เทมเพลตนโยบายรหัสผ่านที่ใช้งานได้จริงสำหรับองค์กร

องค์กรไม่สามารถปล่อยให้ความปลอดภัยของรหัสผ่านขึ้นอยู่กับสมาชิกในทีมแต่ละคนได้อีกต่อไป แม้ว่าจะมีเจตนาที่ดีที่สุด แต่มนุษย์มักจะใช้ค่าเริ่มต้นเป็นนิสัยที่สะดวกแต่มีความเสี่ยง เช่น การบันทึกข้อมูลยืนยันตัวตนในเบราว์เซอร์ ตารางคำนวณ หรือกระดาษโน้ต

นโยบายรหัสผ่านที่แข็งแกร่งจะกำหนดมาตรฐานที่ชัดเจนและบังคับใช้ได้เกี่ยวกับวิธีการสร้าง ที่จัดเก็บ แชร์ ตรวจสอบ และปกป้องรหัสผ่านทั่วทั้งองค์กร นโยบายที่ทันสมัยจะช่วยลดความเสี่ยงเกี่ยวกับข้อมูลยืนยันตัวตน สนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนด และสร้างความสอดคล้องให้แก่ความปลอดภัยในการเข้าถึงในระบบ ทีม และเวิร์กโฟลว์ต่างๆ

นี่ไม่ใช่สิ่งที่ธุรกิจต่างๆ จะเพิกเฉยได้ รายงานการสอบสวนการละเมิดข้อมูลปี 2025 ของ Verizon พบว่าการใช้ข้อมูลยืนยันตัวตนในทางที่ผิดคิดเป็น 22% ของเวกเตอร์การโจมตีเริ่มต้นที่สำคัญในการละเมิดข้อมูลที่ได้รับการยืนยัน ต้นทุนของความปลอดภัยของข้อมูลยืนยันตัวตนที่ไม่ดีนั้นยังปรากฏในรูปแบบของการหยุดชะงักของการดำเนินงาน ความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ ความเสียหายต่อชื่อเสียง และการหยุดทำงานที่ยาวนานซึ่งเกิดขึ้นเมื่อทีมต่างๆ ต้องพยายามดิ้นรนเพื่อกู้คืนการเข้าถึงที่สูญหายหรือถูกโจมตี

นอกเหนือจากการสร้างนโยบายรหัสผ่านแล้ว องค์กรยังต้องการระบบและเครื่องมือที่ช่วยให้ปรับใช้นิสัยที่ปลอดภัยได้ง่าย กฎเกณฑ์เพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอที่จะรับประกันความปลอดภัยในการดำเนินงาน เนื่องจากเมื่อมีความยุ่งยากเกิดขึ้น แม้แต่มืออาชีพที่มีเจตนาดีก็ยังจะเลือกใช้ทางลัด เป้าหมายคือการทำให้สุขอนามัยของรหัสผ่านเป็นเส้นทางที่มีแรงต้านน้อยที่สุด

เทมเพลตนโยบายรหัสผ่านด้านล่างนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในปัจจุบันและแนวทางที่สอดคล้องกับ NIST สามารถนำไปปรับใช้เป็นนโยบายภายใน คู่มือความปลอดภัย หรือการควบคุมการกำกับดูแลสำหรับองค์กรที่ต้องการสิ่งที่เป็นรูปธรรมมากกว่าคำแนะนำทั่วไป

เทมเพลตนโยบายรหัสผ่าน (ตัวอย่าง)

นโยบายรหัสผ่านคืออะไร? คำจำกัดความ วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย

นโยบายรหัสผ่านคือชุดกฎเกณฑ์ที่เป็นทางการซึ่งกำหนดวิธีการสร้าง จัดการ ที่จัดเก็บ และปกป้องข้อมูลยืนยันตัวตนในระบบต่างๆ ขององค์กร

แนวคิดเกี่ยวกับนโยบายรหัสผ่านอาจฟังดูง่าย แต่ส่งผลกระทบในวงกว้าง ซึ่งเป็นมากกว่าการบังคับใช้ โปรแกรมจัดการรหัสผ่านสำหรับธุรกิจ สำหรับข้อมูลยืนยันตัวตนทางธุรกิจ ในองค์กรสมัยใหม่ นโยบายรหัสผ่านทำหน้าที่เป็นรากฐานของความปลอดภัยของข้อมูลระบุตัวตน

