El 58 % de las empresas(ventana nueva) utiliza las videoconferencias como parte de sus operaciones habituales. Esto ha permitido a las empresas reducir los costes de viaje, contratar talento de cualquier parte del mundo y mantener a los equipos conectados incluso cuando están a kilómetros de distancia.
Pero cada nueva herramienta conlleva un compromiso. Al trasladar conversaciones confidenciales (como negociaciones de contratos, planificación financiera o estrategias de clientes) a Internet, también estás abriendo la puerta a posibles riesgos.
Veamos cómo utilizan las empresas esta tecnología en realidad, los riesgos ocultos a los que debes prestar atención y cómo elegir una herramienta que proteja tu reputación.
¿Qué es la videoconferencia?
Es probable que últimamente hayas oído el término “videoconferencia” por todas partes. Si eres propietario de una empresa que tradicionalmente ha dependido de las llamadas telefónicas o de las reuniones presenciales, puede que te preguntes: “¿De verdad necesito esto?” o “¿Cómo lo hago sin exponer mi negocio a riesgos?”.
La videoconferencia es una tecnología en tiempo real para celebrar reuniones mediante vídeo y audio en directo a través de Internet. En lugar de cruzar la ciudad en coche o reservar un vuelo, utilizas un ordenador o un smartphone para ver y oír a tus colegas o clientes en tiempo real.
¿Cómo utilizan las empresas la videoconferencia en sus operaciones diarias?
Las videollamadas han sustituido a muchas interacciones presenciales tradicionales. Así es como ayudan a que tu empresa funcione mejor:
Mantener a los equipos alineados
Tanto si tu equipo está en la oficina de al lado como en la otra punta del mundo, las videollamadas evitan el problema de “ojos que no ven, corazón que no siente”. Ver las caras ayuda a detectar a tiempo los malentendidos, algo que a menudo se pierde en las largas cadenas de correo electrónico. Esto mantiene los proyectos en marcha y evita costosos trabajos repetidos.
Generar confianza con los clientes
Esperar semanas para programar una reunión presencial puede acabar con el impulso. La videoconferencia te permite conectar con un cliente de inmediato. Puedes leer su lenguaje corporal, compartir tu pantalla para mostrarle una propuesta y entablar esa relación personal que cierra acuerdos. Resulta profesional y cercano, sin los gastos de viaje.
Contratar al mejor talento, más rápido
No tienes por qué limitar la contratación a personas que vivan a una distancia prudencial para desplazarse. Las entrevistas por vídeo te permiten realizar evaluaciones exhaustivas cara a cara con candidatos de cualquier parte del mundo. Esto acelera tu proceso de contratación, garantizando que no pierdas al mejor talento en favor de competidores que se mueven más rápido.
Tomar decisiones cuando de verdad importa
Cuando surge una crisis o una oportunidad de mercado, no puedes esperar a que tu equipo directivo se reúna en una sala de juntas. Las videollamadas te permiten reunir a los responsables clave al instante, para que puedas actuar con determinación y proteger los intereses de tu negocio.
Los riesgos de seguridad ocultos de los servicios de videoconferencia
Aunque la videoconferencia ofrece enormes ventajas, presenta nuevos retos que muchos propietarios de empresas pasan por alto.
Como estas conversaciones viajan por Internet, pueden ser interceptadas si no se protegen adecuadamente.
El problema de la “puerta abierta”
La mayoría de las plataformas de vídeo principales cifran tu llamada mientras viaja, pero la descifran en sus servidores. Esto significa que la empresa que organiza la llamada (y cualquiera que pirateara su servidor) podría, técnicamente, acceder a tu conversación. Si trabajas con datos confidenciales de clientes o estrategias patentadas, esto supone un riesgo importante.
Recopilación de datos y privacidad
Algunas plataformas gratuitas o financiadas con publicidad recopilan datos de tus llamadas para entrenar a su IA o mostrarte anuncios personalizados. Esto significa que tus conversaciones comerciales confidenciales podrían almacenarse, analizarse o compartirse sin tu conocimiento explícito.
Riesgos legales y de cumplimiento
Si operas en un sector regulado (como las finanzas, la sanidad o el derecho), usar una plataforma poco segura puede acarrearte graves problemas. Vulnerar leyes de protección de datos como el GDPR o la HIPAA puede acarrear cuantiosas multas, responsabilidades legales y daños a tu reputación profesional.
