Видеоконференции используются 58% компаний(новое окно) в рамках их повседневной деятельности. Они позволяют компаниям сократить расходы на командировки, нанимать специалистов из любой точки мира и поддерживать связь между командами, даже если их разделяют большие расстояния.
Но у каждого нового инструмента есть свои компромиссы. Перенося конфиденциальные обсуждения — такие как переговоры по контрактам, финансовое планирование или клиентские стратегии — в интернет, вы также открываете дверь для потенциальных рисков.
Давайте рассмотрим, как именно компании используют эту технологию, на какие скрытые риски следует обратить внимание и как выбрать инструмент, защищающий вашу репутацию.
Что такое видеоконференция?
Наверняка в последнее время вы повсюду слышите термин «видеоконференция». Если вы владелец бизнеса и традиционно полагаетесь на телефонные звонки или личные встречи, возможно, вы задаетесь вопросом: «Действительно ли мне это нужно?» или «Как сделать это, не подвергая свой бизнес риску?».
Видеоконференция — это технология, позволяющая проводить встречи в реальном времени с помощью живого видео- и аудиовещания через интернет. Вместо того чтобы ехать на другой конец города или бронировать авиабилет, вы используете компьютер или смартфон, чтобы видеть и слышать своих коллег или клиентов в реальном времени.
Как компании используют видеоконференции в своей повседневной деятельности?
Видеозвонки заменили многие традиционные личные встречи. Вот как они помогают вашему бизнесу работать эффективнее:
Координация работы команд
Независимо от того, находится ли ваша команда в соседнем офисе или на другом конце земного шара, видеозвонки помогают избежать проблемы «с глаз долой, из сердца вон». Визуальный контакт помогает вовремя заметить недопонимание, которое часто теряется в длинных цепочках писем. Это позволяет удерживать проекты в графике и предотвращает дорогостоящие доработки.
Выстраивание доверия с клиентами
Ожидание личной встречи неделями может свести на нет весь запал. Видеоконференции позволяют связаться с клиентом мгновенно. Вы можете считывать язык его тела, демонстрировать экран, чтобы ознакомить его с предложением, и устанавливать личный контакт, способствующий заключению сделок. Это выглядит профессионально и в то же время располагает к общению без расходов на командировки.
Быстрый поиск лучших талантов
Вам не нужно ограничивать наем только теми людьми, которые живут в пределах доступности для ежедневных поездок. Видеоинтервью позволяют проводить подробные личные собеседования с кандидатами в любой точке мира. Это ускоряет процесс подбора персонала, гарантируя, что вы не упустите ценные кадры в пользу более быстрых конкурентов.
Принятие решений в критические моменты
При возникновении кризиса или появлении новых рыночных возможностей вы не можете ждать, пока руководящий состав соберется в конференц-зале. Видеозвонки позволяют мгновенно объединить ключевых лиц, принимающих решения, чтобы вы могли действовать решительно и защитить интересы своего бизнеса.
Скрытые риски безопасности сервисов видеоконференций
Хотя видеоконференции приносят огромную пользу, они также влекут за собой новые проблемы, которые многие владельцы бизнеса упускают из виду.
Поскольку эти обсуждения передаются через интернет, они могут быть перехвачены, если не обеспечена надлежащая безопасность.
Проблема «открытой двери»
Большинство популярных видеоплатформ шифруют ваш звонок во время передачи, но расшифровывают его на своих серверах. Это означает, что компания, организующая звонок, — и любой, кто взломает ее сервер, — технически могут получить доступ к вашему разговору. Если вы работаете с конфиденциальными данными клиентов или запатентованными стратегиями, это представляет собой серьезный риск.
Сбор данных и конфиденциальность
Некоторые бесплатные платформы или платформы с поддержкой рекламы собирают данные ваших звонков для обучения своего искусственного интеллекта или показа вам целевой рекламы. Это означает, что ваши конфиденциальные деловые обсуждения могут сохраняться, анализироваться или передаваться третьим лицам без вашего ведома.
Риски, связанные с соблюдением требований законодательства
Если вы работаете в регулируемой отрасли (например, в сфере финансов, здравоохранения или права), использование небезопасной платформы может привести к серьезным проблемам. Нарушение законов о защите данных, таких как GDPR или HIPAA, может повлечь за собой крупные штрафы, юридическую ответственность и ущерб вашей профессиональной репутации.