หากไม่มีนโยบายที่สอดคล้องกันในการควบคุมวิธีการจัดการข้อมูลยืนยันตัวตนในระบบต่างๆ แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับรหัสผ่านก็มักจะกระจัดกระจาย และองค์กรจะค่อยๆ สูญเสียทัศนวิสัยเกี่ยวกับการจัดการเข้าถึงอย่างแท้จริง

วัตถุประสงค์ของนโยบายรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง

นโยบายรหัสผ่านที่กำหนดไว้อย่างดีจะช่วยปิดช่องว่างด้านความปลอดภัยด้วยการตั้งค่าความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีจัดการข้อมูลยืนยันตัวตนทั่วทั้งองค์กร โดยกำหนดมาตรฐานที่สอดคล้องกันสำหรับการสร้าง การจัดเก็บ การแชร์ และการจัดการวงจรชีวิตของรหัสผ่าน

นโยบายรหัสผ่านยังมีบทบาทสำคัญในการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด กรอบการทำงานด้านความปลอดภัย เช่น แนวทางปฏิบัติด้านข้อมูลระบุตัวตนดิจิทัลของ NIST(หน้าต่างใหม่) และมาตรฐานต่างๆ เช่น ISO 27001(หน้าต่างใหม่) เน้นย้ำถึงความสำคัญของแนวปฏิบัติการยืนยันตัวตนที่แข็งแกร่งซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมการเข้าถึงที่ทันสมัย

องค์กรต่างๆ ที่จัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลส่วนบุคคล บันทึกทางการเงิน หรือข้อมูลธุรกิจที่เป็นกรรมสิทธิ์ ได้รับความคาดหวังมากขึ้นในการแสดงให้เห็นว่าการเข้าถึงระบบเหล่านั้นถูกกำกับดูแลโดยการควบคุมความปลอดภัยที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ด้วยนโยบายรหัสผ่าน องค์กรจะกำหนดข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับการสร้าง การจัดเก็บ การแชร์ และการจัดการรหัสผ่านที่ใช้เพื่อเข้าถึงระบบ บริการ อุปกรณ์ แอปพลิเคชัน และข้อมูลของบริษัท

นโยบายรหัสผ่านควรทำอะไรบ้าง?

เอกสารนโยบายรหัสผ่านมีวัตถุประสงค์เพื่อ:

• ลดเหตุการณ์ความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับรหัสผ่าน
• ป้องกันการใช้รหัสผ่านซ้ำและแนวทางการจัดเก็บที่ไม่ปลอดภัย
• กำหนดให้มีแนวทางการสร้างและการจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัย
• รองรับการเข้าถึงที่ปลอดภัยสำหรับพนักงาน ผู้ขาย และระบบต่างๆ
• เสริมสร้างความพร้อมในการตรวจสอบและการกำกับดูแลการเข้าถึง
• กำหนดขั้นตอนการตอบสนองสำหรับข้อมูลยืนยันตัวตนที่ถูกโจมตี

เป้าหมายเหล่านี้ร่วมกันช่วยให้มั่นใจได้ว่าความปลอดภัยของรหัสผ่านจะได้รับการปฏิบัติในฐานะมาตรฐานการดำเนินงาน แทนที่จะเป็นเพียงความคาดหวังที่ไม่เป็นทางการ

นโยบายรหัสผ่าน: ขอบเขต บทบาท และความรับผิดชอบ

นโยบายรหัสผ่านที่แข็งแกร่งควรระบุสองสิ่งให้ชัดเจน ประการแรก ควรกำหนดอย่างชัดเจนว่าผู้ใช้ ระบบ และข้อมูลใดบ้างที่ต้องปฏิบัติตามนโยบาย

ประการที่สอง ควรชี้แจงว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตาม นำไปใช้ และรักษามาตรฐานเหล่านั้นทั่วทั้งองค์กร

กำหนดขอบเขตของนโยบายรหัสผ่าน

ในองค์กรสมัยใหม่ การเข้าถึงมักไม่ได้จำกัดอยู่เพียงพนักงานประจำในเครือข่ายภายในเท่านั้น ผู้รับเหมา ผู้ขาย และผู้ให้บริการอาจจำเป็นต้องเข้าถึงระบบขององค์กรทั้งหมด ดังนั้นนโยบายจึงควรขยายไปยังทุกคนที่โต้ตอบกับระบบหรือข้อมูลของบริษัทผ่านการยืนยันตัวตนด้วยรหัสผ่าน