La trampa de las “terceras partes”
Muchas herramientas se integran con otras aplicaciones (como calendarios o software de gestión de proyectos). Aunque resultan cómodas, estas conexiones de terceras partes suelen funcionar bajo sus propias políticas de privacidad, lo que genera puntos ciegos en los que tus datos podrían quedar expuestos.
Cómo elegir la herramienta de videoconferencia adecuada para tu negocio
No necesitas ser un experto en tecnología para tomar una decisión inteligente. Al evaluar las herramientas de videoconferencia, responde a estas seis preguntas:
- ¿Satisface tus necesidades básicas?
Encuentra el equilibrio perfecto entre pagar de más por funciones que no vas a utilizar y conformarte con una herramienta que se caiga durante una presentación a un cliente.
- ¿Es fácil de usar?
Si tu equipo puede unirse a una llamada en cuestión de segundos, y tus clientes pueden hacerlo sin necesidad de descargar un software complejo ni crearse una cuenta, se convertirá en su vía de comunicación preferida.
- ¿Cómo se protegen tus llamadas?
Que las llamadas estén cifradas de extremo a extremo significa que nadie en medio (ni siquiera el proveedor) puede verlas ni escucharlas.
- ¿Dónde se almacenan tus datos?
Las leyes de datos varían según el país. Los proveedores ubicados en países con leyes de privacidad estrictas (como Suiza) ofrecen una mejor protección jurídica frente a la injerencia de los gobiernos y a unas normativas de datos laxas.
- ¿El proveedor es de confianza?
Si un servicio es gratuito, puede que el producto seas tú. Comprueba la reputación del proveedor. ¿Tienen una trayectoria de priorizar la privacidad? ¿Se han auditado de forma independiente sus declaraciones de seguridad?
- ¿Se integra de forma segura?
Si necesitas integraciones, asegúrate de que no generen brechas de seguridad innecesarias. A veces, una herramienta de seguridad independiente es más segura que una “suite” que comparte datos entre muchas aplicaciones.
Protege tu negocio con un software de videoconferencia seguro
La solución “fácil” es recurrir a la herramienta gratuita más popular. Sin embargo, el camino de menor resistencia puede conllevar costes ocultos para tu seguridad y reputación.
Si tratas los datos de tus clientes y las conversaciones de tu negocio con el mismo cuidado con el que tratas tu oficina física, necesitas una herramienta creada para ese nivel de confianza.
Proton Meet ha sido desarrollado por el equipo que está detrás de Proton Mail con esta misma filosofía. Está diseñado para empresas que no pueden permitirse comprometer la privacidad.
- Cifrado por defecto: todas las llamadas están protegidas con cifrado de extremo a extremo. Nadie (ni siquiera Proton) puede acceder a tus conversaciones.
- Cero recopilación de datos: tus llamadas no se utilizan para entrenar a la IA ni para mostrar anuncios.
- Leyes de privacidad suizas: al estar alojados en Suiza, tus datos gozan de algunas de las protecciones jurídicas más sólidas del mundo.
- Código abierto: nuestro código es de código abierto para que expertos independientes puedan auditarlo, lo que demuestra nuestras declaraciones de seguridad.
Puedes organizar debates comerciales confidenciales, incorporar a nuevos empleados o cerrar acuerdos con clientes sabiendo que tus conversaciones se quedan estrictamente entre ellos y tú.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es la diferencia entre las videoconferencias y las videollamadas?
La gente suele utilizar ambos términos indistintamente. Por lo general, “videollamada” se refiere a un chat cara a cara, mientras que “videoconferencia” implica una reunión de grupo con funciones como compartir pantalla y controles de participantes. No obstante, la mayoría de las herramientas modernas gestionan ambas cosas a la perfección.
- ¿Son seguras las videoconferencias?
Depende totalmente de la herramienta que elijas. Muchas plataformas populares no son seguras para los datos comerciales confidenciales. Herramientas como Proton Meet utilizan el cifrado de extremo a extremo para garantizar que solo tú y tus participantes podáis acceder a la llamada, lo que la convierte en una opción segura para los negocios.
- ¿Qué plataforma es mejor para realizar videoconferencias?
Para los negocios que priorizan la seguridad y la privacidad, Proton Meet es la mejor opción. Ofrece las funciones habituales que esperas (compartir pantalla, vídeo de alta calidad y facilidad de uso), pero con un diseño que prioriza la privacidad y que garantiza que tus datos nunca se vendan, compartan ni sean accesibles por terceras partes.
