A videoconferência é utilizada por 58% das empresas(nova janela) como parte das suas operações regulares. Permitiu às empresas reduzir os custos de viagem, contratar talentos de qualquer parte do mundo e manter as equipas ligadas mesmo quando estão a quilómetros de distância.
Mas cada nova ferramenta traz consigo um compromisso. Quando transfere conversas confidenciais — como negociações de contratos, planeamento financeiro ou estratégia de clientes — para a Internet, está também a abrir a porta a potenciais riscos.
Vejamos como as empresas utilizam realmente esta tecnologia, os riscos ocultos aos quais deve prestar atenção e como escolher uma ferramenta que proteja a sua reputação.
O que é a videoconferência?
Provavelmente, tem ouvido o termo “videoconferência” em todo o lado ultimamente. Se é proprietário de uma empresa que tradicionalmente depende de chamadas telefónicas ou de reuniões presenciais, poderá estar a perguntar-se: “Preciso mesmo disto?” ou “Como posso fazê-lo sem expor a minha empresa a riscos?”.
A videoconferência é uma tecnologia em tempo real para realizar reuniões através de vídeo e áudio em direto pela Internet. Em vez de conduzir pela cidade ou reservar um voo, utiliza um computador ou smartphone para ver e ouvir os seus colegas ou clientes em tempo real.
Como é que as empresas utilizam a videoconferência nas suas operações diárias?
As videochamadas substituíram muitas interações presenciais tradicionais. Eis como ajudam a sua empresa a funcionar de forma mais eficiente:
Manter as equipas alinhadas
Quer a sua equipa esteja no escritório ao lado ou do outro lado do mundo, as videochamadas evitam o problema do “longe da vista, longe do coração”. Ver os rostos ajuda a detetar mal-entendidos mais cedo — algo que muitas vezes se perde em longas cadeias de e-mails. Isto mantém os projetos no bom caminho e evita retrabalhos dispendiosos.
Construir confiança com os clientes
Esperar semanas para agendar uma reunião presencial pode quebrar o ritmo. A videoconferência permite-lhe ligar-se a um cliente de imediato. Pode ler a sua linguagem corporal, partilhar o seu ecrã para lhe apresentar uma proposta e criar a relação pessoal que fecha negócios. Parece profissional e pessoal, sem as despesas de viagem.
Contratar o melhor talento, mais rapidamente
Não precisa de limitar o seu recrutamento a pessoas que vivam a uma distância viável para deslocação diária. As entrevistas por vídeo permitem-lhe realizar avaliações minuciosas e presenciais com candidatos em qualquer parte do mundo. Isto acelera o seu processo de recrutamento, garantindo que não perde grandes talentos para concorrentes que agem mais rápido.
Tomar decisões quando é importante
Quando ocorre uma crise ou surge uma oportunidade de mercado, não pode esperar que a sua equipa de liderança se reúna numa sala de reuniões. As videochamadas permitem-lhe reunir instantaneamente os principais decisores, para que possa agir de forma decisiva e proteger os interesses da sua empresa.
Os riscos de segurança ocultos dos serviços de videoconferência
Embora a videoconferência ofereça enormes benefícios, introduz novos desafios que muitos proprietários de empresas ignoram.
Como estas conversas viajam pela Internet, podem ser intercetadas se não forem devidamente protegidas.
O problema da “porta aberta”
A maioria das principais plataformas de vídeo encripta a sua chamada enquanto esta viaja, mas desencripta-a nos seus servidores. Isto significa que a empresa que aloja a chamada — e qualquer pessoa que pirateie o seu servidor — poderia, tecnicamente, aceder à sua conversa. Se trabalha com dados confidenciais de clientes ou estratégias proprietárias, este é um risco significativo.
Recolha de dados e privacidade
Algumas plataformas gratuitas ou financiadas por publicidade recolhem dados das suas chamadas para treinar a sua IA ou apresentar-lhe anúncios direcionados. Isto significa que as suas discussões de negócios confidenciais podem ser armazenadas, analisadas ou partilhadas sem o seu conhecimento explícito.
Conformidade e riscos legais
Se opera num setor regulamentado (como finanças, saúde ou advocacia), a utilização de uma plataforma insegura pode resultar em problemas graves. A violação de leis de proteção de dados, como o GDPR ou a HIPAA, pode resultar em multas pesadas, responsabilidade jurídica e danos para a sua reputação profissional.