นอกจากนี้ควรนำไปใช้กับสภาพแวดล้อมเทคโนโลยีทั้งหมด รวมถึง:

• แพลตฟอร์มคลาวด์
• เครื่องมือ SaaS
• ระบบภายใน
• สภาพแวดล้อมการพัฒนา
• คอนโซลการดูแลระบบ
• บัญชีการดำเนินงานที่แชร์

นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากผู้โจมตีมักไม่แยกความแตกต่างระหว่างระบบหลักและระบบสำรองเมื่อมองหาจุดเชื่อมต่อ

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบภายในนโยบายรหัสผ่าน

หากไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน การจัดการรหัสผ่านจะกระจัดกระจาย พนักงานคิดว่าฝ่ายไอทีจัดการความปลอดภัยโดยอัตโนมัติ ในขณะที่ฝ่ายไอทีคิดว่าผู้ใช้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้วยตนเอง ความปลอดภัยของข้อมูลยืนยันตัวตนที่มีประสิทธิภาพต้องการการประสานงานทั่วทั้งองค์กร

ในขณะที่พนักงานและผู้รับเหมาดูแลรักษาความปลอดภัยของรหัสผ่านในการโต้ตอบกับระบบในแต่ละวัน ผู้จัดการจะดูแลการกำกับดูแลการเข้าถึงในระหว่างการปฐมนิเทศ การเปลี่ยนบทบาท และการสิ้นสุดการทำงาน ทีมไอทีและความปลอดภัยจะรับผิดชอบในการนำการควบคุมทางเทคนิคไปใช้และการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด เจ้าของระบบจะตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่ามาตรฐานต่างๆ ได้รับการบังคับใช้ภายในแอปพลิเคชันและสภาพแวดล้อมที่พวกเขาจัดการ

แนวทางปฏิบัติตามนโยบายรหัสผ่านเกี่ยวกับความยาวขั้นต่ำของรหัสผ่านและข้อกำหนดเอ็นโทรปี

ความยาวของรหัสผ่านเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการกำหนดความแข็งแกร่งของข้อมูลยืนยันตัวตน รหัสผ่านที่ยาวขึ้นจะเพิ่มจำนวนชุดผสมที่เป็นไปได้ซึ่งผู้โจมตีจำเป็นต้องทดสอบอย่างมากในระหว่าง การโจมตีแบบสุ่มข้อมูล

ในความเป็นจริง NIST แนะนำ(หน้าต่างใหม่) ให้จัดลำดับความสำคัญของความยาวรหัสผ่านเหนือกว่ากฎองค์ประกอบที่เข้มงวด แทนที่จะบังคับให้ผู้ใช้ใส่สัญลักษณ์ ตัวเลข และอักษรตัวพิมพ์ใหญ่รวมกันอย่างเฉพาะเจาะจง นโยบายสมัยใหม่จะมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสผ่านมีความยาวเพียงพอและได้รับการคัดกรองจากข้อมูลยืนยันตัวตนที่ถูกโจมตีซึ่งเป็นที่รู้จัก

ดังนั้น องค์กรต่างๆ ควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าระบบของตนรองรับรหัสผ่านที่ยาวและซับซ้อนยิ่งขึ้นในทุกกรณีที่สามารถทำได้ในทางเทคนิค การทำเช่นนี้ช่วยให้ทีมรักษาความปลอดภัยสามารถนำมาตรฐานข้อมูลยืนยันตัวตนที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นมาใช้เมื่อเวลาผ่านไป และช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะพร้อมตอบสนองความต้องการด้านความปลอดภัยที่เปลี่ยนแปลงไปในอนาคต

รหัสผ่านที่แข็งแกร่งควรตรงตามหรือสูงกว่าข้อกำหนดที่สำคัญเหล่านี้:

