加でき、クライアントも複雑なソフトウェアのダウンロードやアカウント作成を行うことなく参加できるのであれば、それが彼らにとって最も手軽なコミュニケーション手段となるでしょう。

通話のセキュリティはどのように確保されていますか？

エンドツーエンドで暗号化された通話とは、中間にいる誰も（プロバイダーであっても）その内容を見たり聞いたりできないことを意味します。

お客様のデータはどこに保管されていますか？

データの法律は国によって異なります。強力なプライバシー法を持つ国（スイスなど）に拠点を置くプロバイダーは、政府による過剰な介入や不十分なデータ規制に対して、より優れた法的保護を提供します。

そのプロバイダーは信頼できますか？

サービスが無料である場合、お客様自身が商品である可能性があります。プロバイダーの評判を確認しましょう。そのプロバイダーにはプライバシーを最優先してきた実績がありますか？セキュリティに関する主張は独立した監査を受けていますか？

安全に連携できますか？

連携が必要な場合は、それによって不必要なセキュリティのギャップが生じないようにしてください。多くのアプリ間でデータを共有する「スイート」よりも、スタンドアロンの安全なツールの方が安全な場合もあります。

安全なビデオ会議ソフトウェアでお客様のビジネスを保護する

最も普及している無料ツールを利用するのが「簡単な」解決策ですが、最も手軽な道を選択することは、セキュリティや評判に対する見えないコストを伴う可能性があります。

実際のオフィスを管理するのと同じように、クライアントのデータやビジネスの会話を慎重に扱いたいのであれば、そのレベルの信頼に耐えうるように構築されたツールが必要です。

Proton Meetは、まさにこの哲学に基づいてProton Mailの開発チームによって構築されました。プライバシーの侵害が許されないビジネス向けに設計されています。

デフォルトで暗号化：すべての通話はエンドツーエンド暗号化で保護されます。Protonを含め、第三者がお客様の会話にアクセスすることはできません。
データ収集ゼロ：お客様の通話がAIのトレーニングや広告の配信に使用されることはありません。
スイスのプライバシー法：データはスイスでホストされ、世界で最も強固な法的保護を受けられます。
オープンソース：当社のコードはオープンソースであり、独立した専門家が監査できるため、セキュリティに対する当社の主張が証明されています。

重要なビジネスの議論、新しい従業員のオンボーディング、クライアントとの取引成立などを、お客様の会話が完全に当事者間のみに維持されるという安心感のもとで行うことができます。

よくある質問

ビデオ会議とビデオ通話の違いは何ですか？

これらの用語は混同して使用されることがよくあります。一般的に、「ビデオ通話」は1対1のチャットを指し、「ビデオ会議」は画面共有や参加者管理などの機能を備えたグループミーティングを意味します。しかし、最新のツールのほとんどは、どちらにもシームレスに対応しています。

ビデオ会議は安全ですか？

それは選択するツールによって完全に異なります。普及している多くのプラットフォームは、機密性の高いビジネスデータに対して安全ではありません。Proton Meetのようなツールはエンドツーエンド暗号化を使用しており、お客様と参加者のみが通話にアクセスできるようにするため、ビジネスにおいて安全な選択肢となります。