Ловушка «сторонних» решений
Многие инструменты интегрируются с другими приложениями (например, с календарями или программным обеспечением для управления проектами). Несмотря на удобство, эти сторонние подключения часто регулируются их собственными политиками конфиденциальности, из-за чего возникают слепые зоны, в которых ваши данные могут подвергаться риску.
Как выбрать подходящий инструмент для видеоконференций для вашего бизнеса
Вам не нужно быть экспертом в технологиях, чтобы сделать правильный выбор. Оценивая инструменты для видеоконференций, ответьте на эти шесть вопросов:
- Соответствует ли он вашим базовым потребностям?
Найдите правильный баланс: не стоит переплачивать за функции, которые вы не будете использовать, но и соглашаться на инструмент, который зависает во время презентации клиенту, тоже не следует.
- Удобен ли он в использовании?
Если ваши сотрудники могут присоединиться к звонку за считанные секунды, а клиенты — подключиться без необходимости скачивать сложное программное обеспечение или создавать аккаунт, этот инструмент станет для них основным способом общения.
- Как защищены ваши звонки?
Звонки, зашифрованные сквозным методом, означают, что никто посторонний — даже провайдер — не сможет их увидеть или услышать.
- Где сохранены ваши данные?
Законы о защите данных различаются в зависимости от страны. Провайдеры, зарегистрированные в странах с сильными законами о конфиденциальности (например, в Швейцарии), предлагают лучшую юридическую защиту от чрезмерного вмешательства государства и слабых правовых норм в отношении данных.
- Можно ли доверять провайдеру?
Если сервис бесплатный, возможно, вы сами являетесь товаром. Проверьте репутацию провайдера. Ставил ли он ранее в приоритет конфиденциальность? Проходят ли его заявления о безопасности независимый аудит?
- Безопасна ли интеграция?
Если вам нужны интеграции, убедитесь, что они не создают ненужных пробелов в безопасности. Иногда отдельный безопасный инструмент надежнее, чем целый пакет программ, который делится данными со множеством приложений.
Защитите свой бизнес с помощью безопасного программного обеспечения для видеоконференций
Самое «простое» решение — выбрать самый популярный бесплатный инструмент. Но путь наименьшего сопротивления может повлечь за собой скрытые издержки для вашей безопасности и репутации.
Если вы относитесь к данным клиентов и деловым цепочкам писем с той же заботой, что и к физическому офису, вам нужен инструмент, созданный для такого уровня доверия.
Сервис Proton Meet был создан командой разработчиков Proton Mail на основе именно этой философии. Он разработан для бизнеса, который не может позволить себе раскрытия конфиденциальности.
- Шифрование по умолчанию: каждый звонок защищен сквозным шифрованием. Никто — даже Proton — не может получить доступ к вашим цепочкам писем.
- Нулевой сбор данных: ваши звонки не используются для обучения ИИ или показа рекламы.
- Швейцарские законы о конфиденциальности: ваши данные хранятся в Швейцарии и находятся под защитой одного из самых строгих законодательств в мире.
- Открытый исходный код: наш код открыт для аудита независимыми экспертами, что подтверждает наши заявления о безопасности.
Вы можете проводить конфиденциальные деловые обсуждения, принимать на работу новых сотрудников или закрывать сделки с клиентами, зная, что ваши цепочки писем останутся строго между вами и ними.
Часто задаваемые вопросы
- В чем разница между видеоконференциями и видеозвонками?
Люди часто используют эти термины как взаимозаменяемые. Как правило, под «видеозвонком» понимается общение один на один, в то время как «видеоконференция» подразумевает групповую встречу с такими функциями, как демонстрация экрана и управление участниками. Тем не менее, большинство современных инструментов отлично справляются с обеими задачами.
- Безопасны ли видеоконференции?
Это полностью зависит от выбранного вами инструмента. Многие популярные платформы небезопасны для конфиденциальных деловых данных. Такие инструменты, как Proton Meet, используют сквозное шифрование, гарантируя, что только вы и ваши участники сможете получить доступ к звонку, что делает его безопасным выбором для бизнеса.
- Какая платформа лучше всего подходит для видеоконференций?
Для бизнеса, в котором приоритетное внимание уделяется безопасности и конфиденциальности, лучшим выбором будет Proton Meet. Он предлагает привычные функции, которые вы ожидаете увидеть — демонстрацию экрана, высококачественное видео и простоту использования — но с акцентом на конфиденциальность, что гарантирует: ваши данные никогда не будут проданы, переданы третьим лицам, и они никогда не смогут получить к ним доступ.