• ความยาวที่เพียงพอ เพื่อต้านทานการโจมตีแบบสุ่มข้อมูลและความพยายามในการถอดรหัสอัตโนมัติ
• ไม่ซ้ำกันสำหรับบัญชีหรือบริการเดียว เพื่อป้องกันการใช้ข้อมูลยืนยันตัวตนซ้ำในระบบต่างๆ
• คาดเดายาก โดยหลีกเลี่ยงข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลอ้างอิงของบริษัท หรือรูปแบบที่คาดเดาได้
• สุ่มหรือคาดเดาไม่ได้อย่างสูง โดยตามหลักการแล้วควรสร้างขึ้นโดยโปรแกรมจัดการรหัสผ่านที่ได้รับการอนุมัติ
• ไม่เคยถูกเปิดเผยในการละเมิดข้อมูลที่เป็นที่รู้จักมาก่อน หรือปรากฏในรายการรหัสผ่านทั่วไป

โปรดทราบว่ารหัสผ่านที่อิงตามชื่อ วันเกิด คำที่เกี่ยวข้องกับบริษัท หรือรูปแบบแป้นพิมพ์ที่เรียบง่าย มักจะสามารถถอดรหัสได้อย่างรวดเร็วโดยใช้เครื่องมือถอดรหัสรหัสผ่านอัตโนมัติ ไม่ว่ารหัสผ่านจะยาวแค่ไหนก็ตาม โปรดดูคู่มือโดยละเอียดเกี่ยวกับ ข้อกำหนดรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง สำหรับบุคคลและธุรกิจในลักษณะเดียวกัน

ความสุ่มและความซับซ้อนของรหัสผ่าน

กรอบการทำงานด้านความปลอดภัยสมัยใหม่แนะนำให้สร้างรหัสผ่านแบบสุ่มแทนที่จะขอให้ผู้ใช้คิดขึ้นเองด้วยตนเอง รหัสผ่านแบบสุ่มที่สร้างขึ้นโดยเครื่องมือจัดการรหัสผ่านที่ได้รับการอนุมัติจะให้การปกป้องที่แข็งแกร่งกว่าอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจากหลีกเลี่ยงรูปแบบที่คาดเดาได้ และสามารถสร้างขึ้นตามความยาวที่ยากจะจดจำได้จริง

ตัวอย่างเช่น สามารถใช้โปรแกรมสร้างรหัสผ่านที่ปลอดภัยและแนวทางการจัดการข้อมูลยืนยันตัวตนที่ปลอดภัยซึ่งรวมอยู่ใน Proton Pass เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยสร้างรหัสผ่านที่แข็งแกร่งและคาดเดาไม่ได้ พร้อมทั้งจัดการกับความท้าทายทั่วไปเกี่ยวกับพื้นที่จัดเก็บ การแชร์ และการจัดการวงจรชีวิตของรหัสผ่านร่วมกัน

ข้อกำหนดขั้นต่ำต่อไปนี้สามารถรวมไว้ในนโยบายรหัสผ่านเพื่อไม่แนะนำให้ใช้รหัสผ่านที่เดาง่ายหรือใช้ซ้ำ:

• รหัสผ่านของบัญชีผู้ใช้มาตรฐานต้องมีความยาวอย่างน้อย 15 ตัวอักษร
• รหัสผ่านของบัญชีที่ได้รับสิทธิ์พิเศษหรือบัญชีผู้ดูแลระบบต้องมีความยาวอย่างน้อย 16 ตัวอักษร
• ข้อมูลยืนยันตัวตนของบัญชีที่แชร์หรือบัญชีบริการควรมีความยาวอย่างน้อย 20 ตัวอักษรในกรณีที่สามารถทำได้ในทางเทคนิค
• ระบบควรรองรับรหัสผ่านอย่างน้อย 64 ตัวอักษรหากเป็นไปได้
• อาจใช้ ข้อความรหัสผ่าน แบบยาวในกรณีที่ได้รับการรองรับและเหมาะสม
• รหัสผ่านต้องตรงตามข้อกำหนดด้านความแข็งแกร่งและการคัดกรองที่ได้รับการอนุมัติขององค์กรก่อนใช้งาน

การใช้รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละระบบหรือบริการ

การใช้รหัสผ่านซ้ำเป็นสาเหตุหนึ่งที่พบบ่อยที่สุดของเหตุการณ์ความปลอดภัยจากข้อมูลยืนยันตัวตน เมื่อใช้รหัสผ่านเดียวกันในหลายบริการ การละเมิดข้อมูลเพียงครั้งเดียวก็สามารถเปิดเผยการเข้าถึงระบบต่างๆ หลายระบบพร้อมกันได้