A armadilha dos “terceiros”
Muitas ferramentas integram-se com outras aplicações (como calendários ou software de gestão de projetos). Embora convenientes, estas ligações de terceiros funcionam frequentemente ao abrigo das suas próprias políticas de privacidade, criando pontos cegos onde os seus dados podem ficar expostos.
Como escolher a ferramenta de videoconferência certa para a sua empresa
Não precisa de ser um especialista em tecnologia para fazer uma escolha inteligente. Ao avaliar ferramentas de videoconferência, responda a estas seis perguntas:
- Satisfaz as suas necessidades básicas?
Encontre o equilíbrio certo entre pagar demasiado por funcionalidades que não irá utilizar e contentar-se com uma ferramenta que falha durante a apresentação a um cliente.
- É fácil de utilizar?
Se a sua equipa conseguir juntar-se a uma chamada em segundos, e se os seus clientes puderem juntar-se sem precisarem de transferir software complexo ou criar uma conta, esta passará a ser a sua forma preferida de comunicar.
- Como são protegidas as suas chamadas?
Chamadas que são encriptadas de ponto a ponto significam que ninguém no meio — nem mesmo o fornecedor — as pode ver ou ouvir.
- Onde são armazenados os seus dados?
As leis de dados variam de país para país. Os fornecedores sediados em países com leis de privacidade rigorosas (como a Suíça) oferecem uma melhor proteção jurídica contra a intromissão governamental e regulamentos de dados fracos.
- O fornecedor é de confiança?
Se um serviço é gratuito, o produto poderá ser você. Verifique a reputação do fornecedor. Tem um histórico de priorização da privacidade? As suas alegações de segurança são auditadas de forma independente?
- Integra-se de forma segura?
Se precisar de integrações, certifique-se de que estas não criam falhas de segurança desnecessárias. Por vezes, uma ferramenta de segurança autónoma é mais segura do que um “conjunto” que partilha dados entre muitas aplicações.
Proteja a sua empresa com um software de videoconferência seguro
A solução “fácil” é escolher a ferramenta gratuita mais popular. Mas o caminho de menor resistência pode trazer custos ocultos para a sua segurança e reputação.
Se trata os dados dos seus clientes e as conversas de negócios com o mesmo cuidado com que trata o seu escritório físico, precisa de uma ferramenta concebida para esse nível de confiança.
O Proton Meet foi criado pela equipa responsável pelo Proton Mail com esta filosofia exata. Foi concebido para empresas que não se podem dar ao luxo de comprometer a privacidade.
- Encriptação por predefinição: todas as chamadas são protegidas com encriptação ponto a ponto. Ninguém — nem mesmo a Proton — pode aceder às suas conversas.
- Zero recolha de dados: as suas chamadas não são utilizadas para treinar IA ou apresentar anúncios.
- Leis de privacidade suíças: alojados na Suíça, os seus dados beneficiam de algumas das proteções jurídicas mais fortes do mundo.
- Código aberto: o nosso código é de código aberto para que peritos independentes o possam auditar, comprovando as nossas alegações de segurança.
Pode organizar debates comerciais confidenciais, integrar novos funcionários ou fechar negócios com clientes sabendo que as suas conversas permanecem estritamente entre si e eles.
Perguntas mais frequentes
- Qual é a diferença entre videoconferência e videochamada?
As pessoas utilizam frequentemente os termos de forma intercambiável. Geralmente, “videochamada” refere-se a uma conversa individual, enquanto “videoconferência” implica uma reunião de grupo com funcionalidades como a partilha de ecrã e controlos de participantes. No entanto, a maioria das ferramentas modernas lida com ambas as situações sem problemas.
- A videoconferência é segura?
Depende inteiramente da ferramenta que escolher. Muitas plataformas populares não são seguras para dados comerciais confidenciais. Ferramentas como o Proton Meet utilizam encriptação ponto a ponto para garantir que apenas si e os seus participantes podem aceder à chamada, tornando-o numa escolha segura para as empresas.
- Qual é a melhor plataforma para videoconferência?
Para empresas que dão prioridade à segurança e à privacidade, o Proton Meet é a melhor escolha. Oferece as funcionalidades habituais de que necessita — partilha de ecrã, vídeo de alta qualidade e facilidade de utilização —, mas com um design focado na privacidade que garante que os seus dados nunca são vendidos, partilhados ou acedidos por terceiros.