ผู้โจมตีมักจะใช้ประโยชน์จากพฤติกรรมนี้โดยใช้เทคนิคที่เรียกว่า การสวมรอยข้อมูลยืนยันตัวตน โดยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่ถูกขโมยจากบริการหนึ่งจะถูกนำไปทดสอบในแพลตฟอร์มอื่นๆ โดยอัตโนมัติ

ด้วยเหตุนี้ ความไม่ซ้ำกันจึงเป็นข้อกำหนดที่ต่อรองไม่ได้ แต่ละบัญชี บริการ และระบบควรมีรหัสผ่านของตัวเองซึ่งจะไม่ถูกนำมาใช้ซ้ำในที่อื่น

การจัดการรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันหลายสิบหรือหลายร้อยรหัสผ่านอาจเป็นเรื่องที่ไม่สมจริงหากไม่ได้รับการรองรับจากเครื่องมือจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัย เครื่องมือ การจัดการรหัสผ่านสำหรับองค์กร จะทำให้ข้อกำหนดนี้สามารถปฏิบัติได้จริงโดยการสร้างรหัสผ่านที่แข็งแกร่งโดยอัตโนมัติและจัดเก็บอย่างปลอดภัย ช่วยให้พนักงานสามารถรักษาข้อมูลยืนยันตัวตนที่ไม่ซ้ำกันได้โดยไม่ต้องอาศัยความจำ

ข้อกำหนดการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA)

การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA) เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่ข้อมูลยืนยันตัวตนอาจถูกเปิดเผยผ่านฟิชชิ่ง มัลแวร์(หน้าต่างใหม่) หรือการละเมิดข้อมูลภายนอก

MFA ทำงานโดยกำหนดให้ผู้ใช้ยืนยันข้อมูลระบุตัวตนผ่านปัจจัยอิสระอย่างน้อยสองปัจจัยก่อนที่จะเข้าถึงบัญชี ซึ่งรวมถึง:

• สิ่งที่ผู้ใช้รู้ (รหัสผ่าน)
• สิ่งที่ผู้ใช้มี (เช่น คีย์ความปลอดภัย แอปยืนยันตัวตน หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่)
• สิ่งที่ผู้ใช้เป็น (การยืนยันตัวตนด้วย ไบโอเมตริกซ์ เช่น ลายนิ้วมือหรือการจดจำใบหน้า)

เนื่องจากผู้โจมตีแทบจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้พร้อมๆ กัน MFA จึงช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลยืนยันตัวตนที่ถูกขโมยเพียงอย่างเดียวจะถูกนำไปใช้เพื่อโจมตีบัญชีได้อย่างมาก

แนวทางปฏิบัติจากองค์กรต่างๆ เช่น NIST และ CISA สนับสนุนอย่างยิ่ง(หน้าต่างใหม่) ให้ใช้การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัยในทุกที่ที่มีการใช้การเข้าถึงด้วยรหัสผ่าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับระบบที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือให้สิทธิ์การดูแลระบบ

การรวม MFA เข้ากับนโยบายรหัสผ่าน

องค์กรสามารถเสริมสร้างการนำ MFA มาใช้ได้ดียิ่งขึ้นโดยใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ปรับใช้และจัดการการยืนยันตัวตนผ่านสองขั้นตอนในบัญชีต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น Proton Pass สามารถจัดเก็บและป้อนอัตโนมัติ รหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว ตามเวลา (TOTP) ควบคู่ไปกับข้อมูลยืนยันตัวตนที่บันทึกไว้ ช่วยให้ขั้นตอนการเข้าสู่ระบบง่ายขึ้นในขณะที่รักษาข้อมูลการยืนยันตัวตนให้ได้รับการเข้ารหัส

สำหรับองค์กรต่างๆ ที่ต้องการแยกปัจจัยการยืนยันตัวตน Proton ยังเสนอ แอป Proton Authenticator โดยเฉพาะ ซึ่งจะสร้างรหัสยืนยันหกหลักที่ปลอดภัย และสามารถซิงค์ข้อมูลข้ามอุปกรณ์ต่างๆ โดยใช้การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง ตัวเปิดใช้งานนี้ทำงานแบบออฟไลน์และเป็นโอเพนซอร์ส ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถนำ MFA ไปใช้กับบัญชีธุรกิจต่างๆ ได้ในขณะที่ยังคงรักษาความโปร่งใสและการปกป้องความเป็นส่วนตัวที่แข็งแกร่ง

แนวทางการแชร์รหัสผ่านที่ปลอดภัย

แม้ว่าแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยจำนวนมากจะแนะนำไม่ให้แชร์รหัสผ่านเลยก็ตาม แต่สภาพแวดล้อมทางธุรกิจในความเป็นจริงก็ยังมีความจำเป็นต้องดำเนินการ บัญชีบริการ การเข้าถึงของผู้ขาย และขั้นตอนในกรณีฉุกเฉินอาจกำหนดให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตหลายคนเข้าถึงข้อมูลยืนยันตัวตนเดียวกันในบางครั้ง

เมื่อการแชร์เกิดขึ้นอย่างไม่เป็นทางการ เช่น ผ่านอีเมล แชท หรือการสื่อสารด้วยวาจา ข้อมูลยืนยันตัวตนจะถูกเปิดเผยและควบคุมได้ยาก เมื่อแชร์ผ่านช่องทางเหล่านี้แล้ว โดยปกติจะไม่มีวิธีที่เชื่อถือได้ในการติดตามว่าใครสามารถเข้าถึงได้บ้างหรือยกเลิกสิทธิ์นั้นในภายหลัง

ดังนั้นนโยบายรหัสผ่านควรกำหนดวิธีการและเวลาที่อนุญาตให้แชร์ได้ ในองค์กรส่วนใหญ่ การแชร์ควรเกิดขึ้นผ่านเครื่องมือจัดการข้อมูลยืนยันตัวตนที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้น ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จะมีการควบคุมการเข้าถึง การตรวจสอบ และความสามารถในการยกเลิกการเข้าถึงเมื่อจำเป็น

ขั้นตอนการสิ้นสุดการทำงานและการยกเลิกการเข้าถึง

เมื่อพนักงานเปลี่ยนบทบาท ลาออกจากองค์กร หรือสิ้นสุดความสัมพันธ์กับผู้ขาย จะต้องทบทวนและปรับเปลี่ยนการเข้าถึงโดยทันที การไม่ยกเลิกข้อมูลยืนยันตัวตนอย่างทันท่วงทีถือเป็นหนึ่งในแหล่งการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตที่พบบ่อยที่สุด

นโยบายรหัสผ่านที่แข็งแกร่งควรผสานรวมกับกระบวนการปฐมนิเทศและการสิ้นสุดการทำงาน เพื่อให้มั่นใจว่าสิทธิ์การเข้าถึงได้รับการอัปเดตทันทีเพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนบทบาทหรือการลาออก รวมถึงการปิดใช้งานบัญชี การหมุนเวียนข้อมูลยืนยันตัวตนที่แชร์ และการยกเลิกการเข้าถึงระบบที่ไม่จำเป็น

หากมีบุคคลหลายคนเข้าถึงบัญชีบริการที่แชร์ รหัสผ่านควรถูกหมุนเวียนทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร เพื่อป้องกันไม่ให้อดีตพนักงานหรือผู้รับเหมายังคงสิทธิ์การเข้าถึงหลังจากบัญชีถูกปิดใช้งานแล้ว

Bridge ช่องว่างระหว่างนโยบายรหัสผ่านและนิสัยของมนุษย์

นโยบายรหัสผ่านจะมีผลบังคับใช้ก็ต่อเมื่อผู้คนปฏิบัติตามเท่านั้น

ในองค์กรส่วนใหญ่ ความล้มเหลวไม่ได้เกิดขึ้นเพราะขาดนโยบาย แต่เกิดขึ้นเนื่องจากนโยบายไม่ได้ถูกฝังไว้ในเวิร์กโฟลว์ประจำวัน พนักงานจะเลือกใช้ทางลัดเมื่อกระบวนการไม่ชัดเจน เครื่องมือไม่เพียงพอ หรือความคาดหวังไม่ได้รับการตอกย้ำ เมื่อนำไปใช้อย่างเหมาะสม (และร่วมกับ โปรแกรมจัดการรหัสผ่านสำหรับธุรกิจ) นโยบายรหัสผ่านที่แข็งแกร่งจะเข้ามาแทนที่นิสัยที่ไม่เป็นทางการด้วยการควบคุมที่สอดคล้องกัน ลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลยืนยันตัวตน และทำให้การจัดการการเข้าถึงที่ปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน ไม่ใช่แค่เรื่องที่คิดขึ้นได้ในภายหลัง